UPPSATSER
Kulturgeografiska institutionen
Den aktivitetsbaserade
arbetsplatsen i en digitaliserad värld
Det fysiska rummets anpassning till digitalt arbete
Ella Calais & Lea Renmarker
Kurs: 2KU039: Uppsats STS - kulturgeografi, 15 hp Termin: VT2020
Handledare: Johan Jansson Kursansvarig: Cecilia Bygdell
ABSTRACT
Calais, E., Renmarker, L. 2020. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i en digitaliserad värld – det fysiska rummets anpassning till digitalt arbete. Uppsatser Kulturgeografiska institutionen, Uppsala universitet.
Digitaliseringen är ett begrepp som har möjliggjort förändring av många processer i samhället, och som likaså har omformat den geografiska uppfattningen av rummet samt hur vi konkret använder oss av rummet. Denna uppsats studerar hur arbete har förändrats i och med digitaliseringen, i relation till den fysiska arbetsplatsen. Studien har undersökt den aktivitetsbaserade arbetsplatsen som implementeras på allt fler organisationer till följd av ett ökat digitalt arbete, hur den används och hur den bemöter ett digitalt arbetssätt. Detta har studerats via konceptet hybrida rum som beskriver integrationen av det fysiska rummet och det digitala rummet. Detta blir en viktig utgångspunkt för analysen då alltför många processer i de olika rummen integreras och blir till en helhet. Bakgrund till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen och hur arbetet är tänkt att bedrivas där ställs mot hur arbetet faktiskt organiseras på denna plats, samt hur inställningen till arbetsplatsen ser ut. Detta har undersökts via en kvantitativ enkätstudie med tre stycken företag med aktivitetsbaserade arbetsplatser. Den geografiska analysen visade på att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen delvis underlättar det digitala arbetet då den gynnar medarbetarens flexibilitet och välmående. Ytterligare resultat visade på att den fysiska miljön inte på ett entydigt sätt kan påverka det digitala arbetssättet som finns på arbetsplatserna idag, samt att medarbetarnas inställning till arbetsplatsen varierade. Den fysiska miljön förändras med den aktivitetsbaserade arbetsplatsen, men det digitala arbetssättet fortgår ungefär som tidigare.
Keywords: aktivitetsbaserad arbetsplats, hybrida rum, arbetets organisering, digitalt arbete, digital geografi.
Handledare: Johan Jansson
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. INLEDNING 4
1.2 Syfte och frågeställning 5
1.3 Avgränsning 6
1.4 Disposition 6
2. BAKGRUND 7
2.1 Historik 7
2.2 Konceptet aktivitetsbaserad arbetsplats 7
2.3 Organisationen med aktivitetsbaserad arbetsplats 8
3. TEORI 10
3.1 Hybrida rum 10
3.2 Digitaliseringens påverkan på arbetsplatsen 11
3.3 Organisering av arbete 12
3.4 Utmaningar med digitala arbetsplatser 14
3.5 Tidigare studier 15
4. METOD 17
4.1 Genomförande av studie 17
4.2 Enkätstudie 17
4.3 Analys av enkätsvar 18
4.4 Etiska överväganden 18
4.5 Diskussion 19
5. EMPIRI 20
5.1 Konkret användning av rummet 20
5.2 Anledning till implementering 24
5.3 Kommunikationssätt 25
5.4 Förändrade förväntningar 25
5.5 Trivselfaktorer 26
6. DISKUSSION 30
6.1 Den hybrida aktivitetsbaserade arbetsplatsen 30
6.2 Att arbeta i ett hybridiserat rum 30
6.3 Arbetets organisering 33
7. SLUTSATS 35
REFERENSLISTA 37
BILAGA 1 – ENKÄTSTUDIE 40
BILAGA 2 – INTERVJUGUIDE 43
4
1. INLEDNING
Digitalisering är ett begrepp som genomsyrar 2000-talet och har knappast gått obemärkt förbi.
Begreppet syftar till omvandlingen från analog till digital representation av information. I dag syftar begreppet även till övergången till ett digitalt samhälle (NE, 2020). Digitaliseringen har möjliggjort förändring av många processer i samhället och likaså kunnat omforma den geografiska uppfattningen av rummet. Vi kan kommunicera dygnet runt, handla mat utan att gå till affären, vi kan till och med i viss utsträckning få vård utan att behöva gå till läkaren.
Digitaliseringen bidrar med nya förhållningssätt till den faktiska geografin i och med att avstånd som begränsande faktor i stor utsträckning kan försummas. Digitaliseringen tillåter oss även att skapa nya, virtuella, platser där det öppnas upp möjligheter för nya sätt för hur människor kommunicerar och interagerar med varandra. Det handlar dels om interaktion som ersätter det som sker i den fysiska miljön, och dels om nya sätt hur människor kan samspela med varandra i en virtuell miljö. Digitala verktyg tillåter att fysiskt befinna oss i olika rum, men mentalt i samma. I dagens samhälle rör sig människor ständigt mellan dessa två olika platser - den fysiska och den digitala. År 2010 använde 85 % av Sveriges befolkning internet och till år 2019 ökade den siffran till 95 % (Internetstiftelsen, 2019). I takt med att allt fler människor blir digitala i sina liv, digitaliseras allt fler processer i samhället. Digitaliseringsrådet menar på att denna övergång till det digitala förändras snabbt och ställer krav på samhällets strukturer och beteendemönster, för att kunna tillvarata de möjligheter som digitaliseringen ger (Digitaliseringsrådet, u.å.).
Digitaliseringen har möjliggjort nya former av arbeten och nya sätt att organisera arbetet i rummet vilket har lett till att företag har omformats och arbetsplatser blivit mer flexibla. Tekniken bidrar till att vi kan jobba vart som helst och när som helst, och kan ständigt vara uppkopplade. Det leder till att fler företag ger sina anställda förtroendet att i större utsträckning jobba hemifrån. En ny kontorstrend som vuxit fram i Sverige under de senaste åren, till följd av digitaliseringen och flexibiliteten den erbjuder, är de aktivitetsbaserade arbetsplatserna (Bäcklander, 2019). Med olika zoner för olika aktiviteter på arbetsplatsen utmanas det traditionsenliga kontoret med sina fasta platser för alla anställda. Lid-Falkman & Stenström (2017) menar i deras forskningsprojekt Framtidens kontor? att detta skifte till aktivitetsbaserade arbetsplatser antas bero på dagens möjligheter till att arbeta digitalt. Författarna skriver att på grund av detta faktum behöver arbetstagarna inte i samma utsträckning ett fast skrivbord, och därmed blir kontoren mer flexibla till förändring. De belyser fördelarna med detta koncept men även svårigheterna som kan uppstå vid en sådan omställning. Dessa svårigheter kan vara krav som ställs på de som arbetar på kontoren i och med förändrade omständigheter för arbete då en ny norm för arbete sker på dessa typer av arbetsplatser. Omställningen till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen sker således inte nödvändigtvis helt smärtfritt inom alla organisationer. (Lid-Falkman & Stenström, 2017) I en artikel från Chefstidningen (2019) belyser arbetslivsforskaren Susanna Toivanen att
5
aktivitetsbaserade arbetsplatser gynnar det digitala gränslösa arbetssättet. Hon menar att utmaningen ligger i att medarbetare och chefer måste anpassa sig utefter det nya kontoret, för att kunna gynnas av den nya arbetsplatsen på lång sikt (Chefstidningen, 2019). I samma artikel presenteras en studie av Högskolan i Gävle som baserades på 500 stycken anställda på fyra företag som övergick till en aktivitetsbaserad arbetsplats. Resultatet visade på en minskning av den upplevda produktiviteten på tre av fyra företag, där den största faktorn var minskad arbetsro.
(Chefstidningen, 2019)
Digitaliseringen har således gett upphov till förändringar på arbetsplatsen som skulle kunna leda till olika typer av konsekvenser för de som arbetar i den här miljön. Trygg (2014) undersöker arbetets organisation i sin avhandling och tar avstamp i en rumslig analys, det vill säga i vilka rum som arbetet sker. Hon studerar då samspelet och relationen mellan bland annat medarbetare och företagsledning, för att få en fördjupad förståelse för denna fråga (Trygg, 2014, s. 6). Trygg tittar bland annat på en ökad teknikanvändning på arbetsplatsen och belyser att de främsta förändringarna då handlar om frågor kring kommunikation inom arbetsplatsen (Trygg, 2014, s. 31).
