Analys

Analysen är uppdelad efter faserna; förstudie, planering och avslut. Varje fas kommer att analyseras efter samarbetsvariablerna; avsikt, symmetri av fördelar, interaktion, engagemang och förtroende. Faserna behandlas efter projektlivscykelns kronologiska ordning, först kommer förstudie- och planeringsfasen och sedan avslutsfasen.

5.1 Förstudie- & planeringsfas

Projekt startar med förstudie- och planeringsfasen (Tonnquist 2018). I den här fasen ingår en strategisk bedömning av genomförande, planering och design. Uppdraget kartläggs, tidsplaner skapas och avtal med leverantörer tecknas. Projekten planeras och organiseras för att säkerställa vägen fram till projektmålen.

5.1.1 Avsikt

Avsikt i samarbete undersökts genom att ta reda på om det finns någon gemensam målsättning mellan eventföretagen och leverantörerna. De intervjuade eventföretagen fick besvara frågan om det sattes några gemensamma mål i början av evenemangsprojektet med leverantören som de har en långvarig relation med. Det som konstaterades var att i långvariga relationer sätts sällan gemensamma mål med leverantörerna, varken projektmål eller samarbetsmål. Målen formuleras alltid med kunderna och det är sällan som leverantörerna får vara med i en gemensam målsättning.

Hansen, Shah & Klas (2015) uttrycker är det viktigt att sätta gemensamma mål för att samarbetet och projektet ska uppnå framgång. Även Passos & Renata (2019) framför att företag som samarbetar med leverantörer bör ta hänsyn till deras målsättning eftersom det påverkar leverantörens prestation och slutresultatet. Av den orsaken bör företag sträva efter att tillfredsställa leverantörernas behov för att uppnå ett effektivt samarbete. Eventföretagen i studien sätter sällan projektmål tillsammans med leverantörerna, men ett kontrakt bestående av vad leverantören ska leverera, arbetskostnaden och deadlines för projekten formuleras alltid.

Anledningen till varför leverantörerna sällan är med i den gemensamma målsättningen med kunderna beror på att eventföretagen försöker undvika att det sker direktkontakt mellan kunderna och leverantörerna. Eventföretagen anser att det är deras jobb att vara länken mellan leverantör och kund och det kan orsaka problem om en direktkontakt sker.

Det som gick att konstatera från att undersöka avsikten var att eventföretagen i studien sällan inkluderar sina leverantörer som de har långvariga relationer med i målsättningen av projektet som sker med kund. Målsättningen överlag är väldigt liten med leverantörerna, den innehåller endast ett kontrakt bestående av vad de ska leverera, arbetskostnader och deadlines för projekten. Eventföretagen försöker undvika att det sker en direktkontakt mellan kunderna och leverantörerna eftersom det är deras jobb att vara mellanhand och det kan orsaka problem om en direktkontakt sker mellan kunderna och leverantörerna.

- 29 -

5.1.2 Symmetri av fördelar

Hansen, Shah & Klas (2015) uttrycker att en symmetri av fördelar uppstår i ett samarbete där parterna hjälper varandra att uppnå sina mål. När en symmetri av fördelar uppnås gynnar det alla som är involverade i processen.

Symmetrin av fördelar undersöktes på de intervjuade eventföretagen genom att ta reda på hur involverade de var av att hjälpa varandra i och utanför projekten. Det är de långvariga relationerna som möjliggjort att leverantörerna i studien har goda kunskaper om eventföretagen och vet vad de önskar. Eventföretagen är ofta mycket nöjda med leverantörernas prestation eftersom de alltid levererar det de lovar och ofta över förväntan. Som Humphries & Wilding (2004) uttrycker bör parterna säkerställa att samarbetet fungerar väl, att de uppnår hög prestation och att saker levereras i tid. När ett problem uppstår ska de söka fram en lösning tillsammans istället för att förvänta sig att motparten ska lösa problematiken. Yilmaz Börekçi, Iseri Say, Kabasakal & Rofcanin (2014) förmedlar att en relation där parterna känner sig trygga eftersom de vet om att leverantören kommer leverera det den lovar, leder ofta till att relationen blir mer hållbar och långvarig.

