I det här kapitlet presenteras studiens insamlade material från intervjuerna. Empirin är uppdelad i två delar. Den ena delen innefattar svaren från frågorna som ställdes till respondenterna om samarbetet i förstudiefasen och planeringsfasen i projekten och den andra delen innehåller svaren från frågorna som ställdes till respondenterna om samarbetet i avslutsfasen i projekten. Innehållet i empirin har delats upp utefter faserna eftersom studien undersöker samarbetet i olika faser i projektlivscykeln. Faserna presenteras efter projektlivscykelns kronologiska ordning, först kommer förstudie- och planeringsfasen och sedan avslutsfasen.
4.1 Förstudie- & planeringsfas
Förstudie- och planeringsfasen innefattar faserna innan evenemangets genomförande. Den här studien undersöker följande delar i förstudie- och planeringsfasen: förväntningar, mål, avtal, kommunikationsflöde och kommunikationskanaler.
4.1.1 Förväntningar & mål
De intervjuade eventföretagen har höga förväntningar på leverantörerna. De höga förväntningarna har de fått från att ha samarbetat med leverantörerna i många projekt och under flera år. De långvariga relationerna har bidragit till att leverantörerna är väl medvetna om eventföretagens förväntningar på arbetsprestationen. Leverantörerna lever upp till eventföretagens förväntningar och presterar ofta över förväntan. Eftersom leverantörerna konstant har uppfyllt eventföretagens förväntningar har en god relation mellan eventföretagen och leverantörerna skapats.
De intervjuade eventföretagen uttrycker att det är viktigt att relationen är god eftersom de arbetar mycket nära varandra under genomförandet av evenemanget, ett tätt samarbete sker under en mycket kort och intensiv tidsperiod. Flera av eventföretagen som intervjuats svarar att de gärna arbetar med en specifik person hos leverantören. Det är vanligt att projektledaren som driver projektet frågar efter en person hos leverantören som de har arbetat tillsammans med under flera år och haft ett gott samarbete med. Företag B berättar att “när man jobbar så
mycket med någon i stora projekt, då är det roligare och höra av sig till någon man gillar.”
Företag C väljer också alltid specifika personer att arbeta med under genomförandet av evenemanget för att de kan lita på personen och för att de både tycker om att arbeta med varandra.
“Jag vet att jag alltid har för mycket att göra på plats och då vill jag kunna lita
på att det jag säger ska göras och blir gjort på det sättet jag vill. Då måste man lita på varandra, det är jätteviktigt. Så därför ber jag alltid om specifika personer för att jag gillar de och litar på de.”
- 20 -
Det nära samarbetet och den långvariga relationen mellan eventföretagen och leverantörerna har möjliggjort att en privat vänskap utvecklats. Företag D uttrycker att de har blivit mycket goda vänner med leverantören. Den privata vänskapen betyder väldigt mycket för eventföretaget, om den inte längre skulle fungera, skulle en annan leverantör väljas. “Annars
skulle vi nog inte jobba ihop, vi har nästan blivit privata kompisar också, man ses och tar ett glas vin efter genomfört gig. Jag tror att om man inte skulle få en bra privat eller bra relation med de, skulle man välja någon annan” (Företag D).
De goda relationerna har skapats från att eventföretagen kan lita på leverantörerna eftersom de levererar det de lovar och oftast lite mer. Leverantörerna visar ett högt engagemang utanför projekten genom att visa upp nya lösningar och produkter som kan vara av intresse för eventföretagen, för att upprätthålla en god relation med de. Företag C berättar att en av leverantörerna som de har en långvarig relation med visar ofta upp nya produkter exklusivt för de. Leverantören tar då kontakt med eventföretaget och säger att de gärna kommer över och presenterar nya produkter som de tror kommer vara mycket användbara för just de.
“Vi vill alltid vara först med det nya, så det är också en form av samarbete. De
(leverantörerna) vill sälja in sina produkter och tar ofta kontakt utanför specifika projekt. Det är de som tar kontakt med oss för att presentera nya monterlösningar eller nya containers som man kan inreda om och som vi kan skicka iväg till ställen.”