Dessa blir då viktiga aspekter att analysera vid den rumsliga analysen av arbetsplatsen. Interaktion mellan personer inom en organisation anses vara avgörande för skapande av kunskap, vilket helt och hållet beror på organisationens arbetspraktik (Trygg, 2014, s. 42). Med tiden ställer företag om till ett alltmer digitalt arbetssätt, detta bör dock göras med vetskap om att den personliga interaktionen är viktig för relationer inom organisationen. Användandet av teknik bör därav ses som ett komplement snarare än som ett substitut till den personliga interaktionen (Trygg, 2014, s.
43).
Den rumsliga miljön på arbetsplatsen bör således ses som en central del vid analysen av arbetet inom organisationen. Baserat på att allt fler företag väljer att ställa om sina kontor till aktivitetsbaserade arbetsplatser, verkar den rumsliga förändringen leda till förändrade förutsättningar för arbete på olika sätt. I denna uppsats ska detta faktum undersökas, mer specifikt hur den aktivitetsbaserade arbetsplatsen används utifrån hur det är tänkt att arbeta där, samt hur inställningen ser ut till att arbeta på denna plats. Analysen kommer ta avstamp i ett koncept inom kulturgeografin som kallas hybrida rum för att få förståelse för hur en aktivitetsbaserad arbetsplats skiljer sig från en traditionsenlig arbetsplats.
Det rum som skapas när det digitala rummet möter det fysiska rummet brukar kallas för ett hybridiserat rum (Hybrid Space Lab, 2020). Detta koncept blir en viktig utgångspunkt för analysen eftersom fysiska och digitala rum ofta studeras skiljt från varandra, vilket Ash m.fl. (2018, s. 33) menar kan bli problematiskt. Det finns alltför många processer i de olika rummen som integreras, och därav blir analysen av hur rummen relaterar till varandra intressant.
1.2 Syfte och frågeställning
Syftet med studien är att kartlägga användningen av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen, samt hur inställningen till den ser ut. Studien fokuserar på tre olika företag som bedriver sina verksamheter
6
på aktivitetsbaserade arbetsplatser. Detta genomförs med utgångspunkt i att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen har uppkommit i samband med att arbete blir allt mer digitaliserat, och ska således studeras som ett hybridiserat rum. Detta syfte mynnar ut i följande frågeställningar:
● Hur förändras arbetssättet vid arbete på en aktivitetsbaserad arbetsplats i jämförelse med innan?
● Hur ser inställningen till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen ut?
● På vilket sätt påverkar den aktivitetsbaserade arbetsplatsen det digitala arbetet?
1.3 Avgränsning
För att besvara uppsatsens syfte har studien avgränsats till att studera medarbetare på tre företag som relativt nyligen genomgått förändringen till aktivitetsbaserade arbetsplatser och på så sätt kan uppskatta skillnaden gentemot tidigare. Uppsatsens enkätstudie har därav riktat sig till företag som uppfyller dessa kriterier. Enkätstudien omfattar endast anställda på företag inom den privata sektorn, det vill säga inte företag som ägs av stat, kommun eller landsting. Enkätstudien omfattar inte hur personer anställda på chefspositioner uppfattar den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Vidare är studien avgränsad till att studera företag lokaliserade i Stockholm.
1.4 Disposition
Uppsatsen är indelad i sju kapitel, som inleds med ett inledande kapitel som bland annat presenterar grundläggande begrepp som kommer att användas genomgående i studien. Kapitel 2 presenterar bakgrund till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Kapitel 3 presenterar studiens teoretiska ramverk samt redovisar tidigare forskning inom ämnet. Kapitel 4 redogör för studiens forskningsmetod och dess relevans för att lyckas besvara frågeställningarna, samt för genomförandet av studien. Studiens femte kapitel presenterar empirin i löpande text samt med figurer som visualiserar svaren från enkätstudien. Kapitel 6 analyserar det empiriska materialet med hjälp av det teoretiska ramverket i kapitel 3. Studiens sjunde och sista kapitel presenterar slutsatsen som har blivit sammanställd utifrån de svar som kunde ges på frågeställningarna.
7
2. BAKGRUND
Detta avsnitt ämnar ge bakgrund till den aktivitetsbaserade arbetsplatsen för att bidra med förståelse för vad det är för typ av arbetsplats samt hur det är tänkt att arbeta där. Avsnitt 2.1 presenterar historik kring den aktivitetsbaserade arbetsplatsens uppkomst, och avsnitt 2.2 presenterar den aktivitetsbaserade arbetsplatsens koncept samt hur dess fysiska arbetsmiljö ser ut.
Avsnitt 2.3 redogör för aspekter kopplade till organisationen som har den aktivitetsbaserade arbetsplatsen och varför de väljer att ställa om till denna typ av arbetsplats.
2.1 Historik
I slutet av 1980-talet och i början av 1990-talet började den aktivitetsbaserade arbetsplatsens föregångare flexkontoret att introduceras i Skandinavien. Idén kring att implementera ett mer flexibelt kontor byggdes vidare på av två kontorsforskare vid namn Frank Becker och Frank Duffy som utvecklade konceptet till att ha fokus på kontorets olika aktiviteter. År 1994 tog grundaren till det nederländska konsultbolaget Veldhoen+Company, Erik Veldhoen, med sig konceptet till Nederländerna efter ett besök i Skandinavien. Veldhoen+Company genomförde en lyckad lansering av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen och har genomfört större projekt som har fått stor uppmärksamhet. Två välkända aktivitetsbaserade arbetsplatser som Veldhoen+Company projektledde är Macquire Bank i Sydney år 2009 samt Commonwealth Bank i Sydney år 2011. Att Veldhoen+Company lyckades så pass väl med lanseringen av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen anses vara en av anledningarna till trendökningen av denna typ av arbetsplats som sågs runt år 2010. (Bodin Danielsson, 2014, s. 103)
Redan år 2005 ritades Microsofts kontor i Sverige om till en aktivitetsbaserad arbetsplats, följt av att deras grundare Bill Gates bekräftade i sitt Whitepaper samma år att det är såhär arbete kommer börja bedrivas i och med användandet av den mobila tekniken. Spectrum arkitekters grundare Wivian Eidsaunet var en del av detta projekt, och menar på att under de senaste 7–8 åren har det skett en enorm ökning i hur digitalt folk arbetar. Detta har bidragit till att man i större utsträckning arbetar hemifrån och att det är anledningen till att synen på kontoret har förändrats.
(Eidsaunet, Intervju 2020)
2.2 Konceptet aktivitetsbaserad arbetsplats
Den aktivitetsbaserade arbetsplatsens genomslag i Skandinavien kan förklaras utifrån flertalet aspekter, bland annat att allt fler organisationer har behov av flexibilitet. Vidare dimensioneras arbetsplatsen utefter färre antal personer, med utgångspunkt i att det är kostnadseffektivt samt att fler arbetar på andra platser. Det platsobundna arbetssättet har vi den digitala tekniken att tacka för, som idag är det som styr utformningen av kontoren (Bodin Danielsson, 2014, s. 103–104).
Flexibilitet är ett begrepp som har blivit allt viktigare inom utvecklingen av kontor i Sverige, som i grunden handlar om att en verksamhet ska kunna anpassas efter en föränderlig värld. Flexibilitet är ett begrepp som idag handlar om aspekterna tid och rum, istället för att kontorets fysiska struktur ska vara flexibel. Flexibilitet gavs av byggtekniska faktorer vid slutet av 1800-talet, medan idag handlar flexibilitet om utvecklingen av informations- och kommunikationsteknologi och är en nyckelfaktor för utvecklingen av kontor idag (Bodin Danielsson, 2014, s. 57).
8
Syftet med att implementera en aktivitetsbaserad arbetsplats som även ses som ett modernt kontor är av flera olika anledningar. Först och främst kan det finnas rent ekonomiska skäl såsom att lokalkostnaderna blir lägre då dessa kontor kräver färre kvadratmeter än de traditionella. Vidare sägs produktiviteten öka då dessa kontor ska stimulera kommunikationen mellan människor, samt att medarbetarnas nöjdhet ska öka då arbetsplatsen blir mer flexibel och medarbetaren blir friare i sitt arbete (Appel-Meulenbroek m.fl., 2011). Eidsaunet (2020) menar att de aktivitetsbaserade arbetsplatserna ska locka medarbetare till kontoret och kunna förenkla utbyte av information, vilket ett traditionellt kontor med fasta kontorsplatser kan hämma. Hon tror att kontoren måste genomsyras av en attraktionskraft som de flesta kontor i nuläget saknar (Eidsaunet, Intervju 2020).