Leverantörerna i studien för ofta fram sina egna idéer och förslag på lösningar från sina professionella erfarenheter till eventföretagen. Det gör de genom att ta kontakt med eventföretagen och förmedla att de gärna vill komma och presentera nya produkter för eventföretagen exklusivt. Det blir en form av samarbete eftersom eventföretagen vill vara först med det nya och leverantörerna vill sälja in sina produkter. För att en symmetri av fördelar ska uppstå föreslår Humphries & Wilding (2004) att parterna ska ge varandra idéer och regelbundet uppdatera varandra med ny information för att reducera kostnader och kvalitetsförbättra idéerna.

Eventföretagen och leverantörerna uppnår en symmetri av fördelar i samarbetet när leverantörerna visar upp nya idéer och produkter utanför projekten. Båda gynnas eftersom leverantörerna vill sälja in sina produkter samtidigt som eventföretagen vill vara först med det nya.

5.1.3 Interaktion

Hansen, Shah & Klas (2015) framför att kommunikation kräver olika grader av interaktion mellan parterna i ett samarbete. Graden av interaktion som förekommer mellan eventföretagen och leverantörerna mättes genom att studera kommunikationskanalerna som de nyttjade. Kommunikationen är varierande och sker via ett flertal kanaler. Det förekommer kommunikation genom mejl, telefon samt fysiska och digitala möten. Shah & Leeder (2015) framför att beroende på vilket resultat företag vill uppnå med kommunikationen används kanalerna vid olika tillfällen.

Tonnquist (2016) uttrycker att det går att dela upp kommunikationen i digital och fysisk kommunikation. De olika kommunikationskanalerna medför både för- och nackdelar. Fastän de intervjuade eventföretagen nyttjar många olika kommunikationskanaler, finns det två kommunikationskanaler som dominerar, dessa är mejl och telefon. Hansen, Shah & Klas (2015) uttrycker att kommunikationsformerna som sker digitalt, via mejl och telefon bland annat, sker helt utan interaktion mellan parterna.

- 30 -

En av anledningarna till varför kommunikationen mellan de intervjuade eventföretagen och leverantörerna främst sker via mejl och telefon är för att det är tidsbesparande. De intervjuade eventföretagen uttrycker att de fysiska mötena tar mycket tid, enklare frågor bör besvaras på mejl och telefon. Som Tonnquist (2016) förmedlar är fysiska möten tidskrävande och dyrt. Den andra anledningen till varför kommunikationen främst sker via mejl och telefon beror på att de vill ha allting nedskrivet på papper för att deadlines och kostnader ska stämma överens med det som bestämts, ifall något problem skulle uppstå. Tonnquist (2016) uttrycker att de digitala kanalerna är snabba, billiga och ger en enkel spridning. Nackdelarna med digital kommunikation kan vara att det blir opersonligt och kortfattat.

Fysiska möten är trots allt inte helt uteslutet utan förekommer när större frågor ska besvaras. Oftast börjar projekten med fysiska möten med leverantörerna för att föra fram vad som förväntas och önskas från kunderna. Längre in i projekten är det också nödvändigt med fysiska möten för att leverantörerna ska få se lokalen där arbetet ska utföras.

I förstudie- och planeringsfasen nyttjar de intervjuade eventföretagen främst de digitala kommunikationskanalerna mejl och telefon vilket betyder att interaktionen är låg. De fysiska kommunikationskanalerna nyttjas ibland, när större frågor ska diskuteras. De intervjuade eventföretagen föredrar att kommunicera via mejl och telefon med leverantörer som de har långvariga relationer med för att spara tid.

5.1.4 Engagemang

Att det finns ett engagemang i ett samarbete mellan två parter är en väsentlig beståndsdel för samarbetet. Van Echtelt, Wynstra, van Weele & Duysters (2006) uttrycker att om det finns en högre grad av involvering från leverantörerna i ett samarbete kan det leda till förbättrad kvalité på kort sikt.

