5.1 Utvärdering av resultat och hypoteser
Forskningsfrågan är bra utgångspunkt för att utvärdera hypoteserna och resultat som framkommit.
Hur ser den grundläggande arkivvärderingen ut från ett bevarandeperspektiv som svenska statliga myndigheter har att förhålla sig till och hur relateras det till gallring?
Mina hypoteser visar att den statliga myndighetens uppdrag, själva myndighetens syfte, styr hur den grundläggande arkivvärderingen ur bevarande ser ut. Uppdragen utförs för samhällets skull, inom kärnverksamheterna i myndigheten, där de processer och aktiviteter som bäst motsvarar och realiserar uppdragen är de viktigaste. De är även de som har mest interaktion med och påverkan på samhället. Kärnverksamheterna påverkar också hur myndighetens andra verksamheter fungerar. Andelen påverkansgrad på samhälls-, myndighets-, verksamhets- och individnivå utgör den hierarki av funktioners betydelsefullhet. Genom hela analysen framkom det från flera olika källor, bland annat genom Skollagen (2010:800), myndighetens
verksamhetsberättelse och årsredovisningar, att de största uppdragen anses vara dem mest betydelsefulla och är även de som påverkar samhället mest. Skolinspektionen författar egna lagstiftningar som berör en av kärnverksamheterna och i sin tur påverkar samhället. Övriga verksamheter ska hålla ihop myndigheten och se till att uppdragen utförs; de har dels en påverkan över myndigheten (styrandet), dels att styra upp verksamheten som påverkar i mindre grad (stödjande verksamhet). Det är genom den kontexten som framkommer hos myndigheten genom undersökningen, som handlingar sammankopplade till dessa funktioner och processer kan värderas.
Riksarkivet (2012, s. 32–33) beskriver kulturarvet som den dynamiska uppfattningen om vad vi idag tycker är betydelsefullt att bevara utifrån att kunna förstå verksamheters kontext och arvet verksamheten efterlämnar. Makrovärderingsteorin innebär att kontexten för
värderingsbeslut kommer från samhällsvärderingar som kan visa på ett dokumenterat minne för samhällshändelser över tid (Library and Archives Canada, 2001, Part A, s. 4), vilket kan tolkas som att teorin undersöker kulturarv kopplat till samhälle. Det kan också genom uppsatsens resultat sammanfattas som en grund i arkivvärdering ur ett bevarandeperspektiv:
en statlig myndighets kontext och arv motsvaras av myndighetsuppdragen, dess utförande och viktiga styrande funktioner runtomkring. På så sätt kan kulturarvet kopplas till uppsatsens resultat om arkivvärderingens grund ur ett bevarande i arkiv – de beskrivningarna kan sammanlänkas med varandra. Från det sambandet kan man balansera arkivlagens (1990:782, 3 §) krav på behov och att beakta kulturarvet med makrovärderingens fokus på arkivbildare med betydelsefulla funktioner. De båda kan ändå resultera i samma kontext och samma grund men från olika perspektiv, verksamhetskontext och handlingars innehåll. Man kan säga att behoven i arkivlagen förstärker myndigheters dynamiska kontext och visar varför det är viktigt för bevarande.
Arkivlagen och Riksarkivets författningar utgör en stor del av grunden av arkivvärdering som vi står på i svensk statlig kontext. Arkivvärdet som relateras till kriterier baserats på hur myndigheter ska strukturera sig, hur arkiven ska struktureras, hur myndigheten ska förhålla sig till olika lagstiftningar för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, mm. Undersökta
myndighet följer lagstiftning 2010:800 och 2011:556 som beskriver myndighetens uppdrag, ansvarighet och utförande. Myndigheten har angivit vilka författningar från Riksarkivet som de följer, gallringsfristerna i dokument- och gallringsplaner från myndigheten ser i huvuddrag ut att stämma överens med angivna författningar. Ser vi till klassifikationsstrukturen, som enligt RA-FS (2008:4, 6 kap, 8 §) bör innehålla huvudverksamheter enligt: styrande-, stöd- och kärnverksamheter, så återfinns myndighetens uppdrag inom kärnverksamheterna.
Riksarkivets (2012, s. 5–7) kunskapsteoretiska modell visar genom en av de tre
dimensionerna att det är kärnverksamheterna som avses när värdet av verksamheten ska tolkas. Precis som min undersökning visar, är kärnverksamheterna viktiga. Riksarkivet (1995, s. 5–6) ser att handlingar inom stödverksamheter är mindre viktiga över tid än de som har direkt samband med verksamheten. Det innebär att den stödjande verksamheten genererar mycket handlingar som är aktuellt en kortare tidsperiod men många av dessa handlingar förlorar sin betydelsefullhet med tiden och kan gallras precis som Riksarkivets författningar beskriver enligt RA-FS 1991:6, 2006:5, 2018:10, mm.