Bodin Danielsson (2014, s. 91) diskuterar kring kontorets framtid och menar att i och med en ökande utveckling inom informations- och kommunikationsteknologin som i högre grad genomsyrar arbetet, måste även de fysiska miljöerna på kontoret kunna bemöta det arbetssättet.
Ytterligare en faktor som författaren förutspår kommer att påverka kontoren liksom IKT- utveckling är hur man ser på mötesplatsen. Den fysiska arbetsplatsen kommer bli en allt viktigare mötesplats för interaktion parallellt med att folk arbetar allt mer på andra platser. Behovet av en gemensam knutpunkt för kommunikation och möten antas bli större eftersom det är vid just möten mellan människor som kreativitet och nya idéer har goda förutsättningar för att skapas (Bodin Danielsson, 2014, s. 99). Författaren är dock noga med att också poängtera vikten av ensamarbete för idéskapande, och att det därför är viktigt att kontoret har miljöer för koncentration och tyst arbete (Bodin Danielsson, 2014, s. 100).
2.2.1 Den fysiska arbetsmiljön
En aktivitetsbaserad arbetsplats är som tidigare nämnts mindre till ytan än en traditionell arbetsplats då alla arbetare inte har en egen plats. Medarbetarna får arbeta var de själva känner och har ett varsitt skåp där de kan ha personliga tillhörigheter. Kontoret är uppdelat i olika zoner som är konstruerade på olika sätt då de är anpassade efter en viss arbetsuppgift. En typisk zonuppdelning är i de tre zonerna: aktiva, mellan och lugna. Som det går att höra på namnen på zonerna får alltså arbetsplatsen en bredd av en tyst miljö till en mer interaktiv plats för diskussion samt något däremellan som kan liknas med ett öppet landskap. En aktivitetsbaserad arbetsplats ska vara varierad då arbetarna har ett varierat arbetssätt, och arbetsplatsens inredning ska även återspeglas av det. Det finns en stor variation av platser att arbeta på i form utav klassiska skrivbord, ståbord, soffor, avskilda platser och rum i olika storlek med tillhörande digitala verktyg. Arbetssättet ska vara varierat och flexibelt, vilket även medför moderna digitala lösningar som förutsätter ett helt digitalt arbetssätt. (Toivanen, 2015)
Eidsaunet (Intervju, 2020) nämner att Spectrum arkitekter lägger stor vikt vid att utforma varje kontor så det passar organisationen och medarbetarnas rörelsemönster på bästa sätt och att det därav inte finns färdiga mallar för utformandet av dessa typer av arbetsplatser (Eidsaunet, Intervju 2020).
2.3 Organisationen med aktivitetsbaserad arbetsplats
Den tekniska utvecklingen påverkar förutsättningarna på kontoren av såväl fysisk karaktär som organisatorisk karaktär, och i takt med att digitala verktyg blir vanligare har val av arbetsplats blivit mer flexibel. Kontorsarbete är något som har kommit att börja omdefinieras utifrån ett ökat teknikanvändande då den så kallade tekniska flexibiliteten gör kontorsarbetare allt mer
9
platsobundna och kan arbeta på andra platser än kontoret (Bodin Danielsson, 2014, s. 58). Spectrum arkitekter har genomfört undersökningar hos sina kunder där det framgår att närvaron vid skrivbordet på svenska kontor är omkring 30–50 % (Eidsaunet, Intervju 2020). Eidsaunet (2020) menar därför att aktivitetsbaserade arbetsplatser ska vara ett sätt att öka närvaron på kontoret.
Vidare förklarar hon att detta oftast är anledningen till att företag kontaktar arkitektbyrån – att deras kontor står tomma. Ett aktivitetsbaserat kontor lämpar sig för de flesta typer av organisationer och det är snarare typen av arbetsuppgifter som styr hur väl den typen av arbetsplats passar.
Eidsaunet berättar att de stöter på företag och medarbetare som ifrågasätter om deras avdelning lämpar sig för ett aktivitetsbaserat arbetssätt, medan Eidsaunet snarare menar att många typer av arbeten lämpar sig och kan gynnas av att kunna bryta av och variera val av arbetsplats. Detta har visat sig ha positiva följder i form av färre arbetsrelaterade skador som musarm och ryggont.
(Eidsaunet, Intervju 2020)
Inom organisationer och företag brukar ledningen prata om vikten av samarbete och samverkan mellan medarbetare. Traditionella kontor som utgörs av öppna kontorslandskap upplever Eidsaunet (2020) begränsar samarbete och samverkan utifrån utformning och möblemang. Ljudskärmar är klassiska exempel på inredning i dessa typer av kontor som fått motsatt effekt både vad gäller samarbete, men även att de visat sig bidra till ökade ljudnivåer och försämrad arbetsro. Eidsaunet menar vidare att de olika zonerna uppmuntrar medarbetarna till att bli mer fria och individuellt bestämma på vilken plats på kontoret de ska arbeta på: Vad behöver jag just nu för att göra det jag ska göra just nu. (Eidsaunet, Intervju 2020)
För att ställa om till aktivitetsbaserade arbetsplatser poängterar Eidsaunet vikten av bra ledarskap. Bra ledarskap handlar om att ha tillit till sina medarbetare och kunna kommunicera utan att fysiskt vara på samma plats. Detta gäller ledarskap på olika nivåer inom organisationen (Eidsaunet, Intervju 2020). Bodin Danielsson (2014, s. 58) bekräftar även detta då hon menar på att det måste finnas en tillit gentemot medarbetarna eftersom det nu blir det faktiska arbetsresultatet som blir fokus för utvärdering, snarare än medarbetarens närvaro på kontoret. När medarbetare inom olika avdelningar är utspridda på olika håll krävs rutiner som håller ihop gruppen och ser till att alla jobbar mot samma mål. Eidsaunet (2020) påpekar även att en aktivitetsbaserad arbetsplats tillåter personer som inte trivs i dessa miljöer att glida undan vilket även det ställer krav på ledarskap.
10
3. TEORI
Detta avsnitt redogör för den teori som uppsatsens diskussion kommer utgå ifrån. De första fyra delarna, 3.1-3.4, presenterar ett så kallat teoretiskt ramverk som den empiriska undersökningen kommer att analyseras utifrån. Den sista delen av kapitlet, 3.5, presenterar tidigare forskning om aktivitetsbaserade arbetsplatser i syfte att läsaren ska få ett grepp om forskningsläget.
3.1 Hybrida rum
Den ökade förekomsten av digital teknik och digitala plattformar för kommunikation parallellt med ett ökat användande av dem har lett till en allt mer otydlig distinktion mellan det digitala och det icke-digitala. I och med att tekniken är bärbar kan dessa digitala plattformar användas oberoende av tid och rum, vilket gör användarna konstant uppkopplade och tillgängliga oavsett var de befinner sig rent fysisk. Den tidigare tydliga distinktionen mellan online och offline finns inte längre, och detta öppnar upp för nya teoretiska problem då dessa dimensioner ska analyseras som en enhet.
Delvis för att en rad olika aspekter av samhället påverkas och blir mer och mer beroende av det digitala, vilket är aspekter såsom sociala, kulturella och politiska aspekter. Delvis för att det virtuella allt mer börjar ses som en oundviklig dimension av kommunikation och interaktion.
(Lindgren, 2014)
De Souza e Silva (2006, s. 263) beskriver hybrida rum som en social miljö som fogar samman en fysisk plats och en digital plats till följd av att människorna använder teknik via mobila enheter som gör det möjligt för dem att vara på båda platserna samtidigt. Mobiliteten gör att en tydlig distinktion mellan de två platserna inte existerar, medan användandet av stationära enheter mer tydligt skulle bidra med känslan att “gå in” i ett digitalt rum. Detta medför också att användaren vid någon tidpunkt måste “gå ut” ur det digitala rummet i och med att hen rent fysiskt behöver förflytta sig. Det hybrida rummet skapas då de olika rummen samspelar, och förutom att mobilitet är en viktig faktor till det är även kommunikation det. Hybriditeten uppstår när det bildas sociala nätverk samtidigt i de båda rummen (de Souza e Silva, 2006, s. 266).
Konceptet cyberspace som ett separat digitalt rum har förändrats och slagits samman med det fysiska rummet i och med ett ökande användande av mobila tekniska enheter, vilket har lett till nya rumsliga förutsättningar. Detta medför även att miljön i de fysiska rummen förändras i och med påverkan av de digitala verktyg som används. De Souza e Silva (2006, s. 269) exemplifierar detta med att två personer kan vara i samma fysiska rumsliga kontext, samtidigt som en av dem är i en annan rumslig kontext då den pratar i mobiltelefon med en person som befinner sig på en avlägsen fysisk plats.