Majoriteten av de intervjuade eventföretagen förmedlar att det är viktigt att det finns goda relation med de leverantörer som samarbetar med under flera projekt. Eftersom de arbetar nära varandra under korta och intensiva perioder under genomförandet av evenemangen tycker de att det är viktigt att arbeta med leverantörer som de har roligt med. Flera av eventföretagen svarar att de gärna arbetar med specifika personer hos leverantörerna. Eftersom de själva har väldigt mycket att göra under evenemangen värdesätter de högt att arbeta tillsammans med leverantörer som de kan lita på och vet kommer leverera det de lovar. Förutom att de vet om att leverantörerna kommer leverera det de lovar, levererar de ofta över eventföretagens förväntan.

De goda relationerna har skapats från att eventföretagen kan lita på leverantörerna, de levererar för det mesta det de lovar och oftast lite mer. Nix & Zacharia (2014) framför att ett högre engagemang i ett samarbete innebär att parterna frivilligt presenterar sin information och idéer och är öppna för att tänka och agera på ett nytt sätt utifrån motpartens insats. Leverantörerna i studien visar ett högt engagemang utanför projekten genom att visa upp nya lösningar och produkter som kan vara av intresse för eventföretagen. Detta gör leverantörerna genom att ta kontakt med eventföretagen och berätta att de gärna kommer över för att presentera nya produkter som de tror kommer vara mycket användbara för de. Som Van Echtelt, Wynstra, van Weele & Duysters (2006) förmedlar kan en högre grad av involvering

- 31 -

och engagemang från leverantörens håll på längre sikt innebära en förbättring av tillverkarens förmåga att differentiera produkter på marknaden och nå konkurrensfördelar.

De intervjuade eventföretagen uttrycker att de leverantörer som de har långa relationer med har tagit kontakt med de utanför projekten för att visa upp nya lösningar och produkter som de tror kan vara av intresse för eventföretagen. Det finns ett högt engagemang från leverantörens håll eftersom de frivilligt har presenterat nya produkter och lösningar för eventföretagen utanför projekten.

5.1.5 Förtroende

Genom att undersöka avtalsformulerandet mellan eventföretagen och leverantörerna är det möjligt att ta reda på om det finns ett högt förtroende i samarbetet. Morris (1997) förmedlar att avtalsvillkor brukar formuleras i planeringsfasen.

Majoriteten av de intervjuade eventföretagen hade en liknande attityd gentemot att skriva avtal med sina leverantörer. De skriver sällan omfattande avtal med leverantörerna de har haft en längre relation med och framförallt inga avtal som sträcker sig över en längre period. Anledningen till varför de inte skriver omfattande avtal med leverantörerna är för att förtroendet är högt och de vet om att leverantörerna kommer leverera det de lovar. Som Doney & Cannon (1997) uttrycker innebär förtroende att varje part i en relation kommer att utföra det som de lovar och tar hänsyn till varandras framgång när varje beslut ska fattas. Leverantörerna visar ofta upp nya produkter och lösningar för eventföretagen utanför projekten. De gör detta för att de gärna vill komma med sina egna tankar och idéer från sina professionella erfarenheter. Johnston et al. (2004) och Sulistyorini, Irawanto & Rahayu (2018) förmedlar att förtroende skapas genom att distribuering av viktig information sker mellan parterna samt ett delande av erfarenheter.

En annan anledning till varför inga omfattande avtal skrivs är för att det upplevs konstigt av eventföretagen att skriva avtal med leverantörer som de känner väldigt bra. Relationerna med leverantörerna är mycket goda. Eftersom de arbetar nära varandra under korta och intensiva perioder under genomförandet av evenemangen är det viktigt att arbeta med leverantörer som de har roligt med. Flera av eventföretagen som intervjuats svarar att de gärna arbetar med specifika personer hos leverantörerna. De stabila och trygga relationerna med leverantörerna ger de en trygghet som gör att de sällan skriver omfattande avtal med leverantörerna som de har långvariga relationer med. Som Hansen, Shah & Klas (2015) uttrycker kan ett förtroende göra att ett stabilt samarbete utvecklas, som även håller i längden.

Majoriteten av de intervjuade eventföretagen skriver inga omfattande avtal med sina leverantörer. Anledningen till varför de inte skriver omfattande avtal med leverantörerna beror på att det finns ett högt förtroende för att de ska leverera det de lovar. Eventföretagens stabila och trygga relationer med leverantörerna ger en trygghet som gör att de sällan skriver omfattande avtal med leverantörer de har långvariga relationer med.

