Beslutsprocess och utbetalning

Kontrakt med samarbetspartners är oftast ett-, tre- eller femårskontrakt beroende på vilken finansiären till projektet är. NGO-person 1 berättar att det med nya samarbetspartners ofta skrivs ettårskontrakt och förklarar att de går in i ett längre kontrakt när de märker att de får bra rapporter under det första året. ”Ah, vi vill testa dem i ett år. […] Vi vill ju ha en långsiktig relation med våra partners, de ska ju kunna veta att vi finns där. Om man bedriver projekt bara för ett år och alltid letar nytt, det blir ju... Vad är drivkraften då? […] Att det är donor driven vill vi försöka undvika, utan att det är partnerns egen agenda, partnerns egen strategiplan som vi vill vara med och stötta.”

Tiden mellan att kontrakt skrivs med samarbetspartner och att transaktionen sker varierar hos de NGOs studien behandlar. Alla NGO-personer menar att det för Sida-medel genom civsam oftast sker en transaktion inom två veckor efter att ett kontrakt skrivits. Processen inför att ett kontrakt ingås kan också variera beroende på om det är en ny eller tidigare samarbetspartner. NGO-person 1 menar att eftersom de vill ha långsiktiga relationer med samarbetspartners är ungefär 80 – 90 % återkommande partners vid ingång i ny budgetperiod och NGO-person 3 uppskattar att de flesta projekten pågår i 3-10 år. För dessa sker utbetalningar så fort de fått en finansiell rapport, narrativ rapport och en arbetsplan för årets som gått. Är det istället en ny partner är det fler krav som ställs där det bland annat krävs en framarbetad ansökan, att organisationen försäkrat sig om att revisorn upprätthåller vissa standards och en budget. Sida-medel genom ambassadavtal har mer individuella förhandlingar menar NGO-person 1, där resultatet blir att det oftast tar längre tid. NGO-person 2 ger exemplet: ”Vi har hållit på med diskussioner med ambassaden i aaaaaaa i typ tre år och där kan det ta väldigt lång tid […] Ibland kan det vara så att ambassaden kontaktar oss och säger att ’Vi har ett uppdrag som vi vill att ni söker’ och då kan det gå lite fortare.” (NGO-person 2, 150313) NGO-person 1 beskriver: ”Då kommer vi tillsammans med en partner och säger ’Vi skulle kunna jobba med att stärka kvinnors möjligheter att delta i politiska processer som typ kommunalpolitiskt arbete.’ Och så gör vi ett förslag, då kan ju det ta ett år om det är segt, men ibland kan det ju gå på några månader. Men när väl finansieringen är klar, då skriver vi kontrakt med partnern, och när vi gjort det och får deras plan och deras budget då gör vi en utbetalning.” (NGO-person 1, 150330)

6 Svenska NGOs

35

Alla NGOs i studien skickar inte det årliga biståndsbeloppet till en samarbetspartner i en klumpsumma, utan skickar det oftast i två till tre omgångar.

I fallet med EU-avtal, som enligt NGO-person 1 har en mycket mer detaljerad karaktär än Sida- avtalen, så får NGOs årets första utbetalning från EU så fort kontraktet med samarbetspartner nått dem. NGO-person 2 menar att denna utbetalning då relativt fort kan föras vidare till lokala samarbetspartners. EU håller inne med årets andra utbetalning tills de fått en slutrapport vilket leder till att NGOs får ligga ute med pengar under ett till två år.

När det kommer till transaktionsdagens flexibilitet så är den i en mening mycket flexibel men i en annan inte. NGOs bestämmer själva när transaktionen ska ske men eftersom samarbetsorganisationerna ofta har en årsplan som behöver implementeras så behöver transaktionen ske så fort som möjligt.

Att det är flera utbetalningar varje år är en sorts riskhantering i sig där det delvis handlar om att det inte ska ligga för mycket pengar ute på lokala kontor eftersom det kan vara riskfyllt. NGO- person 3 och 4 menar att det också är ur uppföljningssynpunkt där NGO-person 3 utvecklar: ”Vi vill att de ska återrapportera till oss efter ett halvår ungefär, eller en bit in i projektet, och tala om hur det går. ’Följer de planen?’ ’Behöver de alla pengar?’ ’Har det hänt saker som gör att de behöver justera och ändra?’ Och alla sådana ändringar ska ju godkännas av oss då.” (NGO-person 3, 150407) Anledningen till att det oftast inte är fler än två utbetalningar är dels att det är resurskrävande och dels att det innebär transaktionskostnader för varje transaktion. NGO-person 3 menar att det resulterar i en avvägning mellan kostnadseffektivt arbete och att inte ta för stora risker. NGO 4 har istället valt att ha tre utbetalningar per år med ungefär lika stora summor och motiverar det med att halvårsrapporten från samarbetsorganisationen då är klar inför det sista betalningstillfället. Då kan organisationen se om samarbetsorganisationen har skött sig under året.

För att bedöma organisationernas exponering mot translationsrisk ställdes även frågor rörande tillgångar i utlandet. Alla NGOs i studien har som princip att endast hyra lokaler i utlandet vilket NGO-person 1 motiverar med att det är riskfyllt att bygga fast sig i de miljöer de verkar i. De tillgångar de har i utlandet består främst av bilar, möbler och datorer vilket resulterar i liten andel tillgångar för alla NGOs förutom NGO 1 som har över 20 lokalkontor. Trots antalet kontor NGO 1 har är tillgångarna relativt små jämfört med organisationens totala tillgångar. Övrig riskhantering utöver valutariskhantering i organisationerna är omfattande och får mycket fokus. NGO-person 2 beskriver det följande: ”Ja i varje programansökan är det ju en utförlig riskanalys som man följer upp årligen och rapporterar till givaren och det beror ju på de svåra kontexterna som vi verkar i. Sen har vi på huvudkontoret, och nu på varje landskontor i årsplaneringen, verksamhetsplanerar där också riskanalys och sen uppföljning ingår. NGO- person 1 utvecklar det genom att förklara att riskhanteringen sträcker sig över flera nivåer där de bland annat ser till vad som kan hända på landsnivå och vad som kan hända på projektnivå.

6 Svenska NGOs

36

Det är också en effekt av krav från finansiärer där ett exempel är att avtal krävs i alla led och att det ska finnas auktoriserad revisor för nästan alla projekt.

För samtliga NGOs så budgeterar samarbetspartners i egen valuta och får sedan översätta det till SEK för att det sedan ska föras in i hela biståndsorganisationens budget. Hur kursen som används vid översättning sätts skiljer sig bland organisationerna. Det förekommer både att den bestäms av vad samarbetspartners själva tycker är rimligt och att den bestäms av vad NGOs tycker är rimligt. I fallet med NGO 1 så sätts en budgetkurs i samband med att avtal skrivs med samarbetspartners. Hur budgeten kan påverkas beskriver NGO-person 1 med: ”Och sen med de kurser som är fastställda så översätter de då det till svenskt värde. Problemet är ju nu då om man jämför med oktobersiffrorna som jag gav och nu. Det har ju ändrats drastiskt, så nu blir ju samma kostnader mycket mer i SEK. Det är ju då det blir problem.” (NGO-person 1, 150330) I fallet med NGO 4 innebär det istället tre transaktionstillfällen som kan skilja sig från budget- kursen, till skillnad från de två tillfällena som övriga NGOs oftast har.