6.2.1 Konceptet aktivitetsbaserad arbetsplats
Konceptet för denna typ av arbetsplats är sprungen ur ett behov av flexibilitet inom arbetet, till följd av en föränderlig värld. Detta bekräftades även av respondenterna på enkäten som själva angav “flexibilitet” som en trolig anledning, bland många, bakom omställningen till aktivitetsbaserad arbetsmiljö. Digitaliseringen är den huvudsakliga faktorn till den föränderliga världen, och användningen av den mobila tekniken banar väg för nya arbetssätt då man i stort sett behöver sin bärbara dator för att kunna arbeta.
31
Den alltmer utvecklade informations- och kommunikationsteknologin bidrar till nya sätt att kommunicera med personer som är på avlägsna platser via olika programvaror för exempelvis digitala videomöten, vilket bidrar till att anställda inte har lika stor anledning till att arbeta i företagets lokaler. Trygg & Hermelin (2012) bekräftar detta resultat och menar vidare på att behovet av personlig kontakt ökar då teknikanvändningen gör det, vilket leder till att den virtuella platsen och den fysiska platsen kompletterar varandra. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen är en plats som ska locka de anställda till kontoret och förenkla informationsutbytet där, vilket bland annat är anledningen till att människor inte har fasta arbetsplatser. Den rumsliga miljön ska även bidra till att de anställda känner sig mer fria i sitt arbete, vilket i sin tur gör dem mer nöjda. Enkätstudien visade på att 70 % av respondenterna på företag B tyckte att en av de främsta fördelarna med att arbeta aktivitetsbaserat var just valfriheten i att välja i vilken fysisk miljö man kunde arbeta i, alltså att vara flexibel.
Rummets är inrett med en stor variation av möbler då personer antas ha olika arbetssätt som möblerna ska kunna spegla, exempelvis om man vill arbeta stående vid ett ståbord eller halvliggandes i en soffa. Tillgången på digitala verktyg ska även vara hög, då man ska kunna dra sig undan i större eller mindre rum för olika typer av möten som kräver utrustning för det. Eidsaunet (2020) på Spectrum arkitekter berättar även att när de implementerar en aktivitetsbaserad miljö på arbetsplatser kartläggs de anställdas behov och hur de använder rummet, för att arbetsplatsen på bästa sätt ska kunna återspegla allas behov inom organisationen.
Resultaten från de olika studerade företagen liknar varandra till viss del, men är övervägande skilda från varandra. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen kan därför antas fylla sitt syfte på ett mer tillfredsställande sätt inom vissa organisationer, än vad det gör inom andra organisationer. Detta betyder att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen som koncept är helt beroende av dess organisation och hur implementeringen har gått till, vilket stödjer Eidsaunets (2020) bild av hur arbetsplatsen på bästa sätt ska fungera.
Det bör även understrykas att i scenariot att företagens resultat hade gått totalt i linje med varandra hade inga generella slutsatser kunnat dras om att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen uppfyller sitt syfte på företagen den implementerats på. Studiens generaliserbarhet är bristande med tanke på dess breda, men grunda, empiriinsamling, vilket bör tas i beaktning vid vidare läsning. 6.2.2 Fysiska miljöns påverkan på digitalt arbete
Visionen för den aktivitetsbaserade arbetsplatsen är att fler inom organisationen ska befinna sig på samma fysiska plats, trots att de sannolikt fortfarande utnyttjar digitala kanaler och tillvägagångssätt för att kommunicera med kollegor och chefer. Enkätundersökningen visade på att ungefär 70 % av de anställda är lika mycket på arbetsplatsen innan som efter det blev en aktivitetsbaserad miljö. Detta var ett resultat som var genomgående lika för alla företag.
De anställda på företag A arbetar ungefär lika mycket med kollegor på distans som på samma plats, medan anställda på företag B sällan arbetar med kollegor på distans. Företag C arbetar främst med kollegor på samma fysiska plats, men arbete med kollegor på distans förekommer även. Detta var ett resultat som skiljde sig mellan företagen och kan vara av vikt att studera för att utvärdera den aktivitetsbaserade arbetsplatsens syfte inom en viss organisation.
Vidare visade enkätundersökningen också att om två kollegor befinner sig på samma fysiska arbetsplats är det vanligaste kommunikationssättet digitalt via företagets kommunikationskanal på
32
företag A och företag B, medan de anställda på företag C främst kommunicerar via direktkontakt ansikte mot ansikte med sina kollegor om de befinner sig på samma fysiska plats. Kommunikationssätten varierar alltså något mellan företagen, där resultatet från företag C kan diskuteras vara det förväntade resultatet eftersom den aktivitetsbaserade arbetsplatsen skulle öka interaktionen på den fysiska arbetsplatsen.
Att de anställda tillbringar lika mycket tid nu på arbetsplatsen, som innan den blev aktivitetsbaserad, är ett intresseväckande resultat som kan tolkas som att de anställda är relativt oberörda av den aktivitetsbaserade miljön i fråga om ökad närvaro och interaktion. Det kan på ett annat sätt diskuteras utifrån att arbetsplatsens flexibla miljö ger större plats åt begreppet “reflexivitet” som Trygg & Hermelin (2012) introducerar. Reflexivitet handlar om hur individers val formas av sin omgivning. Att arbetsplatsen bjuder in till individuella val av konkret plats på kontoret är en aspekt av reflexiviteten, men även att den flexibla arbetsplatsen med mindre kontorsyta ger de anställda möjligheten att arbeta på distans från kontoret. Det kan vidare diskuteras om de anställdas känsla för reflexivitet redan existerade innan kontoret blev aktivitetsbaserat, just för att de arbetade digitalt, vilket betyder att effekterna av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen kan antas vara små eller obefintliga.
