Chefer och rektorer har under årsskiftet svarat på en enkät om arbetsmiljö som omfattade 17 frågor. Till sin hjälp har de, när möjligt, haft intendenter, skyddsombud, huvudskyddsombud, elevskyddsombud eller studerandeskyddombud. Totalt har 52 enskilda svar inkommit. Frågorna i enkäten var ursprungligen baserade på checklistor framtagna av Arbetsmiljöverket. I årets enkät har några frågor uteslutits till fördel för andra frågor som förvaltningen ville veta mer om.
En sammanfattning och redovisning av enkätundersökningen presenteras i rapporten Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021. Nästa år kommer uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet att fungera något annorlunda utifrån det utvecklingsarbetet som kommunen startat i samarbete med Suntarbetsliv.
Vidare behandling av rapporten
Respektive enhet kommer, tillsammans med verksamhetscheferna, att fortsätta att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån de områden som är mest angelägna för dem. Rapporten kommer även att behandlas i bland annat skyddskommittéerna för respektive verksamhet och där kan beslut komma att fattas om olika insatser och förbättringsåtgärder.
MBL-förhandling
Rapporten delges fackliga företrädare vid MBL § 19 och ärendet förhandlas om så påkallas vid MBL § 11.
Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna lämnad redovisning,
att bifalla genomförd Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021 att bifalla redovisat förslag gällande vidare behandling av rapporten Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021.
Magnus Bengtsson
Barn- och utbildningschef Lisa Lidström Utredare
Bilagor
Tjänsteskrivelse - Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021.
Rapport - Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021.
Beslutet skickas till
Ledare barn- och utbildningsförvaltningen
Diarienr: 2022/129 Rapport
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
1/13
Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2021
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt
föreskrifterna och målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning ska få insyn i hur arbetsmiljöarbetet har fungerat. Det blir ett verktyg för ledningen och rektorerna när det gäller att styra arbetsmiljöarbetet och åtgärda brister.
Genomförande av enkät om SAM
Chefer och rektorer har under årsskiftet svarat på en enkät om arbetsmiljö som omfattade 17 frågor. Till sin hjälp har de, när möjligt, haft intendenter, skyddsombud, huvudskyddsombud, elevskyddsombud eller studerandeskyddombud. Frågorna i enkäten var ursprungligen baserade på checklistor framtagna av Arbetsmiljöverket. I årets enkät har några frågor uteslutits till fördel för andra frågor som förvaltningen ville veta mer om.
I förskolan svarade 24 av 26 enheter, i grundskolan svarade 16 av 20 enheter, i gymnasiet svarade 4 av 4 rektorsområden och Komvux, på chefsnivå svarade 6 av 6 tillfrågade chefer. Totalt har 52 enskilda svar inkommit. En sammanfattning och sammanställning av svaren från enkätundersökningen redovisas i följande rapport.
Sammanställning av svarsunderlaget
I korthet presenteras en sammanfattning av svarsunderlaget från enkäten följt av en redovisning av frågorna i enkäten. Enkätsvaren har grupperats utifrån övergripande rubriker för att skapa en tematisk överblick. Varje rubrik sammanfattar resultaten från flera frågor som berör likartade områden inom arbetsmiljö. I årets rapport görs inga jämförelser med tidigare års enkätundersökningar. I vissa frågor lyfts enskilda enheters svar fram utifrån vad de skrivit i kommentarsfältet kopplat till frågan men i övrigt görs sällan någon distinktion mellan verksamhetsnivåer.
Sammanfattning
Arbetsmiljöarbetet är i mycket stor utsträckning en naturlig del av det vardagliga arbetet men det kan finnas anledning för vissa enheter att exempelvis ha en genomgång av arbetsmiljöpolicyn med medarbetare för att alla ska ha ungefär samma utgångsläge i det fortsatta arbetet.
Arbetsmiljöarbetet sker i stor utsträckning i samverkan med medarbetare och skyddsombud. Det är dock fortfarande några enheter som saknar skyddsombud. För de enheterna är det viktigt att ha ett fungerande samarbete med huvudskydds-ombuden. Flera enheter har samverkansforum med barn och elever på olika sätt genom exempelvis olika typer av råd. Merparten av enheterna kan med fördel undersöka på vilket sätt barn och elever kan involveras mer i arbetsmiljöarbetet och om det kan struktureras eller systematiseras i högre utsträckning än i nuläget.
