Postadress Box 12256
102 26 STOCKHOLM
Org.nr 202100-0076
Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Hemsida www.polisen.se
Telefon 114 14
Telefax 010-56 34444
E-post
rikspolisstyrelsen@polisen.se
Upphandlingssektionen 1297
Upphandlande myndighet
Rikspolisstyrelsen
Beställare
HR-avdelningen, RPS
Ansvarig upphandlare
Jonna Enerskog
E-post
jonna.enerskog@polisen.se
Upphandlingsförfarande
Öppen upphandling
Anbud senast
2012-08-31
Anbud lämnas/skickas till
Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm
Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m
2013-05-01
Avtalsform Avtalad Leveransdag
Ramavtal
Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning
Från och med det datum som avtalet är undertecknat av båda parter. Dock tidigast 2013-01-01
Två år från och med avtalets ikraftträdande
1 + 1 år
Förfrågan avser
IT-baserat rekryteringsstöd till Polisen
1 INLEDNING
1.1 Upphandlande myndighet
Rikspolisstyrelsen är upphandlande myndighet. Mer information om Rikspolisstyrelsen och Polisens organisation återfinns i punkt 2.2.
1.2 Annonsering
Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning.
Annonsering sker i databasen Tendsign, www.tendsign.se, och i Europeiska unionens officiella tidning (EUT).
1.3 Förfrågningsunderlag
Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag).
1.4 Polisens upphandlarprofil
Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil;
www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar.
Rekryteringsstöd Sida 2(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlingsprofil.
1.5 Frågor och svar
Frågor upprättas skriftligen på svenska språket och skickas till ansvarig upphandlare med e-post. Märk gärna ärenderaden med diarienumret, PVS-937-3672/12 för att underlätta hanteringen.
Upphandlare Jonna Enerskog, jonna.enerskog@polisen.se
Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 15 augusti 2012. Endast publicerade svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget.
Observera att från och med vecka 28 till och med vecka 31 kommer inga frågor att behandlas. Eventuella frågor som inkommer under denna period kommer att behandlas efter 31 juli.
1.6 Förtydligande av anbud/komplettering
Om Förfrågningsunderlaget upplevs som oklart eller tvetydigt är det viktigt att eventuella frågor ställs till ansvarig upphandlare innan sista datum för frågor passerats (se punkt 1.5).
Rikspolisstyrelsen får medge anbudsgivare att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Rikspolisstyrelsen får enbart begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
2 FÖRUTSÄTTNINGAR
Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan:
2.1 Mål
Införskaffandet av ett IT-stöd för rekrytering ska ge följande effekter:
• Effektivare rekryteringsprocess avseende tid, frigör resurser till mer värdeskapande aktiviteter
• Enhetligt stöd för Polisens nationella rekryteringsprocess
• Stärka Polisens varumärke som en professionell och modern arbetsgivare
• Kostnadseffektiv systemförvaltning och drift
Polisens önskan är att rekryteringsstödet ska vara i full drift senast 1 maj 2013.
2.2 Orientering
Polisens uppdrag är att skapa trygghet och förebygga brott. Polisen är en av de största statliga verksamheterna med 28 382 anställda, varav 20 398 poliser, och med ett totalt anslag på knappt 20 miljarder kronor (siffror från 2011 års redovisning).
Polisen består av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter och Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL).
Rekryteringsstöd Sida 3(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
Rikspolisstyrelsens uppdrag är att arbeta för en enhetlig Polis, både när det gäller förhållningssätt och tjänsteutövande. Med gemensamma metoder blir Polisen effektivare och med samma mål för ögonen är det lättare att göra det självklara.
2.3 Bakgrund
All kompetensförsörjning inom Polisen utgår ifrån Polisens uppdrag, mål och värdegrund. Arbetet och utvecklingen inom området följer också statsförvaltningens gemensamma inriktning för kompetensförsörjning. Ett effektivt sätt få detta tillstånd är att arbeta mot mer enhetliga och samordnade HR-processer inom Polisen.
Polisen genomförde ca 6 000 rekryteringar år 2011. I dagsläget sker rekryteringen inom Polisen till stor del manuellt. Ett IT-stöd för rekrytering som stödjer den nationella rekryteringsprocessen är ett modernt och ändamålsenligt arbetsverktyg som effektiviserar hela rekryteringsprocessen och förenklar ansökningsproceduren för de som är intresserade av Polisen som arbetsgivare.
Ett IT-stöd för rekrytering har lyfts fram av Polisens HR-chefer som det systemstöd inom HRM-området som skulle ge störst och snabbast nytta för verksamheten.
För en fördjupad beskrivning av Polisens nationella rekryteringsprocess, se bilaga 1, Polisens rekryteringsprocess.
2.4 Karaktär
Denna upphandling avser tillhandahållande av licens för IT-baserat rekryteringsverktyg och tillhörande tjänster för Polisen. Se bilaga 2, Kravspecifikation för de krav som ställs på systemet.
2.5 Omfattning
Anbud lämnas på hela åtagandet. Upphandlande myndighet har för avsikt att tilldela kontrakt till maximalt en (1) anbudsgivare.
2.6 Avrop
Avropande myndighet är Rikspolisstyrelsen som koordinerar införandet inom hela Polisen. Avrop görs genom tillämpning av villkoren i ramavtalet, se bilaga 3, Avtalsunderlag.
2.7 Volym
Upphandlande myndighet garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. Rikspolisstyrelsen rekommenderar samtliga myndigheter inom Polisen att använda rekryteringsverktyget, men det står varje myndighet fritt att själv fatta beslut om detta. Rikspolisstyrelsens bedömning är att det kommer att röra sig om totalt 3 000 användare i systemet och upp till 1 000 samtidiga användare.
2.8 Avtalstid
Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknas av båda parter och gäller i två (2) år. Upphandlande myndighet äger rätt men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med ett (1) år i taget upp till två (2) år.
Rekryteringsstöd Sida 4(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan:
3.1 Företagsuppgifter
Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär (se bilaga 4), och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet.
3.2 Uteslutningsgrunder
Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU.
Som garanti för detta skall anbudsgivaren och eventuella underleverantörer underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet.
Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer.
3.3 Bolagsregistrering
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad.
Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och eventuella underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet.
3.4 Skatte- och avgiftsskyldigheter
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha fullgjort sina skatte- och avgiftsskyldigheter i Sverige.
Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer har fullgjort sina skatte- och avgiftsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet.
3.5 Ekonomisk ställning
Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår.
Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela.
Rekryteringsstöd Sida 5(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala.
I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att exempelvis bifoga anbudet
• sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret;
• annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet;
• en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken
anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande.
Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag av inlämnade årsredovisningar som får omfatta det senast avslutade räkenskapsåret.
3.6 Tidigare åtaganden
Anbudsgivaren skall ha tidigare erfarenhet av att arbeta gentemot offentlig sektor.
Detta skall styrkas genom en förteckning över de leveranser som anbudsgivaren gjort de tre senaste åren och som haft offentlig sektor som mottagare med uppgift om mottagare, tidpunkt för leveransen och leveransens värde. Anbudsgivaren skall kunna uppvisa åtminstone två leveranser. Förteckningen lämnas förslagsvis i bilagt Anbudsformulär.
4 KRAV PÅ FÖREMÅLET
De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 2, Kravspecifikation.
5 KOMMERSIELLA KRAV
De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan:
5.1 Pris
Anbudsgivaren skall ange efterfrågade priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär.
Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg.
