g y g
GCBs är den oberoende och samordnade länken mellan mötesorganisatörer, branschspecialister och lokala beslutsfattare i arbetet att värva, förbereda och genomföra möten och kongresser i Göteborg. Idag erbjuder GCB sina tjänster kostnadsfritt för arrangören. GCB har en strukturerad process för att värva möten som omfattar 6 steg, se bilden nedan
Värvning av internationella möten är långa processer på 4-5 år och det finns ett stort antal internationella möten och kongresser. För att prioritera vilka möten GCB ska fokusera på att värva har bolaget i samverkan med övriga aktörer i staden tagit fram en rad kriterier för hur bolaget ska prioritera.
Primärt ska fokus ligga på att värva internationella (europeiska) vetenskapliga förbunds- och organisationsmöten politiska möten samt Primärt ska fokus ligga på att värva internationella (europeiska) vetenskapliga förbunds- och organisationsmöten, politiska möten samt företagsmöten med ett deltagarantal som beräknas bli minst 200 personer. Utöver inriktningen på vilka typer av möten har GCB i
samverkan med involverade aktörer identifierat på fem kunskapskluster som möter stadens styrkeområden – Urban Future, The Marine Environment and Maritime Sector, Transport Solutions, Green Chemistry and Bio Based Products och Life Science.
GCB har ett brett samerbete med Chalmers och Göteborgs Universitet då värvningen av ett vetenskapligt möte i regel kräver att det är g g p g g en framstående forskare inom området som går före i att marknadsföra sin stad som värd för mötet.
Destinationsutveckling
När det fattats beslut om att GBC ska gå in i en värvaprocess görs preliminära bokningar av logi och andra aktiviteter i enlighet med kraven från förbundet/organisationen som ska ha mötet. Utifrån samma kravlista påbörjas sedan arbetet att sammanställa ett anbud
Beskrivning av avdelning Möten – Göteborg Convention Bureau
/ g p j
kring vad staden och olika aktörer kan erbjuda. Arbetet samordnas av GBC men både logi, restauranger, mötesarrangörer och andra intressenter deltar och bidrar med information.
Om förbundet/organisationen väjer att genomföra mötet i Göteborg sker förhandling och kontraktsskrivande med den mötesarrangör som förbundet/organisationen har valt, dvs GCB är aldrig någon part i affärstransaktionen och har i stort sätt ingen roll i
genomförandet av mötet.
2013 genomfördes 75 möten som värvats av GCB i staden och bolaget bidrog till att det värvades 104 nya möte till Göteborg. De 104 mötena beräknas resultera i att totalt 59 000 delegater besöker staden, att 143 000 hotellnätter utnyttjas och att ca 594 miljoner kronor spenderas i staden.
Drygt 90 medlemsföretag har samarbetsavtal med GCB. De stora aktörerna lägger merparten av sina internationella marknadsföringsbudgetar till GCB för att stödja arbetet att värva möten till Göteborg.
GCB är idag 8 anställda och har en omsättning inklusive fasta kostnader på 8 Msek.
GC g 8 g p 8
GBC finansieras idag framförallt av tre större aktörer • Göteborgs stad, uppdragsersättning 4 Msek
• Svenska Mässan 2 Msek
Destinationsutveckling
Evenemangsavdelningens uppdrag är att värva och utveckla evenemang, vara rådgivande till arrangörer och utveckla nya
EVENEMANGSPYRAMIDEN
Beskrivning av avdelning Evenemang
g, g g y
evenemangsidéer. Fokus ligger på att skapa bra förutsättningar för att genomföra evenemang och skapa en bra evenemangsmix i Göteborg både avseende storlek på evenemang och innehåll för att uppnå en bra blandning mellan sport, kultur, nöje, musik och
kunskap 5
Världs-kunskap.
