LEVERANTÖRSSTYRNING

RPS förbehåller sig rätten att vara styrande i parternas samverkan. Detta medför att RPS har möjligheten att i samverkansfrågor ändra av Leverantören fattade beslut.

I samverkan mellan Polisen och Leverantören ska båda parter säkerställa att ansvariga på strategisk, taktisk och operativ nivå tillsätts.

9.1 Strategisk nivå

På strategisk nivå ska Leverantören säkerställa att det finns representation från Leverantörens verkställande ledning och från Leverantören huvudansvarig att teckna avtal, Leverantörens kundrelationer samt för Leverantörens samtliga leveranser till Polisen.

Polisen ska säkerställa att det från Polisen finns en huvudansvarig för Leverantören samt styrning av denna, samt huvudansvarig för att teckna avtal och att leveranser sker utifrån fastställda strategier.

Syfte med den strategiska nivån är att diskutera strategisk framtid, verksamhetsutveckling, relationsfrågor samt utgöra 3:e nivån på eskaleringsskalan.

9.2 Taktisk nivå

På taktisk nivå ska Leverantören säkerställa att det finns en ansvarig för kunden (Polisen), ansvarig för Leverantörens utförande enligt avtal, ansvarig för att hantera klagomål samt ansvarig för kommunikation.

Polisen ska säkerställa att det från Polisen finns en ansvarig för uppföljning att Leverans sker enligt avtal, ansvarig för styrning av Leverantören samt ansvarig för kommunikation.

Syfte med den taktiska nivån är att säkerställa avtalsuppföljning, kvalitetsuppföljning, prognoser, uppföljning av eget åtagande enligt Avtalet, styrning av kompetens och resurser samt utgöra 2:a nivån på eskaleringsskalan.

Rekryteringsstöd Sida 6(19) Bilaga 3 Avtalsunderlag PVS-937-3672/12

Polisen ska säkerställa att det från Polisen finns en ansvarig för uppföljning, ansvarig för tjänster och projekt samt ansvarig finns för hantering av incidenter och problem.

Syfte med den operativa nivån är ett förebyggande arbete, att planera samt att hantera utredningar vid problem samt utgöra 1:a nivån på eskaleringsskalan.

9.4 Leverantörsinspektioner

Polisen äger själv eller genom tredje man rätten att genomföra inspektion av Leverantörens verksamhet och tjänster.

Leverantören ska inom rimlig tid efter Polisens underrättelse, ge Polisen eller sådan tredje man som avses ovan tillgång till all dokumentation och/eller de lokaler som Leverantören eller dennas underkonsult använder vid utförande av tjänster. Leverantören ska vidare tillhandahålla access till Leverantörens personal och Leverantörens underkonsultspersonal.

10 AVROPSVILLKOR

10.1 Avropsberättigade

Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Rikspolisstyrelsen som ansvarar för gemensamt införande inom hela Polisväsendet.

10.2 Avrop

Polisen äger rätt att avropa Tjänsten enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsten ska kunna avropas via telefon/e-post/fax och innehålla följande:

i. Hänvisning till Avtalet.

ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter, inklusive EFH ID.

iii. Specificering och omfattning av Leveransen.

iv. Tidpunkt då Leverans ska ske.

v. Polisens kontaktuppgift för bekräftelse av mottaget avrop.

Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter:

Telefon: … [ifylles vid avtalstecknande]

E-post: … [ifylles vid avtalstecknande]

Fax: … [ifylles vid avtalstecknande]

Samtliga avrop ska bekräftas av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop till de kontaktuppgifter som Polisen angett i avropet. Görs avrop utanför helgfri vardag kl. 8-17 ska detta bekräftas snarast nästföljande arbetsdag.

Rekryteringsstöd Sida 7(19) Bilaga 3 Avtalsunderlag PVS-937-3672/12

skriftligen.

Eventuell framställan om ersättningskrav ska ske senast tre (3) månader efter avbeställningen meddelats av Polisen. Leverantören äger rätt till ersättning för nedlagda kostnader samt i övrigt skälig ersättning för merkostnader till följd av avbeställningen.