- 32 -

5.2 Avslutsfas

Efter evenemangets genomförande kommer avslutsfasen. När evenemangsprojektet har genomförts ska parterna fokusera på att dokumentera projektaktiviteter och resultat, för att kunna dra lärdomar av vinster och förluster i framtida projekt (Turkulaine, Aaltonen & Lohikoski 2016). En utvärdering av vad parterna presterat är ett exempel på hur det går att reflektera kring ett färdigställt projekt (Tonnquist 2018).

5.2.1 Avsikt

Avsikten för samarbetet i avslutsfasen har undersökts genom att ta reda på om det finns en gemensam utvärdering med leverantörerna. Hansen, Shah & Klas (2015) förmedlar att det viktigt att sätta gemensamma eller enskilda mål i ett samarbete för att samarbetet ska nå framgång. Majoriteten av de intervjuade eventföretagen uttrycker att avsikten med att ha en utvärdering efter genomfört evenemang är främst för att tillfredsställa kunden.

Eventföretagen är mycket noggranna med att utvärderingen med kunderna är omfattande för att det ska bli ett bra avslut. Utvärderingen med leverantörerna är däremot inte lika omfattande som den med kunderna är. Passos & Renata (2019) framför att i ett samarbete bör företag ta hänsyn till leverantörens målsättning eftersom det påverkar leverantörens prestation och projektets slutresultat. Eventföretagen har för det mesta ingen omfattande utvärdering tillsammans med leverantörerna. Om de skulle ha en, är den minimal och med ett fokus på om leverantörerna presterat bra eller dåligt i projekten, eventföretagen utvärderar sällan sin egna prestation tillsammans med leverantören. Har leverantörerna gjort ett bra arbete i projekten tackar eventföretaget oftast för ett bra jobb och sedan är det fakturering.

Teorin om avsikt i samarbete förmedlar att det är viktigt att sätta gemensamma mål i ett samarbete för att det ska nå framgång. Eventföretagen är noggranna med att utvärderingen med kunderna är omfattande. Utvärderingen med leverantörerna sker däremot sällan, men om det görs någon med leverantörerna, är det leverantörernas prestationer som utvärderas, eventföretagen utvärderar sällan sina egna prestationer tillsammans med leverantörerna.

5.2.2 Symmetri av fördelar

En symmetri av fördelar uppstår i ett samarbete där parterna hjälper varandra att uppnå sina mål. En symmetri av fördelar gynnar alla som är involverade i processen (Hansen, Shah & Klas 2015).

Majoriteten av de intervjuade eventföretagen uttrycker att det inte sker några omfattande utvärderingar av projekten tillsammans med leverantörerna som de har långvariga relationer med. Eventföretagen är däremot noggranna med att det finns omfattande utvärderingar med kunderna. Det sker utvärderingar med leverantörerna, men de är inte lika omfattande som de med kunderna är. Ofta utvärderar de om leverantörerna levererat det de lovat eller inte. Eventföretagen anser att det som levereras av leverantörerna som de har långvariga relationer med stämmer för det mesta överens med den kvalité som lovats.

- 33 -

Frågor ställdes till eventföretagen om hur involverade leverantörerna är med att utföra en utvärdering med sina kunder, som i detta fall är eventföretagen. Eventföretagen uttryckte att leverantörerna inte var aktiva med att utföra en utvärdering med de. Fördelningen av risker och fördelar betraktas enligt Lee & Lee (2019) som en betydelsefull egenskap i ett samarbete eftersom parterna strävar efter att förbättra varandra. De intervjuade eventföretagen uttrycker att de gärna hade önskat en utvärdering med konkret och rak feedback från leverantörerna. De tycker det är väldigt lustigt att de är väldigt noga med uppföljning med sina egna kunder, men att leverantörerna inte är lika aktiva med utvärdering med sina kunder.

När det kommer till utvärderingen, är symmetrin av fördelar ojämn eftersom eventföretagen försöker till viss del att utvärdera leverantörerna, men leverantörerna har inga tankar om att utvärdera de. Eventföretagen gör däremot alltid utvärderingar av projekten med kunderna. Medan leverantörerna inte lägger någon större kraft i att utvärdera eventföretagen. Som de intervjuade eventföretagen påpekar är det väldigt lustigt i och med att de är kunder till leverantörerna.