(Företag C)
Enstaka gånger har de intervjuade eventföretagens förväntningar på leverantören inte stämt överens med slutresultatet. Företag A förklarar en situation som uppstod när de skulle välja mellan två olika mattor, en billigare och en dyrare. Den billigare mattan valdes, dessvärre var leverantören inte lika tydlig med vad det skulle innebära att ta den billigare mattan.
“Vi hade en trappa upp till en andra våning och lägger man en matta i en trapp och inte sätter en list vid varje steg så kommer den börja flärpa upp. Det var typiskt en sån sak som jag inte förväntar mig att mina projektledare ska kunna för det är mer hantverk. Där förväntade jag mig att leverantören hade varit tydlig med mina projektledare, ‘ska ni ha en matta i en trapp så måste ni ha kantlister. Det kostar 20 000 mer, men det måste ni prioritera och förklara för kund.’”
(Företag A) Leverantörerna är väl medvetna om det som eventföretagen förväntar sig av de och levererar ofta det som lovas. Men det är mycket sällan som leverantörerna får vara delaktiga i utformningen av projektmålen. Det ställdes frågor till eventföretagen om det sattes några gemensamma mål med leverantörerna i projekten. Svaren var blandade, men majoriteten svarade att målsättningen med leverantören inte är lika högt prioriterad som den med kund är. Företag C såg det mer som ett kontrakt som innehåller krav på leverantören, vad det är de ska utföra, deadlines för utförandet och kostnader. “Det är inga mjuka värden på det sättet utan
det är mer ren leverans” (Företag C). Företag A, D och E uttrycker att de främst förhåller sig
efter kundens mål och syfte. Målen formuleras alltid med kunden och de sätter sällan gemensamma mål med leverantören. De enda målen som leverantören ska uppnå, är de målen som kunden tillsammans med eventföretaget tagit fram. Företag B och F tror däremot på att gemensamma mål är nödvändiga för att evenemanget ska bli lyckat och kunden ska bli nöjd.
- 21 -
Företag B tror att de gemensamma målen är viktiga att sätta med alla som är intresserade av evenemanget för att det ska bli lyckat.
Eventföretagen har höga förväntningar på leverantörerna de har långvariga relationer med. De är väl medvetna om eventföretagens förväntningar på arbetsprestation och lever ofta upp till de. En god relation mellan de och eventföretagen har skapats från att de konstant uppfyller eventföretagens förväntningar. Eventföretagen tycker att det är viktigt att relationen är god eftersom de arbetar mycket nära varandra under genomförandet av evenemangen. De föredrar att arbeta med leverantörer som de har roligt med och väljer därför ofta specifika personer hos leverantörerna att arbeta med under genomförandet av evenemangen. Målsättningen med leverantörerna är däremot inte lika högt prioriterad som den med kund är. Majoriteten av eventföretagen svarade att projektmålen alltid sätts med kunderna, de sätter sällan gemensamma mål med leverantörerna, varken projektmål eller samarbetsmål. Däremot sätts mål om vad leverantörerna ska leverera, arbetskostnader och deadlines för projekten.
4.1.2 Avtal
Målsättningen med leverantörerna indikerar på att den inte är lika högt prioriterad som den med kunderna är. Att skriva avtal med leverantörerna som de har en långvariga relationer med är inte heller högt prioriterat. Enligt de intervjuade eventföretagen är det den nära relationen som har påverkat processen med att skriva avtal med leverantörerna. Majoriteten av de intervjuade eventföretagen har en liknande attityd gentemot att skriva avtal med leverantörerna som de har långvariga relationer med. De skriver sällan omfattande avtal med de och framförallt inga avtal som sträcker sig över en längre period. Anledning till varför de intervjuade eventföretagen inte väljer att skriva omfattande avtal är för att de tycker det är onödigt eftersom de känner leverantörerna bra och litar på att de ska leverera det de lovar. Företag D framför att “...jag tror att det blir såhär när man jobbat länge ihop, då blir det inte
lika viktigt på något konstigt sätt, man vet vart man har varandra.” Företag C anser att en
stabil och trygg relation med en leverantör gör att de sällan skriver avtal med de leverantörer de haft över en längre period. “...mest för att man är nöjd med arbetet och man funkar bra
ihop och man vet att det är en bra, stabil och trygg leverantör” (Företag C).