Rekryteringsstöd Sida 6(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress m.m. Förslagsvis lämnas dessa uppgifter i bilagt Anbudsformulär.
5.3 Avtalsunderlag
I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor.
6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt
Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ”ekonomiskt mest fördelaktiga” som grund för tilldelning av kontrakt.
6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudet inkommit i rätt tid och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet.
Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen.
6.3 Utvärderingsfasen
I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och med hänsyn tagen till följande utvärderingskriterier.
Post Kriterium Vikt
1. Bör-krav 35 %
2. Användartest 35 %
3. Pris 30 %
6.4 Utvärdering av bör-krav
I bilaga 2, Kravspecifikation är ett antal bör-krav angivna och tilldelade en viss poäng (1, 5 eller 10). Ju högre poäng desto viktigare anser Rikspolisstyrelsen att kravet är. Maximalt kan 260 poäng erhållas. Den anbudsgivare som får sammantaget högst poängsumma efter summering av alla uppfyllda bör-krav erhåller tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng.
Rekryteringsstöd Sida 7(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
anbudsgivare B uppfyller motsvarande 8 poäng. Anbudsgivare A erhåller då 3 utvärderingspoäng medan B erhåller 2,4 utvärderingspoäng.
6.5 Utvärdering av användartest
Detta moment syftar till att utvärdera huruvida systemet fungerar som en helhet och följer Polisens rekryteringsprocess (se bilaga 1) utan att kompromisser behöver göras av användarna.
I bilaga 5, Användarfall finns ett användarfall återgivet som beskriver hur en rekrytering skulle kunna gå till. Systemet kommer att bedömas utifrån hur väl det följer Polisens nationella rekryteringsprocess. Vid testerna kommer varje avvikelse att noteras och summeras. Anbudsgivaren med minst antal noterade avvikelser tilldelas tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng.
För detta moment skall anbudsgivaren tillhandahålla en testversion som i så stor utsträckning som möjligt motsvarar Anbudsgivarens offererade produkt. Arbetsflödet i systemet ska vara det samma som den offererade produkten, men anpassningar av layout eller integrationer mot Polisens hemsida eller dylikt ska inte göras inför denna bedömning. Testerna ska göras i anbudsgivarens lokaler. Tid för test bokas på initiativ av Rikspolisstyrelsen och testerna kommer att ske under hösten 2012.
6.6 Utvärdering av pris
Utvärderingen av pris baseras på prisuppgifterna lämnade i enlighet med punkt 7 i Anbudsformuläret. De lämnade prisuppgifterna kommer att viktas samman enligt nedan och summeras.
Kostnadspost Utvärderingsparameter
Införandeprojekt 100 timmar
Månatlig licenskostnad 12 månader Kundanpassning i efterhand 10 timmar
Support Genomsnittlig årskostnad av de
tre offererade prisuppgifterna Utbildning för användare 3 tillfällen
Utbildning för supportpersonal 2 tillfällen
Anbudsgivarens offererade priser kommer att multipliceras med utvärderingsparametrarna ovan och summeras. Anbudsgivaren som offererat det sammantaget lägsta priset erhåller tre (3) utvärderingspoäng. Övriga anbudsgivare erhåller procentuellt lägre utvärderingspoäng.
6.7 Bedömning av ekonomiskt mest fördelaktiga anbud
Utvärderingspoängen från 6.4, 6.5 och 6.6 viktas och vägs samman. Anbudsgivaren med sammantaget högst utvärderingspoäng har det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och kommer att antas.
Rekryteringsstöd Sida 8(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan.
7.1 Anbudets form
Anbud, inklusive bilagor, skall upprättas skriftligen i ett (1) komplett exemplar.
Anbudet lämnas på svenska, men exempelvis certifikat och intyg kan lämnas på annat språk. Hålat A4-papper bör användas. Pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande bör undvikas.
7.2 Anbudets disposition
Anbudet bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga.
7.3 Anbudets giltighetstid
Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 maj 2013, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid.
7.4 Anbudets undertecknande
Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren.
Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud.
7.5 Anbudsförsändelse
Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud.
”PVS-937-3672/12 ANBUD Rekryteringsstöd”
7.6 Anbudets avlämnande
Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 31 augusti 2012.
Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till:
Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256
102 26 Stockholm
Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00.
7.7 Upphandlingsförfarande
Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.
Rekryteringsstöd Sida 9(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
med anbudsgivningen.
7.9 Kontrakt
Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
7.10 Offentlighetsprincipen
Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud.
För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol.
7.11 Avtalsspärr
Avtal kan tecknas efter tio (10) dagar om tilldelningsbeslut har offentliggjorts med ett elektroniskt medel, alternativt 15 dagar om annat medel än ett elektroniskt har använts.
Avtalet träder i kraft först då det är undertecknat av båda parter. Rikspolisstyrelsen kommer under avtalsspärren att sända avtalet till vald leverantör för påskrift, men detta är ingen garanti för avtalets ikraftträdande.
7.12 Besvärshänvisning
Om en anbudsgivare eller annan part anser sig ha lidit skada eller kommer kunna lida skada till följd av det beslut som Rikspolisstyrelsen fattar avseende denna upphandling kan denna vända sig till Förvaltningsrätten i Stockholm för att ansöka om överprövning av beslutet. Ansökan om överprövning ska ha inkommit till Förvaltningsrätten i Stockholm innan avtalsspärren löper ut.
………
Jonna Enerskog
Rekryteringsstöd Sida 10(10) Anbudsförfrågan PVS-937-3672/12
1) Polisens rekryteringsprocess 2) Kravspecifikation
3) Avtalsunderlag, jämte bilagor a) Avtalad specifikation b) Säkerhetsföreskrifter c) Prisbilaga
4) Anbudsformulär
5) Användarfall: Rekryteringscase 6) Gallringsregler
Upphandlingssektionen
PVS-937-3672/12 Ärendebeteckning 1297
BILAGA 1 POLISENS
REKRYTERINGSPROCESS
HR-avdelningen 2011-05-20
Rekryteringsprocessen - pdf samlingsdokument.doc
Polisens rekryteringsprocess
Ett samlingsdokument för processens olika delar
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning... 2
Att rekrytera... 3
Att rekrytera - steg för steg... 4
Startmöte... 6
Kompetensprofil... 9
Kontrollpunkt 1 ... 12
Annonsering... 13
Urval... 15
Intervjuer... 17
Referenstagning ... 20
Kontrollpunkt 2 ... 21
Förslag till anställning ... 22
Beslut om anställning ... 23
Återkoppling ... 24
Överklagande ... 25
Rekryteringsprocessen på Intrapolis ... 26
Att rekrytera
Den som söker arbete hos Polisen ska mötas av ett gott bemötande och veta att all re- krytering görs på ett likvärdigt och rättssäkert sätt. Ett tydligt och väl fungerande arbets- sätt för rekrytering bidrar till att stärka bilden av Polisen som en attraktiv arbetsgivare.
Polisen ska sträva efter att bemanna organisationen med rätt kompetens utifrån verksam- hetens behov, både på kort och lång sikt.
Behovet styr vilken kompetens som ska rekryteras
All rekrytering syftar till att de övergripande målen om minskad brottslighet och ökad trygghet uppnås. För att kunna leva upp till målen krävs ett systematiskt arbetssätt för kompetensförsörjning på såväl kort som lång sikt. När behovet av en ny medarbetare uppstår är det därför viktigt att först klargöra vilka behov myndigheten har. Kortsiktigt är målet att fylla en vakans. Långsiktigt måste hänsyn tas till Polisens utveckling och orga- nisation samt utvecklingsmöjligheter hos den som anställs. Varje polismyndighet måste ha god kunskap om vilka kompetenser och egenskaper som behövs inom den egna orga- nisationen.
