Tillvägagångssätt
Samverkan och samarbete inom socialförvaltningen sker på samhälls- organisations - samt på individnivå.
En kartläggning har gjorts av de olika samverkanskonstellationer som finns inom socialförvaltningen både internt och externt samt nätverk. Genom regelbundna
kartläggningar säkras att de konstellationer som finns är ändamålsenliga. Det synliggörs också om olika konstellationer kan slås ihop m m. En checklista finns att användas innan en ny konstella tion startas där bl a syfte med gruppen ska framgå, när uppföljning sker, mandat för deltagaren, hur återrapportering ska ske. Ett syfte med checklistan är att samverkan ska vara formaliserad utifrån ett effektivitetssyfte.
Samverkan sker löpande i enskilda ärenden i det dagliga arbetet både internt och
externt; i olika samverkans - och samarbetskonstellationer både för enskilda ärenden och på övergripande nivå. Samverkan sker också vid arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal samt den fackliga samverkan som sker vid områdessamverkansgrupp, förvaltnings- samverkansgrupp samt central samverkansgrupp.
Samverkan externt regleras också genom avtal som upprättats mellan socialnämnden och olika aktörer. En sammanställning av befintliga samverkansavtal finns i
Kvalitetsredovisningen under ”Överenskommelser, avtal”, www.ostersund.se/forvaltningarna/socialforvaltningen/kvalitet.
De rutiner om samverkan som är upprättade finns samlade på webben.
Kunskap om nya samverkansavtal som behöver tecknas med olika aktörer, vilka nya processer och rutiner för samverkan som behöver utformas eller revideras erhålls genom tillsynsåterföringar, olika utvärderingar och uppföljningar, egenkontroll i form av bl a jämförelser, sammanställningar a v rapporter om synpunkter, avvikelser m m.
4.6 Systematiskt förbättringsarbete
För att säkerställa att ledningssystemet är ändamålsenligt uppbyggt krävs ett fortlöpande systematiskt förbättringsarbete. I förbättringsarbetet läggs vikt vid
förebyggande åtgärder som riskanalyser för att kunna förhindra att avvikelser inträffar.
Även egenkontroller betonas där den som bedriver verksamhet ska undersöka verksamhetens resultat och kontrollera kvaliteten. Därutöver ska inkomna rapporter, klagomål och synpunkter tas emot, utredas, sammanställas och analyseras för att säkerställa kvaliteten.
Om en verksamhet inte når upp till krav och mål i föreskrifter och beslut föreligger en avvikelse som måste hanteras. En avvikelse uppstår också om personalen inte arbetar i
avvikelser ska åtgärdas. Det ska också leda till att processer och rutiner ses över för att med stöd av dem säkra att inträffade avvikelser inte inträffar på nytt. Förbättringsarbetet ska innebära att organisationen lär av sina misstag. (källa; Handbok, SOSFS 2011:9,
Socialstyrelsen) 4.6.1 Riskanalys
Riskanalys innebär att den som bedriver verksamheten arbetar förebyggande. Analyser ska göras för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att
verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra
föreskrifter och beslut. Riskanalyserna innebär att sannolikheten för att en händelse ska inträffa uppskattas samt att en bedömning görs av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. (källa; Handbok, SOSFS 2011:9, Socialstyrelsen) Tillvägagångssätt
Inför planerade förändringar som ex organisationsförändringar, införande av ny teknik och nya metoder ska kartläggningar och analyser göras av vilka fel och brister som kan uppstå. Bedömningen i riskanalysen används som underlag för att minimera risken för att fel och brister uppstår vid genomförandet.
I samband med internkontrollsarbetet för det kommande året görs en risk- och väsentlighetsanalys för olika moment. En bedömning sker av olika risker i verksamheten, sannolikheten för att de ska inträffa och dess väsentlighet om de
inträffar. Utifrån klassningen av risken kan ett kontrollmoment fastställas som finns med i handlingsplanen för internkontrollsarbetet med ett definierat ansvar för genomförandet.