3.1.1 Hybrida arbetsplatser
Susan Halford (2005) diskuterar olika aspekter kring hybrida arbetsplatser i Hybrid workspaces:
re-spatialisations of work, organisation and management och vad begreppet i sig innebär. Trots att artikeln publicerades för 15 år sedan, vilket är något som tas i beaktning, finns det intressanta aspekter att studera angående hur arbetet organiseras då individer lokaliseras på olika platser samtidigt som traditionell arbetspraktik pågår. Artikeln introduceras med att fastställa att det ökande användandet av informations- och kommunikationsteknologi är något som möjliggör en
11
rumslig omorganisering i arbetet, vilket mynnar ut i begreppet hybrida arbetsplatser (Halford, 2005, s. 19). Denna spatiala flexibilitet kommer leda till förändrade sätt att organisera, leda och genomföra arbetet på, som kommer påverka alla dessa nämnda platser där arbetet bedrivs (Halford, 2005, s. 30). Denna slutsats beror delvis på organisatoriska incitament såsom lägre lokalkostnader och tidskonsumerande pendlingsavstånd för anställda (Halford, 2005, s. 30). Med ett rumsligt angreppssätt drar Halford (2005) slutsatsen att den rumsliga organiseringen av arbetet är komplex och att dessa rumsliga processer inte sker på ett entydigt sätt. Frågor kring konsekvenser av detta väcks - huruvida denna förändrade geografiska lokalisering handlar om ökad kontroll för organisationen i fråga, eller om arbetstagarens flexibilitet.
Halford (2005) beskriver vidare vikten av att få förståelse för hur arbetets organisering i olika rum påverkar organisationen och dess kontroll, och vill med artikeln lyfta den frågan. Författaren menar på att omlokaliseringen av arbetet, till en så kallad hybrid arbetsplats, kan ge olika resulterande konsekvenser för organisationer rörande arbetsmetoder, relationer och ledarskap.
Trots att det är viktigt att utvärdera konsekvenserna av detta nya genomförande av arbete, avslutar författaren med att artikelns material visade på en positiv utvärdering av geografiskt kombinerade arbetsytor, både av arbetstagare och arbetsgivare (Halford, 2005, s. 31).
Avsnitt 3.1 Hybrida rum visar på varför det är intressant att studera vilka processer som pågår i det fysiska rummet gentemot i det digitala rummet, och vilka rum som kan anses vara hybrida rum.
3.2 Digitaliseringens påverkan på arbetsplatsen
För att kunna besvara studiens syfte och få klarhet i hur en aktivitetsbaserad arbetsplats är uppbyggd samt hur den sedan används i praktiken, krävs en förståelse för hur digitaliseringen rent praktiskt har influerat arbetsplatsen. Följande teoretiska text används som ett stöd till analysen för att förstå hur digitala verktyg har möjliggjort formgivningen av aktivitetsbaserade arbetsplatser.
De digitala verktygen antas ha banat vägen för ett förändrat arbetssätt, en större bredd av arbetsuppgifter samt fler kommunikationskanaler.
Ash m.fl. (2018) presenterar i den vetenskapliga artikeln Digital turn, digital geographies relativt nyutkommen forskning kring digitala geografier med avstamp i hur geografi på olika sätt omformas i takt med en ökande digitalisering. Det dagliga användandet av digital teknik influerar människors liv och bidrar med effekter som intresserar kulturgeografer då det fysiska rummet och det digitala rummet sammankopplas. Vidare påverkas samhället och människorna av det digitala då det har en inverkan på bland annat platser och mänskliga interaktioner. Artikeln presenterar följande teoretiska ramverk för hur geografi kan sättas i relation till digitaliseringen och vilka olika förändringsprocesser som sker i och med detta:
• Hur geografin har blivit till genom digitalisering: Exempelvis hur moderna modelleringsverktyg har tagits fram och möjligheten för insamling av betydligt större datamängder kom till, där digitalisering av kartor är det tydligaste exemplet på det.
• Hur geografi produceras av digitaliseringen: Det fysiska rummet förändras i närvaron av det digitala och sociala relationer ter sig på andra sätt. Detta beror bland annat på hur mycket snabbare information kan färdas i och med en ökad användning av informations- och kommunikationsteknologi, och på så vis sudda ut gränserna mellan tid och rum.
12
• Hur platser uppstår i det digitala: Fysiska platser i förhållande till de imaginära som skapas av digitala kommunikationstjänster samt tillhörande teknisk artefakt. Detta skapar en uppfattning av en rumslighet i en digital värld, där ett exempel är Facebook. (Ash m.fl., 2018)
Ash m.fl. (2018) menar att detta ramverk är en bra utgångspunkt i analysen av geografin och det digitala då det långa förlopp av förändring tas i beaktning eftersom det finns flera nyanser av digitaliseringens påverkan på geografin som är viktiga att undersöka.
Avsnitt 3.2 Digitaliseringens påverkan på arbetsplatsen bidrar med förståelse för hur digitaliseringen påverkar en fysisk plats på olika sätt, vilket stödjer analysen för det hybrida rummet.
3.3 Organisering av arbete 3.3.1 Arbetets geografi
Trygg (2014) ger i sin avhandling Arbetets geografi en bild av hur arbetets geografi ser ut genom att genomföra en spatial analys av hur kunskapsarbete organiseras samt utförs. De aspekter som undersöks är bland annat var det moderna arbetslivet utspelar sig, huruvida det är någon distinktion mellan privat- och arbetsliv, samt utreder begrepp kring termen kunskapsarbete. Detta genomförs med hjälp av en tidsgeografisk studie som tittar på arbetspraktiken med fokus på vad en arbetare gör i det dagliga förvärvsarbetet samt var det görs.
Vidare berör Trygg (2014) ämnet informations- och kommunikationsteknologi (IKT) och menar på att det länge har funnits en teknikdeterminism som menar på att tekniken påverkar samhället på olika sätt. En viktig aspekt av detta är att plats och avstånd betyder mindre i förhållande till att tekniken blir en större del av samhället. Inom IT-begreppet är det just IKT som Trygg diskuterar då det är just förändringen av hur kommunikation sker mellan människor som är viktigt vid den spatiala analysen av arbetsplatsen. Vidare presenteras vikten av telekommunikation ur ett historiskt perspektiv för arbetets organisering samt hur ekonomiska aktiviteter ska kunna omvandlas på ett värdefullt vis.
3.3.2 Arbete på distans
Informationsteknologi tillåter att jobb kan utföras på olika geografiska platser. Arbetet är inte längre fixerat till att endast kunna ske på arbetsplatsen utan kan även utföras exempelvis på bussen påväg till eller från arbetsplatsen och även i hemmet. Trygg och Hermelin (2012) undersöker var betalt arbete utförs och studerar detta utifrån tre konceptuella ramverk; flexibilitet och reflexivitet, fysiska och virtuella flöden i ett informationsteknologiskt samhälle, samt kunskapsarbete och distansarbete.
Flexibilitet är ett vanligt förekommande begrepp inom många verksamheter, bland annat flexibla arbeten och organisationer. Flexibla organisationer bygger på att de anställda förväntas arbeta i snitt 40 timmar i veckan, och med det sagt kan vissa veckor innebära fler arbetstimmar medan andra veckor färre. Trygg och Hermelin (2012) använder vidare begreppet reflexivitet för att beskriva hur individer ständigt reflekterar över vilka de är och vill vara, samt hur individens olika val beror av sin omgivning. Ett samhälle präglat av informations- och kommunikationsteknologi (IKT) tillåter nya möjligheter och platser att utföra sina arbetsuppgifter
13
på. I Sverige använder en stor del av befolkningen IKT-lösningar. Trygg och Hermelin (2012) refererar till Gillespie och Richardson (2000) som gör kopplingen att ökad användning av informationsteknologi bidrar till ökat behov av personlig kontakt. På detta sätt kompletterar fysiska och virtuella platser varandra.
Trygg och Hermelin (2012) refererar vidare till Vilhelmson och Thulin (2008) som i sin studie konstaterade att efterfrågan på kommunikationsförbindelser till jobben inte har minskat trots ökad användning av IKT. Trygg och Hermelin (2012) konstaterar att det vanligtvis är kunskapsarbetare, som ofta är högutbildade, som har arbeten som tillåter distansarbete. Författarna landar i slutsatsen att restriktioner från organisationen och individens reflexivitet påverkar i vilken grad arbetet kan utföras på annan plats, det vill säga att distansarbete inte är möjligt för alla medarbetare på alla organisationer (Trygg och Hermelin, 2012).