5.2.3 Interaktion

Hansen, Shah & Klas (2015) framför att kommunikation kräver olika grader av interaktion mellan parterna i ett samarbete. Interaktion mellan eventföretagen och leverantörerna undersöktes genom att studera kommunikationskanalerna som de nyttjade. Shah & Leeder (2015) framför att olika kanaler används vid olika tillfällen beroende på vilket resultat företaget vill uppnå med kommunikationen.

Tonnquist (2016) gör en uppdelning av kommunikationen i digitala och fysiska kanaler. De olika kommunikationskanalerna medför både för- och nackdelar. Majoriteten av eventföretagen utför utvärderingen med leverantörerna genom fysiska uppföljningsmöten. Hansen, Shah & Klas (2015) uttrycker att fysisk kommunikation kräver en hög grad av interaktion. Fördelarna med att använda sig av fysisk kommunikation mellan kund och leverantör är att det kan minimera misskommunikation, vilket kan leda till att förtroendet ökar för varandra (Wu, Wu, & Si 2016). Tonnquist (2018) uttrycker att det blir en personlig dialog och användaren får direkt återkoppling. Nackdelarna med fysisk interaktion är att det är tidskrävande och kan vara dyrt.

Det fanns en stor variation i hur välordnad utvärderingen var. Företag A var noggranna med att det fanns olika frågor för olika typer av projekt. Medan Företag C och F mest ville få en uppfattning om leverantörerna var nöjda eller inte med projekten. Trots att kvalitén i utvärderingen skilde sig åt mellan eventföretagen var majoriteten av eventföretagens utvärderingar mindre omfattande. Eventföretagen uttrycker att mycket av utvärderingen sker under genomförandet av evenemanget när problemen uppstår.

Utvärderingen som sker mellan eventföretagen och leverantörerna sker i en liten skala. Utvärderingen med leverantörerna som de har längre relationer med sker oftast genom fysiska uppföljningsmöten. Teorin om interaktion i samarbete berättar att fysisk kommunikation kräver hög grad av interaktion och kan både vara tidskrävande och dyrt. Trots detta använder sig de intervjuade eventföretagen av fysisk interaktion i utvärderingen.

- 34 -

5.2.4 Engagemang

Hansen, Shah & Klas (2015) förmedlar att en väsentlig beståndsdel för samarbetet mellan två parter är att det finns ett engagemang.

De intervjuade eventföretagen svarade likställt i frågan om leverantörernas engagemang för att utföra en utvärdering med eventföretagen. Svaren som gavs av eventföretagen var att leverantörerna inte är drivna med att utföra en utvärdering med eventföretagen. De intervjuade eventföretagen uttryckte att de väldigt gärna hade önskat en utvärdering från leverantörerna som innehåller konkret och rak feedback. Eventföretagen uttryckte att det är väldigt lustigt att leverantörerna inte är aktiva med utvärdering med sina kunder, vilket i detta fall är eventföretagen, eftersom de själva är väldigt noga med uppföljning med sina egna kunder. Nix & Zacharia (2014) berättar att ett högre engagemang hos parterna uppnås om det finns ett informationsutbyte, en mer frekvent kommunikation och handlingar som ändrar den interna kulturen i organisationen.

Leverantörerna som eventföretagen har långvariga relationer med utför sällan utvärderingar med sina kunder, som i detta fall är eventföretagen. Vilket innebär att det inte sker något informationsutbyte från leverantörens håll i avslutsfasen. Det betyder att det finns ett lågt engagemang i samarbetet från leverantörens håll.

5.2.5 Förtroende

Hansen, Shah & Klas (2015) framför att det behövs ett förtroende mellan båda parterna för att ett effektivt samarbete ska uppstå. Som Doney & Cannon (1997) uttrycker härstammar förtroendet från att varje part i relationen kommer att utföra det den lovar och hänsyn tas till varandras framgång när beslut fattas.

Utvärderingen med leverantörerna är inte lika omfattande som de med kunderna är. Dels