Det är genom författningar som en ordning eller struktur av den undersökta myndighetens arkiv skapas, samtidigt är det myndighetens verksamheter som styr skapandet av arkivet. Det innebär att den grundläggande arkivvärderingen är styrd av regler kring kriterier och gallring, det utgör ramen som håller ihop arkivet. Omfånget i arkivvärderingens grunder styrs av syftet för varför myndigheten finns, uppdrag och utförande och dess genererade handlingar.
5.1.1 Sammanfattning
Min forskningsfråga kan summeras med figur 7:1. Det är en modell som framtagits genom analysens process, så som resultatet har framkommit. Den grundläggande
arkivvärderingen ur ett bevarandeperspektiv kan ses som myndighetens kulturarv, utifrån den dynamiska och subjektiva uppfattningen om vad som är viktigt att bevara. Grunden i
arkivvärdering ur ett bevarandeperspektiv består av tre delar: uppdrag, kärnverksamhet och lagstiftning. Dessa har en dynamisk inverkan på varandra med utgångspunkt i det mest
centrala, myndighetens syfte. Från syftet i mitten finns en dynamisk cirkel med de tre delarna, som i sin tur påverkar varandra, se pilarna. De tre delarna har inte någon statisk plats i cirkeln, de skulle snarare kunna flytta runt beroende på deras inverkan på varandra:
• Uppdragen är lagstyrda och kontrolleras av regeringen.
• Uppdragen utförs av
kärnverksamheterna, där de processer och aktiviteter (och dess handlingar) som bäst motsvarar och realiserar uppdragen är de viktigaste.
• Lagstiftning kan ses som en ram för hur myndigheten ska
strukturera sig.
Figur 7:1 den grundläggande arkivvärderingen ur ett bevarande perspektiv.
5.2 Diskussion
Den här fallstudien har visat att det finns en lucka i arkivvärderingsunderlag om hur viktiga bevarade handlingar är, utöver att de behövs för att hålla i gång verksamheter och arkivlagen. Vilka sorts handlingar som ska gallras finns väl dokumenterat i bland annat lagstiftning och resterande handlingar utgör de bevarade handlingarna. Den grundläggande arkivvärderingen som myndigheter står på innebär en dynamisk bild över hur verksamheten bedrivs baserat på figur 7:1, med flera element som relateras till varandra.
Makrovärderingens hypotes kan verifieras mot handlingar, men tillgång till handlingar har inte kunnat ordnats, så andra källor får undersökas. Myndighetens dokumenthanteringsplan och gallringsplan, som tagits upp i undersökningen, visar på det faktum att nästan inget gallras från kärnverksamheterna och den styrande verksamheten, men där finns dock dokumentation som inte klassas som allmän handling som gallras när exempelvis anteckningar omvandlats till protokoll eller tillfälliga sammanställningar. Från
klassificeringsstrukturen kan man tolka en värdering. Det finns en hierarki av processer som myndigheten själva ställer upp, som utgår från de största processerna som representerar de största uppdragen och ner till de minsta processerna. Det ger en indikation på den inre hierarkin. Rekommendationer och praxis för bevarande och gallring kan visa en bild över hantering av handlingar. Riksarkivet (1995, s. 6–8) har beskrivit att de handlingarna med ett direkt samband med verksamheten ska bevaras. Däri finns en tolkningsbarhet om en hierarki av hur viktiga handlingarna är för verksamheten, vad som påverkar vad: den funktion som påverkar andra funktioner och processer mest är troligen viktigare än andra, vilket visar på att relationer i verksamhetskontexten mellan processer, aktiviteter och i slutändan dess
handlingar spelar roll i värderingen. En större undersökning skulle dock behövas för att helt verifiera hypoteserna.
Den tolkningslära som användes i undersökningen och analysen, hermeneutik, visar att allt vi gör i ett samhälle är att tolka varandra. I en värdering för vad som ska bevaras och vad som ska gallras måste vi tolka både lagstiftning, arkivbildaren och omvärlden för att nå ett resultat eller beslut. Med makrovärdering har en bild av en myndighets arkivstruktur och -kontext framkommit som visar hur bevarade handlingar kan värderas utifrån funktioner och processer.
