Internwebben – flera delsystem

Från WSPs internwebb går det att komma åt flera olika delsystem, databaser, länkar och information. De etablerade system som idag finns presenterade på internwebben är skapade till stöd för de anställda. ”För att få en allmän uppfattning om vad som pågår i företaget så tittar man på webben varenda dag” och ”det som finns på intranätet används med ganska hög frekvens”, säger en av affärsområdescheferna (2009). På internwebben kan chefer och controllers ta del av allmän information om saker som sker i företaget, samt specifik information som behövs för deras funktioner i företaget (Systemansvarig, 2009).”Om vi kollar på internwebben som system så är det något som vi byggde väldigt tidigt”, säger IT-chefen (2009) och förklarar att internwebben byggdes 1992, och att den sedan dess byggts ut och fått tillökning av olika system och funktioner. ”Det är idag ett stort system som det är svårt att hitta i”, och de håller därför på att bygga om det (IT-chef, 2009). En översikt av internwebben visas i figur 8.

Internwebben som plattform

Controllers Chefer

Delsystem Databaser Handböcker

Figur 8. Här visas hur olika delsystem, databaser och handböcker är tillgängliga genom internwebben som plattform.

5.5.1 Ekonomisystemet

Ett för verksamheten viktigt delsystem som finns tillgängligt genom internwebben är ekonomisystemet PX-Control. ”I botten så måste en fungerande ekonomiredovisning finnas”, säger en av affärsområdescheferna (2009).

PX-Control är ett traditionellt ekonomisystem som främst riktar sig mot ekonomer och controllers och används inom WSP för att se resultat och debiteringsgrad hos företagets avdelningar. Att ha ett system som kontinuerligt presenterar resultat och debiteringsgrad är viktigt för WSPs ekonomiska rapportering då ekonomisk

28 rapportering framförallt handlar om att inte bli överraskad eller att överraska andra.

”Alla beslutsfattare har ett behov av att organisationen levererar analyser och signaler om vart vi är på väg vid ett tidigt stadium”, säger ekonomidirektören (2009). Om ekonomistaben blir överraskade över att ett affärsområde har gjort ett dåligt resultat utan att ha förutsett det har de gjort ett dåligt arbete (Ekonomidirektör, 2009).

Användandet av PX-Control är inom WSP utbrett till ekonomistab, affärsområdeschefer, avdelningschefer och administratörer (Controller, 2009).

Svagheten med PX-Control är framförallt hur programmet presenterar informationen för projektledare. ”Det är ju ett traditionellt ekonomisystem och projektredovisningssystem, det vill säga det riktar sig mer mot ekonomer och controllers än vad det riktar sig till uppdragsledare” säger IT-chefen (2009). PX-Control är till stor del inneslutet i sig självt och vänder sig i huvudsak inte mot verksamheten. ”Det är inte idealsystemet om du vill ha information för att styra ditt uppdrag” (IT-chef, 2009). För att PX-Control ska bli bättre anpassat för verksamheten eftersöks bland annat ett mer integrerat system som involverar flera av internwebbens system (Affärsområdeschef, 2009).

Utöver att PX-Control inte anpassar informationen för projektledare saknar ekonomidirektören sampresentationer av resultat och offertstock. Sampresentationen mellan resultat och offertstock är viktig för att ge en tydligare indikation på vart WSP är på väg. Behovet kommer av att det finns ett flertal faktorer som påverkar resultatet.

Genom att kunna se hur resultat, debiteringsgrad, orderinflöde och offertstock förhåller sig till varandra är det möjligt att lära sig hur sambanden mellan dessa ser ut. Detta skulle kunna leda till att ekonomidirektören i ett tidigare skede kan se hur det går för företaget (Ekonomidirektör, 2009).

För att PX-Control ska kunna användas för att följa avdelningarnas debiteringsgrad behövs kompletterande information genom standardrapporter som skapas i Excel. ”Jag känner att jag får mer grund för min analys av debiteringsgraden genom att titta på Excel-rapporten och inte direkt i systemet”, säger en controller (2009). Behovet av att skapa Excel-rapporter anses vara en svaghet för PX-Control då Excel anses vara skört och omständigt vid överföringen av data mellan Excel-rapporterna (Redovisningschef, 2009). Det finns även en önskan från controllers på WSP att varje avdelning ska kunna

29 få ett rapportpaket per automatik varje månad med diagram och staplar som visar resultatet, vilket idag måste göras manuellt med PX-Control och Excel-rapporterna. ”Jag skulle vilja visa lite bättre information till avdelningscheferna i ett schystare format, istället för att maila ut så att det inte blir så mycket manuell handpåläggning”, säger en controller (2009) och menar att informationen skulle kunna göras tillgänglig så att man själv kan plocka fram sin information, och att det bör ske per automatik (Controller, 2009).

