Arkivvärderingens grunder
En fallstudie om bevarande i
myndigheten Statens Skolinspektion, utifrån ett makrovärderingsperspektiv
Katrina Eriksson Lidén
Självständigt arbete
Huvudområde: Arkiv- och informationsvetenskap C Högskolepoäng: 15 hp
Termin/år: Vårterminen 2021 Handledare: Erica Hellmer Examinator: Erik Borglund Kurskod: AK038G Mittuniversitetet
Innehållsförteckning
1 Inledning... 1
1.1 Frågeställning och syfte ... 2
1.2 Begränsningar ... 2
1.3 Begrepp ... 2
1.4 Etik ... 3
1.5 Relaterad forskning – en svensk kontext ... 3
1.5.1 Gallring och bevarande ... 3
1.5.2 Ansvarighet ... 5
1.5.3 Modeller för värdering ... 5
1.6 Metod... 7
1.6.1 Teoretisk utgångspunkt ... 7
1.6.2 Val av statlig myndighet ... 8
1.6.3 Källmaterial och litteratur ... 8
1.6.4 Procedur ... 9
2 Teori och Metodologi ... 11
2.1 Makrovärderingsteori ... 11
2.2 Makrovärderingens metodologi... 12
2.2.1 Planering ... 12
2.2.2 Tillämpning ... 13
2.2.3 Makrovärderingsanalys ... 14
2.3 Kritik mot teorin ... 16
3 Fallstudie: Statens Skolinspektion ... 17
3.1 Fallbeskrivning ... 17
3.2 Undersökning ... 17
3.2.1 Funktioner och processer ... 18
3.2.2 Hur stora är funktionerna och processerna? ... 20
3.2.3 Ansvarighet ... 22
3.2.4 Interaktion ... 23
3.2.5 Dokumenthantering ... 25
3.3 Lagar, förordningar och regler ... 25
3.4 Resultat av gallringsutredningen till Riksarkivet ... 27
4 Analys ... 28
4.1 Analys och resultat ... 28
4.1.1 Kärnverksamheter, 1–3 ... 29
4.1.2 Styrande verksamhet, 4 ... 30
4.1.3 Verksamhetsstöd, 5... 31
4.1.4 Lämna ut allmän handling/ Besvara förfrågningar, synpunkter, 6–7. ... 31
4.1.5 Gallring hos myndigheten ... 32
4.2 Hypoteser... 32
5 Slutsatser ... 34
5.1 Utvärdering av resultat och hypoteser ... 34
5.1.1 Sammanfattning ... 35
5.2 Diskussion ... 36
5.3 Förslag till framtida forskning ... 37
6 Källförteckning ... 38
6.1 Litteratur ... 38
6.2 Författningar och standarder... 39
6.3 Källor/ allmänna handlingar ... 40
7 Bilagor ... 42
7.1 Bilaga 1... 42
Abstract
Arkivvärdering kan utgå från olika perspektiv. Uppsatsen har lyft något som inte alltid är fokus i arkivvärdering: bevarandet. Utifrån forskningsfrågan om grundläggande
arkivvärdering från bevarandeperspektiv och dess relation till gallring, lyfter uppsatsen vilka tendenser som går att finna inom betydelsefullheten hos det bevarade i arkiven. En fallstudie av myndigheten Statens Skolinspektion har utförts. Med utgångspunkt i en hermeneutisk analys genom Cooks makrovärderingsmetodologi har en tolkning gjorts i hur man kan värdera bevarade handlingar. Vad är betydelsefullt och hur viktiga är de i relation till varandra. Detta har lett till makrovärderingshypoteser om värdet hos olika typer av funktioner (verksamheter, processer, mm) inom den statliga myndigheten. De mest grundläggande hypoteserna handlar om vilka de viktigaste funktionerna hos myndigheten är: kärnverksamheter som bäst
motsvarar och realiserar myndighetens uppdrag samt att lagstiftning styr vad som ska vara betydelsefullt och inte. Med grund i hypotesen har en figur tagits fram (7.1) som kan beskriva arkivvärderingens grunder ur ett bevarandeperspektiv hos en statlig myndighet och hur den relateras till dimensionerna som framkommer. Arkivvärderingens grund hos en myndighet kan ses som syftet varför myndigheten finns och som beskrivs i dess uppdrag. Uppdragen motsvaras och realiseras av kärnverksamheten som styrs i sitt utförande av lagstiftning.
Dynamiken mellan uppdrag, kärnverksamhet och lagstiftning kan visa hur viktiga funktioner är i jämförelse med resten av myndighetens verksamheter och utgör den dynamiska grunden till arkivvärdet hos handlingar som genereras av processerna. Förändras komponenter i modellen så förändras också grunden i arkivvärdering. Den subjektiva och dynamiska uppfattningen av vad vi anser är betydelsefullt att bevara idag kan också förklaras med ett annat ord – kulturarvet. Genom uppsatsen har en koppling från grunden i arkivvärderingens genom mitt resultat till kulturarvet funnits. Dessutom har analysen visat på koppling mellan bevarade handlingar och dess värde, hur viktiga de är i en samhällskontext.
Nyckelord: arkivvärdering, makrovärdering, bevarande, gallring, kulturarv.
1 Inledning
Bevarande är en viktig del i arkivvården, men hur bestämmer vi vad som är viktigt att bevara? Värdering av arkiv är färgat av författningarna men däri ryms också tolkningsbarhet.
Vad styr värderingen av arkivinformation hos statliga myndigheter? Värdering är något som kan verka vara självklart och förutfattande utifrån förutsättningar som finns för gallring och inget som verkar behöva diskuteras mycket utifrån vad vi faktiskt bevarar. Både Edquist (2019, s. 15, 181) analys om arkivens urvalsprocesser och Fredrikssons (2003, s. 36, 38) analys av Riksarkivets gallringsutredningar visar på att Riksarkivet beskriver bevarande men inte vilka värderingar som ligger till grund för bevarandet. Bevarande är huvudregel i arkiv, menar Edquist (2019, s. 17) och Fredriksson (2003, s. 36) och baserat på lagstiftning får viss gallring ske, vilket i sin tur skapar en koncentration på gallring som bygger på vilka kriterier och grunder man utför gallring. Edquist (2019, s. 271) har funnit att många faktorer påverkar arkivbildningen på samma gång. Riksarkivets författningar är en faktor, andra är hur de inre organisatoriska skeendena ser ut, vilken inverkan som arkivarier har på arkivvärdering och olika juridiska ramverk. Arkivvärdering över bevarande inom organisationer är något som är värt att belysa och kartlägga för att hitta en helhet till vad som påverkar arkivvärdering, vilket kan innebära hur man kan se på arkivvärdering från andra perspektiv. Det som eftersöks i denna uppsats är en bredare grund att stå på i framför allt bevarande men även i relation till gallring. Uppfattningar om varför vissa handlingar bevaras och varför just de är viktiga och vad som ligger till grund för detta är viktiga utgångspunkter. Hur kan man hitta en grund till bevarande i arkivvärdering? Kan det finnas en djupare dynamik än kriterier för gallring och beslut därav?
Forskningen visar att det finns olika värderingsmodeller som kan användas i en arkivkontext med olika utgångspunkter i antingen en ”bottom-up” eller ett ”top-down” perspektiv. I ett svenskt perspektiv, baserat på arkivlagen och de behov som vi enligt lag måste ta hänsyn till, har Riksarkivet genom en rapport om revidering av gallring- och bevarandepolicy (2012, s. 9) sett att handlingar traditionellt bedöms i ett ”bottom-up” perspektiv och att det i
gallringsutredningar saknas ett helhetsperspektiv över myndigheter, men rapporten visar samtidigt att det är viktigt med överblick.