De flesta enheterna har rutiner för att systematiskt arbeta med arbetsmiljö men det finns delar i arbetsmiljöarbete där kännedom om rutiner och kunskapsnivån är lägre.
Det kan därför vara fördelaktigt för flera enheter att, bland annat, höja kunskapen om rutiner gällande diskriminering, kränkande behandling och trakasserier. På flera enheter kan det också finnas ett behov av att undersöka om det finns en tillräcklig och tydlig ansvarsfördelning av arbetsmiljöuppgifter och om den finns nedtecknad.
Många enheterna arbetar aktivt med riskbedömningar, vidtar åtgärder vid behov och följer upp dessa. Men för vissa enheter finns det anledning att säkerställa att det finns tydliga instruktioner vid riskfyllda moment eller situationer för både barn, elever och medarbetare så att risker minimeras och förebyggs.
Enheterna jobbar mycket aktivt med att förebygga ohälsa och tillbud gällande medarbetare. De utreder bakomliggande orsaker, vidtar åtgärder i mycket stor utsträckning och alla enheter kopplar in företagshälsovården vid behov. Det förebyggande arbetet visar sig även utifrån de fokusområden som enheterna undersöker vid skyddsronder. Här skiljer sig förskola, grundskola och gymnasiet- och vuxenutbildningen något åt. Många enheter har ett fokus på den fysiska arbetsmiljön men ser att också psykosociala arbetsmiljöfrågor kan vara en del av skyddsronderna.
Enheterna har tidigare år uttryckt önskemål om utbildning inom olika delar av arbetsmiljöarbetet. Inriktningar som de nu helst ser att det erbjuds utbildnings-insatser inom är främjande och förebyggande arbete, organisatorisk och social arbetsmiljö och digital arbetsmiljö.
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
3 (13)
Redovisning
Arbetsmiljö i vardagen
Ingår arbetsmiljöarbetet som en naturlig del i det vardagliga arbetet? (Fråga 2)
Namn Antal %
Ja 50 96,2
Nej 0 0
Delvis 2 3,8
Total 52 100
Arbetsmiljöarbetet ingår som en naturlig del i det vardagliga arbete och behandlas på flera olika sätt i verksamheterna kontinuerligt.
Känner ni till Arbetsmiljöpolicy för Västerviks kommun och de helägda bolagen? (Fråga 5)
Namn Antal %
Ja 32 61,5
Nej 2 3,8
Delvis 18 34,6
Total 52 100
Kunskapen finns om arbetsmiljöpolicyn men många av enheterna som svarat Delvis nämner att de behöver gå igenom den med sina medarbetare.
Delaktighet
Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetstagare, skyddsombud, elevskyddsombud (från årskurs 7 till årskurs 3 i gymnasiet) och studerandeskyddsombud (vuxenutbildningen)? (Fråga 3)
Namn Antal %
Ja 38 73,1
Nej 0 0
Delvis 14 26,9
Total 52 100
I stor utsträckning arbetar enheterna i samverkan med anställda och skyddsombud. Några av enheterna som svarat Delvis nämner att de saknar elevskyddsombud.
Involverar ni barnen eller eleverna i arbetsmiljöarbetet? Beskriv gärna i kommentarsfältet hur det går till när barnen eller eleverna deltar i arbetsmiljöarbetet. (Fråga 4)
Namn Antal %
Ja 19 36,5
Nej 10 19,2
Delvis 23 44,2
Total 52 100
Enheterna som involverar barn och elever i arbetsmiljöarbetet beskriver det på lite olika sätt. Så här skriver en förskola som svarat Delvis ”vi involverar barnen i vissa delar, hur är vi mot varandra, städar iordning i våra miljöer tillsammans med barnen, aktivt värdegrundsarbete. Vi kan bli bättre på att få till det systematiska arbetet tillsammans med barnen, ex kostråd”. En grundskola, som svarat Ja, beskriver i vilka forum eleverna bland annat är delaktiga i arbetsmiljöarbetet ”elevskyddsrond, klassråd, enkäter, elevråd, matråd, itråd”. Av de enheter som svarat Nej är fyra inte i direkt kontakt med barn eller elever utan arbetar med arbetsmiljö på chefsnivå.
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
5 (13)
Har ledningen på förskolan/skolan/arbetsplatsen kontinuerliga träffar eller möten med skyddsombudet/ombuden? (Fråga 12)
Namn Antal %
Ja 42 80,8
Nej 3 5,8
Delvis 7 13,5
Total 52 100
För de flesta enheter finns en kontinuitet i kontakten mellan ledning och skyddsombud. Sju enheter uppger att de inte har ett lokalt skyddsombud.
