8.6.1 Organisation och ansvar
Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Arvika kommun och ansvarar för tillsynen av respektive myndighets arkivvårdande insatser. Administrativ chef för kansliavdelningen är arkivansvarig. Under stadshuset ligger kommunens centralarkiv. I centralarkivet arbetar en arkivföreståndare. Tjänsten har tidigare varit på halvtid men är sedan våren 2008 utökad till en heltidstjänst.
Den organisationsförändring som genomfördes 2007 innebar bland annat att flera facknämnder tagits bort till förmån för utskott som sorterar under kommunstyrelsen. I likhet med den definition av begreppet kommunal myndighet som används i granskningen så framgår det av arkivreglementet att detta gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.
Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommun-fullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Detta medför att kommunstyrelsens utskott inte omfattas av arkivreglementet då utskott inte ses som en kommunal myndighet i detta avseende. Utskott har i lagens mening heller inget uttryckligt myndighetsansvar inom granskningsområdet. Vad som är aktuellt i granskningen är således att kommunstyrelsen och myndighetsnämnden är att betrakta som myndigheter.
8.6.2 Översyn av arkivfunktionen
Den administrativa chefen för kansliavdelningen, tillika arkivansvarig, har på uppdrag av biträdande kommundirektören genomfört en översyn av kommunens arkivfunktion.
Rapporten, Uppdrag arkiv, är överlämnad i april 2008.
Undersökningen syfte var att besvara tre frågeställningar; Vad är arkivets uppdrag? Var står vi idag? Hur ska arkivfunktionen utvecklas för att kunna fullgöra uppdraget?
Utredaren redovisar en sammanfattning av arkivets uppdrag och hänvisar till kommunens arkivreglemente där detta beskrivs närmare.
Av undersökningen framkommer att då kommunens nu gällande arkivreglemente antogs 1998 beslutades det att lokala gallringsplaner och bevarandeplaner (dokument-hanteringsplaner) skulle avskaffas till förmån för Riksarkivet centralt utfärdade råd om bevarande och gallring. Vi kan utläsa att utredaren är av uppfattningen att riksarkivets råd istället bör fungera som grund men att det behövs lokalt utformade dokument-hanteringsplaner.
I den nulägesbeskrivning som presenteras framgår att då det saknas gallringsplaner och bevarandeplaner (dokumenthanteringsplaner) så finns brister vad gäller kontinuerliga leveranser till centralarkivet. Leverans uppges först ske när det uppstår brist i utrymme i närarkivet. Det framgår även att det material som ska sparas ofta är bristfälligt ordnat och kräver förädling för att kunna återsökas. Det material som är ovidkommande ska
gallras av verksamheten/myndigheten. Då Arkivlagen inrymmer krav om att arkivbeskrivningar bör det även upprättas arkivplaner för att möjliggöra detta arbete.
Vidare framkommer det av underökningen att det inom varje verksamhetsområde bör finns en arkivredogörare som ansvarar för den praktiska hanteringen inom verksamheten. Genom att arkivföreståndaren och arkivredogörare inför regelbundna träffar kan man uppnå den ändamålsenlighet man eftersträvar vad gäller efterlevnad och ändringar i arkivplan samt att i övrigt hålla sig uppdaterad i aktuella frågor vilket också medför att arbetet kan planeras och struktureras på så sätt att aktuellt material kommer i förädlat skick till centralarkivet. Vidare upptas översynen utav frågor kring digitalt arkiv och elektroniskt arkivering.
Utifrån undersökningens resultat presenterar utredaren följande fem förslag till åtgärder:
• Varje verksamhet utformar lokalt utformade dokumenthanteringsplaner
• Inom varje verksamhetsområde utses en arkivredogörare
• Regelbundna träffar mellan arkivföreståndaren och arkivredogöraren införs
• Arbetsgrupp för att arbeta med långsiktigt elektroniskt bevarande utses
• Instruktion till verksamhetsenheterna vad gäller leveranser till kommunarkivet Enligt uppgift från utredaren så kommer de presenterade förslagen till åtgärder också att genomföras. Vad gäller de förslag som avser ren verkställighet så kommer arkiv-redogörare initialt att utses för att uppnås beskrivet syfte i rapporten. Vad gäller till exempel att varje verksamhet ska utforma lokala dokumenthanteringsplaner så krävs politiskt beslut för att genomföra föreslagen åtgärd.
8.6.3 Kommunens arkivreglemente
Nuvarande arkivreglemente antogs av kommunfullmäktige den 26 januari 1998.
Arkivreglementet innehåller tio punkter och är förhållandevis kortfattat. Arkiv-reglementet stadgar bland annat att varje myndighet ska fatta beslut om hur deras handlingar ska ordnas. I de fall där riksarkivet gett ut råd som omfattar myndighetens handlingsbestånd, kan myndigheten besluta att generellt tillämpa dessa. I de fall där sådana råd saknas ska dokumenthanteringsplaner eller bevarandeplaner upprättas.
I reglementet fastslås också att varje myndighet ska redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning, dels ordna och systematisera beståndsdelarna så att slutförtecknande hos kommunarkivet underlättas. Av reglementet framkommer även att myndigheten beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning. Vad gäller arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna efter samråd med överlämnande myndighet.