För uppsatsen behövs en modell i arkivvärdering som kan beskriva betydelsefullhet hos arkiv i en statlig myndighets fullständiga struktur. För att uppnå målet att undersöka bevarade handlingar och hur helhetsstrukturen ser ut inom en myndighet, behövs ett ”top-down”- perspektiv eller makroperspektiv. I min undersökning och analys kommer därför att
arkivvärdering utifrån makrovärdering att behandlas, som analyserar arkivbildare utifrån en helhet. Makrovärdering fungerar både som teori och metodologi och är min teoretiska utgångspunkt i uppsatsen. Värderingsmodellen verkar vara mer vanligt att använda i ursprungslandet, Kanada, där Terry Cook (2004, 2005) lanserade makrovärdering, vilket också ger en annorlunda ingång för uppsatsen.
Denna uppsats lägger fokus på bevarandet och vilket inneboende värde det har. En fallstudie hos den statliga myndigheten genomförs och undersökningen analyseras för att skapa en inblick i hur grunden till arkivvärdering kan se ut hos myndigheten. Vad är betydelsefullt att bevara just där och varför. Baserat på Fredrikssons (2003) och Edquists (2019)
undersökningar är min tolkning att det finns en viss lucka av hur värderingen av bevarade i arkiv ser ut i svensk arkivkontext. Statliga myndigheter följer författningar och
rekommendationer vid gallring, men när det kommer till handlingar som ska bevaras så finns sällan något underlag för betydelsefullheten hos dessa handlingar, bara att de ska bevaras baserat på hur verksamheten bedrivs och om dess omvärld (Riksarkivet, 1995, s. 8–9).
1.1 Frågeställning och syfte
Hur ser den grundläggande arkivvärderingen ut från ett bevarandeperspektiv som svenska statliga myndigheter har att förhålla sig till och hur relateras det till gallring?
Syftet med uppsatsen är att undersöka betydelsefullheten för bevarade handlingar och hur det relateras till gallring för att nå ett resultat som kan beskrivas som en grundläggande
arkivvärdering. Målet är att utifrån ett makroperspektiv undersöka vilka tendenser som idag kan finnas inom arkivvärderingens grunder i ett specifikt fall, i en statlig myndighet i Sverige.
Genom perspektiv från både Riksarkivet och fallstudiens valda myndighet Statens Skolinspektionen kan en helhet av en värdering växa fram.
1.2 Begränsningar
Makrovärderingsteorin kräver en omfattande undersökning och kan vara väldigt tidskrävande och omfångsrik (Cook, 2004, s. 6). Teorin behöver begränsas och anpassas för att passa min analys, vad som är genomförbart. Beroende på källmaterialet kanske vissa frågeställningar i makrovärdering är irrelevanta. Robyn (2014, s xix) har en lösning på den tidskrävande analysen för den ensamme arkivarien; en förenklad version av analysen som fortfarande kan göra att man når målen med metodologin och som går ut på att göra lagom mycket - ”well enough”! Robyn (2014, s. xix, 105) anser att det är nödvändigt att kunna anpassa analysen till situationen för att ensam kunna genomföra ett projekt inom funktionell analys (där makrovärdering ingår).
Från val av analysmetod, har valet därefter landat i att undersöka en statlig myndighet för att ha möjlighet och tid till att djupt analysera källmaterialet. Dokumenterat källmaterial är beroende på vad som är möjligt att hitta och få hem. Skolinspektionens arkivförteckning, exempelvis, är för lång för att det ska finnas möjlighet att få utlämnat, varför det inte finns någon verifikation av hypoteser baserade på handlingar.
Det finns mycket litteratur inom begreppen ”appraisal” och gallring, varför mängden litteratur har begränsats till exempelvis litteratur som kan vara relevant i nutid. De författningar
uppsatsen tar upp begränsas till de som är relevanta för studien i sig.
1.3 Begrepp
Hur man definierar olika företeelser kan ge en bild av hur vi tolkar företeelser. Det engelska begreppet för värdering – ”appraisal” är en bred term där det ingår teori, policys och tillgångavägssätt för att identifiera, fånga upp och välja ut records från organisationer och arkiv och har ett värde enligt dokumenterade kriterier (Duranti, Franks, 2015, s 14).
Begreppet kan närmast översättas till arkivvärdering, menar Edquist (2019, s. 16), vilket innebär den kontext som arkiv befinner sig i. Arkiven sätts dock i en annan kontext med begreppet gallring. Enligt Nationalencyklopedin innebär begreppet gallra ”att skilja bort något icke önskvärt innehåll från något konkret eller abstrakt”, den medvetna förstörelsen av material. Tolkar vi idag gallring som något som ska förstöras eller en följd av det som ska bevaras? Fredriksson (2003, s. 37) anser att fokuset på begreppet gallring är för snäv och visar bara en sida av värderingen, när Riksarkivets gallringsöverväganden både utgår från gallring och bevarande och som visar på en djupare dynamik till begreppet gallring. Gallring innebär enligt Riksarkivet (1999, s. 6) ett aktivt ingrepp av avlägsnande och förstörande av arkiv enligt fastställda regler, som dock ska utmynna från en bedömning av bevis- och
informationsvärde. Den beskrivningen ligger något närmare begreppet ”appraisal”, dock fortfarande med fokus på förstörande. Fredriksson (2003, s. 37) anser att det vore bättre att utgå och formulera gallringsbeslut från bevarande och flytta fokuset till ”bevarande och gallring”. Det ger en bredare syn på värdering i sig.
Record(s) kan beskrivas som referens till upprättad, inkommen och bevarad information som bevis på en verksamhets aktivitet och transaktion samt som innehar viss karaktär av
autenticitet, integritet, pålitlighet och användbarhet (SS-ISO 15489–1:2016, s. v, 2, 4).
Begreppet handling beskrivs av Tryckfrihetsförordningen (1949:105, 2 kap, 3–4 §) som en framställning som kan uppfattas genom skrift, bild och upptagning, samt är en allmän handling om den förvaras hos och anses vara upprättad eller inkommen till en myndighet.
Dokumentation visar på en sammanställning eller insamling av fakta, dokument beskriver en källa till kunskap oftast genom text (Svenska Akademin). Begreppet rensning innebär att förstöra dokument som inte anses vara en allmän handling från första början (Riksarkivet, 1999, s. 6).
1.4 Etik
Då källmaterialet består av allmänna handlingar och ingen sekretess föreligger på vilka funktioner och processer som myndigheten svarar mot, eller hos policys, lagar och
gallringsutredningar, ser forskaren inget behov av att vare sig myndigheten eller information i analys och resultat behöver anonymiseras.
1.5 Relaterad forskning – en svensk kontext
Det finns tre områden inom en svensk arkivkontext som utifrån uppsatsens perspektiv kan vara relevanta. Hur gallring och bevarande ser ut, eftersom uppsatsen handlar om arkivvärdering. Hur ansvarigheten för arkiv ser ut, eftersom ansvar kan visa på hur vi
strukturerar oss. Vilka modeller som kan finns för att värdera arkiv, för att visa på vilken teori och praxis som kan finnas.
1.5.1 Gallring och bevarande
Gallring i Sverige är regelstyrd, vi har många författningar från Riksarkivet som dels är allmänna för statliga myndigheter, dels vänds de till specifika statliga myndigheter.
