Analys och resultat

Tolkning av myndighetens funktioner och processer från klassificeringsstrukturen som visar på betydelsefullhet, i hierarki:

1. Utöva tillsyn (inklusive BEO och läraranmälningar) a. tillsyn

▪ regelbunden och etablering

▪ TUI (individärende) + BEO

▪ riktad och tematisk

▪ övriga

b. följa upp tillsyn, överklagande, ändring av beslut, vite, mm c. ombedöma nationella prov, skolenkät

2. Genomföra kvalitetsgranskning

▪ regelbunden

▪ tematisk 3. Tillståndsprövning

a. SKOLFS, föreskriva om Statens skolinspektions föreskrifter b. tillståndsprövning

c. anmälan, överklaganden, ändring om beslut, mm.

4. Styra, planera och följa upp verksamheten

a. organisera arbete, verksamhetsplan. regeringsuppdrag, riktlinjer, mm b. Samverkan

c. Övriga, bland annat miljöarbete 5. Ge verksamhetsstöd

a. Verksamhetsstöd och Juridik

▪ Rätts- och tillståndsavdelningen

▪ Övriga avdelningar b. Analys- och statistikavdelningen c. Kommunikationssekretariatet 6. Lämna ut allmän handling

7. Besvara förfrågningar och synpunkter

4.1.1 Kärnverksamheter, 1–3

Myndighetens målbild ger en tydlig signal av vad som kan anses viktigast: en likvärdig utbildning med god kvalitet i en trygg och stimulerande miljö för alla barn och elever, som från sina egna förutsättningar får chans att utvecklas så mycket som möjligt

(Skolinspektionen, årsredovisning, 2020, s. 11). Från denna målbild ska myndigheten utföra regeringens uppdrag genom kärnverksamheterna. Utifrån källmaterialet framkommer vilka kärnverksamheter som är mest betydelsefulla, dessa hamnar inom funktionen inspektion:

tillsyn och kvalitetsgranskning. Förordningen (2011:566) med instruktion för Statens

Skolinspektion tar upp tillsyn och kvalitetsgranskning som de två huvudsakliga funktionerna, Skollagen (2010:800) 26 kap tar också upp tillsyn och kvalitetsgranskning, i den ordningen.

Undersökningen har visat på att kärnverksamheterna måste svara mot ett stort antal regler, policys, vägledningar, mm för att utöva sina arbetsuppgifter, det kan enligt Stadskontoret (2017, 4.2.1) ibland vara svårt att överblicka. Processen för att hantera läraranmälningar som ingår i tillsyn, kan sägas vara specialiserad med utgångspunkt i att det kan finnas många olika specifika situationer i anmälningarna och är därmed unika.

Ser man till storleken på verksamheterna från ekonomiska resurser, finns en klar bild över vad som får mest resurser. En majoritet av myndighetens ekonomiska resurser står

kärnverksamheterna för, en liten del för den styrande verksamheten och mitt emellan för den stödjande verksamheten (Skolinspektionen, verksamhetsberättelse, 2020, s. 13). Vidare kan vi se att det går mest resurser för kostnader för tillsyn, tätt följt av kvalitetsgranskning och minst till tillståndsprövning (Skolinspektionens årsredovisning 2020, s. 15). Resurser för

arbetskraften inom myndigheten vittnar med samma resultat. Tillsyn + BEO får mest resurser tätt följt av kvalitetsgranskning, därefter ledning och stöd och till sist tillståndsprövning. Här ser vi att det går åt mer resurser till ledning och stödverksamhet än till tillståndsprövning, den verksamheten är alltså mindre. Men på grund av den stora mediala och politiska påverkan de tre översta kärnverksamheterna eller funktionerna har på samhället, tolkas det som att graden av interaktion med samhället väger tyngre än själva storleken på tillståndsprövning. Dessutom rymmer processen tillståndsprövning en funktion att författa Skolinspektionens författningar.

Det finns ett stort engagemang att följa Skolinspektionens beslut inom de tre översta kärnverksamheterna, vilket syns inom media och i politiska sammanhang.

Kärnverksamheterna väcker debatt och uppmärksamhet, skolan är en stor del av vårt samhälle. Myndigheten själv har arbetat för att vara så tillgänglig som mjöligt med att publicera alla beslut som tas som inte är sekretessbelagda. Myndigheten har en stor interaktion och påverkan på samhället i stort, de påverkar skolverksamheter i väldigt stor utsträckning, varför dessa tre kärnverksamheterna tolkas som att de är de viktigaste inom myndigheten. Dokumenthanteringsplanen avslöjar att ingenting verkar gallras från dessa tre verksamheterna.