Arbetsverktyg för den som rekryterar
Till hjälp för den som ansvarar för, eller på annat sätt deltar i en rekrytering, finns en nationell rekryteringsprocess att arbeta efter. Processen är ett verktyg som används för all slags rekrytering och som steg för steg går igenom de olika delar som en rekrytering be- står av. På Intrapolis (under Chefs- och ledarstöd/Att rekrytera) finns processen som en klickbar modell. Genom att gå igenom modellen steg för steg får du konkreta tips och råd att använda i ditt rekryteringsarbete. Till flera av stegen finns även mallar och check- listor att ta del av. Dessa återfinns inte i detta dokument utan finns att hämta på Intrapo- lis.
Var förberedd på att ta emot den nya medarbetaren
I anslutning till rekryteringsarbetet är det viktigt att också planera för hur den nya medarbetaren ska introduceras för att känna sig välkommen och trygg på sin nya arbets- plats. En mall för hur introduktioner ska gå till bör finnas på varje myndighet.
När behövs introduktion?
• vid nyanställning
• efter en lång tids frånvaro
• när medarbetare byter arbetsuppgifter eller arbetsplats.
Vad består introduktionen av?
• praktiska detaljer såsom behörigheter, en plats att sitta på, passerkort, rundvand- ring mm.
• förberedelse på mottagande enhet så att mottagandet av den nyanställde blir så bra som möjligt.
Att rekrytera - steg för steg
Den här processen är till för dig som arbetar med någon form av rekrytering. Genom att följa den steg för steg får du en tydlig arbetsgång och kan känna dig trygg med att du följer de lagar och regler som gäller.
Gemensam grund för all rekrytering
Bilden ovan visar de arbetssteg som ingår i en rekrytering. Alla rekryteringar som Poli- sen genomför ska följa den här fastställda processen som tydligt följer de lagar och för- ordningar som gäller. Arbetet ska genomsyras av samverkan med de fackliga organisa- tionerna och Polisens värdegrund ska ligga som grund för all rekrytering. Andra faktorer som ska beaktas är mångfaldsperspektivet och verksamhetsskyddet. Genom att arbeta enligt rekryteringsprocessen och följa det som står skrivet under varje moment, säker- ställer du att även de områdena beaktas och följs. Rekryteringsprocessen gäller även för rekrytering av polisaspiranter.
Vad säger lagstiftningen?
Vid statlig anställning ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet, 12 kap. 5 § regeringsformen (1974:152) (RF). Skickligheten ska sättas främst om det inte finns särskilda skäl för något annat, 4 § 2 stycket, lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA). Till skickligheten räknas utbildning, arbetslivs- och yrkeser- farenhet samt personlig lämplighet. Det är endast vid lika eller vid i stort sett lika skick- lighet som förtjänst, dvs tidigare tjänstgöring i staten, är utslagsgivande. Reglerna om- fattar alla slags anställningar och oavsett om de gäller tills vidare eller är tidsbegränsade.
Bestämmelserna om sakliga grunder för anställning har tillkommit för att garantera att offentliga funktioner utövas av de personer som är bäst lämpade för uppgiften. Det över- gripande syftet är inte att skydda arbetstagarintresset utan se till samhällets och medbor- garnas intresse av att tjänsterna tillsätts efter objektiva grunder.
I 4 § anställningsförordningen (1994:373) (AF) finns en regel om att anställningsmyn- digheten utöver skickligheten och antal tjänsteår också kan beakta sådana sakliga grun- der som stämmer överens med allmänna arbetsmarknads-, jämställdhets-, social- och sysselsättningspolitiska mål.
Utöver detta finns speciella bestämmelser för polischefer som regleras bland annat i polisförordningen.
Offentlighet och sekretess
Alla sökande som så önskar har rätt att ta del av alla handlingar i ett anställningsärende.
Om någon av de sökande vill att ansökningen ska behandlas konfidentiellt, ska myndig- heten informera om att detta inte kan ske med hänsyn till reglerna om allmänna hand- lingars offentlighet. En rekrytering bör dock inte diskuteras med andra än de inblandade med hänsyn till de som har sökt anställningen.
Dokumentation
En viktig del i rekryteringsarbetet är att dokumentera det som sker i ärendet. Om det finns en noggrann dokumentation av varje steg i processen är det möjligt att i efterhand följa rekryteringen i dess helhet och se utifrån vilka överväganden arbetsgivaren valt att anställa en viss person. Detta blir än viktigare vid ett överklagande.
Handlingarna i ett ärende ska sparas i två år eftersom rekryteringen kan bli föremål för ett ifrågasättande i till exempel diskrimineringshänseende. Handlingarna som rör den som fått anställning sparas under hela anställningstiden.
Säkerhetsprövning och registerkontroll
En säkerhetsprövning ska alltid göras innan någon deltar i Polisens verksamhet, oavsett om det gäller anställning, uppdrag eller annat deltagande. Omfattningen av säkerhets- prövningen kan variera men ska anpassas efter anställningens eller deltagandets art.
När det gäller polisaspiranter ska säkerhetsprövning göras i samband med praktiken ter- min 5 samt på nytt vid anställning som polisassistent. Med säkerhetsprövning menas myndighetens sammantagna personbedömning av någons lojalitet, pålitlighet och lämp- lighet ur säkerhetssynpunkt. Det är främst intervjuer, referenser och utdrag ur belast- ningsregistret som utgör underlag i säkerhetsprövningen. Om myndigheten har beslutat att deltagandet i en del av verksamheten ska placeras i säkerhetsklass fungerar register- kontroll, enligt säkerhetsskyddslagen, som ett ytterligare underlag vid säkerhetspröv- ningen.
Startmöte
Startmötet är till för att klargöra behov, ansvarsfördelning och tidplan för den kommande rekryteringen. Mötet fungerar som en gemensam start för alla inblandade och deltar gör arbetsgivarföreträdare och fackliga representanter.
Startmötet karaktäriseras av att alla parter som på något sätt ska bidra i arbetet med re- kryteringen samlas, det vill säga arbetsgivarrepresentanter och fackliga företrädare.
Startmötet kan ses som ett första steg i MBL/samverkan. Genom att berörda parter sam- las tidigt skapas förutsättningar för en effektiv rekryteringsprocess och en god dialog inför det fortsatta arbetet. För att minimera risken för slentrianmässiga och subjektiva bedömningar ska rekryteringsgruppen så långt det går vara sammansatt av personer med olika kön, bakgrund och erfarenheter.
Frågor att diskutera på startmötet Anställningen:
• Hur många ska anställas och till vilken funktion?
• Tillåter ekonomin att man anställer en ny medarbetare? (Både på kort och lång sikt)
• Är anställningen tidsbegränsad eller tills vidare?
• Vem undersöker företrädesrätten och bevakar omplaceringar?
• Finns det material från tidigare rekrytering till liknande funktion, erfarenhet av antal sökande till liknande funktion?
• Är tjänsten säkerhetsklassad?
• Har tjänsten specifika krav som är reglerade i FAP eller andra styrande dokument?
• BESTA-kod
• Lön
Arbetsgruppen:
• Fastställ en tidplan.
• Vem är ytterst ansvarig för rekryteringen?
• Vilka personer ska ingå i rekryteringsarbetet?
• Vem ansvarar för vad i rekryteringsprocessen?
