Dokumentationsskyldighet

Tillvägagångssätt

Målbilden för socialförvaltningen beskriver att medarbetare ska ta del av den information och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt medarbetarskap och har ansvar både att ta till sig, söka och förmedla information.

Kvalitetsarbetet förutsätter allas delaktighet och ansvarstagande.Alla medarbetare ska medverka i det systematiska kvalitetsarbetet och arbetar därmed för ständiga för- bättringar av verksamheten

Detta sker bl a genom att arbeta utifrån

Ø Nämndens mål, förvaltningens vision och målbild

Ø Lagar, styrdokument, riktlinjer, delegationsordning, processer och rutiner samt använda sig av

- de kanaler som finns för att meddela brister i kvaliteten

- den förslagslåda som inrättats för att bättre ta till vara alla medarbetares idéer och förslag till kvalitetsförbättringar och effektiviseringar

Nyanställda får kunskap om ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbetet i samband med sin anställning och på introduktionsdagen för nyanställda.

4.12 Dokumentationsskyldighet

Den som bedriver verksamhet ska dokumentera arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl ledningssystemets

grundläggande uppbyggnad som det systematiska förbättringsarbetet. Den som bedriver socialtjänst bör varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra

verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet och vilka resultat som har uppnåtts.

(källa; Handbok, SOSFS 2011:9, Socialstyrelsen)

Tillvägagångssätt

Tertialvisa uppföljningar, delårsbokslut och årsredovisning görs till kommunfullmäktige.

I socialförvaltningens kvalitetsredovisning återfinns sammanställningar av resultat från interna och externa uppföljningar, utvärderingar, tillsynsrapporter, jämförelser m m.

Bilaga 2

Aktuell lagstiftning, förordningar och föreskrifter Lagstiftning, förordningar

Bidragsbrottslag (2007:612)

Kommunallagen (1991:900)

Förvaltningslag (1986:223)

Föräldrabalken (1949:381)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Socialtjänstlag (2001:453), SOL

Socialtjänstförordningen (2001:937)

Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU

Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM

Lag (1964:167) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare

Lag (2002:445) om medling med anledning av brott

Lag om mottagande av asylsökande m fl (1994:137)

Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten

Förordning (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten Föreskrifter

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9)

Föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5)

Föreskrifter och allmänna råd om Lex Sarah (SOSFS 2011:5)

Föreskrifter och allmänna råd om socialnämndens utredning och fastställande av föräldraskap (SOSFS 2007:4)

Bilaga 3

Checklista för rutiner i ledningssystem (från Regionförbundet Jämtlands län)

5.1 Systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten 5.1.1 Planera verksamheten och upprätta mål

5.1.1.1 Rutiner för systematisk verksamhetsplanering och målarbete på olika nivåer 5.1.2 Kartlägga och säkerställa personalens kompetens och lämplighet

5.1.2.1 Rutiner för anställning, introduktion etc 5.1.2.2 Kompetensbeskrivningar

5.1.3 Organisera kvalitetsarbetet

5.1.3.1 Rutiner för ansvarsfördelning i det systematiska kvalitetsarbetet 5.1.3.2 Rutiner för kartläggning och beskrivning av processer etc 5.1.4 Dokumentera kvalitetsarbetet

5.1.4.1 Rutiner för hur arbetet utifrån ledningssystemet dokumenteras 5.1.4.2 Rutiner för årliga ”berättelser”

5.1.5 Uppföljning av processer och rutiner

5.1.5.1 Rutiner för egenkontroll, avvikelser, klagomål etc 5.1.6 Åtgärder av brister

5.1.6.1 Rutiner för ändring i processer och rutiner 5.2 Samverkan

5.2.1 Samverkan med andra verksamheter inom den egna organisationen 5.2.1.1 Övergripande rutiner

5.2.1.2 Rutiner för berörda verksamhetsområden 5.2.2 Samverkan med andra organisationer 5.2.2.1 Övergripande rutiner

5.2.2.2 Rutiner för berörda verksamhetsområden

5.3 Uppfylla serviceskyldighet och erbjuda lättillgänglig service 5.3.1 Lämna upplysningar och vägledning till enskilda

5.3.1.1 Rutiner för att uppfylla serviceskyldighet hänvisning, telefon, besök etc 5.3.2 Erbjuda lättillgänglig service, bistånd, vård och omsorg

5.3.2.1 Rutiner för verksamhetsområden, servicegarantier etc 5.4 Avgöra den egna kommunens ansvar

5.4.1 Utreda vilken kommun som är ansvarig 5.4.1.1 Övergripande rutin

5.4.1.2 Rutin för överlämnande av ärende till annan kommun 5.4.2 Utreda ansvar i förhållande till andra huvudmän 5.4.2.1 Övergripande rutin

5.4.2.2 Rutiner utifrån skilda verksamhetsområden 5.5 Offentlighet, sekretess och informationssäkerhet 5.5.1 Offentlighet och utlämnande av handlingar