11 TJÄNSTEN

Tjänsten ska vid alla tillfällen under avtalsperioden uppfylla svensk lag, inklusive personuppgiftslagen, PuL. Nya versioner av systemet som Tjänsten baseras på som innehåller lagändringar ska vara kostnadsfria för Polisen.

Leverantören ska tillse att det finns både en produktionsmiljö och en testmiljö i Tjänsten.

Testmiljön ska till så stor del som möjligt vara en spegling av produktionsmiljön.

12 LEVERANS

12.1 Leveransens omfattning

Det är Polisens ansvar att specificera vad som, inom ramen för Avtalets omfattning, Leveransen ska omfatta. Leverantören ska vara Polisen behjälplig med att bestämma lämplig omfattning av Leveransen.

12.2 Dokumentation

Leverantören ansvarar för att det finns användardokumentation för Tjänsten.

Dokumentationen ska levereras såväl i pappersform som i elektronisk form.

Användardokumentation liksom systemets gränssnitt ska vara på svenska. Övrig dokumentation bör vara på svenska, men i undantagsfall kan engelska accepteras.

Användardokumentation ska fritt få kopieras och användas inom Polisens verksamhet.

Dokumentationen ska hålla sådan standard att läsbarhet och sökfunktioner är väl tillgodosedda så att Polisen kan utnyttja Tjänsten på avsett sätt. Leverantören ska fortlöpande uppdatera system- och användardokumentation och förse Polisen med senaste version av detta. Uppdatering av system- och användarmanual ska ske minst en gång per år.

Leveransen anses inte som slutförd förrän Leverantören tillhandahåller bruksanvisning och annan dokumentation av sådan standard att Polisen kan bruka tjänsten på avsett sätt.

12.3 Införande och installation

Leverantören har huvudansvaret för att ta fram en införandeplan inkluderande projektplan och tidsplan tillsammans med representanter från Polisen inför införingsprojektet. Denna införandeplan träder i kraft efter att ha undertecknats av båda parter.

Leverantören ska informera Polisen om de krav på förberedelser som eventuellt ställs på Polisen inför installationen och fortsatt drift.

Rekryteringsstöd Sida 8(19) Bilaga 3 Avtalsunderlag PVS-937-3672/12

Leveranskontrollperioden under vilken Polisen kan testa Tjänsten så att den uppfyller de krav som ställts på den.

Avvikelse från Avtalad specifikation som av Polisen bedöms vara utan betydelse för Leveransens avsedda användning och som inte innebär olägenhet för Polisen ska inte påverka fastställandet av Faktisk Leveransdag. Leveransen ska trots sådan avvikelse anses uppfylla Avtalad specifikation.

Under Leveranskontrollperioden får Polisen på egen risk använda Tjänsten för produktion.

Om Tjänsten används i produktion har Leveransen godkänts av Polisen.

Uppfyller Leveransen inte Avtalad specifikation vid Leveranskontrollperiodens upphörande och beror det inte på Polisen eller något förhållande på dennes sida ska Leverantören avhjälpa detta utan oskäligt uppehåll. Om Leverantören inte kan uppfylla Avtalad specifikation genom avhjälpande ska Leverantören föreslå andra åtgärder. Polisen förbehåller sig rätten att godkänna/avslå föreslagen åtgärd.

Kan inte Leveransen godkännas efter en (1) Leveranskontrollperiod enligt ovan, kan Polisen välja att förlänga Leveranskontrollperioden med en (1) månad. Om Leveransen efter denna förlängning inte uppfyller Avtalad specifikation äger Polisen rätt att häva avtalet om inte parterna gemensamt överenskommer om fortsatta Leveranskontrollperioder.

Tre (3) månader efter Leveransens godkännande ska slutbesiktning av Tjänsten ske för att säkerställa att Tjänsten fungerar enligt Avtalad specifikation, inklusive samtliga integrationer och anpassningar. Slutbesiktning sker på initiativ av Polisen.