8.6.3.1 Arkivbeskrivning och arkivförteckning
För kommunstyrelsen finns arkivbeskrivning finns upprättad från 2005 samt även arkiv-förteckning. Samma dokument finns också enligt uppgift även upprättat för myndig-hetsnämnden.
Syftet med arkivbeskrivningen är att ge den inledande orientering som krävs för att den mer detaljerade arkivförteckningen ska bli användbar. Beskrivningen bör därför vara kortfattad och uppställd på ett sätt som gör den lätt att överblicka och förstå. Vi anser att kommunstyrelsen i sin roll som arkivmyndighet bör ansvara för att de arkivbeskriv-ningar som upprättas för kommunens myndigheter blir likformiga. Syftet med arkiv-förteckningen är att dels möjliggöra sökning och åtkomst av specifika handlingar, dels fixera arkivet och därmed minska risken för att handlingar försvinner.
Vi vill lyfta fram att för både arkivbeskrivningen och arkivförteckningen gäller att myndigheten har ansvaret, men att det praktiska arbetet kan överlåtas på annan. I sammanhanget bör noteras att myndigheten enligt 5 § arkivlagen redan vid registrering och framställning av handlingar skall beakta ändamålsenligheten ur arkivsynpunkt.
Enligt 6 § 1 p arkivlagen skall arkivet dessutom organiseras på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas.
8.6.3.2 Dokumenthanteringsplan
Arkivreglementet från 1998 föreskriver mer eller mindre att riksarkivets råd bör följas vad gäller myndighetens handlingsbestånd. I de fall sådana råd saknas så föreskrivs det att dokumenthanteringsplaner eller bevarandeplaner upprättas. Kommunstyrelsen har enligt uppgift dock i viss utsträckning ändå följt tidigare dokument-hanteringsplan som är från 1993 då man ansett att det är ett lokalanpassat dokument. Manuella uppdateringar har dock gjorts i dokumenthanteringsplanen men är i nuläget inaktuell enligt intervjuade.
Som tidigare redogjorts för så föreslås det i utredningen om arkivet att varje verksamhet utformar lokalt utformade dokumenthanteringsplaner. Vår bedömning är att en dokumenthanteringsplan är nödvändig för att kunna åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. I en modern förvaltning, där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier, kan detta knappast åstadkommas utan en dokument-hanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars kan gå förlorad samt bidrar till ökad möjlighet till insyn i myndighetens verksamhet.
8.6.3.3 Gallring
Alla allmänna handlingar kan dock inte bevaras för framtiden och en stor del av dem måste således gallras efter tid. Handlingarnas värde måste bland annat prövas i förhållande till insynsrätten enligt offentlighetsprincipen, förvaltningens intressen och forskningens behov. Vad gäller bevarandet av handlingar utifrån offentlighetsprincipen finns ingen tidsgräns bakåt i tiden. Medborgarna har därmed rätt att ta del av historiskt material i arkiven på samma sätt som rätten att ta del av dagens handlingar.
Varje myndighet är därmed också skyldig att verkställa föreskriven gallring i arkivet.
Enligt arkivreglementet i Arvika kommun beslutar myndigheten, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning. I utredningen gällande arkivet framgår det att gallringsplaner saknas vilket medför brister vad gäller kontinuerliga leveranser till centralarkivet. Det framgår även att det material som ska sparas ofta är bristfälligt ordnat. Vår bedömning att all gallring bör ske med restriktiv inställning. Vid gallring ska det alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet. Gallring bör föregås av utredning och beslut hos myndigheten/arkivmyndigheten.
8.6.4 Arkivansvarig och arkivredogörares uppgifter
För att varje myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Den arkivansvariga är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. I den arkivansvariges uppgifter bör det bland annat ingå att bevaka arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete, informera berörd personal om gällande bestämmelser, samordna arbetet med gallrings- och dokumenthanteringsplaner, att centralarkivet hålls informerat om förändringar som är av betydelse för arkivbildningen, att rätt skrivmateriel används samt att myndighetens arkiv förvaras betryggande m.m.
Som uttrycks i utredningen om arkivet så är även vår bedömning att det vid sidan av den arkivansvarige även bör finnas arkivredogörare till det antal som behövs för att klara löpande arkivvårdande uppgifter, förslagsvis då en arkivredogörare för varje avgränsad del av förvaltningen. Arkivredogöraren svarar således för det praktiska arbetet med myndighetens arkiv och verkställer, efter samråd med ansvarig, bland annat de gallringsbeslut som finns, förtecknar arkivmaterialet och upprättar en arkivbeskrivning, ombesörjer leveranser till centralarkivet och medverkar vid upprättande av dokumenthanterings- och gallringsplaner. Vår bedömning är att arkivansvarig och arkivredogörare bör fungera som centralarkivets kontaktpersoner hos myndigheten.
Vi kan i granskningen konstatera att kommunen på senare tid utökat arkivresurserna, detta främst genom att utöka arkivföreståndarens halvtidstjänst till heltid och genom arkivutredningen och att dess förslag enligt uppgift kommer att genomföras.