Analys utifrån PDCA-cykeln

Om problem identifieras med praktiken måste problemet hanteras på ett adekvat sätt som tillfredsställer alla parter. Det gäller då att kommunikationen mellan FMI, huvudkontor, lokala kontoren, handledare och praktikanter är genomgående och tydlig (Grimsdal 1993). Detta i enlighet med PDCA-cykeln som är en utgångspunkt för att granska kvalitetsutvecklingen på mäklarbyråerna (Tague, 2005)

Praktikanten från företag C hade i hens praktik en summering i slutet gällande vilka delmoment som inte hade praktiserats och fanns det då delmoment kvar fick hen se till att vara med på det.

Vad gäller företag B och D fick praktikanterna följa en checklista. Samtliga praktikanter kände att det inte fanns en tydlig plan för hur utformningen skulle se ut samt att de fick bära ansvar för deltagande i delmoment. För praktikant D2 och B2 brister det i kunskap på grund av de inte fick delta tillräckligt mycket i samtliga delmoment. PDCA-cykelns första steg är att identifiera problem, genom praktikanterna går det att utfästa att problem finns gällande struktur och

35 planering (Deming 1986). Med tanke på att praktikanterna fått bära det största ansvaret för att få inkluderas i delmoment och att det upplevs vara ostrukturerat har företagen inte lyckats identifiera problemen (Tague, 2005). Trots ovanstående upplever den ansvariga på företag C inga större problem i praktiken bortsett från att kunskapsöverföringen ser annorlunda ut beroende på handledare. Den ansvarige från företag D uppfattar däremot att det kan bli hoppigt för praktikanterna mellan olika mäklare på grund av att praktikanten behöver vara med i alla olika delmoment. Den ansvarige från företag B å andra sidan anser att praktiken skiljer sig beroende på vilket år studenten studerar och att det blir en enklare praktik om studenten precis börjat sin utbildning. Således kan det tyda på att företagen har identifierat vissa problem med praktiken vilket leder till steg 2 i cykeln (Tague, 2005). Noterbart när vi går vidare till steg 2 är att det enbart är den ansvarige från företag D som identifierar samma problem som praktikanten från samma företag.

Steg 2 i cykeln – att vidta nödvändiga åtgärder för att lösa problemen i verksamheten (Tague, 2005) har för företagen inte visat sig vara optimalt. Detta då de ansvariga från företag B och C inte har identifierat det gemensamma upplevda problemet för praktikanterna, det vill säga att det är ostrukturerat. Den ansvariga från företag D har identifierat problemet med att det är ostrukturerat och har i och detta implementerat ett system med en checklista och genomgående möten för att försöka strukturera upp det. Företag C och B har inte kommit fram till att praktikupplägget är ostrukturerat och har alltså inte identifierat problemet, vilket är problematiskt då en god kvalitetsutveckling inte kan uppnås då (se Grimsdal 1993). Vad gäller problemet i företag B att praktiken skiljer sig åt beroende på när studenten praktiserar så har företaget inte tagit fram lösningsförslag. Gällande problemet som företag C har identifierat avseende varierande kunskapsöverföring beroende på handledare, så har företaget en individ som är ansvarig för alla praktikanter för att skapa någon typ av kvalitet.

I steg 2 är det även vitalt att samla in mätdata i syfte att kunna beskriva det aktuella läget (Deming 1986). Detta gör företag D då de har genomgående möten med praktikanten och även företag C, dock enbart först i slutet av praktikperioden. Ansvarig för företag B utfäster att det under praktikens gång sker avstämning med praktikanten medan praktikanten utfäster att ingen avstämning har skett. Åtgärder som vidtagits i steg 2 analyseras i följande steg- att analysera eventuellt tillämpade lösningar och vilken effekt dessa lösningar givit (se Tague, 2005).

Vad gäller ifall företagens tillämpade lösningar har varit tillräckligt bra så har alla tre företag intentionen att samla in mätdata för att kunna förbättra praktiken. Men i realiteten är det enbart praktikanten från företag D som haft regelbundna möten vilket har gett företag D möjlighet att

36 analysera de tillämpade lösningarna (Deming 1986) Praktikanten från företag B har inte haft möten och praktikanten från företag C har enbart haft ett möte i slutet av praktiken vilket för dessa företag innebär att det brister gällande analysen av eventuella lösningar (se Tague, 2005).

Grundproblemet ligger i att det enbart är företag D som identifierat det gemensamma problemet som praktikanterna från företagen upplever (att det blir rörigt), men de har trots det inte haft en utarbetad lösning som fungerat. Samtliga företag har förvisso tilltänkta verktyg för att lösa problem som uppstår i praktiken men varken företag B eller C har identifierat samma problem som praktikanterna. Företag D har identifierat problemen i enlighet med kraven för en god kvalitetsutveckling (se Deming 1986) och har exempelvis genomgående möten med praktikanter men deras implementerade lösningar på problemet har inte varit tillräckliga.

Företag C har visserligen implementerat ett system där det finns en enskild person på kontoret som ansvarar för praktikanterna. Detta har dock enligt praktikanten från företag C inte varit tillräckligt med tanke på att hen ständigt fick bära ansvaret till att få bli inkluderad i delmomenten. Enligt PDCA-cykeln tyder detta på att kvalitetsutvecklingen på företagen brister (Deming 1986). De tilltänkta mötena som företag B och C avsett att implementera har visat sig vara bristande eller uteblivit och därmed inte tillräckliga. För att kunna kvalitetsutveckla och samla in mätdata i enlighet med steg 2 i cykeln hade dessa möten kunnat vara en relevant faktor (Tague, 2005). Detta leder oss vidare till nästa steg i PDCA-cykeln- att reflektera kring vilka åtgärder som nu bör vidtas utifrån fas 3. Förutsatt att företagen önskar lösa problemen.

Samtliga företag påstår, som tidigare nämnts, att det finns en intention att förbättra praktikuppläggen vid behov vilket i steg 3 inte har visat sig vara tillräckligt. Inga indikationer framgick i intervjuerna om att de tilltänkta verktygen för att förbättra praktikupplägget har lett eller skulle leda till bättre planering eller struktur. Det naturliga enligt cykeln för att ständigt kunna utveckla verksamheten är att börja om från steg 1. Detta för att kunna säkerställa ifall det går att identifiera nya problem eller om tidigare problem inte blivit helt åtgärdade. För att kunna lösa problemen som praktikanterna känner måste således företagen uppmärksamma dessa i steg 1 och därefter vidta tillräckliga åtgärder (se Tague, 2005).

37