Arkivlagen (1990:782, 3§) trycker på att arkiv är en del av kulturarvet, samt att behoven från
allmänheten, förvaltning, rättsskipning och forskning ska beaktas. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) och andra författningar är alltid närvarande och påverkar den offentliga sektorn. Författningarna kan beskrivas prägla arkivvärderingen, men det finns också en viss tolkningsbarhet i värderingen. Stockholms stadsarkiv (2009, s. 2) beskriver att rätt information ska sparas - den information som är en resurs för förvaltningen i
verksamheten och i ett större samhällsperspektiv; juridiska och administrativa behov, rätten att ta del av allmänna handlingar samt kunskap om nutiden för forskningsbehov. Utifrån arkivlagen (1990:782, 3 §) är bevarande en huvudregel, om ingen annan lagstiftning gäller, men att vissa handlingar får gallras. Edquist (2019, s. 17) menar att med gallringsregeln hamnar fokuset på att välja vad vi ska gallra i stället för att värdera det vi ska bevara. Vad som är viktigt att bevara kan upplevas som lite av en självklarhet baserat på upplevda ramar som inte behöver diskuteras, påpekar Fredriksson (2003, s. 38). När bevarande är standard, behöver vi inte fokusera på värdet hos det som ändå ska bevaras, det är redan bestämt genom lag och behöver kanske ingen mer diskussion. Med den nära anknytningen till
offentlighetsprincipen och begreppet allmän handling där handlingar ses som arkiverade efter ett ärendes avslut, skapas ett fokus på tidsbegränsat bevarande (Edquist, 2019, s. 18, 53).
Fredriksson (2003, s. 36, 38) har i gallringsutredningar från Riksarkivet sett att de analyserar både vilken information som bör bevaras och vilken information som bör gallras men anger inte vilka värderingar som ligger till grund för bevarandet. Stockholms Stadsarkiv (2009, s. 6–
7) påvisar att det är viktigt att aktivt se till arkivens kort- och långsiktiga värde och värdera innan beslut om gallring utförs, där de rekommenderar att kartlägga samtliga processer och vad processerna består av. Det helhetsperspektivet ger en bild av värdet hos det samlade arkivbeståndet.
Gallring kan ses som en inskränkning av offentlighetsprincipen, Fredriksson (2003, s. 23) menar att all information som finns och bildas hos en arkivbildare kan ha potentiellt värde – det skulle kunna användas till forskning eller som informationskälla. Utan gallring får vi dock arkiv som blir oöverskådliga. Skäl till att motivera gallring kan vara: ekonomiska skäl, skapa överblick, integritetsskäl (Stockholms stadsarkiv, 2009, s. 2 och Edquist 2019, s. 16), Edquist lägger även till försumlighet som en följd av brist på kunskap eller resurser. De handlingar som är starkt tidsbegränsat, dubbletter av handlingar i eget eller andras arkiv och som saknar ett tydligt (informations) värde kan gallras, enligt Riksarkivet (1999, s. 7). Vid en
gallringsfrist ser Stockholms Stadsarkiv (2009, s. 6) att ”gallring vid inaktualitet” kan tolkas på olika sätt och betyda olika lång tid för olika material samt att det menas med när
myndighetens behov upphör, de föreslår att tolkningen av inaktualitet också bör dokumenteras. Men när det kommer till arkiv i datorsystem, fungerar inte ”gallras vid inaktualitet”, då gallringsfristen måste specificeras så att systemet automatiskt ska kunna utföra detta (Stockholms Stadsarkiv, 2009, s. 6).
Det långsiktiga bevarandet kan ses som kopplat till kulturarvet och olika användares behov, Arkivlagen (1990:782, 3§) är tydlig i det avseendet, men dock inte vad som avses som forskningens behov och kulturarv. Riksarkivet (2012, s. 5, 32) har klargjort begreppet kulturarv i en vid bemärkelse till allt som bevaras efter gallring, med det menas den
dynamiska uppfattningen om vad vi idag tycker är betydelsefullt att bevara utifrån att kunna förstå verksamheters kontext och arvet verksamheten efterlämnar. Långtidsbevarandet innebär en långsammare process (som överflyttning till annat digitalt system) och åtgärder behövs i regel inte i nutid. Baserat på olika hanteringar av långtidsbevarande och korttidsbevarande samt svenska förhållanden kan koncentrationen på gallring förklaras. Fredriksson (2003, s.
38) menar dock att det är väsentligt att från en vetenskaplig kontext ifrågasätta och förstå värderingar inom gallring och bevarande, vad som bestämmer urvalet i arkiven.
1.5.2 Ansvarighet
Ansvarigheten för arkiv börjar i ett tidigt stadium, hos arkivbildaren, vilket skiljer svenska förhållanden till andra länders. Cook (2004, s 6) har inom makrovärderingen poängterat det viktiga i att arkivarier ska ansvara för arkiven redan från början, vilket kan tolkas som att (central)arkivet ska ha ansvar. Våra Svenska myndigheter ansvarar för sina egna arkiv och har ofta arkivarier anställda, så i jämförelse med Cook är många arkiv decentraliserade. Kan det ha en påverkan på värderingsbeslut? Statliga myndigheter kan ses ha en viss frihet i gallring av vissa sorts handlingar och i att enskilda handläggare hos myndigheter själva beslutar vad som blir en allmän handling (Edquist, 2019, s. 58).
Information som inte klassas som allmän handling och som ofta rensas, är sådant som inte bedöms ha något bestående värde (Riksarkivet, 1999, s. 6). Redan här ligger en värdering som kan ge följder för arkiven, tolkning av vad som är en allmän handling. Arkivbildarens
uppfattning om vad som är värt att bevara, behöver inte alltid vara det som är intressant från ett samhällsperspektiv (Fredriksson, 2003, s. 47).
Vid en gallringsutredning hos myndigheter uppmärksammar Riksarkivet (1999, s. 9) att det kan vara lämpligt med utförande i en arbetsgrupp. Riksarkivet (1999, s. 15) sätter krav på statliga myndigheter som inkommer med en framställan till gallringsutredning att motivera förslaget och bevarandemål för resterande handlingar efter gallring. SS-ISO 15489–1:2016 (7:1) rekommenderar att värdering bör bli dokumenterad med ett underlag om hur man kommit fram till beslutet. Riksarkivet (2012, s. 32) anmärker själva att deras gallrings- och bevarandebeslut ska vila på en bra grund och innehålla högkvalitativa utredningar, så att det syns hur frågorna behandlas och hur beslut tas och menar att detta synsätt behöver göras tydligare genom en framtida policy om bevarande och gallring.
Agius (2016, s. 36–37) kom i sin uppsats med undersökning om handläggarens makt över värdering, fram till att de undersökta myndigheterna styrde hanteringen av dokumentation olika mycket. Det är kanske beroende på att storleken på myndigheten kan ha styrt hur väl information från arkivarien kommer fram till handläggare, med mer tydliga regler och rutiner kommer mer säkerhet kring förfarandet. Undersökningen visar att myndigheter förmodligen arbetar på olika sätt beroende på intern styrning och att kunskap är viktigt att stå på för att kunna ta bra beslut i linje med lagstiftning. En svensk metod i värdering, menar Klett (2019, s. 58), kan medföra risker då kompetens och ansvarighet inte alltid stämmer överens och att regler och policys inte alltid är uppenbara och ger en variation i tolkningen av värdering. Den komplexiteten mellan teori, norm, regler, värderingsparametrar, intressenters behov och teknik kan vara svårfångade uttrycker Klett (2019, s. 59), vilket kan försvåra
arkivvärderingen.
