Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att
1. anta bifogat styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag”,
2. upphäva styrdokumentet ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” beslutat av kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att det blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Kommunstyrelsen beslutade den 31 mars 2021, § 86, att sända ett förslag om nytt styrdokument angående uttag av avgifter för kopior och handlingar som lämnas ut enligt tryckfrihetsförordningen andra kapitel (allmänna handlingar) samt för handlingar som bifogas registerutdrag, som eventuellt behöver lämnas ut enligt GDPR, på remiss till kulturnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden och teknik- och fritidsnämnden.
Bakgrunden till förslaget är att reglerna på området har ändrats.
Föreslagna ändringar
Nedan följer ett sammandrag av föreslagna ändringar, i förhållande till tidigare gällande styrdokument. För en utförligare version se tjänsteutlåtande 2021-02-22 som också bifogas.
Enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) har den som begär ett registerutdrag rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR).
Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall.
Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis, innan avskriften eller kopian lämnas ut. Av förarbetena till bestämmelsen framgår bland annat att ett beslut om förskottsbetalning kan bli aktuellt om en begäran är omfattande
och därmed resurskrävande. Den slutliga avgiften regleras i samband med utlämnandet av handlingarna. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.
Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet.
Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte fakturor på under 100 kr ställas ut. Det föreslås därför en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. I förtydligande syfte införs också ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande
regleringen kring rätten att få ut handlingar i olika situationer. Likaså uppdateras lagrumshänvisningar.
Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns i nuvarande version av styrdokumentet som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).
Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information exempelvis via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras inte i taxan.
Inkomna synpunkter och åtgärder i anledning av dessa
Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden (MSN) har lämnat värdefulla synpunkter.
Under avsnittet Taxa i det tjänsteutlåtande som bifogas MSN:s protokollsutdrag föreslår MSN ett förtydligande i frågan om antal avgiftsfria kopior gäller oavsett storlek på utskriften, eller om ett specifikt pappersformat avses. Nämnden resonerar också kring om det finns önskan att ytterligare specificera hur betalningen ska ske, eller om det får följa samhälls- och teknisk utveckling.
Mot bakgrund av detta framhålls att det nya styrdokumentet, i likhet med det tidigare, bygger helt på att kommunen följer den avgift som stadgas i
avgiftsförordningen (1992:191). I avgiftsförordningen finns inget system för att ta ut olika avgifter beroende på storlek. Mot den bakgrunden föreslås att inte heller kommunen har en sådan ordning och att detta förtydligas i det föreslagna dokumentet. I samband med detta läggs det också in ett kortare tillägg om att kommuns reglering innebär att den lägsta avgiften om hundra kronor ska betalas vid utlämnade av 35 kopior, efter muntligen framställda frågor.
Det bedöms att frågan om hur betalning ska ske inte behöver regleras av kommunfullmäktige, utan att det, som skrivningarna ser ut nu, blir en
verkställighetsfråga, för förvaltningen, så att man på ett effektivt sätt kan följa den samhälleliga utvecklingen på området.
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
I övrigt har nämnderna ställt sig positiva till förslaget eller tillstyrkt i förslaget i sin helhet.
Det slutliga förslaget biläggs detta tjänsteutlåtande tillsammans med övriga
handlingar. Tilläggen med anledning av synpunkter som kommit in är införda med röd text och gulmarkerade i det slutliga förslaget.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet bedöms inte medföra några ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas
möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat.
Möjligheten till uttag av avgift i förskott kan göra att enskilda blir mer aktsamma med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av uppenbara skäl minskar också risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.
Gränsen för fakturabelopp vid 100 kr bedöms förenkla för den enskilde om denne begär under 35 kopior och för förvaltningen som då inte behöver ställa ut en faktura.
Uppföljning
För verkställande av beslutet behöver utbildningskontoret, kulturkontoret, samhällsbyggnadskontoret, teknik- och servicekontoret, socialkontoret och kommunstyrelsens kansliavdelning arbeta fram förslag till ändringar i delegationsordningarna för respektive nämnd.
Den information som lämnas till kommuninvånare behöver ses över och anpassas till den nya föreskriften. Respektive kontor/avdelning samt kontaktcenter behöver se över och anpassa sin administration till den nya föreskriften. Uppföljning av hur styrdokumentet fungerar och används bör ske i oktober 2022.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Avgift vid utlämnande av allmän handling och begäran om registerutdrag, 2021-07-13
Styrdokument, Slutligt förslag Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar samt för handlingar som bifogas registerutdrag, 2021-07-14
Styrdokument, Förslag, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-03-03
Styrdokument, Nu gällande styrdokument, 2007-09-03
Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22
Protokollsutdrag, KS § 86 2021-03-31 Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Protokollsutdrag, MSN § 66, 2021-04-29, godkännande av remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas
registerutdrag (GDPR)
Svar, Remissvar för Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), 2021-04-15
Protokollsutdrag, KN § 70 2021-05-25 Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar
Protokollsutdrag, SN § 82 2021-05-26, Svar på remiss om avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas
registerutdrag (GDPR)
Protokollsutdrag, BUN § 76 2021-05-25, Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag
Protokollsutdrag, TFN § 44 2021-05-18, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
Barn- och utbildningsnämnden Kulturnämnden
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden
Socialnämnden Valnämnden
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
KS § 197 Dnr KS/2021:388-001