3.3.3 Kommunikation på distans
Vid ett ökat distansarbete innebär det att interaktionen personer emellan på arbetsplatsen alltmer sker i det så kallade virtuella rummet via olika typer av digitala verktyg. Parallellt med detta minskar interaktionen mellan människorna i det fysiska rummet eftersom de inte befinner sig på samma plats vid tillfället för kommunikation (Zander, 2017).
Det finns både för- och nackdelar kopplade till distansarbete beroende på infallsvinkel och för vilken aktör. Rekrytering av nya medarbetare kan exempelvis endast baseras på kompetens eftersom den anställdes lokalisering blir oväsentlig. På samma vis påverkas de anställda av att både spara in tid och pengar på att slippa förflytta sig mellan hemmet och arbetsplatsen. De främsta nackdelarna som kan drabba organisationer och dess medarbetare vid distansarbete är huruvida kommunikationen fungerar på ett tillfredsställande sätt. I och med att förutsättningarna för kommunikation både gentemot medarbetare och chefer förändras, kan även dynamiken mellan dessa parter förändras. Forskning visar på att interpersonell kommunikation i ett fysisk rum fungerar bättre i den mån att mer information förmedlas samt att den sociala närvaron gör att interaktionen flyter på bättre, i jämförelse med kommunikation via digitala medier. Den interpersonella kommunikationen lämnar på ett annat sätt utrymme för flera av kroppens sinnen att samverka vid kommunikationen såsom synen och hörseln gör det möjligt att läsa in exempelvis tonfall och kroppsspråk. Författaren menar således på att kommunikationen kan vara en stor tröskel vid omställning till distansarbete, och betonar just då att ledarskapet kan bli problematiskt då en chef kommer ha svårare att kunna identifiera sina medarbetares behov. Dessa behov hade enklare kunna förmedlats om personerna befunnit sig på samma plats och hade kunnat ha interpersonell kommunikation, och missförstånd kan då enklare undvikas. (Zander, 2017)
Zander (2017) diskuterar vidare om utmaningar som medarbetare och organisationer stöter på då de tvingas kommunicera virtuellt inom arbetet då medarbetare fysiskt befinner sig på olika platser. En av dessa utmaningar som många företag står inför är att få teknik på arbetsplatsen att fungera. Det handlar då om teknik som står redo att användas för att kunna ha videomöten och kommunicera på distans, men som ändå inte används av medarbetarna. Detta antas bero på de svårigheter som de anställda upplever vid användning av tekniken, samt att de inte tycker att det är värt att lägga ner tid på det då spontan kommunikation i verkligheten upplevs som enklare.
Författaren tror att dessa problem med stor sannolikhet kommer att öka då allt tyder på att distansarbetet kommer att öka med tanke på de praktiska fördelarna som fås utav det. Det betonas
14
framförallt att det organisatoriska stödet för chefer måste utvecklas, då det främst är ledarskapet som kan drabbas negativt av ett ökat distansarbete som kan leda till alltför stor dissonans mellan den anställde och dess arbete (Zander, 2017).
Avslutningsvis diskuteras det huruvida eventuell problematik med virtuell kommunikation och ledarskap är rent utav en generationsfråga som kommer lösas med tiden ju yngre arbetskraften blir.
Från 3.3 Organisering av arbete så presenteras tre olika aspekter av hur arbetets organisering påverkas av en ökad digitalisering som i sin tur bidrar till ett mer gränslöst och platsobundet arbete.
Organisationen och dess medarbetare samt ledning påverkas av platsen de arbetar på, vilket ger olika konsekvenser som bör tas i beaktning.
3.4 Utmaningar med digitala arbetsplatser
Arbetsmiljöverket är den myndighet som har uppdrag av den svenska regeringen att kontrollera arbetsmiljön på företag och organisationer, samt att se till att de lagar som finns kopplat till arbetsmiljö upprätthålls (Arbetsmiljöverket, 2019). Arbetsmiljöverket tillsammans med författarna Gulliksen m.fl. har gett ut rapporten Digital arbetsmiljö (2015, s. 7) som syftar till att kartlägga nuvarande forskningsläge av att arbeta digitalt samt vilka arbetsmiljöproblem som kan uppstå vid digitalt arbete. Till sist ska förslag på lösningar och vidare arbete presenteras, för att arbetsplatserna ska kunna gynnas av samhällets digitalisering och inte vara en källa till problem.
Stress som är relaterad till en digital arbetsmiljö som kan uppstå hos personer på en digital arbetsplats kan på ett förenklat sätt kopplas till tre följande faktorer:
• Informationsöverflöd – detta är kopplat till att man upplever att ett överflöd av information uppstår vid ett ökat digitalt arbete och att kraven på ens arbete övergår ens förmåga att genomföra arbetet. Dessa krav är delvis av kvantitativ karaktär och är delvis en föreställning om att arbetet ska genomföras med en ökad hastighet.
• Teknikproblem – denna faktor är kopplad till rent fysiska problem som kan hända med den digitala tekniken som används. Det kan uppstå tekniska problem som leder till avbrott, stress och en känsla av förlorad kontroll.
• Införandeproblem – detta är främst en organisatorisk fråga då det ofta är krävande rent organisatoriskt att införa större IT-system eller implementera digitala verktyg på en arbetsplats i stor skala. Detta leder ofta till en personalminskning vilket inte sällan leder till negativa konsekvenser både för den som förlorar jobbet och för dem som är kvar inom organisationen. (Gulliksen m.fl., 2015, s. 30).
Författarna menar på att det kan vara så att det ökade digitala arbetet kommer att leda till ökade krav inom arbetet som i sin tur kommer resultera i ökad psykisk ohälsa hos dem som arbetar digitalt. Vidare betonar de att arbetet blir allt mer flexibelt i tid och rum vilket i sin tur bidrar till att individen måste ta ett större ansvar kring att sätta gränsen mellan vad som är arbete och vad som är vardag. (Gulliksen m.fl., 2015, s. 31)
För att kunna utvärdera den upplevda arbetsbördan och arbetsrelaterad stress presenteras den så kallade Krav-kontroll-stödmodellen som är en modell för att analysera arbetsförhållanden hos enskilda individer. Den tredje faktorn, Socialt stöd, har visat sig vara viktig för hur en individ reagerar på stressituationer samt hanterar dem. Författarna drar slutsatser kring de tre faktorerna i
15
en digital arbetsmiljö utifrån denna modell, för att kunna förstå påverkan från de olika arbetsmiljöfaktorerna. De drar slutsatsen att arbetet får ökade krav om det digitaliseras, i och med att medarbetaren bland annat måste lära sig nya arbetsprocesser och IT-system. När det gäller individens upplevda kontroll kan den antingen öka eller minska då en ökad användning av digital teknik bland annat leder till förändrade kommunikationsmönster inom organisationen. Den upplevda egenkontrollen handlar även om hur mycket information man får tillgång till, att kunna känna sig trygg i hur olika problematiska situationer ska lösas, samt hur mycket stöd man får för att förstå ens nya arbetssituation (Gulliksen m.fl., 2015, s. 32). Idén med modellen är att kunna avgöra om arbetsmiljön är en stressande miljö för individen, genom att studera förhållandet mellan krav och kontroll. Då individen upplever höga krav i arbetet leder det å ena sidan till mer stressiga arbetsförhållanden i kombination med låg kontroll, då stressen å andra sidan går ner vid ökad kontroll. De negativa konsekvenserna för en person i en digital arbetsmiljö minskar ju mer kontroll den personen upplever. Från modellen drar författarna slutsatsen att vid en allt mer digitaliserad arbetsmiljö bör både den upplevda egenkontrollen samt det sociala stödet öka. Vidare menar författarna att i praktiken sker den motsatta situationen med ett minskat stöd som uppstår kollegor och ledning emellan, vilket i sig är en risk för en försämrad arbetsmiljö (Gulliksen m.fl., 2015, s.
33).
3.4 Utmaningar med digitala arbetsplatser har presenterat de utmaningar som tillkommer med ett digitalt arbetssätt och hur arbetsmiljön upplevs utifrån de krav som ställs på den enskilda medarbetaren, samt den upplevda egenkontrollen.
3.5 Tidigare studier
Denna del av uppsatsen har till syfte att presentera tidigare studier som gjorts inom ämnet aktivitetsbaserade arbetsplatser, för att kunna sätta denna studie i relevans till det rådande forskningsläget.
3.5.1 Arbetsmiljön på aktivitetsbaserade arbetsplatser
I artikeln Vad händer med arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade kontor inom akademin?