5.5.1.1 Rutiner för diarieföring och förvaring av allmänna handlingar 5.5.1.2 Rutiner vid begäran om utlämning av allmänna handlingar 5.5.2 Behandling av personuppgifter

5.5.2.1 Rutiner för behandling av personuppgifter och beskrivning av ansvar 5.5.2.2 Åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas

5.5.2.3 Rutiner för information till den registrerade 5.5.2.4 Rutiner för skyddade adresser och personuppgifter 5.5.2.5 Rutiner för att låta den det rör ta del av dokumentationen

5.5.2.6 Rutiner för personals tystnadsplikt, skyldighet att lämna ut uppgifter, behörighet att ta del av dokumentation

5.5.3 Nationella e-hälsatjänster

5.5.3.1 Fastställa informations-, säkerhetspolicy-, ansvarsfördelning

5.6 Dokumentation i individärenden

5.6.1 Hantera inkomna handlingar som tillhör personakt, samt upprätta, förvara och gallra akt 5.6.1.1 Rutiner för inkomna handlingar som tillhör personakt samt upprättande, förvaring, gallring 5.6.1.2 Förvaring av handlingar när anmälan inte leder till att utredning inleds

5.6.2 Dokumentera individärenden

5.6.2.1 Generella rutiner för dokumentation i individärenden 5.6.2.2 Rutiner för specifika verksamhetsområden

5.6.2.3 Rutiner för information till den enskilde om den dokumentation som förs 5.7 Förebyggande och uppsökande arbete

5.7.1 Med särskild uppmärksamhet följa barn och unga i riskzonen 5.7.1.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.7.2 Aktivt arbeta för att motverka missbruk bland barn och unga 5.7.2.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.7.3 Samarbetssamtal i frågor som rör vårdnad, boende och umgänge 5.7.3.1 Rutiner för samarbetssamtal

5.7.4 Verka för att den som utsatts för brott och dennes närstående får stöd och hjälp

5.7.4.1 Rutiner för att stödja kvinnor som är utsatta för våld eller andra övergrepp av närståe nde 5.7.4.2 Rutiner för att särskilt beakta att barn som bevittnat våld kan behöva stöd

5.7.5 Arbeta uppsökande för att motverka missbruk, samt tillse att den enskilde får den hjälp som behövs

5.7.5.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.7.7 Erbjuda stöd till personer som vårdar eller stödjer en närstående 5.7.7.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.8 Tillhandahålla servicetjänster utan föregående individuell prövning 5.8.1 Tillhandahålla servicetjänster

5.8.1.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.9 Säkerställa tillgången till insatser av god kvalitet 5.9.1 Säkerställa tillgången till familjehem för barn och unga 5.9.1.1 Rutiner för rekrytering av familjehem

5.9.2 Säkerställa tillgången till hem för vård eller boende 5.9.2.1 Rutiner för upphandling av HVB-hem

5.10 Förhandsbedömning 5.10.1 Förhandsbedömning

5.10.1.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.11 Planera, genomföra och dokumentera en utredning 5.11.1 Objektivitet och partiskhet

5.11.1.1 Rutiner för att utse handläggare 5.11.2 Part och ställföreträdare

5.11.2.1 Rutiner för att utreda vem som är part/ställföreträdare 5.11.3 Tolk

5.11.3.1 Rutiner för att avgöra om tolk behövs, ta fram tolk och genomföra samtal 5.11.4 Parts rätt till insyn

5.11.4.1 Rutiner för att säkerställa parts rätt till insyn 5.11.5 Dokumentation

5.11.5.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.11.6 Innehåll och metodik i utredning, olika typer av utredningar etc.

5.11.6.1 Rutiner för berörda verksamheter 5.11.7 Beslutsfattande

5.11.7.1 Rutiner för beslutande, kommunicerande, omprövning, etc.

5.11.8 Överklagande

5.11.8.1 Rutiner för att handlägga överklagan

5.11.9.1 Rutin för att avgöra om anmälan ska göras, och i så fall hur 5.11.10 Underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar

5.11.10.1 Rutin för att upprätthålla underrättelseskyldigheten 5.12 Planera, verkställa och följa upp en behovsprövad insats 5.12.1 Säkerställa att beslutade insatser verkställs inom skälig tid 5.12.1.1 Rutiner för rapportering till Socialstyrelsen

5.12.2 Verkställa en dom

5.12.2.1 Rutiner för berörda verksamheter 5.12.3 Planera och formulera mål för insatser 5.12.3.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.12.4 Tillsammans med landstinget upprätta individuell plan 5.12.4.1 Rutiner gemensamma med landstinget

5.12.5 Överföra information till utförare 5.12.5.1 Rutiner för berörda verksamheter

5.12.6 Handläggning och dokumentation vid uppföljning av pågående insats 5.12.6.1 Rutiner för berörda verksamheter och för olika insatser

5.12.7 Utförande av beslutade insatser

5.12.7.1 Rutiner för berörda verksamheter och för olika insatser