Rutiner
Har ni rutiner på förskolan/skolan/arbetsplatsen för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras? (Fråga 1)
Namn Antal %
Ja 39 75
Nej 1 1,9
Delvis 12 23,1
Total 52 100
Många enheter menar att de har rutiner på för att systematiskt arbeta med arbetsmiljön. Många hänvisar till sam-grupper på enheten och årshjulet. Några enheter menar att de behöver strukturera arbetet tydligare.
Känner alla medarbetare till rutiner för hur diskriminering, kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier hanteras? (Fråga 6)
Namn Antal %
Ja 30 57,7
Nej 3 5,8
Delvis 19 36,5
Total 52 100
Många enheter känner till rutiner för trakasserier medan lite mer är 40% behöver arbeta mer aktivt för att synliggöra rutiner för detta i verksamheten. Det finns viss osäkerhet kring vad som gäller. Så här skriver en enhet ”vet att man kontaktar skyddsombud eller rektor, men kan inte dem fortsatta rutinerna. Osäkert vart man kan läsa om den informationen”.
När någon i personalgruppen har fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig, har det då upprättats en skriftlig uppgiftsfördelning? Exempelvis kan lärare som undervisar i specialsalar få
arbetsmiljöuppgifter tilldelade sig. (Fråga 13)
Namn Antal %
Ja 28 53,8
Nej 12 23,1
Delvis 12 23,1
Total 52 100
Många enheter uppger att de har en skriftlig uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter medan mer än 40% behöver arbeta för att upprätta en skriftlig ansvarsfördelning vid behov. Så här skriver en enhet ”vi har rutiner som beskriver vissa fördelade arbetsuppgifter. Ansvarslista finns men ska uppdateras och synliggöras i personalrum och på driven/Koggen”.
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
7 (13) Risker
Genomför ni riskbedömningar när ni identifierat att det kan tillkomma riskfyllda moment i arbetet? (Fråga 8)
Namn Antal %
Ja 38 73,1
Nej 1 1,9
Delvis 13 25
Total 52 100
Många enheter genomför riskbedömningar. Några av de som svarar Delvis uppger att de gör riskbedömningarna muntligt. En enhet skriver så här ”muntligt pratar man om risker men vi skriver sällan ner, om det inte är större saker då skriver rektor en MBL:19”.
Dokumenteras riskbedömningarna? (Fråga 9)
Namn Antal %
Ja 40 76,9
Nej 0 0
Delvis 12 23,1
Total 52 100
Riskbedömningarna dokumenteras i stor utsträckning.
Finns det skrivna instruktioner i det fall en riskbedömning visar på allvarliga risker? (Fråga 10)
Namn Antal %
Ja 38 73,1
Nej 3 5,8
Delvis 11 21,2
Total 52 100
Skrivna instruktioner finns i många fall där det framkommit i en riskbedömning att allvarliga risker kan förekomma. Ingen av enheterna som svarat Nej har lämnat någon kommentar. För både barn, elever och medarbetare är det viktigt att det framgår vad som gäller i en riskfylld situation.
Om risker identifierats och åtgärder har satts in, följer ni upp åtgärderna? (fråga 11)
Namn Antal %
Ja 32 61,5
Nej 2 3,8
Delvis 18 34,6
Total 52 100
Många enheter följer upp åtgärder som vidtagits. Några av enheterna som svarar Delvis uppger att det kan dra ut på tiden och att det ibland beror på att andra parter är inblandade.
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
9 (13) Tillbud och ohälsa
Om en medarbetare drabbats av ohälsa eller råkat ut för ett tillbud eller en olycka, utreder ni orsakerna till detta? (Fråga 14)
Namn Antal %
Ja 51 98,1
Nej 0 0
Delvis 1 1,9
Total 52 100
Alla enheter ut om utreder orsaker till ohälsa eller tillbud.
Om en medarbetare drabbats av ohälsa eller råkat ut för ett tillbud eller en olycka, inför ni åtgärder omedelbart för att förebygga liknande händelser? (Fråga 15)
Namn Antal %
Ja 45 86,5
Nej 0 0
Delvis 7 13,5
Total 52 100
Många av enheterna försöker att omgående vidta åtgärder för att förebygga ohälsa eller tillbud om det uppdagats. Några av enheterna som svarat Delvis uppger att det beror på situationen och en enheter skriver så här ”där det är möjligt att kunna göra detta. Ibland kan det vara svårt att sätta in direkt. Vi försöker utreda detta så fort som det går”.