1.5.3 Modeller för värdering
Det är upp till varje myndighet att tolka arkivlagen och andra författningar utifrån sina premisser, då vi i svensk kontext utgår från ett pragmatiskt synsätt: varje arkiv behöver bedömas som en unik enhet som har egna förutsättningar för bevarande (Fredriksson, 2003, s.
22). Det är dock enligt Fredriksson (2003, s. 39) möjligt att tillämpa värderingar i bevarande och gallring, med att strukturera kriterier för värderingar: å ena sidan värdekategorier, vad som är värt att bevara och andra sidan värdeskalor med lågt till högt värde. Det kan jämföras med riskanalyser för dokumenthanteringen, där risker rangordnas enligt skalor (Riksarkivet, 2012, s. 20).
Riksarkivet (1995, s. 5–6) har uttryckt att arkivbildare kan bedöma sitt eget behov av
information (för den egna förvaltningen), men i kriterier för forskningsbehovet ska handlingar med direkt samband med verksamheterna värderas som viktiga medan handlingar inom stödverksamheter är mindre viktiga. Värdering från ett forskningsvärde är enligt Riksarkivet (1995, s 8) teoribunden, där vissa formella särskilt betydelsefulla kriterier har tagits fram.
Dessa kriterier kan bland annat tolkas till den kvalitet som ett record bör hålla. Senare har dock Riksarkivet (2012, s. 5–7) beskrivit en kunskapsteoretisk modell som kan vara
behjälplig vid all värdering, som formulerar tre dimensioner för den praktiska värderingen:
• Empiri – iakttagelser och slutsatser om handlingar och dess relationer, där autenticitet spelar stor roll.
• Rationalitet – hur vi tolkar värdet av verksamheten, den arkivbildande verksamheten och avses dess kärnverksamheter
• Kontext –hur det kontextuella mönstret ser ut i verksamhetens system och processer.
En fjärde dimension framkommer dessutom som en plattform med kunskap om vad som påverkar arkiven, nämligen individer/kollektiv - exempel är intressenter eller händelser (Riksarkivet, 2012, s. 8). Modellen visar ett top-down perspektiv. Gallringsutredningar måste dock fortfarande utgå från handlingarna (innehåll), men Riksarkivet (2012, s. 16) anser att en helhet kan mötas mellan handlingar och ett top-down perspektiv ihop. Riksarkivet har angett flera möjliga värderingsmodeller att använda, varav modellen för sektoranalys har hämtat inspiration från makrovärdering, men ska dock enligt Riksarkivet (2012, s. 9) inte jämställas med makrovärdering. Sektoranalys utgår från helhet till delar per sektorer. Kanske ser Riksarkivet med studien (2012) att de behöver bli mer tydliga i gallringsutredningar och mot statliga myndigheter så att myndigheter har lättare att se vad som är betydelsefullt att bevara.
Fredrikssons (2003, s. 49–55) analys, som resulteras i en översiktlig modell över processen för gallringsutredningar, går från en helhet till delar; från att fånga in handlingar och strukturera den till att bedöma och värdera handlingar. Själva värderingen kan ses som en mikrovärdering utifrån givna kriterier för bevarande och gallring.
Klett (2019, s. 51–53) beskriver i sin avhandling användbarhet och användande som det ultimata målet för värdering där vissa komponenter utgör grunden till en (digital) värdering, dessa tillsammans visar på vilken effekt det finns av rådande normer och regler för
bedömning i nutid. Komponenterna Klett (2019, s. 51) visar på är: de epistemologiska
(teoretiska), intressenter (arkivbildare, användare) och värderingsparametrar. Komponenterna i Kletts modell visar på dynamiken mellan teori och praktik, när en parameter förändras så förändras också grunden och kriterierna för bevarandet. Grunden till arkivvärdering förändras alltså över tid när nya parametrar eller aspekter tillkommer i vårt sätt att leva, så som andra kontexter inom samhälle/kultur och teknik, behov hos intressenter och egenskaper hos arkiv (Klett, 2019, s. 53–54).
Stockholms Stadsarkiv (2009, s. 17–18) har sammanfattat en checklista vid
informationsvärdering. Genom att ställa frågor, kan en helhet fångas in och ge en överblick över vilka aspekter som utgör värderingen. Checklistan tar upp processer, funktioner, tidsfrister, hantering, lagar, säkerhet, intressen, mm.
Riksarkivet (1999, s. 6) har beskrivit att bedöma handlingars informations- och bevisvärde vid gallring, som är en värderingsmodell från Schellenberg. Edquist (2019, s. 24) och Riksarkivet (2012, s, 7) beskriver värderingsmodellen som går ut på att handlingar både har ett primärt och sekundärt värde, där primärt menas med den arkivbildande verksamheten och den sekundära betyder för andra intressenter över tid. Därefter ska en åtskillnad göras mellan bevisvärde och informationsvärde (sakvärde). Fredriksson (2003, s. 25) beskriver bevisvärdet som handlingar om arkivbildarens allmänna verksamhet, ställning, funktioner med olika typer av information. Informationsvärdet innebär enligt Edquist (2019, s. 24) all information som kan tänkas framställas från arkivbildarens handlingar, innebärande tolkning av handlingars information. Riksarkivet (2012, s. 7) tolkar Schellenbergs syn på vikten av hermeneutisk utvärdering, där det är viktigt att förstå verksamheten och arkivbildens motiv och kunna presentera en helhet som växer fram från tolkningsprocessen. Det finns flera gemensamma nämnare men också olikheter mellan denna värderingsmodell och makrovärdering.
1.6 Metod
Den frågeställning som uppsatsen baseras på, bearbetas fram från intresse av ämnet arkivvärdering där den engelska motsvarigheten ”appraisal” verkar ha en bredare
utgångspunkt (Duranti, Franks, 2015, s 14) än vad en svensk arkivkontext verkar kunna ge med gallring. Ett bevarandeperspektiv har snabbt hamnat i mitt blickfång, med viljan att undersöka hur man kan värdera bevarande inom en svensk statlig myndighet. För att kunna hitta tendenser som kan visa på hur värdering av bevarade handlingar kan se ut behövs en kartläggande metod för att undersöka myndighetens struktur. Ett bra sätt att undersöka ett fenomen som hur bevarande ser ut i ett svenskt perspektiv är att utföra en fallstudie. En fallstudie innebär att djupt undersöka ett fenomen i sin kontext eller miljö där den finns, för att kunna hitta en beskrivning eller förklaring av en företeelse. I utvärderingar är fallstudier särskilt lämpliga, enligt Backman (1998, s. 49) och menar på att studieobjekten ofta är
komplexa och är lämpliga för att exempelvis försöka beskriva en stor företeelse, organisation, mm. Val av fallstudie grundar sig därför på att undersökningen i uppsatsen söker kartlägga och beskriva en hel struktur hos en myndighet för att kunna resultera detta i en grundläggande arkivvärdering utifrån bevarande.