Källorna som analyseras handlar om verksamheten och relevant lagstiftning, där många delar kan fogas ihop till flera stora block av svar på makrovärderingsfrågor. Med stöd i dessa block kan tendenser och mönster skönjas som ger en tolkad helhet. De värderingsstrategier och metod som används genom makrovärdering har till syfte att spegla sociala värderingar (Cook, 2004, s. 8) och dessa förändras över tid. I ett tidsrum är det nutiden som enligt Cook (2004, s.
7) kan värderas genom makrovärdering, det är nutiden vi vet något om. Arkivvärdering och makrovärdering kan därför vara subjektivt och komplext med alla dimensioner av påverkan på och av arkiv: när förändringar sker, sker också omtolkningar av skeenden och grunder i arkivvärdering. I hermeneutikens tolkningslära är dessa skeenden naturliga och något som kan tolkas in i analysen.
Den relaterade forskningen visar en åtskillnad i kortsiktigt och långsiktigt bevarande. Det kortsiktiga bevarandet är kopplat till vad som ska gallras nu eller om några år, ofta inom stödverksamheten. Den bilden förstärks av min undersökning. Det långsiktiga bevarandet är kopplat till kulturarvet och olika användares behov i ett perspektiv av tid och motsvaras av de bevarade handlingarna, som utvärderingen visar. Stockholms Stadsarkiv (2009, s. 6–7)
uppmärksammar viktigheten i att både se det kort- och långsiktiga värdet och kartlägga alla processer inför en gallring.
Värderingsmodellerna inom den relaterade forskningen visar på att det finns olika sätt att ta sig an arkivvärdering och de fungerar på lite olika sätt för att få fram verksamhetens kontext och relationer som visar på vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Vissa
värderingsmodeller utgår från handlingarna, ”bottom-up” perspektiv medan andra har en kombination av helhetskontext och handlingar. Värdering utifrån handlingar är, baserad på vad som framkommit i uppsatsen om lagstiftning för bevarande och gallring, ett fokus. Cook (2005, s. 126) anser att alla värderingsvärderingsteorier är subjektiva. Ett exempel är Klett (2019, s. 51–53) som i sin avhandling beskriver att grunden till arkivvärdering förändras med tiden beroende på komponenterna i värderingsmodellen. Det resultat som framkommit i denna uppsats genom makrovärdering och som sammanfattas med figur 7:1, visar att det finns utrymme för förändring över tid som kan påverka arkivvärderingen. Skillnaden är att denna uppsats utgår från arkivbildarens kontext medan Kletts modell utgår från användbarhet.
Schellenbergs modell med primärt och sekundärt värde samt bevisvärde och informationsvärde kan ha både synliga likheter och skillnader med Cooks
makrovärderingsteori. Likheten ligger i bevisvärdet, med arkivbildarens funktioner,
verksamhet, mm. Skillnaden ligger i värderingens fokus, Schellenberg riktar in sig på både arkivbildarens och andra intressenters behov och vilka kriterier det finns (Edquist, 2019, s. 24, Fredriksson 2003, s. 5 och Riksarkivet, 2012, s, 7). Makrovärdering handlar om en större subjektivitet, att förstå och utgå från arkivbildarens funktion, struktur och medborgare/
integration med samhället och trycker specifikt på en rikare dokumentation med fokuset på samhällsinteraktion, menar Cook (2005, s. 120–121, 145 och 2004, s. 8). Makrovärdering kan dock vara komplicerat att förstå och kräver att man sätter in sig i ämnet innan en forskning kan påbörjas, vilket kan vara en nackdel för teorin i sig.
5.3 Förslag till framtida forskning
Denna undersökning är lite som att skrapa på ytan, med en begränsning om fallstudie på en statlig myndighet idag. Den begränsningen innebär att hypotesen inte helt kunnat
bekräftats i ett större perspektiv, även om den kan vara trolig utifrån underlaget. Om man utökar undersökningen till ett flertal sorters myndigheter och andra privata arkivsektorer inom olika instanser och nivåer i Sverige, vad kan vi finna då? Kan vi hitta olika tendenser i
samhället som pekar mot olika värderingar och som öppnar upp för debatt om vad vi kan anse är viktigt? Om vi går djupare in med komplementerande metoder, som observation eller intervjuer, kan fler dimensioner nås och en mer nyanserad bild kan framträda. En annan möjlig långsiktig fortsättning är att följa en eller flera organisationer under en längre period för att kartlägga den grundläggande arkivvärderingen förändring över tid.
Min forskning har visat på att det finns en bred användning av gallring ”vid inaktualitet” vid undersökta myndighet, som kan tänkas vara ett ämne att undersöka vidare. Hur genomförs denna gallring, vem tar ansvar för den och hur fungerar det i en digital arkivmiljö?