(2017) presenterar Berthelsen m.fl. resultat på hur arbetsmiljön för medarbetarna på en högskola skiljer sig på en arbetsplats innan och efter den var aktivitetsbaserad. Detta genomfördes med hjälp av enkätundersökningar där respondenterna fick redogöra för sin arbetsmiljö innan samt efter omställningen till en aktivitetsbaserad arbetsplats.
Omställningen till en aktivitetsbaserad arbetsplats motiveras av den tekniska utvecklingen som har gjort kontorsarbetet mer obundet till en plats vilket har gjort kontoren allt mer tomma (Berthelsen m.fl., 2017, s. 9). Studiens resultat visar i stora drag på att arbetstillfredsställelsen har sjunkit till följd av exempelvis minskad social gemenskap på arbetsplatsen och att de flesta föredrar att ha en egen plats att arbeta på. Respondenterna arbetade även i större utsträckning hemma efter omställningen till aktivitetsbaserat (Berthelsen m.fl., 2017, s. 15).
Författarna diskuterar resultaten av den upplevda psykosociala och fysiska miljön utifrån att sådana här kontorslösningar fortfarande är väldigt ovanliga inom akademin i Sverige. Den psykosociala och fysiska arbetsmiljön har försämrats till följd av den aktivitetsbaserade arbetsplatsen (Berthelsen m.fl., 2017, s. 18). Deras resultat går i linje med tidigare forskning som har visat på att det aktivitetsbaserade arbetssättet kan påverka kommunikationen och relationen till
16
kollegor och chefer på ett negativt sätt. Författarna avslutar med att det dock är svårt att jämföra deras resultat med tidigare forskning då de flesta studier genomförts inom andra branscher och typer av verksamheter (Berthelsen m.fl., 2017, s. 19).
3.5.2 Implementering- och planeringsprocess för aktivitetsbaserade arbetsplatser
I artikeln Relocation to an activity-based flexible office – Design processes and outcomes diskuterar Linda Rolfö (2018) kring hur varierande slutresultat företag och organisationer får vid implementeringen av aktivitetsbaserade arbetsplatser. Den bakomliggande anledningen för implementering av en sådan arbetsplats anses vara nedskärningar av lokalkostnader, ökad flexibilitet och nöjdare medarbetare. Rolfö (2018) identifierar och diskuterar vidare olika faktorer av design- och implementeringsprocessen som kan vara bidragande till den slutgiltiga upplevelsen av arbetsplatsen. Misslyckanden i designprocessen av en aktivitetsbaserad arbetsplats kan exempelvis leda till ett kontor som inte används utifrån dess tänka koncept, brist på regler eller att anställda trängs på ytorna (Rolfö, 2018, s. 142).
50 stycken anställda på ett mindre IT-företag genomgick intervjuer och enkätstudier före omställningen till aktivitetsbaserat, respektive efter omställningen, för kartläggning av kontorets upplevda prestanda samt nivån av trivsel i kontorsmiljön (Rolfö, 2018, s. 142). Studien resulterade i att de främsta faktorerna som påverkade design- och implementeringsprocessen var:
målbeskrivning, resurser i form av tid och pengar, medarbetardeltagande samt självbestämmande.
Studien visade på sambandet mellan då medarbetarna var tillfredsställda med deras deltagande i kontorsomställningen, och deras senare upplevda produktivitet i de nya kontorslokalerna.
Ytterligare resultat som presenterades var att kontorets upplevda prestanda samt nivån av trivsel i kontorsmiljön ökade efter arbetsplatsen blev aktivitetsbaserad. Kommunikationen upplevdes som förbättrad och distraktionerna på arbetsplatsen sänktes. (Rolfö, 2018, s. 143–144)
Till sist presenterar Rolfö (2018, s. 146) en konceptuell modell för att underlätta design- och implementeringsprocessen av aktivitetsbaserade arbetsplatser utifrån de resulterande faktorerna i relation till organisationen i fråga.
17
4. METOD
4.1 Genomförande av studie
För att besvara studiens syfte har vi haft ett eklektiskt förhållningssätt både till materialet och forskningsfrågan, då vi har arbetat med flera olika metoder och idéer, för att slutligen kunnat förena dem. Vi påbörjade den första delen av studien genom att samla in data av kvalitativ karaktär genom en semi-strukturerad intervju (se bilaga 2) med inredningsarkitekten Wivian Eidsaunet på Spectrum arkitekter, med öppenhet för att samla in all möjlig information om fenomenet aktivitetsbaserad arbetsplats. Den kvalitativa metoden konfronterar först en verklig händelse för att sedan vid undersökningens slut landa i teoretiska begrepp. Detta material, tillsammans med olika textdokument inom samma ämnesområde, är grund till uppsatsens bakgrundsavsnitt.
Efter bearbetning av bakgrundsmaterialet kunde vi vidare smalna av våra forskningsfrågor och sammanställa en enkät som skulle ringa in en tydligare hypotes. Detta är uppsatsens huvudsakliga metod, vilket är en enkätstudie av kvantitativ karaktär med syfte att samla in många åsikter kring hur fenomenet aktivitetsbaserad arbetsplats ter sig i verkligheten. Den kvantitativa forskningsmetoden går ut på att mäta fördefinierade kvaliteter för att i sin tur kunna dra slutsatser kring en hypotes i verkligheten utifrån teoretiska begrepp, vilket är metoden som denna uppsats utgår ifrån. (Eneroth, 1984)
Tanken med en kvantitativ enkätstudie är att kunna samla in data från en större grupp för att kunna sammanställa siffror att sätta i relation till varandra, så att generaliserbarhet i vår data sedan kan analyseras. Denna metod använder sig ofta av formulär med standardiserade frågor så svaren enklare kan jämföras med varandra. (Trost, 2010)
Vi vill att läsaren ska ha vetskap om att studien inte utformades utifrån ett tydligt systematiskt tillvägagångssätt, utan arbetades fram utifrån ett explorativt angreppssätt. Målet var att kunna dra slutsatser kring aktivitetsbaserade arbetsplatser utifrån en multifaktoriell analys som tillsammans skapar en helhet.
4.2 Enkätstudie
Då syftet med studien är att studera hur användningen av aktivitetsbaserade arbetsplatser ser ut samt inställningen till den, var det av intresse att utforma en enkät som kan besvaras av medarbetare. Enkäten (se bilaga 1), bestående av 15 frågor har besvarats anonymt av totalt 44 personer från tre olika företag. Enkäten var uppdelad i de tre olika delarna Allmän information, Arbete på en aktivitetsbaserad arbetsplats och Trivsel i aktivitetsbaserad miljö och frågorna var av övervägande sluten karaktär med svarsalternativ. Frågor av sluten karaktär upplevs ofta av respondenten enkla att besvara (Bryman, 2018). För att få ut kvalitativ data från enkäten utgjordes tre av frågorna av mer öppen karaktär. På så vis kunde respondenterna svara mer utförligt på vissa utav frågorna och lyfta det de ansåg relevant för undersökningen. Bryman (2018) påpekar att öppna frågor är mer tidskrävande för respondenten att besvara, likväl att sammanställa, och bör därför inte utgöra för stor del av enkäten. Enkäterna som skickades ut var identiska till sin form och svaren samlades in separerade företagen emellan. Detta gjordes för att kunna urskilja ett mönster i samma frågor men hos olika organisationer, men även med förhoppningen att eventuellt kunna urskilja skillnader företagen emellan.
18
4.2.1 Urval
Totalt skickades det ut en intresseanmälan till ungefär 12 stycken företag inom varierande branscher inom både den privata och den offentliga sektorn. Genomgående för alla dessa företag är att de arbetar på en aktivitetsbaserad arbetsplats. Till en början fick vi tag på kontaktuppgifter via ett så kallat snöbollsurval från Spectrum arkitekter, som då hade fått sina arbetsplatser omgjorda till aktivitetsbaserade med Spectrum som projektledare. Vi kunde på så vis hänvisa till Spectrum arkitekter och motivera att vår studie delvis byggde på hur deras arbete går till. På detta vis fick vi kontakt med två stycken företag. Det första företag som svarade på enkäten, låt oss kalla det företag A, är ett multinationellt life science-företag inom kemi och läkemedel. Respondenten på företag A delade enkäten i företagets egen kommunikationskanal och uppmanade anställda att besvara enkäten. Totalt 21 stycken personer besvarade enkäten. Det andra företaget, företag B, är ett av Sveriges största försäkringsbolag. Respondenten försåg oss med kontaktuppgifter till 16 anställda som kunde tänkas vilja delta i studien, från vilka tio stycken enkätsvar samlades in. Från de övriga kontakterna mottogs inget svar alternativt nekande svar till att delta i enkätstudien. Detta ledde till att vi letade upp företag via sökning på Google och via bekvämlighetsurval genom att fråga familjemedlemmar om kontaktuppgifter. Det tredje företaget vi fick kontakt med, företag C, är ett av Nordens största telekommunikationsföretag. Även i detta fall delades information om enkäten i företagets egen kommunikationskanal, där 13 stycken anställda anmälde sitt intresse att besvara enkäten, vilket alla också gjorde.