1.6.1 Teoretisk utgångspunkt
Första steget är att undersöka vilka teorier och metoder som kan vara lämpliga för en kvalitativ studie med det fenomen som ska undersökas. I litteratur som genomläses finns många mindre beskrivningar av en teori och metodologi som verkar intressant i
sammanhanget, makrovärdering. Den teorin stämmer överens med den helhetsbild, eller ”top- down” perspektiv som eftersöks för undersökningen. Makrovärdering fokuserar på funktioner och hur det kan värderas i ett bredare samhällsperspektiv. Det genereras sen i en hypotes om värdering utifrån ett bevarande som slutligen kan testas för att kunna verifieras. Då många
myndigheter har en processorienterad dokumenthantering så är det även passande att kunna undersöka processer som finns i myndigheter genom makrovärderingens funktioner, ”sub- funktioner”, processer, aktiviteter, mm. Framför allt är makrovärdering till för att visa den kontextuella informationen om funktionalitet hos arkivbildare och interaktion med
medborgare och inte att värdera handlingar direkt (Cook, 2004, s. 12), det finns en bredare dynamik som kan visa på en helhet. Den samhällsinriktade värderingsmodellen ger
undersökningen en bra grund i vad som är viktigt att bevara utifrån ett bredare perspektiv som eftersöks, vilken påverkan den har i samhället och är en lämplig metod för att undersöka ett bevarandeperspektiv.
Med grund i denna makrovärdering där samtiden tolkas utifrån ett teoretiskt tolkningsfilter och gör det möjligt enligt Cook (2005, s. 127) att låta värderingar ha sin egen röst, kommer analysen utgå från hermeneutisk analysteknik. Målet är att kunna se en helhet växa fram från källmaterial där forskaren tolkar resultat och jämför dessa med lagstiftning, mm. Det är viktigt att framhålla att de resultat som framkommer i uppsatsen ska ses som en tolkning av en
myndighetsstruktur och dess inre betydelsefullhet. Hermeneutik är en tolkningslära som hjälper till att tolka texter och kontexter utifrån olika perspektiv, där sammanhanget sätts i fokus (Alvesson & Sköldberg, 2017, s. 136, 206) vilket är makrovärderingens tyngdpunkt. Vi har medvetna och omedvetna uppfattningar av saker som ska tolkas, exempelvis fördomar, som kan förklaras som en förförståelse om företeelsen (Holme & Solvang, 1997, s. 95). Den förförståelsen grundas i en subjektiv uppfattning om ett fenomen; dels genom en kognitiv, dels en normativ cirkel där tolkningen relateras till den inneboende upplevelsen och värdebaserade uppfattningen av företeelsen (Holme & Solvang, 1997, s. 95–98).
Förförståelsen utvecklas under tolkningsprocessen till en förståelse, dessa relateras till varandra. Dessa aspekter kan gemensamt ge en helhetsbild av fenomenet som kan ge en förklarande och djupare bild av fenomenet, då fallstudien undersöker ett fenomen som ofta kan uppfattas vara självklart men hur det är självklart är kanske inte alltid medvetet.
1.6.2 Val av statlig myndighet
Fallstudien riktar in sig på en statlig myndighet, för att ha möjlighet att grundligt undersöka källmaterial kring den myndigheten och för att ha möjlighet att utföra en
undersökning och analys genom makrovärdering. I valet är det viktigt med en myndighet som finns ”mitt i samhället” för att få ett brett perspektiv av hur viktiga myndighetens handlingar kan tänkas vara. Valet resulterade i myndigheten Statens Skolinspektion. Det finns flera anledningar till detta val. Myndigheten verkar i en bred samhällskontext där det finns mycket interaktion och samverkan med andra myndigheter, verksamheter och allmänhet. Det passar bra för mitt fokus på vald metodologi, där graden av interaktion med samhället spelar roll för värderingen. En stor del av valet är också den långa och matnyttiga hemställan till
gallringsutredning som Riksarkivet har lämnat ut. Det är också en öppen myndighet med öppet diarium och publikationssök. Det är lätt att hitta rapporter från myndigheten.
1.6.3 Källmaterial och litteratur
Källmaterialet som använts har dels varit handlingar efterfrågade hos Riksarkivet och Skolinspektionen, dels öppna rapporter från Stadskontoret och Skolinspektionen. Med start från en gallringsutredning gällande Skolinspektionen från Riksarkivet, har därefter flera källor
om Skolinspektionen eftersökts. Skolinspektionen publicerar många rapporter öppet på deras hemsida, som exempel årliga rapporter om verksamheten. Andra handlingar har kunnat eftersökas i deras öppna diarium, som dokument- och gallringsplaner och har sedan
efterfrågat hos myndigheten. Då gallringsutredningen är matnyttig i hemställan med många relevanta uppgifter om arkivet, är gallringsfrågan desto enklare. Andra källor är därför viktiga i den här analysen. Det källmaterial som undersöks är:
• Gallringsutredning från Riksarkivet samt underlaget, hemställan till
gallringsutredning, från myndigheten vars arkivinformation var under utredning.
• Källmaterial som beskriver hur myndighetens organisation och informationshantering ser ut som helhet, för att ta reda på hur strukturen ser ut. Myndighetens
klassifikationsstruktur, årsredovisningar, verksamhetsplaner, processkartläggningar, dokumenthanteringsplaner, arbetsordning, budgetunderlag och liknande.
• Andra källor om myndigheten som beskriver myndighetens organisation, så som Stadskontorets myndighetsanalys av Statens Skolinspektion.
• Författningar och handlingar som visar vilka lagar, regler och policys de behöver följa.
Sökningar av litteratur är inriktade på bevarande och gallring i en svensk statlig kontext samt på makrovärdering. Då Riksarkivet publicerar många författningar och vägledningar är det en källa som är viktig. Vidare sökning sker genom ord som ”appraisal”, arkivvärdering,
värderingsmodeller, gallring, bevarande, ”macro-appraisal”, ”functional analysis” mm. Viss litteratur rekommenderas från lärare och handledare, annan litteratur hittas med hjälp av Mittuniversitetets biblioteksresurser eller av forskaren själv.
1.6.4 Procedur
Undersökning och analys genomförs genom en anpassad makrovärderingsmetodologi- och strategi, som närmare förklaras i avsnitt 4. En anpassning krävs för att kunna genomföra undersökning och analys på den tid som finns till förfogande, då makrovärdering i är
tidskrävande i sig. En heltäckande forskning om myndigheten behövs för att kunna visa på hur en värdering för funktioner och processer kan framkomma. Detta för att visa vilka funktioner och processer som är betydelsefulla i en hierarki, således också dess motsvarande handlingar som bevaras hos myndigheten.
Undersökning. Den anpassade värderingen utgår från sex huvudområden av
makrovärderingsfrågor som är framtagna utifrån relevans och möjlighet att genomföra baserat på källmaterial och svenska förhållanden. Dessa frågor ställs till källmaterialet för att få fram en tolkning och grund till undersökningen som dels kan beskriva myndigheten, dels kan visa på betydelsefullheten hos olika funktioner och processer. En undersökning i källmaterialet kan urskilja dessa tendenser. I beskrivningar om organisation och dess verksamheter kan värderingar tolkas. Det kan baserat på myndigheters egen processbundna
informationshantering finnas en god inblick i vilka processer som kan tolkas som viktiga utifrån olika källor och utfall därav. Källmaterial kan också visa på vilken ansvarighet det finns inom myndigheten som påverkar betydelsefullheten hos funktioner och hur
interaktionen med samhälle, mm, kan se ut. Hur betydelsefulla dessa funktioner och processer är säger något om värderingen hos dess motsvarande handlingar. Det är inte aktuellt att
undersöka var de viktigaste handlingarna finns, då det mesta bevaras digitalt i system idag och är tillgängligt inom hela myndigheten.