5.5.2 Centrala informationstekniska funktioner för nyckelpersonerna

För att en sampresentation av resultat, debiteringsgrad, orderinflöde och offertstock ska kunna införas i PX-Control krävs att det finns information om vilka offerter som ligger ute, samt information om vilken volym av offerter som ligger ute. Det finns delvis information om detta i ett delsystem som heter Säljtavlan men den informationen är inte samlad på ett sådant sätt att den är analyserbar (Ekonomidirektör, 2009). Säljtavlan är ett stödsystem för att kunna se hur många möjliga projekt företaget arbetar med samt volymerna på dessa. ”Den informationen som finns där är värdefull för att kunna få en upplysning och en känsla av hur intensiteten är i kundbearbetningen, marknadsbearbetningen, men då måste man också få människor att genomgående använda sig av säljtavlan” (Affärsområdeschef, 2009) Om WSP skulle kunna lösa problemet med att de anställda inte använder systemet genomgående och få en sampresentation av nyckeltalen skulle det gå att se hur marknadsrelationerna ser ut (Ekonomidirektör, 2009).

Ett delsystem tillgängligt genom internwebben som upplevs som viktigt för nyckelpersonerna är Chefsinformation. I Chefsinformation läggs information ut som endast vänder sig till chefer inom företaget. ”Den informationen fungerar väldigt bra på WSP, den vet alla att det är en tyngd i” (Försäljningschef, 2009). Chefsinformation är bra för att få riktlinjer och ta del av företagets policy samt för att få framtidsprognoser från företagsledningen. När det läggs upp ny information under Chefsinformation skickas det ut ett mail till cheferna för att göra dem medvetna om att det finns ny information (Controller & Ekonomidirektör, 2009). Att det finns en plats för information riktad enbart till chefer är bra eftersom cheferna vet att det bara kommer upp viktig information på detta ställe. Det är också ett sätt för att säkerställa rätt

30 kommunikationsväg. ”Cheferna måste få reda på det först så att inte medarbetarna får reda på det före cheferna” (Försäljningschef, 2009).

Utöver de olika systemen som finns tillgängliga genom internwebben finns stora informationsmängder att tillgå för de anställda genom ett antal databaser innehållande information om rekrytering, ramavtal, registreringar av kunder, tidigare uppdrag och kontaktuppgifter till de anställda. Databaserna fyller en viktig funktion men fungerar inte alltid fullt ut då det inte finns tillräckligt hög disciplin på att använda dem till exempel att lägga in referenser för att kunna referera till tidigare projekt för att kunna visa för kund vad de kan. Det gäller att de anställda följer de rutiner som finns så att allt läggs in i systemet (Affärsområdeschef, 2009).

I internwebben finns det även handböcker som är tillgängliga för alla anställda och ska fungera som ett stöd då det finns frågor som gäller till exempel personal och ekonomi.

Personalhandboken skulle kunna förbättras för att göra det enklare för de anställda att hitta i den. Vad det gäller information som rör personalfrågor återfinns mycket i personalhandboken, men det finns också många frågor som är svåra att gardera sig mot då det handlar om att tolka specifika frågor och fall. Systemen fungerar bra men det eftersöks bättre möjligheter att kunna få fram historik vid sammanställning av den statistik som görs av personalavdelningen. ”Jag tror att all information finns men det är svårt att få den som man vill” (Gruppchef Personal, 2009).

Önskemålet av bättre historik eftersöks av en controller som anser att den allmänna informationen på internwebben skulle kunna sorteras efter datum. Detta eftersom det hade varit bra att kunna gå tillbaks till gammal information (Controller, 2009).

Försäljningschefen tycker att informationen på internwebben fungerar bra som allmän information, men att det är för statiskt. Det finns information som är gammal och det behöver bli mer dynamiskt för att de anställda ska kunna hänga med på vad som händer (Försäljningschef, 2009).

