Sammanträden och protokoll

Granskningen visar att det finns dokumenterade och utförliga protokollsrutiner för kommunstyrelsen, utskotten samt myndighetsnämnden. I nämndadministrationen finns idag inga skrivrutiner vad gäller protokoll.

Som framförts tidigare i granskningen så finns det i förhållande till kommunallagen och styrelsens och myndighetsnämndens reglementen, inte några preciserade krav på protokollets utformning och huvudsakliga innehåll. Vi har dock valt att framföra några kommentarer som främst bör ses som eventuella utvecklingsområden för en enhetlig och tydligare struktur.

Vi har uppmärksammat att olika rubriksättningar används genomgående i protokollen.

De rubriker som används är bland annat Ärende, Skrivelse, Yttrande, Förslag och Bakgrund men även Handläggning, Bedömning, Rapport och Upplysningar används.

Vår bedömning är att det finns behov av att åstadkomma en enhetligare och tydligare struktur och att kommunstyrelsen därmed bör se över behovet av att tillskapa skriv-rutiner för området.

Utifrån granskningen av protokoll är det inte möjligt att utläsa vilket beslutsunderlag som legat till grund för styrelsens, utskottens eller myndighetsnämndens ställnings-tagande, dvs. det står inte uttryckligen i protokollet vilka handlingar som tillsammans bildar det fullständiga underlaget. Vår ståndpunkt är en rubriksättning liknande

”Beslutsunderlag” eller ”Handlingar” kan utgöra en värdefull informationskälla till hur

ärendet har behandlats politiskt då det här kan preciseras vilka faktiska handlingar som legat till grund för de förtroendevaldas ställningstagande i ärendet.

Vi har vidare uppmärksammat att beslutsärenden och förslag till beslut blandas i kommunstyrelsens och i flera av utskottens protokoll. Vår bedömning är att det ur flera perspektiv kan vara en fördel att redan i kallelsen ha en inbördes ordning av ärenden i förhållande till beslutande instans. Exempelvis kan en enkel rubriksättning ange beslutande instans för att sedan gruppera in respektive ärende under korrekt rubricering.

Till exempel bör således alla ärenden som ska vidare för beslut till fullmäktige komma först på kommunstyrelsens dagordning, följt av de ärenden som är styrelsens beslutsärenden.

9.1.5 Arkivvård

Den tillsynsskyldighet som åvilar arkivmyndigheten enligt arkivlagen och som innebär att kommunstyrelsen ska bevaka att kommunens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente är något som kommunstyrelsen inte lever upp till. Granskningen har visat att varken tillsyn eller inspektion utförs av kommunstyrelsen. Vi anser att det är av vikt att arkivmyndigheten snarast påbörjar den tillsyn av kommunens myndigheter som krävs för efterlevnaden av arkivlagen.

Beträffande myndighetsnämndens har vi uppmärksammat brister i arkivvården. Bland annat registreras inte alla handlingar som utgör beslutsunderlag i de flesta ärenden som behandlas i nämnden vilket gör att lagen inte kan efterlevas. Vi har även noterat att avslutade ärenden saknar utskriven ärendeförteckning. Det är därmed inte möjligt bland annat att följa om alla registrerade handlingar finns i ärendeakten. Vi rekommenderar att myndighetsnämnden gör en översyn av myndighetens arkivvård. Vi rekommenderar även att myndighetsnämndens även genomför en översyn av arkivvården i stort då myndighetens handlingar förvaras samt handhas av olika funktioner.

I granskningen har vi redogjort för den översyn som genomförts av arkivet. Vår bedömning är överensstämmande med kommunstyrelsens förvaltning i att arbetet med de föreslagna åtgärderna bör fortgå. Enligt uppgift från utredaren så kommer också de förslag som avser ren verkställighet att genomföras, initialt kommer arkivredogörare att utses. Vad gäller till exempel att varje verksamhet ska utforma lokala dokument-hanteringsplaner så krävs politiskt beslut för att genomföra föreslagen åtgärd.