En grundläggande del i undersökningen är att granska lagar, författningar och regler för att analysera kriterier för gallring och värdering utifrån myndigheternas krav på
informationshantering. Hur myndighetens egen dokumenthantering ser ut är en viktig del, för att kunna tolka in en arkivvärdering och vad den baseras på. Detta jämförs med de andra källorna för att se hur de relateras till varandra.
Dessa områden undersöks:
• Funktioner och processer: Hitta kontexten i myndighetens funktioner. Vilka processer och aktiviteter finns det, hur relateras de till varandra och hur ser den inre hierarkin ut? Vad kan ses som viktiga funktioner.
• Hur stora är funktionerna och processerna: Hur ser mandaten ut för verksamheterna i omfattning, hur stor del utgör processer och aktiviteter inom funktionerna? Granska storlek på funktion genom budget, anställda, enheter i ett relativt förhållningssätt. Finns specialiserade funktioner? Storlek på funktioner tyder på betydelsefullhet.
• Ansvarighet: Hur ser ledarskapet och ansvarigheten ut, genom hela myndigheten som helhet? Det kan visa på hur viktiga funktionerna är.
• Interaktion: Vilket inflytande har funktionerna på samhälle, myndighet, verksamhet och individer? Hur ser interaktionen ut mellan myndigheten och samhälle, andra myndigheter, medborgare, mm? Funktioner med mycket inflytande och interaktion tyder på funktioners betydelsefullhet.
• Dokumenthantering: Hur ser dokumenthanteringen ut inom myndigheten? En inre hierarki kan visa på hur de själva värderar handlingar och arkiv.
• Lagar, förordningar och regler: Vilken omfattning av krav finns det för
myndigheten att följa? Finns komplexa eller många krav kan det indikera att det är en viktig funktion.
Analys. Efter undersökningen som ger en grund till värderingen, genomförs en makrovärderingsanalys av det framkomna materialet. Analysen grundar sig i
makrovärderingens teori, med en trevägsinteraktion mellan funktioner, strukturer och
medborgare/interaktion och med fokus på funktionell kontext (Cook, 2005, s. 101–102, 123, 128). Utgångspunkten i analysen är betydelsefullhet hos funktioner och processer baserat på olika nivåer av påverkan/integration: samhälls-, myndighets-, verksamhets- och individnivå.
Myndighetens klassificeringsstruktur innehåller de funktioner, processer och ”sub-processer”
som myndigheten utför och utgör själva kontexten i myndigheten. Analysen börjar med en översiktlig tolkning av klassifikationsstrukturens betydelsefullhet i hierarki och följs av beskrivningar av tolkningens delar. Detta leder fram till makrovärderingshypoteser om grunden i arkivvärdering från ett bevarandeperspektiv i en svensk statlig kontext. Analysen visar på ett resultat om hur betydelsefulla funktioner och processer är i den kontext
myndigheten har, som kan relateras till dess motsvarande handlingar som bevaras hos myndigheten.
Utvärdering. I slutsatsen utvärderas resultatet och sammanfattas till figur (7:1) som kan beskriva arkivvärderingens grunder ur ett bevarandeperspektiv.
2 Teori och Metodologi
2.1 Makrovärderingsteori
Terry Cook (2005, s. 114 - 115) utvecklade en teori, strategi och metodologi om makrovärdering som sedan lanserades genom det nationella arkivet i Kanada (nu Library and Archives Canada), mot bakgrund att det värderingssystemet som fanns behövde uppdateras samt att nya lagar genererar nya krav på dokumenthantering. Library and Archives Canada (2001, Part A, s. 4) baserar teorin om makrovärdering på antagandet att kontexten för värderingsbeslut kommer från samhällsvärderingar, och att det är möjligt att påvisa ett omfattande dokumenterat minne för händelser i samhället över tid och att se
värderingstendenser med hjälp av värderingsmetodologi och strategi. Cook (2005, s. 120 – 121) såg att ett modernt samhälle är dynamiskt och integreras över myndighetsgränser samt mellan medborgare och stat, som sen återspeglas i dokumentationen. En värderingsprocess behöver införliva ett bredare spektrum av mänsklig upplevelse, en subjektivitet. Fokuset hos makrovärdering är att identifiera records som speglar hur myndigheter arbetar och påverkar samhället (Library and Archive, Part A, 2001, s. 8) och hur samhället påverkar myndigheter.
Cook (2004, s. 8) frågar sig, i den situation där record har ett (arkiv)värde, så för vem, enligt vilka kriterier och varför?
Makrovärdering är en omfattande undersökning och analys som innefattar ett helt
funktionsområde, däri alla nivåer, enheter, system, mm, som motsvarar all dokumentation i all sorts media i funktionen (Library and Archives Canada, Part A, 2001, s. 2). Makrovärdering har således ett ”top-down” perspektiv och handlar om den bredare kontexten (makro), ett funktionell-strukturellt och kulturellt perspektiv med en trevägsintegration:
• Sociala funktioner. Funktioner är den service som ges och tas mellan myndigheter och medborgare, socio-historiska processer.
• Sociala strukturer. Strukturer innebär de processer som genererar records hos arkivbildaren.
• Medborgare. Medborgare handlar om relationer och påverkan av funktioner och strukturer.
(Cook, 2005, s. 101–102, 128 och 2004, s. 8)
Sammanhanget mellan dessa tre kan avslöja vilket sorts värde vi sätter i dessa faktorer i nutiden, med stort utrymme för interaktion mellan medborgare – stat, som Robyn (2014, s.
32) nämner som ”duality of structure”. I stället för att fokusera på den fysiska produkten byter makrovärdering fokus till en funktionell kontext: processen genom skapandet och den nutida användningen, det konceptuella arvet (Cook, 2005, s. 123 och Library and Archive, Part A, 2001, s. 7). En ytterligare aspekt är att förstå de krav som ställs på myndigheten och
funktionen i sig, som lagar, policy, mandat, mm (Robyn, 2014, s. 32). De funktioner som myndigheter har som uppdrag, dess värderingar är uttryckta i stora grupper av
makrofunktioner som i sin tur delas upp i ”sub-funktioner” eller processer inom strukturer. En funktion är ett OPI, ”functional offices of primary interest”, som i sin tur skapar aktiviteter för att kunna utföra sina funktioner (Cook, 2004, s. 9–10). Man kan se OPI:er som administrativa enheter. Kontexten är således uppdelad i administrativa strukturer, makrofunktioner,
funktioner, ”sub-funktioner”, program, aktiviteter, transaktioner, händelser, interaktioner samt informationssystem, teknik, dokumentskapande processer, mm (Library and Archives, Part A,
2001, s. 7). De OPI’s som är ”bäst”/ mest klart reflekterar funktionen är de som är mest betydelsefulla och påverkar samhället mest. Målet med makrovärdering är enligt Library and Archive Canada (Part A, 2001, s. 9) att välja ut tillräckligt mycket och betydelsefulla bevis från OPI, som tillräckligt mycket och på bästa sätt speglar funktionens inverkan på samhället och medborgarnas interaktion med funktionen. Teorin lutar sig mot proveniensprincipen, genom fokuset på arkivbildarens kontext i stället för dess innehåll och därigenom frångå Schellenbergs informella värde, detta karaktäriserade Cook (2005, s. 124) som ”mind over matter”.