Resultaten av det vanligaste kommunikationssättet kan även diskuteras i samma linje, att den digitala kommunikationen fortgår även om de två som kommunicerar befinner sig på samma fysiska plats. Medarbetarna verkar sömlöst kunna navigera i de olika rummen – den aktivitetsbaserade arbetsplatsen bekräftas ytterligare vara ett hybridiserat rum då man inte helt plötsligt går över till andra arbetssätt bara för att man kan befinna sig i ett fysiskt rum. Det fysiska rummet kanske inte kan locka fram fysiska arbetssätt, utan det digitala arbetssättet fortgår. Detta motsäger dock inte att digitala arbetssätt kan fungera bättre om det fysiska rummet är mer anpassat utefter hur digitalt arbete ter sig. Resultaten visade även på att denna fråga helt beror på organisationen som studeras, då det digitala kommunikationssättet inte var vanligast för alla företag i enkätundersökningen.
Empirin saknar uppgifter om huruvida medarbetarna var missnöjda med sin miljö innan, men det kan diskuteras huruvida denna nya flexibla miljö tillåter en större nöjdhet hos medarbetarna eftersom de själva kan välja vilken fysisk miljö de vill arbeta i. Närvaron kan därför vara samma då som nu, men med en potentiellt högre andel nöjda medarbetare nu.
6.2.3 Förbättrad digital arbetsmiljö
Den aktivitetsbaserade arbetsmiljön kan möjligtvis påverka det digitala arbetssättet på ett annat sätt, genom att indirekt förbättra den fysiska arbetsmiljön. Det alltmer flexibla arbetssättet antas behöva speglas i arbetsplatsens miljö så de som arbetar där får utbyte från rummets miljö. En aktivitetsbaserad arbetsplats är uppdelad i olika zoner för olika typer av aktiviteter, som genom sin rumsliga miljö ska kunna stimulera arbetarens aktivitet för tillfället. Genom att bygga upp en arbetsplats på det här sättet, får den anställde möjlighet till att vara flexibel och kan göra individualistiska val utifrån det arbete personen utför för tillfället. Genomgående för alla företag var att det var vanligast att byta plats 1–2 gånger per dag, där frågan kvarstår huruvida det är ett optimalt utnyttjande av de olika zoner eller ej.
Den så kallade Krav-kontroll-stödmodellen som Gulliksen m.fl. (2019) presenterade kopplade till utmaningar med digitala arbetsplatser kan appliceras på denna aspekt av aktivitetsbaserade
33
arbetsplatser. Att arbetet får ökade krav vid digitalisering är en slutsats som dras på grund av att de anställda bland annat måste lära sig nya arbetsprocesser. Enligt modellen kan dessa krav upplevas som mindre stressande om individen har en relativt stor upplevd egenkontroll, i kombination med ett stort socialt stöd från ledning och kollegor. Givet att man arbetar digitalt på ett företag, säger modellen som Gulliksen m.fl. (2019) presenterar att arbetsmiljön antas bli bättre på en aktivitetsbaserad arbetsplats än på en icke-aktivitetsbaserad arbetsplats. Å ena sidan har de anställda stor valfrihet att själva bestämma om de ska arbeta på kontoret, vilket förstärks av att de inte har en egen fast arbetsplats. Å andra sidan syftar den aktivitetsbaserade arbetsplatsen till att locka folk till kontoret, för ett ökat informationsutbyte och socialt stöd. Arbetsplatsen antas locka mer om den anställde kan utföra sina arbetsuppgifter där på ett tillfredsställande sätt.
Undersökningen visade på att en övervägande del på företag B kände en större makt att styra sin dag nu, medan en övervägande del på företag C uttryckte att det inte var någon skillnad. En liten andel hos företag C upplevde däremot minskad makt, som uttryckte stress som en faktor kopplat till den nya fysiska miljön. Om större makt upplevs hos de anställda talar det för en ökad egenkontroll och i sin tur en förbättrad arbetsmiljö, men eftersom resultaten skilde sig från varandra bör det även här vara något som beror på organisationen i fråga.
Enkätundersökningen visade även på att den främsta trivselfaktorn på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen för alla företag var den ökade sociala interaktionen kollegorna emellan, och då framförallt mellan företagets olika avdelningar. De upplever att de har fått ett större kontaktnät och har lärt känna fler personer. Som tidigare nämnt lockas inte folk tillbaka till kontoren. Trots det har det sociala stödet ökat sen de börjat arbeta i en aktivitetsbaserad miljö, som antas vara en följd till att man inte har bestämda arbetsplatser, vilket i sin tur talar gott för arbetsmiljön enligt Gulliksen m.fl. (2019). Det kan vara att den aktivitetsbaserade miljön bjuder in till social interaktion för de individer som har behov av det, på ett sätt som den tidigare arbetsplatsen inte gjorde.
Resultaten visar ytterligare på olikheter när det kommer till arbetsro på arbetsplatsen, företag A var relativt neutrala, företag B var främst positiva och företag C hade blandade resultat där inget samband kunde fås, där några verkade missnöjd med arbetsron och några var nöjda. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen är ett komplext fenomen som kan analyseras utifrån en multifaktoriell grund, men det kan diskuteras att det borde vara givet att den i alla fall direkt borde ge ökad trivsel och arbetsro hos medarbetarna som arbetar där. Vilket inte var fallet i undersökningen.