• Fastställ formen för samverkan med de fackliga företrädarna.
• Vem ombesörjer kontinuerlig information och samverkan med de fackliga företrä- darna?
• Vem/vilka gör kompetensprofilen?
• Var ska annonseringen ske och vilka ska finnas med som kontaktpersoner i annon- sen?
• Vilken urvalsmetod ska användas?
• Vilka ska vara med under intervjun (så få som möjligt)?
• Vem tar referenser?
• I samband med startmötet ska dokumentationen av rekryteringsprocessen påbörjas.
Det som beslutas i startmötet dokumenteras och skickas ut till alla inblandade i re- kryteringen.
Tydliga urvalskriterier ökar mångfalden och jämställdheten
Redan vid startmötet är det viktigt att beakta mångfalds- och jämställdhetsperspektivet.
Tillsammans med rättssäkerheten, är det områden som främjas av en rekryteringsprocess som i sin helhet är transparent. Detta kan bland annat innefatta tydliga urvalskriterier för alla, det vill säga både för de som rekryterar och för de som söker en anställning. Det kräver förmåga till reflektion och ett genomtänkt förhållningssätt av ansvariga. Ju mer tid som ägnas åt reflektion och granskning av urvalskriterierna, desto större chans att mång- falds- och jämställdhetsmålen uppnås. Även tillgänglighetsperspektivet ska beaktas i detta sammanhang.
Behovs- och arbetsanalys
Deltagarna vid startmötet bör ingående diskutera frågan om det finns behov av att rekry- tera ny personal eller om arbetsuppgifterna kan fördelas på de medarbetare som redan finns eller kompetensväxla befintlig personal. För att kunna bedöma den frågan behöver parterna genomföra en behovs- och arbetsanalys. Analysens syfte är att belysa verksam- hetens behov och arbetsuppgifter både på kort och lång sikt. Rekryteringsgruppen bör noggrant överväga vilka faktorer som talar för respektive mot att anställningen återbe- sätts. Det är inte alltid självklart att en ledig anställning omedelbart ska ersättas med en person med en yrkesbakgrund som exakt motsvarar den som lämnar sitt arbete.
I analysen av verksamhetens framtida behov ska sikte tas på verksamhetens inriktning i framtiden, till exempel organisationsförändringar, kompetensförsörjningsbehov och om- världsfaktorer. Det handlar om att identifiera såväl verksamhetens omedelbara personal- behov som framtida behov. Genom att beakta dessa faktorer ökar möjligheten för att göra en framgångsrik rekrytering. Utifrån analysen är det sedan lättare att diskutera vil- ken kompetens som bäst behövs för att tillgodose kravet på en effektiv, rättssäker och väl fungerande polisverksamhet.
Fördjupad beskrivning av arbetsanalysen.
I arbetsanalysen görs en grundlig genomgång och analys av vilka arbetsuppgifter och situationer en person i denna anställning kommer att ha och hamna i. I arbetsanalysen analyserar man även vilket förhållningssätt och vilken kompetens som behövs för att utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt. Arbetsanalysen kommer sedan att ligga till grund för kompetensprofilen, där kompetenserna man har identifierat finns presenterade med definitioner.
Arbetsanalysen ska beskriva nuläget men också framtiden. Vidare ska den identifiera kritiska och särskilt krävande situationer för just denna anställning. Polisens värdegrund bör brytas ned och det bör tydligt framgå vad professionell genom att vara engagerad, effektiv och tillgänglig innebär i denna anställning. I analysen ska det tydligt framgå hur könsfördelningen på arbetsplatsen ser ut, varför det ser ut som det gör och vilka konse- kvenser det får för verksamheten. Det är även viktigt att definiera hur allmänhetens be- hov ser ut för att Polisen ska kunna möta dem.
Det ska tydligt framgå i analysen om det är möjligt att genom stöd och anpassningsåt- gärder se till att en arbetssökande med funktionshinder kommer i en jämförbar situation med en person utan sådant funktionshinder.
Utlysning genom intresseanmälan
Om analysen visar att den efterfrågade kompetensen finns inom myndigheten och valet blir att utlysa funktionen genom intresseanmälan, kan man ändå följa Polisens rekryte- ringsprocess. Det ska då tydligt framgå av annonsen att det handlar om att lämna intresse för att bli omplacerad till arbetsuppgifter inom arbetsskyldigheten. Skulle det visa sig att arbetsuppgifterna inte kan anses ligga inom ramen för arbetsskyldigheten för den som erbjuds omplacering, är beslutet att betrakta som en ny anställning. Detta beslut kan då överklagas av andra sökande. Är det en omplacering inom arbetsskyldigheten avbryts rekryteringen och ett arbetsledningsbeslut tas. Detta beslut kan inte överklagas utan är ett beslut som arbetsgivaren ensidigt äger rätt att fatta. Arbetsgivarens beslut ska föregås av samverkan med de fackliga organisationerna.
Kompetensprofil
Kompetensprofilen ska innehålla de kompetenser som har identifierats som viktiga för tjänsten. En tydlig kompetensprofil underlättar det fortsatta arbetet i rekryteringsproces- sen.
Beskrivning av egenskaper
Utifrån behovs- och arbetsanalysen skapas en kompetensprofil (inom Polisen tidigare kallad kravprofil). Genom att i kompetensprofilen ha en väl genomarbetad beskrivning av de egenskaper som söks, underlättas arbetet med att utforma annonsen, genomföra intervjuer och ta referenser på ett strukturerat sätt. Det gör också att en korrekt bedöm- ning av de sökande i förhållande till verksamhetens behov kan göras. Vid ett överkla- gande eller en diskrimineringstvist prövas klagande bland annat mot kompetensprofilen.
Så utformar du en kompetensprofil
När en kompetensprofil utformas bör man tänka på hur beskrivningen av vilken bak- grund och vilka egenskaper/färdigheter som efterfrågas utformas. En alltför detaljerad beskrivning av likartade egenskaper kan göra kompetensprofilen svåröverskådlig. Är beskrivningen däremot för allmänt hållen finns å andra sidan en risk för att viktiga nyan- ser suddas ut.
En kompetensprofil bör innehålla följande rubriker:
• Formell kompetens/utbildning
• Arbetslivserfarenhet
• Personliga egenskaper
• Meriter
• Eventuella särskilda krav (t.ex. svenskt medborgarskap)
• Kompetensprofilen bör även omfatta Polisens värdegrund och jämställdhets- och mångfaldsaspekten.
Kompetensprofilen ska bara innehålla krav på kompetens som är relevant för att klara av att utföra arbetsuppgifterna på kort och lång sikt. Även säkerhetsrelaterade krav och öns- kemål avseende kompetens, erfarenheter och egenskaper ska ingå.
Fördjupad beskrivning av kompetensprofiler.
Kompetensprofilen bygger på arbetsanalysen och innehåller de kompetenser som har identifierats som viktiga för att kunna utföra arbetsuppgifterna, men även för att kunna hantera olika situationer. Kompetenserna ska definieras så att det tydligt framgår vad en kompetens innebär och vad det är man ska söka efter under rekryteringen. En kompe- tensprofil kan innehålla många kompetenser både på ”ska”- och ”bör”-nivå, där sedan
endast ett fåtal presenteras i annonsen. Den sökande ska dock kunna få ut hela kompe- tensprofilen om så önskas.