En åsikt som framfördes av nyckelpersonerna är avsaknaden av information som rör problemhantering. Det skulle vara bra om det fanns samlad information om problemhantering så att det går att få reda på problem som uppstått på olika

31 avdelningar som rör hela företaget, exempelvis problem som rör upphandlingar eller offerter säger försäljningschefen (2009). Som det är idag stannar mycket av sådan information upp på den egna avdelningen. Det skulle kunna ske ett större utbyte av erfarenheter och material mellan olika avdelningar (Försäljningschef, 2009).

En av affärsområdescheferna säger att det skulle vara intressant att kunna få dagens huvudpunkter eller nyckeltal från de olika delsystemen presenterade i mobiltelefonen.

Det skulle vara bra att kunna se hur försäljningen gick den senaste veckan eller månaden, samt att kunna se hur det totala orderläget ser ut. Nyckeltalen lämpar sig att presenteras med en mobiltelefon, men att den idag inte används till så mycket övrig informationshantering anses bero på att det är svårt att arbeta med komplexa saker på en liten skärm (Affärsområdeschef, 2009).

För att på ett bättre sätt kunna anpassa information till uppdragsledare och projekthantering bygger WSP ett nytt delsystem som heter Verksamhetssystemet. Detta ska bättre anpassa information efter verksamheten och användarens behov. ”Vi kommer att presentera information på annat sätt, mera flexibelt sätt, och ge en större möjlighet att anpassa för olika mottagare” säger IT-chefen (2009). När Verksamhetssystemet är klart är det tänkt att det på ett lämpligt sätt ska giftas ihop med internwebben och ligga parallellt med de andra delsystemen. Det ska vara ihopkopplat med ekonomisystemet för att kunna presentera ekonomisk information för uppdragsledarna. Tanken med Verksamhetssystemet är att det ska vara mer flexibelt. Till skillnad från systemen som idag finns tillgängliga via internwebben, som i stort sett är enkelriktade, utvecklas Verksamhetssystemet utifrån att det ska finnas en tvåvägskommunikation. Användarna ska kunna bidra med information och kommunicera på ett annat sätt. Vid utformandet av Verksamhetssystemet utgår de från företagets filosofi om hur uppdragen ska utföras (IT-chef, 2009).

5.5.3 Informationshanteringen i helhet

”Vi går mer och mer mot en mer homogen informationsmiljö”, säger IT-chefen (2009). Det finns idag stora informationsmängder tillgängliga inom WSP och ”fördelen är att det mesta är tillgängligt för alla”, säger gruppchefen på personal (2009). WSPs grundtanke med informationssystemen är att de ska ha få behörighetsinriktade system så att alla

32 ska kunna komma åt all information, med undantag av viss konfidentiell information som av speciella skäl inte ska vara åtkomlig för alla. Det anses även viktigt att de anställda inte ska behöva leta efter information. Den information som behövs för en viss roll ska automatiskt göras tillgänglig, och det ska inte vara några tveksamheter kring vilken information som behövs eller var den återfinns (IT-chef, 2009). WSP arbetar med att förbättra dagens informationshantering då de anställda idag till viss del måste plocka information på olika ställen. ”Du vill att data ska flöda, du vill inte flytta den och lägga in den på nytt eller att du inte får tag på den” och ”egentligen vill man ha ett system som håller data hela vägen” (IT-chef, 2009).

Behovet av ett system där data hålls hela vägen har medfört önskemål om att införskaffa ett integrerat affärssystem som integrerar kvalitetsrutiner, orderstock, beläggningsprognoser, projektuppföljning och ekonomisystem (Ekonomidirektör, 2009). På sikt är det tänkt att WSP ska implementera ett integrerat affärssystem och vid utformandet av till exempel Verksamhetssystemet försöker de bygga modulbaserat för att inte behöva byta ut allting. De strävar efter att de olika modulerna ska kunna samarbeta och kommunicera med varandra (IT-chef, 2009).

Utöver användningen informationstekniska hjälpmedel betonar flera av intervjupersonerna betydelsen av möten som sker face-to-face. Vad det gäller digitala informationssystem och till exempel videokonferenser påpekar IT-chefen (2009): ”det är aldrig samma sak som att träffa någon”. En av affärsområdescheferna (2009) säger:

”många saker kan inte komma den vägen, för det är ju väldigt mycket information man behöver ha för att kunna fatta beslut som bygger på att man pratar med människor”. Idag finns det etablerade och schemalagda möten hos WSP som sker face-to-face (Affärsområdeschef, 2009).

33