REKRYTERINGSCASE
Rekryteringsstöd Bilaga 5 Användarfall
Rekryteringsstöd Bilaga 5 Användarfall PVS‐937‐3672/12
efterfrågas och beslut fattas att annonsera externt vilket innebär en anställning.
HR‐konsulten skapar ett nytt ärende i systemet, Jurist till City polismästardistrikt, där startmötet dokumenteras och sparas som en handling i ärendet.
OMSTÄLLNINGSARBETE
HR‐konsulten kontrollerar i systemet om det är någon som motsvarar kompetensprofilen som är företrädesberättigad, vilket det gör. Hon kopierar ansökan från det öppna ärendet företrädesrätten och flyttar över kopian på ansökan som en ny handling till ärendet Jurist till City polismästardistrikt.
ANNONSERING
HR‐konsulten tar fram en annonsmall i systemet som är anpassad efter kompetensprofilen. Eftersom man vid startmötet beslutat att annonsera externt tar HR‐konsulten fram standardtexter som beskriver den aktuella myndigheten och distriktet. HR‐konsulten väljer de kanaler för att annonsera som man bestämt vid startmötet – ams.se, polisen.se och intranätet Intrapolis.
HR‐konsulten lägger till de personer som ska delta i rekryteringen; rekryterande chef, fackliga kontaktpersoner och annan HR‐personal och tilldelar dem behörighet i rätt nivå. (Detta steg kan göras när som helst under processen.)
ANSÖKAN
Carl Bergman är jurist och är på jakt efter nytt jobb. Han är intresserad av att jobba inom Polisen och brukar titta på polisen.se under lediga jobb och nu ser han att det dykt upp en annons för en
juristfunktion som han söker.
I och med att Carl söker funktionen får han skapa ett användarkonto i systemet. Till att börja med får han skapa en profil där han fyller i sina kontaktuppgifter. Sedan bifogar han CV och personligt brev.
Till den här rekryteringen har Polisen valt att ha med tvingande urvalsfrågor som Carl även får svara på.
Frågorna är:
1. Har du en juristexamen?
2. Har du minst ett‐års arbetslivserfarenhet från offentlig sektor eller inom Polisen?
3. Har du i huvudsak arbetat med juridiska frågor alt med annat arbete inom Polisen?
4. Har du erfarenhet av juridiska arbetsuppgifter?
5. Har du genomfört specialkurs i polisrätt?
6. Har du genomfört specialkurs i förundersökning?
Rekryteringsstöd Bilaga 5 Användarfall
Rekryteringsstöd Bilaga 5 Användarfall PVS‐937‐3672/12
konsulten en minnesanteckning i systemet att det är gjort.
FÖRSLAG OM ANSTÄLLNING
Rekryterande chef och HR‐konsult gör en slutgiltig bedömning av vilken kandidat som uppfyller kravprofilen bäst och samverkar detta med de fackliga. Efter det görs det en registerkontroll på kandidaten med dennas medgivande. När den är klar och godkänd beslut om anställning fattas. HR‐
konsulten gör en markering/minnesanteckning i systemet att registerkontroll är gjord och godkänd.
BESLUT OM ANSTÄLLNING
HR‐konsulten skriver anställningsbeslut och anställningsbevis och sparar det som en handling med ett bifogat dokument i ärendet. Därefter anslår HR‐konsulten anställningsbeslutet och detta markeras i systemet.
ÅTERKOPPLING
Rekryterande chef återkopplar till de som varit på intervjuer och inte har fått jobbet och kan ta stöd av de checklistor för återkoppling som systemet tillhandhåller. Övriga sökande i ärendet som inte kallats på intervju får ett ”nej‐tack”‐e‐postmeddelande genom systemet. Detta loggas i systemet.
ÖVERKLAGANDE
En vecka efter att HR‐konsulten har anslagit anställningsbeslutet kommer det in överklaganden från två personer. En person var på intervju och vill ha ansökningshandlingar på personen som fick anställningen och en person som inte kallats till intervju och vill ha ansökningshandlingar på samtliga som intervjuats.
HR‐konsulten söker upp ärendet i systemet och skriver enkelt ut samtliga handlingar. Dessa sekretessprövas innan de skickas till personerna som klagat.
Allting som gjorts i systemet, manuellt av t.ex. HR‐konsult/rekryterande chef och automatiskt i systemet loggas både i ärendeloggen och i kandidatloggen.