För att eventföretagen däremot ska försäkra sig om att samma pris har bestämts och att arbetet ska bli utfört på rätt villkor skrivs allt ner på papper sinsemellan. Eventföretagen är noggranna med att större beslut finns nedskrivna på mejl och att det inte har skett genom en muntlig överenskommelse. Företag D förtydligar att “jag är också återigen ganska noga med att ha
alla beslut på papper på mejl, så att det finns nedskrivet någonstans”. Det blir en försäkran
och ett bevis för eventföretagen att leverantörerna ska leverera det de lovar om det finns nedskrivet. Företag A och E skiljer sig däremot från de andra företagen eftersom de gärna skriver ramavtal med de leverantörer som de haft under en längre period och har ett gott samarbete med.
“Om man märker att man har ett bra samarbete med en leverantör så försöker
vi få tag i ett avtal precis som vi gör med våra kunder […] oftast så försöker vi få våra leverantörer att signa på flera års avtal, ramavtal, och jobba mycket med dem och gärna i samma projekt som återkommer, så vill vi försöka göra.”
- 22 -
Företag E skriver gärna övergripande avtal med de leverantörer de har långvariga relationer med för att undvika att avtal ska skrivas per projekt. “Vi skriver inte egna specifika avtal för
varje projekt utan där har vi ett övergripande avtal” (Företag E). Företag D som däremot inte
skriver några omfattande avtal med sina leverantörer skulle agera annorlunda om de tog in nya leverantörer. “Skulle jag ta in helt nya leverantörer som jag tar in nu. De skriver jag avtal
nästan alltid med, per projekt” (Företag D).
Avtalsskrivandet i de långvariga relationerna mellan eventföretagen och leverantörerna fungerar för de flesta av företagen på samma sätt. De skriver sällan omfattande avtal med leverantörerna och framförallt inga avtal som sträcker sig över en längre period. Detta beror på att det uppfattas som onödigt av eventföretagen eftersom de känner leverantörerna bra och litar på att de ska leverera det de lovar. Större beslut som tas emellan de är de däremot noggranna med att de finns nedskrivna på mejl och inte genom en muntlig överenskommelse.
4.1.3 Kommunikationsflöde
Kommunikationsflödet i förstudie- och planeringsfasen i långvariga relationer mellan eventföretagen, leverantörerna och kunderna fungerar för de flesta på samma sätt. Majoriteten av eventföretagen svarar att det sällan sker direktkontakt mellan leverantörerna och kunderna under projektplaneringen. Det är eventföretagens jobb att vara länken mellan leverantörerna och kunderna. “Det är ganska sällan som de har direktkontakt […] det är lite vårt jobb att
vara den länken” (Företag D). Företag C uttrycker att det är viktigt att kommunikationen sker
genom de som är eventföretag och inte direkt till deras kund för att det kan orsaka problem.
“Det är inte bra för oss om de gör det. För att om vi ger de kontakten till vår leverantör och de (kunden) tänker, aha det är de som bygger allting, varför går vi igenom eventföretaget då? Då kan vi lika gärna ta det direkt med leverantören. Så det går alltid genom oss.”
(Företag C) Trots att de intervjuade eventföretagen försöker undvika att direktkontakt sker mellan leverantörerna och kunderna, är det inte möjligt att utesluta det helt. I början av projekten inkluderar eventföretagen leverantörerna i ett gemensamt uppstartsmöte där kund, leverantör och eventföretag deltar. Leverantören har då möjlighet att lyssna på kundens behov och komma med sin rådgivning för att tillsammans arbeta fram det som sedan blir resultatet. “Kan
dem komma in tidigare så brukar de bli mycket mer engagerade och ta lite mer ansvar”
(Företag A). Företag C anser att leverantören behövs för att på bästa sätt förklara för kund de kunskaper som leverantören besitter som inte eventföretaget själva har.