På grund av det rådande världsläget i och med den pågående Coronapandemin som skedde parallellt med skrivandet av uppsatsen, har en motgång för författarna varit att få tag på ett representativt urval av svarande till enkätstudien. De flesta företag som vi skickade en förfrågan till om att delta i enkätstudien, hade inte resurser för att delta vid tillfället på grund av världsläget.
Detta bidrar till huruvida uppsatsens resultat samt slutsats kan ses som trovärdiga, vilket är något författarna är medvetna om.
4.3 Analys av enkätsvar
Enkäten besvarades av 44 medarbetare vid tre olika företag. Bland dessa uppfyllde alla kravet att ha arbetat på företaget före och efter omställningen till aktivitetsbaserad arbetsplats, och således uppstod inga bortfall. Enkäten utformades med hjälp av Google Formulär, där den insamlade datan av slutna frågor visualiserades med diagram. För att sammanställa datan för alla tre företag användes Excel, där datan analyserades och visualiserades med programmets verktyg.
Enkätens öppna frågor analyserades deskriptivt där svaren strukturerades upp utefter nyckelord och teman för att urskilja svar. På detta sätt kunde den mer kvalitativa datan analyseras och presenteras kvantitativt och vice versa.
4.4 Etiska överväganden
I enlighet med Vetenskapsrådets (2002) riktlinjer för individskyddskravet har de fyra huvudkraven informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet, följts under studiens gång.
Informationskravet syftar till att informera deltagarna om studiens syfte och att deltagandet är frivilligt. Detta har uppfyllts genom att kontaktpersonen på företaget har blivit informerad om
19
studiens syfte och kunnat ta ställning till om företaget kunnat ställa upp och i sin tur skickat ut enkäten till de anställda. Vidare inkluderade enkäten en inledande beskrivning av studiens syfte och respondenterna kunde frivilligt ta ställning till om de ville delta.
Samtyckeskravet syftar till att deltagandet i studien är frivilligt (Vetenskapsrådet, 2002), vilket uppfylldes genom att kontaktpersonen informerade de anställda vid utskick av enkäten att deltagandet var frivilligt.
Det tredje huvudkravet, konfidentialitetskravet, syftar till att deltagarnas information och svar ska behandlas konfidentiellt (Vetenskapsrådet, 2002). Enkäten som skickades ut besvarades anonymt och efterfrågade inga personliga uppgifter, samt hanterade de insamlade svaren på enkäten konfidentiellt. Kontaktpersonen på vardera företag informerades om att både företaget samt de svarande skulle vara anonyma i studien.
Det fjärde och sista huvudkravet, nyttjandekravet, finns för att se till att informationen som samlas in enbart används för forskningsändamål (Vetenskapsrådet, 2002), vilket uppfyllts genom att enkätsvaren endast använts för studiens syfte och inte delats med andra parter.
4.5 Diskussion
En begränsning som denna studie har stått inför är att den skrivits under den rådande pandemin av det nya coronaviruset, vilket har lett till att vi har behövt anpassa genomförandet av studien efter det. Aspekter vi har behövt ta i beaktning är exempelvis begränsad tillgänglighet av personer som skulle kunna vara av intresse för vår studie, samt att intervjun måste ha kunnat genomföras på distans. Ett alternativ till enkätstudien som inte har känts genomförbart i nuläget hade varit intervjuer i fokusgrupper för att samla mer fördjupad information från ett större antal personer.
Studiens genomförande påverkar dess generaliserbarhet och i vilken utsträckning vi kan dra slutsatser utifrån de resultat som fås. Den valda metoden har lett till en bred bild av hur den aktivitetsbaserade arbetsplatsen är och används, men dessvärre till ingen djupare bild av arbetsplatsen. För att studiens resultat ska kunna generaliseras bör fler empiriska källor studeras – ytterligare arkitektbyråer bör intervjuas samt en högre svarsfrekvens hos de studerade företagen bör fås. Den bristande generaliserbarheten hos denna studie beror delvis på de rådande omständigheterna under perioden den skrevs, men även på den valda metoden som tvingades till att bli bred och grund.
20
5. EMPIRI
Från tre stycken företag (företag A, företag B & företag C) verksamma inom olika branscher har empiri samlats in via en enkät som skickades ut i syfte att undersöka hur man faktiskt arbetar på en aktivitetsbaserad arbetsplats. Frågornas främsta syfte var att ringa in geografiska aspekter av arbetet och kunna jämföra hur de skiljde sig åt vid arbete i aktivitetsbaserad miljö. Frågorna innehåller även områden kopplade till organisationen, om till exempel arbets- och kommunikationssätt, samt frågor kring trivselfaktorer på arbetsplatsen.
5.1 Konkret användning av rummet
På företag A hade samtliga respondenter arbetat i en aktivitetsbaserad miljö i ett år, vilket också är lika länge som företaget har haft en aktivitetsbaserad miljö. 78 % av de svarande på företag B samt samtliga svarande från företag C har arbetat i ett år eller längre i den aktivitetsbaserad miljön.
Vid undersökning av faktisk närvaro på arbetsplatsen hos företag A visade den på att cirka 57
% av medarbetarna arbetar lika mycket i företagets lokaler som innan omställningen till aktivitetsbaserad arbetsplats, se figur 1 nedan. Ungefär 24 % arbetar lite mindre på arbetsplatsen och 14 % arbetar lite mer på arbetsplatsen. De personer som arbetar mer på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen än innan förklarar förändringen som ett resultat av att kontoret har en trevligare och mer dynamisk miljö.
Figur 1. Faktisk närvaro på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i jämförelse med innan på företag A 90 % av respondenterna på företag B menar att de arbetar lika mycket på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen nu som innan omställningen, som likt företag A var det vanligaste svaret. De övriga 10 % av respondenterna tillbringar mindre tid på arbetsplatsen nu än innan, se figur 2 nedan. På företag C svarade 54 % att de arbetar lika mycket på arbetsplatsen nu som innan. 31 % av respondenterna uppskattar att de sitter mindre i företagets lokaler efter omställningen, och 15 % uppskattar att de tillbringar mer tid på arbetsplatsen, se figur 3. De som arbetade mer på arbetsplatsen nu än tidigare motiverar det delvis som att miljön är mer inbjudande, och delvis som att den aktivitetsbaserade arbetsmiljön bidrar till stress då platserna på kontoret ofta blir upptagna:
Stress är en faktor. Dels, komma in i tid för att kunna få plats att sitta med kollegor som jag jobbar med/arbetsgrupp, dels gå runt och försöka hitta personer utan att veta var dom kan vara
21
(Respondent från företag C, 2020). Figur 4 visar den totala sammanställningen av de tre företagens upplevda närvaro.
Figur 2. Faktisk närvaro på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i jämförelse med innan på företag B
Figur 3. Faktisk närvaro på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i jämförelse med innan på företag C
22
Figur 4. Sammanställd faktisk närvaro på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i jämförelse med innan på företag A, B och C
Respondenterna skattade hur ofta de befinner sig på annan fysisk plats till skillnad från dem de arbetar tillsammans med, oavsett om personen i fråga är på arbetsplatsen eller någon annanstans.
Skalan gick från Sällan, Ganska sällan, Ibland, Ganska ofta, Ofta. Resultatet från företag A som ses nedan i figur 5 gav ett relativt jämnt svar över skalan men den största andelen var 30 % som visade på Ibland. Resultatet från företag B som ses i figur 6 visar att den största andelen av respondenterna, vilket var 50%, angav Sällan. I figur 7 presenteras svaren från företag C där den största andelen på 31 % gav svaret Sällan, men utöver det visar diagrammet på relativt spridda resultat.
Figur 5. Stapeldiagram som skattar hur ofta personerna på företag A befinner sig på en annan fysisk plats än dem de arbetar/interagerar med gör.
Figur 6. Stapeldiagram som skattar hur ofta personerna på företag B befinner sig på en annan fysisk plats än dem de arbetar/interagerar med gör.
