Andra synpunkter om digitala sammanträden (Svar uppdelat i kategorier):

 Vill fortsätta med digitala sammanträden: 7 st

 Ser inget alternativ än att fortsätta ett tag till: 2 st

 Bättre disciplin behövs under sammanträdena: 6 st

 Efterfrågar fysiska möten/fysiska möte bättre/missar den mänskliga relationen och det positiva kreativa av att

människor möts/debatten blir sämre/kan inte på lång sikt ersätta fysiska möten: 34 st.

 Svårare för allmänhet att komma till tals: 1 st.

 Ojämlikt med blandmöten (vissa deltar fysiskt och vissa digitalt) : 3 st.

 Tekniken ställer till det på olika sätt: 6 st.

 Bra att Teams ordnades så snabbt: 1 st.

 Presentationer från tjänstepersoner har fungerat bra: 1 st.

 Fungerar bättre än jag trodde/har blivit bättre med tiden: 3 st.

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18

Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 E-post fredrik.pettersson@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Utvärdering av digitala sammanträden

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner redovisningen.

Bakgrund

I samband med att kommunfullmäktige den 24 mars 2020 beslutade om att tillåta deltagande på distans för sammanträden i Växjö kommun beslutades även att digitala sammanträden skulle utvärderas.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis visar utvärderingen att digitala sammanträden fungerat förhållandevis bra. De flesta tekniska problem som uppstod under våren 2020 när vi började med Teams har undanröjts. Man kan dock konstatera att en majoritet av de förtroendevalda önskar en återgång till fysiska möten när det är möjligt.

Metod

Utvärderingen har genomförts genom enkät till förtroendevalda i

nämnder och helägda kommunala bolag. Dessutom har en enkät skickats till nämnd- och bolagssekreterarna (helägda bolag).

Redogörelse för enkätsvar från förtroendevalda

Enkäten mejlades till samtliga förtroendevalda i nämnderna och de helägda bolagen. 145 svar inkom.

Frågor om funktion, teknisk utrustning och hjälp

Av svaren att döma kan konstateras att en övervägande majoritet av förtroendevalda tycker att det generellt sett fungerat godtagbart till mycket bra med digitala sammanträden.

Även den tekniska utrustningen verkar ha fungerat godtagbart till mycket bra.

Svaren visar att de förtroendevalda till största del har fått den hjälp de behövt för att kunna delta på distans. Många har inte heller behövt någon hjälp.

Det har lämnats en del synpunkter angående funktion, hjälp och teknisk utrustning. Det rör främst att ljudet i Teams stundtals varit svajigt, problem med anslutning och problem med visningar.

Ärende

Dnr KS 2020-00212 2020-10-14

2 (3) Det har även kommit synpunkter på att det är svårt att delta i Teams

och läsa handlingar i assistenten samtidigt i Ipaden.

Flera upplever att det har varit otydligheter kring hur man ska begära ordet; i chatten, handuppräckningsfunktionen eller muntligt.

Det har även kommit synpunkter på att det är svårt att se och höra hela presidiet när de sitter tillsammans i sammanträdesrummet.

Frågor om skillnader mellan nämnder/styrelser

Av svaren att döma har det inte varit någon betydande skillnad i

upplevelsen mellan olika nämnder och styrelser. I så fall har det främst rört frågor som hur man begär ordet och kvalitet i ljud och bild.

Frågor kring debatt/diskussioner med mera

Av svaren ser det ut som att digitala sammanträden har inneburit en försämring för många förtroendevaldas möjlighet att delta i debatt och diskussion. Många har dock även angett att det inte påverkat dem. Ett fåtal har angett att det påverkat dem positivt.

Man upplever i högre grad att andra förtroendevaldas möjlighet till deltagande i debatt/diskussioner har försämrats än man upplever att den försämrats för egen del.

Frågor kring instruktioner om digitala sammanträden

De flesta förtroendevalda upplever att instruktionerna om hur man ska delta vid digitala sammanträden har varit åtminstone godtagbara, i många fall bra eller mycket bra.

Fråga om övriga synpunkter

Övriga synpunkter som framkommer i svaren är framförallt att man efterfrågar en så snabb återgång till fysiska sammanträden som den nuvarande situationen tillåter. Många påpekar att digitala

sammanträden missar de mänskliga relationerna och den kreativitet och de idéer som kommer av att människor träffas. Dessutom anser många att debatten blir sämre och att fysiska sammanträden på lång sikt inte kan ersättas av digitala sammanträden. Ett fåtal vill fortsätta med digitala sammanträden även efter att pandemin är över.

Flera har påpekat att disciplinen bland ledamöterna behöver förbättras på mötena. Flera har också påpekat teknikstrul på mötena.

Ärende

Dnr KS 2020-00212 2020-10-14

3 (3)

Redogörelse för enkätsvar från nämnd- och bolagssekreterarna

11 nämnd- och bolagssekreterare har svarat på enkäten. Av svaren verkar det som att digitala sammanträden överlag har fungerat bra.

Generellt verkar problem mestadels ha uppstått när vi började med Teams under våren och efterhand har det fungera bättre och bättre. En del upplever dock att det fortfarande kan vara problem med ljud och anslutning för vissa. Även ljudet från ”puckarna” är ibland bristfälligt. Det efterfrågas bättre teknik i sammanträdesrummen, likt det som nu finns i H-salen.

Det upplevs att Teams utvecklas hela tiden vilket har gjort att saker som visningar, hur förtroendevalda visas och ljud/bild har blivit bättre, men att uppdateringar gör att man inte alltid känner igen sig i programmet.

Det har funnits och finns problem med att ljudet i Ipadsen inte stängs av helt utan att man ofta även behöver sänka ljud ut i Teams

enhetsinställningar. Detta har skapat en del problem med rundgång.

Flera sekreterare hade önskat att vi haft mer genomgång av Teams när vi började med det i våras.

Bilagor

Bilaga 1: Sammanställning av svar från enkät till förtroendevalda om digitala sammanträden.

Beslutet skickas till För kännedom

Samtliga nämnder och styrelser

Monica Skagne

Kommunchef Carina Elmefall

kanslichef

Sammanträdesprotokoll