”Sub-processerna” eller aktiviteterna verkar vara uppdelade efter processens gång, från huvudaktivitet (som tillsyn) till uppföljning, osv. Den värdering som kan tänkas ligga här, är just efter vad som kommer först och vad som kommer sen, utan utförd tillsyn kan man inte heller följa upp den.

a) Processens huvudsyfte utifrån ovan nämnda uppdrag och målbild, är de viktigaste aktiviteterna.

b) Resultat /fortsättning, vad utmynnar huvudaktiviteten i?

c) Övriga aktiviteter

Inom process 3, tillståndsprövning, skulle aktiviteterna kunna tolkas som ovan, om det inte vore för att en av aktiviteterna innebär föreskrifter som myndigheten ska föreskriva om.

Föreskrifterna avhandlar regler kring tillståndsprövningar. Författningar är väldigt

betydelsefulla och påverkar både resterande processer och aktiviteter – tillståndsprövningar och dess resultat – samt skolverksamheter i samhället. Författningsaktiviteten hamnar därför längst upp och ”puttar ner” de andra aktiviteterna ett steg.

Inom varje kärnprocess finns flera ”sub-processer” eller aktiviteter, som kan värderas från olika perspektiv. I min uppställning har är värdet tolkat så här:

Tillsyn:

▪ Regelbunden och etablering

Här finns den funktion som har huvudansvaret för att skolverksamheter fungerar som de ska, de lägger grunden till hur verksamheterna ska säkerställa sin verksamhet över tid. Därför tolkas detta som den viktigaste funktionen. Utan en grund blir det svårare att komma till rätta med missförhållanden. Det är också ofta dessa tillsynsärenden som går att läsa om i vilken nyhetstidning som helst, exempelvis skolor som behöver åtgärda problem. Detta påverkar både verksamheter och samhället i stort.

▪ TUI (tillsyn utifrån individärende) + BEO (barn- och elevombudet)

Denna funktion har mest andel resurser till förfogande, på grund av den unicitet som finns inom ärenden och på grund av den mängd ärenden som inkommer. Det är en viktig funktion då alla elever ska få utbildning i en trygg miljö och utvecklas utifrån egen förmåga. Missförhållanden för individer förekommer och diskuteras inom

nyheter, politik, mm. Dock är det ärenden som är mest aktuella i nutid men i regel med ärendets lösning och på sikt påverkar individ och verksamhet mindre och mindre.

Påverkan sker på individnivå och del av eller hel verksamhet. Därtill klaras många ärenden av snabbare än andra ärenden inom tillsyn.

▪ Riktad och tematisk

Riktad: även här gäller det missförhållanden som behöver hanteras i nutid, men som med ärendets lösning och tid påverkar verksamheter mindre och mindre. Tematisk tillsyn är en bred samhällsinriktad undersökning baserad på erfarenheter från övrig tillsyn, alltså är den tematiska tillsynen beroende av vad andra processer ger. Så även om resultatet påverkar verksamheter i samhället i stort, är den inre påverkan från andra processer stora för just denna sorts tillsyn.

Dessa resultat gäller även för kvalitetsgranskningens funktioner: regelbunden och tematisk granskning.

4.1.2 Styrande verksamhet, 4

När de ovanstående verksamheterna påverkar hela samhället, så påverkar styrandet framför allt på myndighetsnivå. Beslut på ledningsnivå så som avtal, arbetsordning, policys, vägledningar, mm, visar alla verksamheter inom myndigheten hur de ska arbeta. Ledningen svarar också mot nivåer över myndigheten, så som regeringen. Ledningen har till uppgift att samverka både internt och externt, vilket är viktigt då myndigheten har åtminstone ett gemensamt uppdrag tillsammans med andra skolmyndigheter. Generaldirektören och staben

har ett ansvar för hela myndigheten, så även om den storleksmässigt är en verksamhet som får betydligt mindre resurser och som kan visa på att staben inte är lika stor som

kärnverksamheter, så är den väldigt stor i förhållande till ledarskap, mandat och inflytande.

Dessutom är det den styrande funktionen som genererar handlingar om verksamheterna och styrningen i stort, vilket i en Svensk kontext enligt Riksarkivet (1995, s. 6–7) är viktiga ur bevarandesynpunkt då de beskriver verksamheten. Tolkning av betydelsefullhet av processer:

a) Processens huvudsyfte är också här de viktigaste aktiviteterna: det som innebär styrande, planering och följa upp.

b) Samverkan är viktiga processer för myndigheten, som bland annat enligt lag ska

samverka med andra skolmyndigheter och dessutom som har en utåtriktad verksamhet.

c) Övriga aktiviteter

4.1.3 Verksamhetsstöd, 5

Den stödjande verksamheten ska vara en funktion som hjälper verksamheterna inom organisationen att utföra sina uppgifter, ett stöd i vardagen. Påverkan ligger här framför allt internt, andra verksamheter inom myndigheten kan vara beroende av att funktioner, processer och aktiviteter fungerar för deras eget arbete. Den stödjande verksamheten är indelat i flera enheter, där verksamhetsstöd och juridik står för den största andelen resurser i budget, därefter kommer analys och statistikavdelningen och till sist kommunikationsavdelningen.