HR‐konsulten avslutar ärendet genom att ändra ärendets status till avslutat. Ärendet får automatiskt dagens datum som avslutsdatum.
STATISTIK
I månadsskiftet tar HR‐konsulten sedvanligt fram statistik från systemet. Det man vill se är hur många pågående rekryteringar samt avslutade rekryteringar som varit den aktuella månaden.
HR‐konsulten tar fram information över hur rekryteringarna är fördelade på de olika enheterna inom distriktet, hur många män och kvinnor som sökt, antal civila och poliser som sökt och hur många anställningar och beslut som beslutats. När HR‐konsulten fått fram denna information exporterar hon den till både Excel och Word.
Rekryteringsstöd Bilaga 5 Användarfall PVS‐937‐3672/12
utlämnande av allmän handling.
Upphandlingssektionen PVS-937-3672/12 Ärendebeteckning 1297
BILAGA 6
GALLRINGSREGLER
Rekryteringsstöd Sida 2(3) Bilaga 6 Gallringsregler PVS-937-3672/12
polismyndigheterna och Rikspolisstyrelsen. Huvudregeln i arkivlagen är att allmänna handlingar ska bevaras. Gallring är ett undantag som regleras i föreskrift från Riksarkivet.
Gallring av rekryteringsärenden är inte tvingande utan medgivande, d.v.s. myndigheterna behöver inte gallra utan får gallra uppgifterna. Gallringsföreskrifterna kan förändras, varför gallringsparametrar bör kunna ändras av systemförvaltare eller motsvarande.
1.1 Gallring av ansökningshandlingar
Enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2004:1 får ansökan med tillhörande handlingar gallras två (2) år efter att anställningsbeslutet har vunnit laga kraft. Gallringsbeslutet gäller samtliga myndigheter inom Polisen. Ansökningshandlingar från den som anställdes och den som har överklagat ett anställningsbeslut får inte gallras med stöd av denna föreskrift.
I rekryteringssystemet bör alltså dokument (bifogade filer) som registrerats som handlingar av typen ”ansökan” kunna gallras två (2) år efter att ärendet fick status avslutat. För att kunna genomföra gallringen krävs en verksamhetsregel som innebär att ansökningshandlingar från den som anställts skrivs ut på papper och bevaras i personalakt. Det behöver också finnas en verksamhetsregel som innebär att ansökningshandlingar från den som överklagat ett
anställningsbeslut i samband med överklagan blir en ny handlingstyp, t.ex. ”ansökan från överklagande”.
1.2 Gallring av rekryteringsärenden på polismyndigheterna
Enligt Riksarkivets föreskrift RA-MS 2008:81 får samtliga handlingar på polismyndigheterna i ärenden som registreras med saknummerbeteckning 712 och 713 gallras tio (10) år efter att ärendet avslutades. Ärenden med saknummerbeteckning 726 får inte gallras. Det innebär att det i rekryteringssystemet bör gå att gallra alla handlingar med bifogade dokument i ett ärende som tillhör vissa myndigheter (polismyndighet) och som har saknummerbeteckning 712 eller 713. Uppgifter om ärendet i övrigt (t.ex. diarienummer, saknummerbeteckning, startdatum, avslutsdatum, ärendemening) får inte gallras.
1.3 Gallring i rekryteringssystemet efter överföring till e-arkiv
Uppgifter i ärenden som ska bevaras ska så småningom överföras från rekryteringssystemet till Polisens e-arkiv. Efter att överföringen till e-arkivet har kontrollerats och godkänts bör alla uppgifter som överförts kunna gallras.
Rekryteringsstöd Sida 3(3) Bilaga 6 Gallringsregler PVS-937-3672/12
Typ av information Gallringsprincip Ansökningshandling, d.v.s. dokument
som bifogats till handling av typen ansökan
2 år efter att ärendet som dokumentet tillhör har fått status avslutat
Rekryteringsärende, d.v.s. alla handlingar med bifogade dokument.
10 år efter att ärendet som
handlingarna tillhör har fått status avslutat. Gäller endast ärenden med saknummerbeteckning 712 och 713.
Gäller endast vissa myndigheter (polismyndigheter).
Information som överförts till e-arkiv Alla uppgifter i ett ärende som har överförts till arkivet efter att e-arkivet har kontrollerat och godkänt överföringen.