Trots att de flesta av eventföretagen som intervjuats svarar att de försöker undvika att direktkontakt sker mellan leverantörerna och kunderna under projektplaneringen, finns det några av eventföretagen som svarar att de försöker få med leverantörerna i så många kundmöten det går. Företag B berättar att det kan underlätta att leverantören pratar direkt med kunden eftersom de själva är en fördröjande mellanhand som kan skapa förvirring i kommunikationen.
- 23 -
“Oftast blir kommunikationen från kund med oss som eventföretag, men i sådana stora projekt tar man med leverantören också. För att de ska vara med och ge sin input […] därför vill man ha en leverantör som är lämpad med att prata med kund, för ibland kan det underlätta att leverantören pratar direkt med kunden”
(Företag B) Kommunikationsflödet i de långvariga relationerna mellan eventföretagen och leverantörerna fungerar för de flesta på samma sätt. Det sker sällan direktkontakt mellan leverantörerna och kunderna under projektplaneringen. Det är eventföretagens jobb att vara länken mellan leverantör och kund. Trots att det sällan sker direktkontakt mellan eventföretagen och leverantörerna är det inte möjligt att utesluta den helt. Oftast i början av projekten inkluderar eventföretagen leverantörerna i ett gemensamt uppstartsmöte där kund, leverantör och eventföretag deltar.
4.1.4 Kommunikationskanaler
De intervjuade eventföretagen kommunicerar med sina leverantörer via ett flertal kanaler. Kommunikationen sker genom mejl, telefon, fysiska och digitala möten. Majoriteten av de intervjuade eventföretagen uttrycker att kommunikationen med leverantörerna som de har en långvarig relation med sker främst via mejl eller telefon. Företag A uttrycker att mejlkontakten startar redan efter de fått en offert från leverantören. Att den mesta av kommunikationen sker på mejl och telefon beror på olika anledningar. Företag B, C och D berättar att de föredrar att ha allting nedskrivet på papper för att deadlines och kostnader ska stämma överens med det som tidigare bestämts. Skulle något problem inträffa har de allt nerskrivet på papper som bevis. Företag D är mycket noggranna med att alla beslut finns på mejl. Efter varje möte skriver de mötesrapporter på mejl som leverantörerna får läsa och godkänna. “Jag är ganska noga med mejl för det är skönt att ha allting nedskrivet. Efter varje
möte så har vi en mötesrapport där man skriver ner vad som har bestämts. Som alla får läsa och godkänna” (Företag D).
En försäkran om att beslut som tas mellan eventföretagen och leverantörerna finns nedskrivet på papper är inte den enda anledningen till varför mejl- och telefonkontakt föredras över fysiska möten. Företag C och D uttrycker att fysiska möten tar för mycket tid. De intervjuade eventföretagen föredrar att enklare frågor besvaras på mejl eller telefon eftersom det går fort och smidigt. “Man har för mycket fysiska möten, det tar för mycket tid och man får inte så
himla mycket gjort” (Företag C).
Trots de fördelar det finns med kommunikation via mejl och telefon går det inte att utesluta möten helt. Alla av de intervjuade eventföretagen har både fysiska och digitala möten under projekten med leverantörerna. Företag C berättar att fysiska möten behövs när stora frågor ska besvaras eller när leverantören ska presentera ett erbjudande. I början av projektet inkluderar eventföretagen leverantörerna i ett gemensamt uppstartsmöte där kund, leverantör och eventföretag deltar. Andra tillfällen som eventföretagen anser att fysiska möten är givande är för att visa leverantören lokalen där evenemanget ska hållas i. Företag D uttrycker att det är viktigt att leverantören är med och ser lokalen som evenemanget ska hållas i för att de ska få samma bild av vad eventföretagen vill utföra och uppnå.