23
Figur 7. Stapeldiagram som skattar hur ofta personerna på företag C befinner sig på en annan fysisk plats än dem de arbetar/interagerar med gör.
En aktivitetsbaserad arbetsplats är som tidigare nämnt uppbyggd av olika zoner som är anpassade till vilken typ av aktivitet som arbetet kräver, exempelvis tyst zon för högt fokus, eller zoner för interaktion och möte. Eftersom det finns flera olika zoner på företaget är det av intresse att undersöka hur ofta man byter plats på arbetsplatsen. På företag A (figur 8) uppgav ungefär 52 % av respondenterna att de byter plats (anpassar uppgift efter zon) 1–2 gånger per dag, medan på företag B de byter 100 % av respondenterna plats 1–2 gånger per dag. På företag C uppskattade 54
% att de byter plats 1–2 gånger per dag, 15 % uppskattade detta till 3–4 gånger per dag och 31 % svarade att de byter plats fem gånger eller mer per dag (figur 9). I figur 10 nedan visas en sammanställning av de båda företagen med en fördelning på ungefär 68 % som anpassar zon till sitt arbete 1–2 gånger per dag.
Figur 8. Företag A:s fördelning av anpassning efter zon per dag
24
Figur 9. Företag C:s fördelning av anpassning efter zon per dag
Figur 10. Fördelningen av hur många gånger per dag som den anställde byter plats på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen, det vill säga anpassar zonen de arbetar i efter sitt arbete, på alla företag.
5.2 Anledning till implementering
På frågan angående den bakomliggande anledningen till att arbetsplatsen gjordes om till en aktivitetsbaserad miljö svarade 45 % på företag A att det fanns styrande ekonomiska incitament.
Även 20 % på företag B samt 40 % på företag C svarade denna anledning. Det kan handla om att kunna spara in på lokalkostnaderna men även att kunna utnyttja kontorsytan till fullo. 30 % på företag B svarade anledningar kopplade till yteffektivisering av kontoret, vilket även 30 % på företag C svarade. Andra anledningar som gavs som svar som kan motiveras av att kunna gynna företagets varumärke är att den aktivitetsbaserade arbetsplatsen i sig anses vara trendig, eller att den ska kunna spegla företagets ledord.
Ordet “flexibilitet” var även något som kom upp i flera svar, där 25 % på företag A, samt 10
% på företag B, menade på att det fanns önskan om en mer flexibel arbetsplats. 23 % på företag C yttrade flexibilitet som anledning i den mån att passa deras agila arbetssätt, vilket är en iterativ och snabbrörlig metodik inom IT-utveckling som möjliggörs av teknik (Aghina m.fl, 2018). Ytterligare en anledning som återkommer i svaren är för att främja ett ökat samarbete kollegorna emellan. Ett ökat samarbete skulle kunna betyda mer överskridande gränser mellan avdelningarna samt att öka
25
interaktionerna mellan kollegor. 35 % på företag A, samt 8 % på företag C hade detta som en möjlig anledning till den nya kontorsmiljön.
5.3 Kommunikationssätt
Det kan antas att de anställda på ett företag kommunicerar med varandra på olika sätt i olika situationer, vilket var en av de frågor som undersöktes hos företagen. Respondenterna i enkäten fick rangordna i fallande skala vilket kommunikationssätt de främst använder för att kommunicera med sina kollegor då de båda är på kontoret, det vill säga på samma fysiska plats. De kommunikationssätten som respondenterna fick rangordna var: mail, kommunikationskanal på jobb, telefonsamtal, sms, direktkontakt ansikte mot ansikte. Dessa svar kan generera 120 stycken olika kombinationer av de fem olika kommunikationssätten, vilket ledde till att svaren fick bearbetas och tolkas till viss del för att de skulle ge ett resultat.
Det första som kunde urskiljas från enkätfrågan på företag A var att 48 % av respondenterna främst använder sig av företagets egen kommunikationskanal för att kommunicera, och för 71 % av respondenterna var detta ett av de två vanligaste kommunikationssätten. 43 % av respondenterna svarade att de pratade direkt till sina kollegor som ett av de två vanligaste kommunikationssätten i fall de befinner sig på samma fysiska arbetsplats. En tredjedel av respondenterna använder i andra hand mail som kommunikationsmedel, och som minst vanligt, med låg men jämn andel, var direktkontakt ansikte mot ansikte, telefonsamtal och sms på ungefär 5 % vardera.
På företag B angav 50 % kommunikationskanal på jobbet som den vanligaste kommunikationen och 70 % angav detta som ett av två vanligaste kommunikationsmedel.
Direktkontakt svarade 40 % att de använde som ett av två vanligaste kommunikationsmedel.
Företag C kommunicerar främst direkt med sina kollegor ansikte mot ansikte då 54 % angav det som främsta kommunikationssätt om kollegorna befinner sig på samma fysiska plats. I 77 % av svaren var även detta ett av de två vanligaste kommunikationsmedlen. Även i 77 % av svaren återfanns att arbetets kommunikationskanal var ett av de två vanligaste kommunikationssätten.
På frågan kring hur kommunikation med chefer har förändrats hos företag B svarade 50 % att de upplever att den är densamma som innan omställningen. Resterande 50 % svarade att de upplever en skillnad i att kommunikation med chefer sker mer digitalt än tidigare. En av respondenterna upplevde att skillnaden i kommunikationen låg i att chefen numera sitter bland sina medarbetare istället för på en fast plats som tidigare. På företag C uppgav 70 % att kommunikationen med sin chef inte har förändrats, medan 15 % säger att den har förändrats till det sämre då de inte längre sitter nära sin chef och har svårare att veta var hen sitter på kontoret. 8 % på företag C upplever att kommunikationen har förbättrats då de nu sitter närmare sin chef än tidigare.
5.4 Förändrade förväntningar
Det saknas information gällande huruvida de anställda på företag B har en arbetskultur av eller krav på att befinna sig på kontoret varje arbetsdag, samt hur kraven på närvaro såg ut innan arbetsplatsen blev aktivitetsbaserad. 100 % av respondenterna antydde att det inte är lägre förväntningar på dem nu att infinna sig i företagets lokaler, än innan kontorsomställningen. En av de tio respondenterna svarade: vi arbetar inte hemma alls (Respondent från företag B, 2020). På
26
företag C svarar 77 % att det inte är lägre förväntningar på dem att infinna sig i företagets lokaler nu, då ungefär 30 % av dem tycker att de snarare känner högre förväntningar att infinna sig på kontoret. De resterande 23 % känner minskade förväntningar på att behöva infinna sig på kontoret och känner sig fria till att exempelvis arbeta hemifrån.
Till företag B och företag C ställdes även en fråga kring upplevelsen kring frihet och flexibilitet i att planera sin dag. På företag B upplevde 40 % att möjligheten att friare kunna planera sin dag såg likadan ut som tidigare medan 60 % upplevde en skillnad. Bland de som svarade att de upplevt en skillnad menade en att det är enklare att planera arbetet i olika block, och en annan såg möjligheten att flytta runt på kontoret under dagen utefter olika typer av arbetsuppgifter som ett sätt att planera sin dag. På företag C angav 15 % att de upplever en större makt att styra sin dag, medan 70 % menade att det inte var någon större skillnad. Resterande 15 % upplevde en minskad makt att styra dagen eftersom den fysiska miljön påverkar deras arbetssätt då de blir avbrutna i sitt arbete och måste anpassa sig till kollegor som inte arbetar på samma fysiska plats.
5.5 Trivselfaktorer
En av de trivselfaktorer som undersöktes var upplevelsen av att kunna finna ro på arbetsplatsen och kunna bibehålla fokus på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Denna faktor skattades i jämförelse med hur möjligheterna till arbetsro upplevdes på en icke-aktivitetsbaserad arbetsplats, från skala Sämre, Lite sämre, Neutral, Lite bättre, Bättre. Figur 11 visar företag A och deras skattning av arbetsro där 43 % hade en neutral inställning till frågan, att de varken upplever en förbättring eller en försämring till möjligheten att finna fokus på arbetsplatsen. De övriga svaren fördelade sig relativt jämnt över de övriga alternativen på skalan. Företag B hade samtliga svar på den övre skalan, med en övervägande andel mot de två mest positivt inställda svaren, se figur 12.
På företag C hade 31 % av respondenterna neutral inställning till frågan, 31 % upplevde en försämrad arbetsro än tidigare och 38 % upplevde att deras arbetsro förbättrats, se figur 13.
Figur 11. Skattning över möjlighet till fokus i aktivitetsbaserad miljö i jämförelse med innan på företag A