Polisens definition av begreppet kompetens är att ha för uppgiften relevanta kunskaper, färdigheter, erfarenheter, egenskaper och attityder samt förmågan att omsätta dessa i handling i relation till situationen och sammanhanget. Definitionen kan ha individen, gruppen eller organisationen i fokus.
Det är viktigt att man i kompetensprofilen endast har med kompetenskrav som är av re- levans för anställningen. Att till exempelvis ha ett språkkrav då detta inte är relevant för att kunna utföra nuvarande eller framtida arbetsuppgifter kan vara ett urvalskriterium som kan komma att underkännas i ett eventuellt framtida överklagande.
En kompetensprofil bör göras så smal som möjligt där endast ett fåtal kommer uppfylla alla formella krav. Det är lättare att senare utvidga för personer som inte uppfyller alla kraven, d.v.s. ”ska”- och ”bör”-kraven, framför att lägga till nya krav. Vill man lägga till ett nytt krav bör man annonsera på nytt. Skulle det visa sig att de som varit på intervju,
”prioritet 1- kandidaterna”, inte uppfyller kraven för egenskaper och attityd, fortsätter man vidare till ”prioritet 2-kandidaterna”. (Mer information om uppbyggnad av urvals- mallen finns i anslutning till processteget Urval).
Urvalet ska genomföras konsekvent och alla som uppfyller satta krav i kompetensprofi- len går vidare till nästa steg i rekryteringsprocessen, det vill säga att om nästa steg i re- kryteringsprocessen är intervjuer så ska alla som uppfyller kraven intervjuas. Detta stäl- ler höga krav på en väl genomarbetad arbetsanalys och kompetensprofil.
Arbetsledningsbeslut eller extern rekrytering?
Kompetensprofilen är också av betydelse för en bedömning om tillsättningen ska ske genom ett arbetsledningsbeslut, där arbetstagaren får förändrade arbetsuppgifter inom sin arbetsskyldighet, eller genom en extern rekrytering. Det är alltså viktigt att skilja på ett arbetsledningsbeslut om omplacering inom arbetsskyldigheten och ett beslut om anställ- ning. I de fall myndigheten bedömer att tillsättningen av den lediga funktionen kan ske genom ett arbetsledningsbeslut, det vill säga att arbetsgivaren beslutar att omplacera en person inom dennes arbetsskyldighet, avbryts rekryteringen. Om det finns flera tänkbara kandidater kan information gå ut internt om att arbetstagarna kan anmäla intresse för den lediga funktionen.
Eftersom poliser ofta har en mycket bred arbetsskyldighet blir möjligheten till beslut om omplacering inom arbetsskyldigheten större för dem än för övriga arbetstagare.
Fördjupad beskrivning av arbetsledningsbeslut.
Ett arbetsledningsbeslut om omplacering innebär att arbetsgivaren omplacerar en arbets- tagare inom ramen för dennes anställning och arbetsskyldighet. Ett arbetsledningsbeslut om omplacering kan inte överklagas. Inför ett arbetsledningsbeslut om omplacering be- höver arbetsgivaren inte göra en bedömning av arbetstagarens kvalifikationer utifrån förtjänst- och skicklighetsbegreppet. Arbetsgivaren ska naturligtvis se till att arbetstaga- ren har den kompetens som krävs för den nya funktionen, alternativt får nödvändig kom- petens efter en kortare inlärningsperiod.
Även om arbetsgivaren inte behöver ta hänsyn till förtjänst- och skicklighetsbegreppet, är det vanligt att arbetsgivaren använder sig av ett intresseförfarande. På så sätt kan de arbetstagare som är intresserade av den nya funktionen lämna en intresseanmälan. Ett sådant förfarande är inte att likna vid en rekrytering där arbetsgivaren måste göra ett ur- val av de sökande utifrån förtjänst- och skicklighetsbegreppet. Syftet är i stället att ar- betsgivaren ska kunna få en uppfattning om vilka arbetstagare som är intresserade av att byta funktion.
Om en rekrytering till en ledig anställning utmynnar i att arbetsgivaren har identifierat en arbetstagare som kan omplaceras ska rekryteringen avbrytas. Då en rekrytering avbryts ska de fackliga organisationerna informeras innan beslut fattats. Arbetsgivarens arbets- ledningsbeslut om omplacering bör utgå från en planering av kompetensbehovet i verk- samheten på kort och lång sikt.
För alla polisanställda gäller att en individuell bedömning ska göras innan omflytt- ning/omplacering genom arbetsledningsbeslut. Generellt kan man dock säga att en om- flyttning av polisassistenter, inspektörer och kommissarier mellan olika funktioner på respektive nivå, alltid är att betrakta som ett arbetsledningsbeslut om omplacering inom ramen för anställningen och arbetsskyldigheten. Det finns vissa undantag, framförallt då omflyttningen innebär en mer genomgripande förändring av bland annat arbetsuppgifter och ansvarsområde. Detta gäller nästan alltid för civilt polisanställda vilket gör en indi- viduell bedömning nödvändig. Vad en genomgripande förändring är kan också variera och man bör därför bedöma varje situation för sig. Däremot är det alltid fråga om en ny anställning då exempelvis en polisassistent förordnas till inspektör eller en inspektör till kommissarie. Ett sådant beslut kan alltså överklagas.
Kontrollpunkt 1
Omställningsarbete eller företrädesrätt till återanställning
Innan man annonserar eller tar ett beslut om att anställa en person måste man undersöka om det finns personer som ingår i ett omställningsarbete, 7 § 2 stycket lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Att man undersöker detta flera gånger under en rekrytering beror på att bilden kan förändras över tid. Arbetsgivaren har ett omfattande ansvar för att bereda nytt arbete för personer som blir övertaliga inom ett område. Finns det en person som ingår i ett omställningsarbete måste förutsättningarna för denne undersökas innan man kan annonsera den lediga funktionen eller ta beslut om att anställa en annan person.
Det kan dessutom finnas personer med företrädesrätt till återanställning, 25-27 §§ LAS, 32 § Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA) och 7-9 §§ Avtal om Turordning för arbetstagare hos Staten (TurA-S). Företrädesrätt till återanställning har man bara till den egna polismyndigheten. Arbetsgivare kan välja att anställa denne utan att annonsera, detta är dock ingen skyldighet som arbetsgivaren har. Om arbetsgivaren väljer att an- ställa en annan person än den som har företrädesrätt är arbetsgivaren skyldig att för- handla före beslut, 32 § LAS. Om den som har företrädesrätt avvisar ett skäligt erbju- dande om återanställning förlorar denne sin återanställningsrätt.
Annonsering
När det är dags för annonsering är det viktigt att du formulerar dig tydligt och utgår från det som fastställts i kompetensprofilen. Tänk också på var du ska annonsera för att nå just den målgrupp du söker.
Annonsen ska bygga på kompetensprofilen och främst visa vilka arbetsuppgifter som ingår i tjänsten, och vilka krav som ställs på den som ska utföra arbetet. Målet är inte att få så många som möjligt att söka, utan att få just de som passar in i kompetensprofilen att söka. Det gäller att hitta en realistisk nivå och varken överdriva eller underskatta kraven.
Tänk på vilka du skriver annonsen för
Fundera över var ni ska annonsera för att nå målgruppen, hur ni ska nå fram till just den gruppen och hur texten i annonsen kan uppfattas olika beroende på vilket kön, vilken bakgrund eller erfarenhet läsaren har. Det är viktigt att komma ihåg att annonsen och kompetensprofilen är olika saker. I många fall har man inte med hela kompetensprofilen i annonsen och de krav som ställs finns inte heller nedbrutna på nivåer. Ett exempel kan vara att det i annonsen står: många års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Detta är sedan nedbrutet i kompetensprofilen där det anges vad ”många års erfarenhet” är och även vad ”liknande arbetsuppgifter” innebär. Som kontaktperson ska du vara beredd att redogöra för kompetensprofilen och lämna ut den till den som vill ha den.