- 24 -
Förutom att hålla fysiska möten för att kolla lokalen där evenemanget ska hållas är det också viktigt att ha möten vid avstämningar anser de intervjuade eventföretagen. Avstämningsmötena sker några gånger under projektet, ofta i fysisk form. Företag A uttrycker att det behövs fler avstämningsmöten desto närmare de kommer evenemangets genomförande. “Ju närmare man kommer har man statusmöte en gång i veckan, sen brukar vi en dag innan
event ha kanske ett tre timmars möte med alla där projektledaren går igenom körschemat”
(Företag A).
Kommunikationskanalerna som främst nyttjas i de långvariga relationerna mellan eventföretagen och leverantörerna är de digitala kanalerna. Kommunikationen sker mest via mejl och telefon. Att den mesta av kommunikationen sker på mejl och telefon beror dels på att fysiska möten tar för mycket tid och dels för att de föredrar att ha allting nedskrivet på papper för att deadlines och kostnader ska stämma överens med det som tidigare bestämts.
4.2 Avslutsfas
Avslutsfasen innefattar fasen som kommer efter evenemangets genomförande. Den här studien undersöker följande delar i avslutsfasen; kommunikationskanaler, utvärdering av leverans samt utvärdering med leverantör.
4.2.1 Kommunikationskanaler
De intervjuade eventföretagens utvärderingar med leverantörerna utförs på olika kommunikationskanaler. Utvärderingarna sker genom fysiska möten, mejl och telefon. Majoriteten av eventföretagen uttrycker däremot att utvärderingen med de leverantörer som de har långvariga relationer med sker främst genom fysiska uppföljningsmöten.
Företag A skickar först ut ett mejl till leverantören som innehåller en utvärdering med specifika frågor för just det projektet. I utvärderingen besvarar leverantören frågor om hur de tycker att arbetat med eventföretaget har gått. Eventföretaget fyller i samma utvärdering och besvarar då frågorna efter hur de tycker leverantören presterat. Efter att de båda har utfört utvärderingen träffas de på ett fysiskt möte för att gå igenom svaren tillsammans. Företag C och F utför också utvärderingen med leverantörerna genom fysiska uppföljningsmöten. Utvärderingen är däremot inte lika omfattande som den Företag A brukar utföra, den fokuserar mer på om projektet gick bra eller dåligt. Flera av eventföretagen uttrycker att mycket utvärderas under genomförandet av evenemangen när problemen uppstår, och löses oftast på plats.
Företag D utför också utvärderingen genom fysiska möten. Eventföretaget brukar dela upp alla uppföljningsmöten med leverantörer i kategorier. “Då har vi alltid ett sånt här
uppföljningsmöte även med leverantörerna, vi brukar ha till exempel teknik och dekor i samma möte och mat, dryck och lokal i annat separat möte” (Företag D).
Företag E anser däremot att de själva inte är bra på att följa upp med en utvärdering efter avslutat projekt med sina leverantörer. Med kunderna är de däremot noggranna med att följa upp med en ordentlig utvärdering. Till leverantören skickar de oftast iväg ett mejl där de tackar för ett bra arbete. Har något däremot gått snett är de noggranna med att det följs upp.
- 25 -
“Vi följer absolut upp bra med våra kunder och har oftast väldigt gedigna
utvärderingar, men med leverantörerna så blir det lite färre, speciellt med dem man har långa samarbeten med. Man skriver ju oftast och tackar och det är klart att man följer upp ifall någonting har gått snett”.
(Företag E) Eventföretagen utför utvärderingen med sina leverantörer genom fysiska uppföljningsmöten. De intervjuade eventföretagen lägger olika mycket tid på utvärderingen. Företag A skickar först över ett svarsformulär för att frågorna ska besvaras i förväg. Sedan träffas de på ett fysiskt uppföljningsmöte för att diskutera