Tar ni hjälp av företagshälsovård så snart era medarbetare behöver det? Om kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker till ska företagshälsovård eller liknande extern hjälp anlitas.
(Fråga 16)
Alla enheter svara att de tar hjälp av företagshälsovård vid behov. Några enheter tycker att arbetsgången är problematisk, så här skriver en enhet ”[vi] tar hjälp av HR, som bedömer behovet, ibland får inte medarbetaren hjälp, vilket är ett problem. Chef gör mycket jobb innan kontakt med HR, som sen säger Nej till vidare hjälp, vilket inte hjälper medarbetaren”.
Fokusområden vid skyddsrond och utbildning
Vad fokuserar ni på när ni genomför skyddsronder? Skriv gärna i kommentarsfältet om övriga områden ni fokuserar på under skyddsrond. (Fråga 7)
Namn Antal
Ljud och buller 48
Ventilation och temperatur 51
Belysning 46
Skyddsutrustning 42
Lokalers utformning 45
Fungerande datorer för lärare, pedagoger och medarbetare 27
Fungerande IT-utrustning för barn och elever 22
Digital utrustning i klassrummen/i undervisningen 24
Information till/från verksamheten 35
Ledning och styrning av verksamheten 27
Fördelning av arbetsuppgifter 24
Delaktighet och handlingsutrymme för medarbetare 26
Möjligheter till samarbete 26
Socialt stöd till/från chef och medarbetare 29
Utemiljö 43
Ergonomi och anpassad utrustning 42
Smittskydd 34
Total 591
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
11 (13)
Totalt sammanställning av alla inkomna svar:
Enheterna undersöker flera olika fokusområden i sina skyddsronder och det skiljer sig något mellan förskola, grundskola och gymnasie- och vuxenutbildning. Flera av enheterna använder sig av färdiga checklistor framtagna av exempelvis Prevent eller Arbetsmiljöverket. En enhet beskriver att ”de mer mjuka delarna av kryssalternativen ovan pratar vi ofta om i det dagliga och systematiska arbetet som pågår hela tiden, med SAM-möten, morgonmöten och andra möten. De mjuka delarna är det som gör att verksamheten funkar (ansvarstagande/krav, trivsel, att vi lyssnar på varandra), och att vi har ett dagligt aktivt arbete med de punkterna gör att vi inte har så mycket fokus på dessa punkter vid våra skyddsronder”. En annan enhet menar att ”de mjuka frågorna kan vi bli bättre på att hantera, vid skyddsronder och/eller i det dagliga systematiska arbetet.” En tredje enhet har som förslag att
”psykosociala samt skyddsronden ska ske samtidigt.”
Förskolan
Grundskolan
Gymnasiet och vuxenutbildningen
Barn- och utbildningsförvaltningen, 59380 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: barn.utbildning@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se
13 (13)
Om ni fick möjlighet att fördjupa er inom någon del av arbetsmiljöarbetet, vilken inriktning på utbildning efterfrågar ni då? Skriv gärna i kommentarsfältet om det finns något särskilt eller något annat område ni vill lära er mer om och skriv gärna om det finns någon medarbetargrupp som har något särskilt önskemål eller behov av utbildning. (Fråga 17)
Namn Antal
Fysisk arbetsmiljö 8
Organisatorisk och social arbetsmiljö 32
Digital arbetsmiljö 14
Metoder och mallar 9
Främjande och förebyggande arbete 39 Kränkande särbehandling 10 Risker vid hot och våld 12 Arbetsanpassning och rehabilitering 11 Total 135
Enheterna har valt flera alternativ. Förskole-, grundskole- och chefsnivå ville främst få möjlighet att fördjupa sig inom organisatorisk och social arbetsmiljö och främjande och förebyggande arbete.
Gymnasiet och vuxenutbildningen ville främst få möjlighet att fördjupa sig inom digital arbetsmiljö men även inom organisatorisk och social arbetsmiljö och främjande och förebyggande arbete. En enhet skriver att ”alla delar är lika viktiga, önskar att förvaltningen/kommunen har en långsiktig plan för hur alla som är berörda av det systematiska arbetsmiljöarbetet på våra enheter ska få relevant uppdatering och utbildning på berörda områden”.
Magnus Bengtsson Lisa Lidström
Barn- och utbildningschef Utredare
2022-04-01 Barn- och utbildningsnämnden