Polisen ska arbeta aktivt för att öka jämställdheten och mångfalden inom all verksamhet.
Många gånger kan man behöva förtydliga detta i annonsen för att få sökande med annan bakgrund eller erfarenhet. Ett exempel på en sådan text kan vara: ”Vårt arbete med jäm- ställdhet och mångfald präglas av öppenhet och är inriktat mot att skapa en arbetsplats där skiftande erfarenheter och bakgrund tas till vara”.
Ta med det här i annonsen:
• om provanställning tillämpas,
• om anställningen är tidsbegränsad,
• om tester tillämpas,
• specifika krav, t.ex. svenskt medborgarskap,
• att det ställs krav på säkerhetsmedvetenhet och att sökandes bakgrund kommer att kontrolleras,
• om anställningen är säkerhetsklassad,
• kontaktuppgifter till lokala fackliga företrädare,
• annan relevant information, t.ex. startdatum om sådan finns och arbetstider.
Alla ansökningar som kommer in till myndigheten ingår i rekryteringsunderlaget. Re- kommenderad annonseringstid är 3 veckor, men det kan skilja mellan intern och extern annonsering.
Vad säger lagstiftningen?
Enligt 6 § 1 stycket anställningsförordningen (1994:373) (AF) ska myndigheten informe- ra om den lediga anställningen på lämpligt sätt, så att de som är intresserade kan anmäla det till myndigheten. Det finns några få undantag från kravet på att informera om lediga anställningar. Enligt 6 § AF behöver inte information om ledig anställning lämnas om särskilda skäl talar emot det. Undantag från skyldigheten att informera om en ledig an- ställning gäller till exempel:
• När en arbetstagare omplaceras enligt 7 § 2 stycket lag (1982:80) om anställnings- skydd (LAS).
• När man vill anställa en arbetstagare som har företrädesrätt till återanställning och har anmält att han eller hon vill använda sin företrädesrätt, se 25-27 §§ LAS, 32 § lag (1994:620) om offentlig anställning (LOA) och 7-9 §§ i avtalet om turordning för ar- betstagare hos staten (TurA-S).
• När en arbetstagare har företrädesrätt till en anställning med högre sysselsättnings- grad, 25 a § och 26 § LAS.
Annonsen ska alltid sättas upp på myndighetens officiella anslagstavla eftersom alla, både inom och utom myndigheten, har rätt att söka en ledigförklarad anställning. Myn- digheten kan aldrig hindra någon, varken internt eller externt, från att söka den ledigför- klarade anställningen. Enligt 6 kap. 8 § polisförordningen (1998:1558) ska information om en ledig polistjänst sättas upp både på Rikspolisstyrelsens och polismyndighetens anslagstavlor.
Urval
I urvalssteget visar det sig om den kompetensprofil som har tagits fram, har gjorts till- räckligt snäv eller hållits för öppen. Alla som uppfyller de ”ska”- och ”bör”-krav som satts upp, går vidare i rekryteringsprocessen.
Ett första urval av sökande ska göras utifrån de formella krav och den kompetensprofil som har satts upp. Om möjligt bör urvalet göras av fler än en person för att man sedan ska kunna föra en diskussion om vilka olika bedömningar varje person gjort. De sökande som inte uppfyller kraven ska här gallras bort.
Placera de sökande i olika kategorier
Urvalet och hanteringen av ansökningar ska göras strukturerat och konsekvent, och de sökande placeras in i olika kategorier beroende på hur de uppfyller kompetensprofilen.
Om en person uppfyller samtliga ”ska”- och ”bör”- krav går vederbörande vidare till nästa steg i processen. Om det visar sig att det är många som uppfyller de formella kra- ven i kompetensprofilen börjar ett arbete med att skikta dessa. Detta arbete ska doku- menteras.
Att skikta kompetenskraven
När alltför många sökande uppfyller de krav man satt upp skiktar man dessa genom att höja eller definiera kraven tydligare inom kompetenskravet. Ett exempel kan vara att man söker någon som har arbetat inom rättsväsendet tidigare och då skiktar genom att ange hur länge, exempelvis 5 år, eller definierar exakt vad man ska ha arbetat med. På så sätt får man ned antalet sökande som går vidare till intervju.
Fortfarande är det dock kompetensprofilen som ligger till grund och man kan därför inte lägga in helt nya krav i efterhand.
En tillsättning bygger på saklig grund
Tillsättning av anställningar inom staten ska enbart grunda sig på sakliga grunder såsom förtjänst och skicklighet. Detta innebär att man ska bortse från hänsyn som objektivt sett saknar betydelse för att bedöma en persons lämplighet för arbetet. Exempelvis ska man inte vikta ansökningarna genom att plocka ut de sökande som verkar mest intresserade av den lediga anställningen. Man får heller inte beakta grunder som kan vara diskrimineran- de.
Antal intervjuer
En riktlinje som är bra att följa är att för varje person som ska anställas, bör tre personer intervjuas. Vid en massrekrytering kan det dock innebära att det blir alltför många att intervjua och därför ska antalet ses just som en riktlinje. Det kan även finnas situationer där det inte finns så många som tre personer som uppfyller kompetensprofilen.
Person med företrädesrätt
Man har möjlighet att välja en person med företrädesrätt trots att vederbörande inte är skickligast. En person med företrädesrätt har rätt till återanställning inom hela myndig- heten.
Kom ihåg dokumentationen!
Det är viktigt att dokumentera på vilket sätt och utifrån vilka sakliga grunder som urvalet sker. En sådan dokumentation kan användas vid ett eventuellt överklagande, men också vid återkoppling till sökande som inte gått vidare i processen.
Vad säger lagstiftningen?
Vid anställningar inom staten ska avseende fästas endast vid sakliga grunder såsom för- tjänst och skicklighet. Det gäller både tillsvidare och tidsbegränsade anställningar. Denna grundläggande regel finns i 12 kap. 5 § regeringsformen (1974:152). Skickligheten ska dock sättas främst, 4 § 2 stycket lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA).
För sent inkommen ansökningshandling
Som huvudregel (SOU 1992:60 s. 161) gäller att en myndighet vid beslut om anställning endast får ta hänsyn till ansökningar som har kommit in före ansökningstidens utgång.
För sent inkommen ansökan får dock beaktas om det finns särskilda skäl. Särskilda skäl kan till exempel vara om myndigheten finner att någon som har sökt anställningen efter ansökningstidens utgång är överlägsen sina medsökande. Det är myndigheten som avgör om den sökandes för sent inkomna ansökan ska beaktas.
Intervjuer
Syftet med intervjuerna är att få en så fullständig bild som möjligt av de sökande så att rekryteringsgruppen kan identifiera ett antal slutkandidater. Vid intervjun ges arbetsgiva- ren också tillfälle att beskriva sin verksamhet och att närmare utveckla vad den lediga anställningen innebär. Det är viktigt att intervjuerna genomförs på samma sätt så att de blir jämförbara.
Innan intervjuarbetet påbörjas bör de som ska delta ha bestämt hur intervjuerna ska gå till. Ett mycket viktigt underlag för intervjun är den kompetensprofil som tagits fram.