I den nulägesbeskrivning som presenteras i översynen så framgår det att då det saknas gallringsplaner och bevarandeplaner (dokumenthanteringsplaner) så finns brister vad gäller kontinuerliga leveranser till centralarkivet. Leverans uppges först ske när det uppstår brist i utrymme i närarkivet. Det framgår även att det material som ska sparas ofta är bristfälligt ordnat och kräver förädling för att kunna återsökas. Det material som är ovidkommande ska gallras av verksamheten/myndigheten. Då Arkivlagen inrymmer krav om att arkivbeskrivningar bör det även upprättas arkivplaner för att möjliggöra detta arbete.

Vi vill lyfta fram att vid överlämnande bör ett s.k. leveransreversal också medfölja handlingarna, vilket utgör en kortfattad förteckning över vilken typ av handlingar som levereras. En sådan förteckning ska upprättas av den levererande myndigheten i två exemplar, vilka båda ska följa med vid leveransen. Centralarkivet kan då kontrollera att leveransens innehåll stämmer överens med reversalet och kan därefter återsända ett signerat exemplar till myndigheten så att båda parter får kvitto på överlämnandet av handlingar.

Vi vill framhålla att arkivmyndigheten inte kan fullgöra sina åligganden utan en särskild arkivfunktion. Till en sådan funktion hör dels personal, dels lokaler, godkända för förvaring av arkivalier. Rådgivning kan betraktas som ett normalt inslag i den centrala arkivfunktionens verksamhet. Vi kan i granskningen konstatera att kommunen på senare tid utökat arkivresurserna, detta främst genom att utöka arkivföreståndarens halvtidstjänst till heltid och genom arkivutredningen och att dess förslag enligt uppgift kommer att genomföras. Vi anser det som mycket positivt att arkivfrågorna prioritera så att en ändamålsenlig arkivvård kan utföras i kommunen.

Utredningen av arkivet föreslår vidare att det inom varje verksamhetsområde utses en arkivredogörare vilket vi ser som positivt. Det föreslås även att det införs regelbundna träffar mellan arkivföreståndaren och arkivredogöraren. Då vi ser positivt på förslagen vill vi rekommendera kommunstyrelsen att i egenskap av arkivmyndighet upprätta någon form av nätverk för arkivansvariga som verkar under centralarkivets ledning för att kunna ge råd, stöd och erforderlig utbildning till kommunens arkivansvariga och arkivredogörare.

Vi anser att en kommunarkivarie/arkivföreståndare bör ha tid till att arbeta mycket utåtriktat, då ständig kontakt bör hållas med myndigheterna för att ge råd och stöd i arkivvårdsfrågor, frågor som rör offentlighet och sekretess, arkivlokaler, ärende-registrering m.m. Kommunarkivarien/arkivföreståndaren bör ses som kommunens handläggare i dokumenthanteringsfrågor och därmed som en resurs vid organisations-förändringar och vid införande av nya rutiner och system som berör hanteringen av allmänna handlingar. En specialist på arkivvårdsfrågor bör dessutom alltid delta vid framarbetande och revidering av styrande dokument som berör kommunens dokumenthantering.

Vi bedömer att kommunens arkivreglemente behöver uppdateras och utvecklas. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att revidera gällande arkivreglemente för att stämma överens med de förslag som lyfts fram i utredningen av arkivet, bland annat att dokumenthanteringsplaner utformas lokalt i varje verksamhet. Vår bedömning är att en dokumenthanteringsplan är nödvändig för att kunna åstadkomma en effektiv dokument-styrning.

Vi bedömer också att rutiner bör tillskapas för avslutning av ärenden. Uppföljning och bevakning av ärenden är en viktig uppgift såväl för förvaltningen som för den politiska nivån då kommunstyrelsen ytterst är ansvarig för ärendehanteringen. I det ansvaret ligger bl.a. att se till att ärenden inte blir gamla innan de slutligen avgörs. För att bevakningen av äldre oavgjorda ärenden ska fungera är det betydelsefullt att ärenden

som har avslutats också markeras som avslutade i diariet. Avslutning av ärenden bör ske i samband med att ärendet är färdigbehandlat.

KPMG, dag som ovan

Eva-Lena Kamperin Konsult