4.6.2 Egenkontroll
Den som bedriver verksamhet ska utöva egenkontroll. Det innebär att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamhetens resultat. Egenkontrollen innebär även att kontrollera att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i
ledningssystemet. En granskning ska göras av den verksamhet som har bedrivits eller bedrivs. Den kan också beskrivas som en intern granskning av att den egna
verksamheten uppnår ställda krav och mål.
Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att den som bedriver verksamhet ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Omständigheter som kan påverka frekvens och omfattning är ex om förändringar genomförts i en verksamhet, om nya arbetssätt införts eller om nya metoder tillämpats. Den bedömning som görs används som ett underlag för att minimera risken för att fel och brister uppkommer.
Egenkontrollen kan innefatta jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser, dels med resultat för andra verksamheter, jämförelser av
verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat, målgruppsundersökningar, granskning av akter och annan dokumentation, undersökning om det finns
förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet, inhämtande av synpunkter från revisorer och intressenter.
(källa; Handbok, SOSFS 2011:9, Socialstyrelsen)
Tillvägagångssätt
Se under 4.2 Tillvägagångssätt för förfarande kring följande;
Månatlig ekonomisk uppföljning
Tertialuppföljning, delårsbokslut och årsredovisning Internkontroll
Prioriterade strategiska områden med handlingsplaner Inspektionen för vård och omsorgs tillsyn
Revisionsgranskning Brukarundersökning
Individuella uppföljningar av insatser Avvikelserapporter
Synpunktshantering Lex Sarah
Rapportering icke verkställda beslut Omvärldsbevakning/analys
Jämförelser med andra
Uppföljning av ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete
Förvaltningsledningen har tillsatt en grupp som ska analysera förvaltningens resultat i öppna jämförelser.
Socialnämnden är ålagd att inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt vilket sker bl a genom
tertialuppföljningar och internkontrollplan.
4.6.3 Utredning av avvikelser, klagomål och synpunkter
Den som bedriver verksamhet ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Med klagomål avses att någon klagar på att verksamheten inte uppnår avsedd kvalitet. Med synpunkter avses övrigt som framförs som berör
verksamhetens kvalitet, t ex förslag på förbättringar. Klagomål och synpunkter kan framföras av alla intressenter som är angivna i föreskriften, ex klienter och deras närstående, myndigheter och föreningar, andra intressenter. Detta för att den som bedriver verksamheten ska kunna få en bred återkoppling avseende hur verksamheten bedrivs och kännedom om eventuella avvikelser från de krav och mål som gäller för verksamheten. Mottagna klagomål och synpunkter ska utredas för att den som bedriver verksamheten ska kunna ta ställning till om det förekommit avvikelser i verksamheten.
Utredningen ska leda till att den som bedriver verksamhet ska kunna ta ställning till om det förekommit avvikelser i verksamheten dvs att verksamheten inte når upp till krav och mål enligt lagar och andra föreskrifter och beslut som har meddelats med stöd av
sådana föreskrifter. (källa; Handbok, SOSFS 2011:9, Socialstyrelsen)
Tillvägagångssätt
Riktlinjer och rutiner med fördelat ansvar samt flödesschema för synpunktshantering finns i ledningssystemet för kvalitetsarbetet på webben.
En sammanställning av inkomna synpunkter, klagomål och förslag redovisas i samband med nämndens tertialvisa uppföljningar till kommunfullmäktige.
Avvikelserapporter är en del av socialförvaltningens systematiska kvalitetsarbete och i uppföljningen av förvaltningens rutiner, processer och arbetssätt. Med avvikelse menas en händelse som är ett fel eller misstag av betydelse och som avviker från det
regelmässiga. Det kan ex vara relaterat till rutiner som inte fungerar eller följs, brister av betydelse i samverkan internt eller externt, i information, i oklar ansvarsfördelning.
Inkomna avvikelserapporter sammanställs och analyseras.
Riktlinjer, flödesschema samt blankett för medarbetaren att rapportera på finns i ledningssystemet på webben.
Information till alla nyanställda om synpunktshantering och avvikelserapportering sker av närmast ansvarig chef samt på introduktionsdag för nyanställda.