Rollen som värderare/arkivarie är inom teorin proaktiva och forskningsbaserade, som tolkar arkivbildarens funktionalitet: funktioner, processer, aktiviteter och hur detta speglas samt det som inte speglas i arkiven (Cook, 2005, s. 103). Det genererar en syn av ”styrande” –
interaktion i samhället – i stället för ”styret” – policy, byråkrati, mm (Cook, 2005, s. 127).
Från teori kommer strategi och sen metodologi och slutligen själva utövandet, så att
värderingen har en grund att luta sig mot (Cook, 2004, s. 8). Makrovärdering har ett element av subjektivitet; vi tolkar och formar samtiden i arkiv efter vår erfarenhet, kulturella förståelse och upplevelser samt att tolkning förändras så som samhället över tid (Robyn, 2014, s. 15).
Makrovärdering gör det möjligt att genom ett teoretiskt tolkningsfilter, låta värderingarna ha sin egen röst (Cook, 2005, s. 127), de värderingsstrategierna och metoderna kan spegla sociala värderingar (Cook, 2004, s. 8). Teorin kan ses som en del av en funktionell analys där det finns en inledning för att hitta grundläggande kontext, därefter utförs en makrovärdering och efter detta en mikrovärdering (Robyn, 2014, s. 34 – 35).
Då makrovärdering har ett fokus på samtiden, det är de samtida kontexterna som värderas baserat på ett samhällsperspektiv och inte record och dess innehåll i sig, så suddas
användarnas framtidsbehov ut och därmed också forskarnas behov. Tanken med
makrovärdering är att det är samtiden som formar vårt arkiv och där bör fokus ligga. Värde kan vara olika i olika tidsperioder, platser, kulturer, osv, vilket innebär att i ett tidsrum är det bara nutiden vi vet något om kan värdera och därför är värdering en process som är i grunden subjektiv (Cook, 2004, s. 7).
2.2 Makrovärderingens metodologi
Olika författare har beskrivit metodologin olika djupt från olika situationer. Det
gemensamma draget är att metodologin beskrivs utifrån tre förhållningssätt. Det första är hur planeringen över hela processen går till. Det andra är hur tillämpningen ska gå till och hitta kontexten. Det tredje är själva värderingsanalysen där man går djupare in i frågeställningar/
kriterier för analys.
2.2.1 Planering
För förståelsens skull kan makrovärdering förklaras i ett bredare perspektiv. Robyn (2014, s. 34 – 35) har förklarat processen för den funktionella analysen med steg 1 till 3:
kontext (bakgrundsinformation, förhållanden), makrovärdering och mikrovärdering. Det ger en tydlig bild över den del uppsatsen främst tar upp, makrovärdering. Cook (2004, s. 11–12 och 2005, s. 138) och Library and Archives Canada/ LAC (Part B, 2001, s. 2–3) har
formulerat en grundläggande planering för makrovärderingsprocessen i fem steg, dessa steg kan ses ingå i den funktionella analysens två övre steg, enligt min sammanställning nedan:
Kontext:
1. För den fullständiga och omfattande funktionen som är i fokus, undersök betydelsefullheten och komplexiteten i ”sub-funktioner”, ”sub-sub-funktioner”, program, aktiviteter.
Makrovärdering:
2. Precisera den strukturella bilden över OPI:er, vilka viktiga funktioner, ”sub- funktioner”, mm som finns.
3. Hur ser interaktionen ut mellan medborgare och den undersökta funktionen, vilken påverkan föreligger?
4. Makrovärderingshypotes ska formuleras där det ska framkomma: hur viktig funktionen är, var de viktigaste handlingarna finns – både utifrån position och koncept, vilken styrande funktion dokumenterar de och vad är tillräckligt för en fullgod dokumentation.
5. Testa och verifiera hypotesen genom att värdera ett urval av serier eller handlingar, hypotesen kan verifieras eller måste omformuleras.
Efter analysen behöver den kompletteras med ytterligare handlingar som hör till funktionen men som inte ingått i analysen. Exempelvis handlingar som kan anknyta till funktionen, som har ett estetiskt, inre, symboliskt, informellt eller legalt värde. Om det finns faktorer som kan ha negativ effekt efter värderingsbeslut, justera det som går att påverka till det positiva.
Enligt Cook (2005, s. 140) tillämpas mikrovärderingskriterierna efter de fem grundläggande stegen för makrovärdering. Det sista en arkivarie gör i en funktionell analys är att faktiskt granska handlingar, men del 3 är dock viktig eftersom den visar om det finns tillräcklig dokumentation för en aktivitet eller funktion (Library and Archive, Part A, 2001, s. 8).
2.2.2 Tillämpning
I denna del ska kontexten för hela funktionen beskrivas i stort, som ett underlag eller överblick inför analysen. Cook (2005, s. 131) har framställt tre stora delfrågor inför analysen:
• Vilka är arkivbildarens mest betydelsefulla funktioner och aktiviteter?
• Vem bär ansvaret för skapande av handlingar, vilken typ av dokument är det, vid skapandet och användandet – hur ser integrationen ut?
• Hur ser integrationen ut mellan institutionens funktion och medborgare? Graden mellan acceptans och protest.
Dessa frågor kan kopplas till teorins trevägsintegration: sociala funktioner, sociala strukturer och medborgare. Nedan är de benämnda som funktion, struktur och interaktion.
Kriterier/frågor i tillämpningen kan kopplas till dessa tre områden, frågorna hämtas från Library and Archive Canada (Part A, 2001, s. 7) och Robyn (2014, s. 32–33), han klargör även detta steg med att frågorna är till för att underlätta vid datainsamling.
Funktion
• Vilka är myndighetens funktioner och aktiviteter?
• Hur betydelsefulla är hela myndighetens och dess institutioners funktioner och aktiviteter?
• I en viktig funktion, vad behöver bli dokumenterat?
• Från ett arkivperspektiv, vad är tillräcklig dokumentation?
Struktur
• Var finns myndighetens OPI:er för en funktion eller aktivitet?
• Motsvarar de OPI:erna de ”bästa” handlingar som dokumenterar funktion eller aktivitet?
Interaktion
• Relaterat till en bred samhällskontext, hur viktiga är funktionerna och aktiviteterna?
2.2.3 Makrovärderingsanalys
Makrovärderingens analys består av forskning, förståelse och utvärdering av graden av betydelsefullhet, från flera källor. Dels den byråkratiska delen så som relevanta policys, lagar, mandat och regler som myndigheten måste följa samt hur de tolkas, dels myndighetens funktioner, struktur, kultur, kommunikation, beslutsprocesser, aktiviteter, mm (Cook, 2004, s.
12). Värdera funktioner, aktiviteter, program och påverkan på samhälle och myndigheter. För att kunna förstå den fulla kontexten kan en undersökning krävas för att hitta handlingar om institutionen, men inte för att värdera just dessa handlingar utan för att ge en större förståelse om arkivbildaren. Exempel på dokumentation om funktioner är operativ planering,
verksamhetsprocesser, dokumentationsplaner, organisatoriska analyser,
dokumentsystemrapporter, analys för arbetsflöde, mm. (Library and Archives Canada, Part B, 2001, s. 3–4.) Enligt Robyn (2014, s. 33) är det viktigt att undersöka andra publicerade källor om arkivbildaren som kan ge kontext för att bekräfta källinformationen. Det kan vara
intervjuer med anställda med någon form av ansvar för funktionen, analys över arbetsflödet, interna dokument om planering, system och processer, mm (Cook, 2005, s. 138).