Avdelningen har fyra verktyg (verktygslådan) för att uppnå sitt uppdrag;
• Vara katalysator för att utveckla arrangörers idéer
evenemang 4 Större Nationella & Internationella
evenemang • Vara den sammanhållande länken mellan arenaägare,
arrangörer, myndigheter, stadens bolag och förvaltningar • I samverkan med arrangörer driva budprocesser och
kandidaturer för evenemang
g
3 Nationella & Internationella evenemang • Identifiera evenemang och hitta lämpliga arrangörer och arenor
För att skapa en bra mix av evenemang och prioritera i
värvningsarbetet har man tillsammans med Got Event tagit fram en modell för att sätta mål för värvningsarbetet och tydliggöra
2 Större lokala evenemang
gränssnitten mellan Göteborg & Co Träffpunkt AB och Got Event– evenemangspyramiden, se bild t.h. Mycket av värvaarbetet för större evenemang sker i samverkan med Got Event. Samarbetet är formaliserat genom Evenemangsgruppen, där
Evenemangsavdelningen och Got Event samverkar i värvaarbetet
1 Lokala evenemang Evenemangsavdelningen och Got Event samverkar i värvaarbetet
Destinationsutveckling
Värvaprocesserna sker i regel utifrån ett systematiskt arbetssätt men har olika karaktär för olika typer av evenemang. Kultur- och musikevenemangen är trendkänsligare och har lite kortare värvaprocesser medan processen för att värva ett sportevenemangen ofta är
Beskrivning av avdelning Evenemang
g g p p p g
längre, dyrare och mer strukturerade och där de nationella förbunden äger värvaprocessen. I samband med värvning av större sportevenemang fungerar Evenemangsavdelningen som stöd till det nationella förbundet och bidrar med planering, kunskap,
projektledning och kunskap om Göteborg som evenemangsstad. Vid värvning av större evenemang går Staden ofta in som garant för genomförandet av evenemangen på olika sätt och under värvandet sker en förhandling kring hur Staden ska bidra ekonomiskt till evenemanget Göteborgs stad har upprättat en evenemangsfond (15 Msek 2013) som används för större engångskostnader i samband evenemanget. Göteborgs stad har upprättat en evenemangsfond (15 Msek 2013) som används för större engångskostnader i samband med utveckling, värvning och genomförande av större evenemang.
För värvning av nya evenemang genomför Evenemangsgruppen var tredje år en kartläggning av vilka större evenemang som skulle kunna passa Göteborg. Utifrån kartläggningen genomförs sedan en förstudie för att utvärdera genomförbarhet och vad evenemanget skulle tillföra destinationen. Beroende på utfallet av förstudien tas sedan beslut om evenemanget är intressant att värva till staden. I skulle tillföra destinationen. Beroende på utfallet av förstudien tas sedan beslut om evenemanget är intressant att värva till staden. I snitt har Evenemangsavdelningen 20-25 värvaprocesser för större evenemang årligen pågående.
Bolaget beskriver att i takt med att konkurrensen hårdnat runt de stora sportevenemangen och att värvaprocesserna blivit alltmer omfattande har man de senaste åren i ökad omfattning prioriterat att stötta de årligt återkommande evenemangen med till exempel utvecklingsarbete och marknadsföring. På sås sätt skapas ett bra basutbud av sportevenemang som drar besökare till Göteborg både som utövare och som publik.
Evenemangsavdelningen är arenaneutrala och fokuserar på att skapa så bra förutsättningar för respektive evenemang som möjligt. Evenemangsavdelningen har idag 6 anställda och har en omsättning år 2013 på 13,5 miljoner. Ca 10 Msek är allokerade till till verktygslådan för att värva, utveckla och stödja evenemang i staden.yg , j g
Avdelningen finansieras främst av:
• Uppdragsersättning från staden – 11,7 Msek • Hotellföreningarna – 1,1 Msek
Evenemangsproduktion
Evenemangsproduktion har som uppdrag att projektleda och genomföra större evenemang i Göteborg. Avdelningen bistår även med stöd till genomförandet av evenemang som arrangeras av andra aktörer.