Verksamhetsstöd och juridik beskrivs ofta samlat i källor varför det är svårt att hitta en mer detaljerad uppdelning. Där återfinns många stödprocesser, bland annat en rättsavdelning som andra verksamheter är behov av inom utredningar, beslut och domstolsprocesser. De andra avdelningarna, som arkiv/registratur, IT, personal och ekonomi har enligt

dokumenthanteringsplanen en hel del som gallras på grund av tillfällig betydelse eller att det finns en tidsbegränsad betydelse. Analys- och statistikavdelningen har en viss utåtriktad verksamhet med statistikföring som kan publiceras till allas vetande. Det underlag som denna avdelning tar fram ligger till grund till publicerade rapporter om verksamheten, så andra verksamheter som tar fram rapporter är beroende av den funktionen. Ingenting gallras från avdelningen enligt dokumentationsplanen. Kommunikationssekretariatet är den som har minst budget att utföra sina uppgifter, och ansvarar för kommunikation både internt och externt.

Många aktiviteter som genererar kommunikation kan vara generella för verksamheten för att visa vad myndigheten gör, mm. Handlingar inom kommunikationsprocesser bevaras helt.

Sammanfattningsvis tolkas verksamhetsstöd och juridik som störst, följt av analys och statistikavdelningen och till sist kommunikationsavdelningen.

4.1.4 Lämna ut allmän handling/ Besvara förfrågningar, synpunkter, 6–7.

De två nedersta handlingar handlar om aktiviteter som utförs på individnivå, de som påverkas här är individer som lämnar in förfrågningar, synpunkter eller vill ha ut handlingar.

Det finns ingen större påverkan på myndigheten eller samhället i stort. Skulle många i ett samhälle lämna in samma sorts synpunkter samtidigt, görs just den synpunkten viktig och kanske kan påverka myndigheten eller samhälle, men dock inte processen i sig. Dessa funktioner och processer kräver inte mycket resurser i jämförelse med övriga verksamheter och innebär förmodligen samma förhållningssätt till aktiviteterna oavsett typ av förfrågan, synpunkt, mm.

4.1.5 Gallring hos myndigheten

Myndigheten verkar vara försiktig med gallring inom framför allt den styrande och kärnverksamheterna, då allt från beslut, protokoll till tjänsteanteckning och

minnesanteckningar sparas. Ett undantag går att finna i RA-MS 2020:34 (2§), där

elevlösningar från nationella prov får gallras efter slutredovisning. Minnesanteckningar och utkast som inte expedierats är inte en allmän handling (Tryckfrihetsförordning, 1949:105, 2 kap, 12 §), vilket innebär att dessa kan rensas. Minnesanteckningar är en del av de handlingar som genereras från kärnverksamheten, där de anteckningar av betydelse från

kärnverksamheternas aktiviteter omvandlas till protokoll och därefter kan anteckningarna enligt gallringsplanen gallras (Skolinspektionen, hemställan, 2020, s. 22). Detta visar att de minnesanteckningar, mm, som benämns i dokumenthanteringsplanen mest troligt är sådana som räknas som allmänna handlingar. Vidare ska meddelanden, mm, som inkommit till myndigheten för kännedom inte betraktas som en allmän handling (Tryckfrihetsförordningen, 1949:105, 2 kap, 14 §). Gallringsplanen visar på ”handlingar som inkommit för kännedom”

inte registreras i diariet om de inte tillför sakuppgifter.

Myndighetens gallringsplan visar på en utbredd användning av ”gallring vid inaktualitet”.

Enligt Stockholms Stadsarkiv (2009, s. 6) kan inaktualitet vid gallring tolkas på olika sätt, när behovet hos myndigheter upphör kan vara väldigt olika och en specifikation bör bli

dokumenterad, dessutom kan inte digitala system tolka inaktualitet och kan därför inte automatiskt gallra. Enligt gallringsplanen (Skolinspektionen, hemställan, 2020, s. 20) är det den anställda som ansvarar för handlingen ska bedöma när handlingen inte längre behövs och får då gallras. Ingen vidare dokumentation om ansvarighet finns, förutom att arkivarien har ansvar för arkivvården hos myndigheten. Andra sammanställningar som beskrivs i

gallringsplanen kan rensas för att de inte utgör allmän handling och registreras inte i diariet.

Gallring av personal- och räkenskapshandlingar inom myndigheten överensstämmer med den relevanta lagstiftningen.