Genom att frågorna utgår från den säkerställer man att de sökande har den kompetens och de egenskaper som efterfrågas. Viktigt är också att redan från början ha lagt in tid för diskussion efter intervjuerna, så att de som intervjuat kan ge sina reflektioner.
Att tänka på före, under och efter intervjun Inför en intervju
Det är kompetensprofilen som ligger till grund för intervjun. Intervjumallen bör därför täcka in kompetensprofilens krav. Det är viktigt att frågorna i intervjumallen mäter det man vill mäta, exempelvis ”flexibel”.
För att kunna göra en bedömning utifrån intervjuerna bör en strukturerad intervjumall användas. Detta innebär att rekryteraren utgår från en i förväg fastställd intervjumall och ställer samma frågor till samtliga kandidater. Frågorna bör dock vara öppna samt beteen- deorienterade när det behövs.
Intervjumallen ska ses som ett stöd för rekryteraren och bör kompletteras med lämpliga följdfrågor. Dessa följdfrågor anpassas efter situationen och kandidatens svar. Med en strukturerad intervjumall underlättas arbetet med att jämföra kandidaterna och bedöma deras lämplighet för anställningen. Kandidaterna ges dessutom samma möjlighet att pre- sentera sig själva och lyfta fram sina styrkor respektive svagheter.
För att de som intervjuar ska få ut så mycket som möjligt av intervjun är det viktigt att diskutera igenom upplägg och genomförande. Hur lång tid varje intervju ska få ta och hur intervjumallen är uppbyggd och ska användas är exempel på viktiga frågor som bör ha diskuterats. Viktigt är också att definiera rollerna i gruppen. Man bör klargöra vem som exempelvis driver intervjun framåt, vem/vilka som skriver, vem som beskriver ar- betsuppgifterna för de sökande osv.
Bemötande vid intervjun
De som medverkar vid intervjun ska presenteras för kandidaten och deras roller vid in- tervjun ska klargöras. Det här görs för att skapa en trygghet för alla som deltar vid inter- vjun.
Intervjun ska genomföras i ett lugnt rum utan störande moment. Det ska vara en trygg miljö där alla är placerade utspridda runt bordet - intervjun är att likna vid ett samtal och inte ett förhör. Försök skapa en förtrolig miljö, skämta eller prata lite allmänt innan in- tervjun startar. Tänk på ditt bemötande, är du exempelvis arrogant så lyckas du antagli- gen inte med att skapa en förtrolig miljö och kommer heller inte att få den sökande att öppna sig.
För att skapa förtroende är det dessutom viktigt att inledningsvis informera om upplägget för intervjun. Rekryteraren ansvarar för att ställa frågor med intervjumallen som stöd och övriga kan ställa kompletterande frågor. För att intervjupersonen ska känna att den vill och kan öppna sig ska samtliga närvarande i rummet visa intresse och lyssna på vad per- sonen säger. Detta kan göras på många sätt, bland annat genom att anteckna, nicka, ha ögonkontakt osv.
I slutet av intervjun är det viktigt att informera om fortsatt handläggning i ärendet för att intervjupersonen ska veta när han/hon kan förvänta sig en återkoppling.
Diskussion i gruppen efter intervjun
Efter varje intervju är det viktigt att det ges tid för reflektion. Bedömningen av den inter- vjuade ska dokumenteras och ett bedömningsformulär, som följer strukturen i intervju- mallen, ska därför användas. Detta för att kunna hålla isär information och intryck som kommit fram under intervjun. En fråga man alltid ska ställa är om samma bedömning skulle gjorts om personen man intervjuat varit av motsatt kön.
Medverkande vid intervjun
En gemensam strävan från både arbetsgivaren och de fackliga, bör vara att hålla ned an- talet medverkande vid intervjutillfället. För många närvarande vid en intervju kan skapa en situation som inte gör kandidaten rättvisa, vilket i sin tur kan minska förutsättningarna att göra en riktig och korrekt bedömning av personen. Detta kan leda till att man anställer den kandidat som klarar intervjusituationen bäst men som är mindre kompetent för ar- betsuppgifterna. För att få en person att prestera sitt bästa under intervjun bör denne istället få känna sig bekväm i situationen. Det är dock aldrig bra att intervjua den sökan- de på tu man hand och det bör, så långt det är möjligt, vara samma personer som inter- vjuar alla kandidater för att en väl underbyggd jämförelse mellan kandidaterna ska vara möjlig.
Rekryteraren leder intervjun
Rekryteraren har en viktig roll under intervjun och bör vara den som leder intervjun för att se till att alla frågeområden täcks, så att en jämförelse mellan kandidaterna kan göras efteråt. Det är viktigt att klart och tydligt skriva ned upplevda tveksamheter under inter- vjun i bedömningsformuläret och sedan i en dialog mellan rekryterare och beslutande chef konkretisera de uppfattningar och bedömningar som finns. Genom att bedömningen finns nedskriven underlättas arbetet vid ett eventuellt överklagande eller en tvist senare.
Det är viktigt att tänka på att även om personerna som har sökt är kända av myndigheten sedan tidigare, ska de intervjuas för att få en rättvis bedömning.
Säkerhetsrelaterade frågor och verksamhetsskydd
Myndigheten ska, senast vid intervjutillfället, informera den sökande om de kontroller som kommer att göras i Polisens register och inhämta samtycke till dessa kontroller.
Mer information om säkerhetsrelaterade frågor vid en rekrytering och säkerhetsprövning finns under relaterade dokument.
Referenstagning
Referenstagningen är ett komplement till intervjun. Genom att ta referenser säkerställer du att den sökande har rätt kompetens och att rekryteringsgruppen har gjort rätt bedöm- ning under intervjun. Kom ihåg att dokumentera det du får fram här.
Referenstagningen ska utgå från kompetensprofilen. Den ska fungera som ett verktyg för att säkerställa att den sökande har rätt kompetens och att de som intervjuat har gjort rätt bedömning under intervjun. Du bör begära minst två referenter som är oberoende av var- andra. Den sökandes nuvarande chef ska helst vara en av dessa och det är bra med refe- renter av bägge könen. Om den sökande har erfarenhet av säkerhetsklassad verksamhet är det bra med en referens därifrån. Den sökande väljer själv sina referenter. Skulle du vilja kontakta andra referenter bör detta ske i en dialog med den sökande.
Var saklig i dina kommentarer
För att skapa förtroende hos referenten bör du innan referenstagningen börjar kort infor- mera om hur samtalet går till. Försök att skapa en förtroendefull dialog och utgå från kompetensprofilen. Dokumentera det som referenten säger – det kommer att ingå i un- derlaget inför ställningstagande varför en person anställs framför en annan. Tänk på att det du skriver blir en offentlig handling. Förhåll dig objektiv till beskrivningen och var försiktig med referentens personliga kommentarer om den sökande, de kan vara miss- visande.
Tänk på det här när du tar referenser
• Har referenten en relation till den sökande som kan påverka informationen?
• Vilken insyn har referenten i den sökandes arbete?
• Har du egna värderingar som kan påverka?
• Hur är referenten som person? Skapa dig en uppfattning om personen. Är han/hon försiktig eller översvallande i sina beskrivningar? Skriv ner hur du uppfattar referen- ten som person, så att andra som läser materialet har det med sig när de i sin tur vär- derar den information som referenten har gett.
Kontrollpunkt 2
Omställningsarbete eller företrädesrätt till återanställning.