För att bilda en hypotes, ska en analys med nedanstående kriterier utföras, om de inte redan blivit besvarade i tillämpningsstadiet. Robyn (2014, s. xv, 74) förespråkar en anpassning av analysen för den ensamme arkivarien; att använda de viktigaste elementen inom funktionell analys/ makrovärdering i analysen som behövs till den situation och analys man ska göra och att informationen man tar fram inte behöver vara så detaljerad utan man måste lägga det på en nivå som är genomförbar, se anpassning av analys på sida 15. Kriterierna nedan är dock grunden, baserade på Cook (2004, s. 13) samt Library and Archive Canada (Part B, 2001, s.
4–6) för att redogöra för hur en fullskalig analys går till:
1. Granska omfattningen av de krav som finns på funktionen, så som lagar, författningar, föreskrifter, policys, mm, samt deras komplexitet. Hur viktig en funktion är baseras på hur komplexa krav det finns kopplad till funktionen.
2. Granska graden av inflytande som funktionerna har på resten av myndigheten, institutionen, samhället eller delar därav (större, viktig, mindre, marginellt).
Funktionens framtoning kan visa på inflytande, hur mycket syns funktionen inom myndigheten och samhället.
3. För att förstå funktionens bredd och komplexitet, granska hur stor funktionen är genom budget, enheter, kontor, anställda. Detta är relativt och bör inte tolkas absolut, jämförelser bör vara mellan likande program och/eller makroområde.
4. Granska hur beroende beslutandeorgan är av funktionen, rapporterar de till eller via funktionen och hur ser de inbördes förhållanden ut. Ju större beroende, desto viktigare funktion.
5. Granska inom hela institutionens område dess funktionella ledarskap och aktiviteter.
Det påvisar den strukturella hierarkin för funktioner och samhällsinverkan jämfört med andra enheter. Hur ser den hierarkiska helheten ut.
6. Granska funktionens mandat för samtliga administrativa enheter, dess omfattning, mångfald och bredd – vilka aktiviteter utförs i enheterna och hur stor del av funktionen utgör de. Ju större del, desto större betydelse.
7. Granska huruvida det finns unika handlingar inom funktionen i regionala enheter och fältenheter, uppbyggnaden av funktionen.
8. Spåra flödet av verksamhetsprocesser från enheter till huvudsystem och till andra myndigheters system, identifiera arkivbildare i dessa flöden.
9. Förstå vilken sorts leveransprocesser som sker för alla enheter, hur de interagerar med samhälle och klienter, och karaktären av dessa – repetitiva eller specialiserade.
10. Identifiera förekomsten av specialiserade funktioner, forskningsinstitut och liknande, som producerar unik dokumentation som kan kräva specifik uppmärksamhet.
11. Granska interaktionen mellan funktionen och offentligheten, medborgarna. Hur stor påverkan har medborgare i funktionen, är den direkt/åsiktsbetonad eller
indirekt/strukturellt accepterande.
12. Granska omfattningen officiella utlåtanden, så som policy, mandatutlåtande, årliga rapporter som visar på dess officiella linje. Finns variationer på ursprungliga mål och resultat och hur tas det emot av medborgare.
En anpassning enligt förslag från Robyn (2014, s. 73 – 74), för en hypotes i mindre skala, är följande kriterier:
• Vilka funktioner är viktiga i jämförelse med institutionens primära och sekundära funktioner, med andra ord hitta kontexten i institutionens funktioner och jämföra dem.
• Var ligger ansvaret för att fullfölja funktioner, om svaret är flera, hur viktiga är aktiviteterna hos de olika enheterna.
• I vilken omfattning behöver institutionen följa krav, som lagar, policy, mm.
• Hur stor funktionen är ger en indikation på hur betydelsefull funktionen är, som omfattning av budget och anställda för att genomföra funktionen.
• Hur stort inflytande finns mellan funktionen och anställda, representerar dokumentationen den funktion som faktiskt utförs.
Hypotesen kan sedan testas med att välja ut vissa serier/handlingar och resultatet av detta innebär en verifiering eller att behöva omformulera hypotesen.
2.3 Kritik mot teorin
Cook (2005, s. 126) trycker på att alla värderingsteorier är subjektiva och socialt förknippade, där den mänskliga upplevelsen är det centrala. Det stämmer in på
makrovärdering som utifrån teori och metodologi definierar praktiken samt har en
trovärdighet därutav. För att få en klar bild på bevis av ett dynamiskt publikt samhälle, krävs det enligt Cook (2005, s. 126–127) att man förstår värderingsteorin så att man utför en korrekt forskning. Cook (2005, s. 145) har sett att vissa misstolkar makrovärderingens syfte till en uppdaterad version av Schellenbergs teori om bevisvärde, dock menar han att dessa teorier skiljer sig åt med makrovärderingens fokus på samhället och interaktion. Det centrala i makrovärdering är en djupare och rikare dokumentation av den funktionella kontexten hos institutioner vars proveniensstruktur är processbaserad, dock finns kritik att man ”väljer innehåll” utifrån medborgarperspektiv i stället för kontexten (Cook, 2005, s. 145–146).
Fredriksson (2003, s. 27–28) nämner att makrovärdering inte diskuterats på riktigt i Sverige, han härleder detta till att Nils Nilsson, en arkivarie inom det svenska arkivväsendet, som kritiskt mot teorin avfärdade denna bland annat genom att det medföljer stora praktiska svårigheter och menar att det är svårt att se helheten förrän långt senare.
Det finns kritik mot den tidskrävande processen som krävs för makrovärdering och den större funktionella analysen, det är en problematik som finns eftersom det krävs mycket forskning kring arkivbildare för att genomföra en analys. Arkivarier tycker att det inte finns tillräckligt mycket tid för tillräcklig noggrannhet och att resurser ofta är begränsade (Cook, 2005, s. 155).
Det är en verklighet som många arkivarier skulle kunna instämma i. Samtidigt, vad
”tillräcklig noggrannhet” är måste ställas i realitet med situationen, det behöver anpassas efter olika behov och resurser. Tina Lloyd (2015, s. 64) från det nationella arkivet i Kanada har uppmärksammat i en artikel att makrovärderingen kan ha bidragit till överfulla arkiv, där fokuset på ”stat - medborgare interaktion” har lett till att man tolkat att alla kundärenden bör sparas som lett till en kraftig expansion och fokuset för den artikeln var att ta upp
återvärdering av dokumentation. Det ger ett bra exempel på hur tolkningen kan ge olika effekter. Boles ser att det finns risk för en övervärdering då det inte kan gå att hitta en universell uppsättning kriterier som bygger samhällsinteraktion för vilka funktioner som behövs mest (Robyns, 2014, s. 102). Men behöver vi en universell lösning? Funktionell analys och makrovärdering utgår efter den specifika situationen och anpassas därav för att lyfta fram arkivbildaren på bästa sätt.
Andra är positiva till ett funktionellt perspektiv, som ett passande sätt för att lyfta fram kontexten hos arkivbildares dokumenthantering, där en lämplig värderingsstrategi behöver anpassas till omgivningen hos kontexten (Cook, 2005, s. 147). Rutinmässig dokumentation kan med makrovärderingens hjälp lyftas fram och hitta värdet som en del i en större funktion (Cook, 2005, s. 148–149). Värderingsbesluten är kopplade till funktion i stället för
administrativa former, vilket enligt Cook (2005, s. 150) är en fördel då funktioner tenderar att vara mer stabila över tid. Den samtid vi lever i nu, innebär i oftast processorienterad
dokumenthantering, och bör således passa för makrovärdering med funktioner, ”sub- funktioner”, processer, aktiviteter.