Innan man annonserar eller tar ett beslut om att anställa en person måste man undersöka om det finns personer som ingår i ett omställningsarbete, 7 § 2 stycket lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS). Att man undersöker detta flera gånger under en rekrytering beror på att bilden kan förändras över tid. Arbetsgivaren har ett omfattande ansvar för att bereda nytt arbete för personer som blir övertaliga inom ett område. Finns det en person som ingår i ett omställningsarbete måste förutsättningarna för denne undersökas innan man kan annonsera den lediga funktionen eller ta beslut om att anställa en annan person.
Det kan dessutom finnas personer med företrädesrätt till återanställning, 25-27 §§ LAS, 32 § Lag (1994:260) om offentlig anställning (LOA) och 7-9 §§ Avtal om Turordning för arbetstagare hos Staten (TurA-S). Företrädesrätt till återanställning har man bara till den egna polismyndigheten. Arbetsgivare kan välja att anställa denne utan att annonsera, detta är dock ingen skyldighet som arbetsgivaren har. Om arbetsgivaren väljer att an- ställa en annan person än den som har företrädesrätt är arbetsgivaren skyldig att för- handla före beslut, 32 § LAS. Om den som har företrädesrätt avvisar ett skäligt erbju- dande om återanställning förlorar denne sin återanställningsrätt.
Förslag till anställning
Innan myndigheten avgör vem som ska få en viss anställning (eller förord eller förslag därtill) ska myndigheten lämna information till arbetstagarorganisationerna om det till- tänkta beslutet. Detta framgår av av 4 § Avtal om förhandlingsordning i frågor om till- sättning av vissa tjänster inom polisväsendet (1987-06-25). Om en organisation inom fem arbetsdagar efter information påkallar förhandling i frågan ska myndigheten för- handla med den innan ärendet avgörs. Lokal-lokala kollektivavtal som har slutits med stöd av avtalet från 1987-06-25 kan ha andra bestämmelser och ersätta ovanstående.
Säkerhetsprövning och registerkontroll ska vara klart
Innan anställningsbeslut fattas måste säkerhetsprövningen ha fullföljts. För funktioner i säkerhetsklass innebär det att även registerkontrollen ska vara avklarad. Innan detta är klart kan man endast informera den sökande som är tilltänkt för anställning att man kommer att föreslå vederbörande under förutsättning att denne blir godkänd i säkerhets- prövningen och, om funktionen kräver det, registerkontrollen. Även ett muntligt besked är bindande vilket gör att man måste vara ytterst försiktig med vad man lovar så att den tilltänkta inte uppfattar sig ha fått anställningen innan allt är avslutat.
Beslut om anställning
Myndighetens beslut om anställning ska vara skriftligt. Hos myndigheten ska det finnas en handling som visar:
• dagen för beslutet
• beslutets innehåll
• vem som har fattat beslutet
• vem som har varit föredragande, 21 § Myndighetsförordningen (2007:515).
• Avvikande mening ska antecknas i protokoll eller annan handling hos myndigheten 19 § Förvaltningslagen (1986:223).
Informera på myndighetens anslagstavla
Information om myndighetens beslut om anställning ska genast sättas upp på myndighe- tens anslagstavla, enligt 7 § Anställningsförordningen (1994:373) (AF), eftersom över- klagandetiden börjar gälla först från det att beslutet anslagits.
Anslaget ska innehålla uppgifter om:
• vilken dag som det sattes upp på anslagstavlan
• vad som gäller i fråga om överklagande
• de avvikande meningar som har antecknats i protokollet eller i någon annan handling (8 § AF)
Av anslaget ska det framgå att överklagandetiden är tre veckor, räknat från den dag då anslaget sattes upp på myndighetens anslagstavla. Det ska också framgå vart skrivelsen med överklagandet ska sändas, det vill säga till den myndighet som har meddelat beslu- tet. Information om beslut om anställning som polisman ska anslås både på polismyndig- hetens och på Rikspolisstyrelsens anslagstavlor (6 kap. 8 § polisförordningen).
Vissa anställningar behöver inte anslås på anslagstavlan
Av 7 § 2 stycket AF framgår att information om en myndighets beslut att anställa någon inte behöver lämnas på myndighetens anslagstavla när det gäller anställning som beräk- nas vara högst sex månader eller anställning av dem som redan är polisaspiranter hos myndigheten.
Den anställde får en kopia på beslutet och/eller ett anställningsbevis.
Återkoppling
Alla som har sökt en anställning hos Polisen ska få en återkoppling på hur det har gått.
Återkopplingen kan göras skriftligen eller muntligen, beroende på hur långt fram i pro- cessen den sökande funnits med.
De som har sökt en anställning hos Polisen, men inte varit på intervju, bör få ett ”nej tack-brev”. Det ökar Polisens trovärdighet som en seriös och professionell arbetsgivare.
Brevet kan ha en standardutformning, det viktiga är att den sökande får information om processen och besked om att han eller hon inte är aktuell för anställningen.
Tydlig återkoppling minskar antalet överklaganden
De som har varit på intervju ska få en muntlig återkoppling från den rekryterande chefen, det vill säga den person som fattat beslutet om vem som ska anställas. I återkopplingen bör det klart och tydligt framgå varför den sökande inte fick anställningen.
Rekrytering utifrån förtjänst och skicklighet gör att det skapas ett underlag som sedan kan användas i återkopplingen. Chefen bör kunna redogöra för varför man valt att an- ställa en annan person, och ge den sökande utvecklingsförslag för att kunna komma ifrå- ga för anställning vid en senare rekrytering. Målet är att den sökande ska känna sig nöjd med att han eller hon fick en saklig och objektiv bedömning och att det klart och tydligt framgått varför vederbörande inte fick tjänsten. Med en bra och tydlig återkoppling minskar troligen antalet överklaganden.
Överklagande
En anställning kan överklagas av en person som sökt men inte fått den. Vad som gäller för överklaganden är lagstyrt.
Vad säger lagstiftningen?
En myndighets beslut om anställning får överklagas enligt 21 § anställningsförordningen (1994:373) (AF). Rätt att överklaga har den som beslutet angår, det vill säga den som sökt anställningen och inte fått den, 22 § förvaltningslagen (1986:223) (FL). Med en sö- kande jämställs den som anmält anspråk på återanställningsrätt eller företrädesrätt till en anställning med högre sysselsättningsgrad.
Ett beslut om omplacering inom arbetsskyldigheten kan inte överklagas men om beslutet har inneburit att en ny anställning kommit till stånd kan detta anställningsbeslut överkla- gas. Enligt regeringens praxis kan man även överklaga ett beslut om anställning som myndigheten inte behöver informera om enligt 7 § 2 stycket AF. Av det följer att vem som helst kan överklaga ett anställningsbeslut som myndigheten inte informerat om.
Statens överklagandenämnd prövar Polisens ärenden
Överklagandetiden är tre veckor, räknat från den dag då informationen om anställnings- beslutet lämnades på myndighetens anslagstavla. Överklagandet lämnas till myndigheten som har meddelat beslutet. Överklagande i anställningsärenden inom Polisen prövas av Statens överklagandenämnd. Detta gäller såväl anställningsärenden hos Rikspolisstyrel- sen som hos övriga polismyndigheter, inklusive SKL.
Ett överklagande ska skyndsamt skickas vidare till Statens överklagandenämnd. Yttran- det kan skickas in i efterhand.
Bedömningsmall
Vid ett överklagande används en bedömningsmall där den som fått anställningen jämförs med den sökande som överklagar tillsättningen. En bedömningsmall finns att hämta på Intrapolis under rekryteringsprocessen.
