140
som regeringen kan meddela enligt 8 kap. 7 § första stycket 1 regerings-formen. I den nya lagen ska därför införas en bestämmelse om att regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer kan med stöd av 8 kap. 7 § regeringsformen meddela föreskrifter om information, som en omsorgsgivare ska lämna till omsorgsmottagaren.
I 8 kap. 5 § patientdatalagen finns bestämmelser om motsvarande skyldigheter för vårdgivare att lämna information till en patient och ett bemyndigande för regeringen eller den myndighet som regeringen be-stämmer att få meddela närmare föreskrifter. Av tydlighetsskäl bör det i den nya lagen föras in en upplysningsbestämmelse om att det finns bestämmelser om motsvarande skyldighet för vårdgivare.
6.18 Bevarande och gallring
Regeringens förslag: När en handling är tillgänglig för flera vård- eller omsorgsgivare genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation gäller skyldigheten att bevara handlingen bara för den vård- eller omsorgsgivare som ansvarar för den.
Om en handling är tillgänglig för en myndighet bara genom samman-hållen vård- och omsorgsdokumentation och myndigheten inte ansvarar för den, får myndigheten gallra handlingen.
Utredningens förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. Utredningens lagförslag hänvisar till skyldigheten enligt 7 kap.
3 § socialtjänstlagen (2001:453), 23 c § lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade eller 3 kap. 17 § patientdatalagen (2008:355) att bevara handling.
Remissinstanserna: Endast ett fåtal remissinstanser har lämnat syn-punkter på förslaget. Synsyn-punkterna berör sådant som att det finns en risk att sammanhang i dokumentation riskerar att gå förlorat då varje vård- och omsorgsgivare ansvarar för de uppgifter som de själva gjort tillgängliga i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation.
Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) stöder förslaget. Det måste anses fullt tillräckligt att den vård- eller omsorgsgivare som ansvarar för handlingen ska bevara den och andra vård- eller omsorgsgivare ska ha rätt att gallra handlingen från sitt arkiv.
Region Blekinge och Region Kronoberg menar att det kommer att bli svårt att följa ett händelseförlopp och se sammanhang när efter arkivering handlingarna från region och kommun kan komma att återfinnas i olika arkiv.
Skälen för regeringens förslag
Varje vård- och omsorgsgivare ansvarar för bevarande och gallring av de uppgifter som de själva tillgängliggör i sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation…
Bestämmelser om bevarande och gallring av patientjournaler inom hälso- och sjukvården och dokumentation inom socialtjänsten finns i olika författningar. Av 3 kap. 17 § patientdatalagen följer att en journalhandling ska bevaras minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i
141 handlingen. I vissa fall får föreskrivas om längre bevarandetid. När det
gäller i socialtjänsten finns ingen kortaste bevarandetid angiven utan det anges endast att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten (12 kap. 1 § socialtjänstlagen och 21 c § lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Vidare finns det bestämmelse om att vissa slags handlingar inte får gallras med stöd av bestämmelserna i 12 kap. 1 § socialtjänstlagen, bl.a. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i t.ex. sådant boende som avses i 5 kap. 7 § tredje stycket socialtjänstlagen (12 kap. 2 § socialtjänstlagen).
För enskild verksamhet inom socialtjänsten gäller att anteckningar och andra uppgifter i en personakt som tillhör sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten ska bevaras och därefter gallras två år efter det att sista anteckningen gjordes i akten (7 kap. 3 § socialtjänstlagen). Det framgår av samma bestämmelse att uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten ska gallras två år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Bestäm-melser med motsvarande innebörd finns även i 23 c § lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade.
Regeringen föreslår att bestämmelserna i 6 kap. 8 § patientdatalagen huvudsakligen ska föras över till den föreslagna lagen, men utsträckas så den omfattar hela tillämpningsområdet. Regeringen anser dock att det inte i lagen ska direkt nödvändigt att hänvisa till de olika paragraferna som avser gallring eller bevarande av handlingar. Paragrafen bör därför ha följande utformning. När en handling är tillgänglig för flera vård- eller omsorgsgivare genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation gäller skyldigheten att bevara handlingen bara för den vård- eller omsorgsgivare som ansvarar för den.
Det innebär att varje vård- eller omsorgsgivare som deltar i ett sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation ansvarar för bevarandet av de uppgifter som denne själv ska dokumentera och gör tillgängliga i den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen. Andra vård- eller omsorgsgivare ska inte ha sådant ansvar enbart på grund av att de har potentiell tillgång till dessa handlingar. Ansvar för arkivbildning av handlingar följer samma princip, dvs. varje vård- och omsorgsgivare ansvarar för detta för de handlingar eller uppgifter de själva tillgängliggjort i den sammanhållna vård- och omsorgsdokumentationen. Detta gäller även om en vård- eller omsorgsgivare givare bereder sig tillgång till uppgifter en annan vård- eller omsorgsgivare har gjort tillgänglig. Detta gäller så länge inte journalhandlingen tankas hem och lagras av den förstnämnde vårdgivaren (se nedan).
I lagförslaget föreslås ett förtydligande att vård- eller omsorgsgivare inte har ansvar för att bevara en handling eller uppgift som tillgängliggjorts av annan vård- eller omsorgsgivare. Det förtydligandet behövs bl.a. för att säkerställa att inte någon av de i en sammanhållen vård- och omsorgs-dokumentation deltagande myndigheterna ska bli arkivansvarig för privata vård- eller omsorgsgivares journalhandlingar m.m. som de potentiellt sett har tillgång till och som utgör allmänna handlingar hos vård- eller omsorgsgivare som är myndigheter. Handlingar som en myndighet de
142
facto inte tar del av har ingen betydelse för myndighetens verksamhet och bestämmelsen strider därmed inte mot arkivväsendets syften.
…förutom vid dubbeldokumentation
Genom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation kan dubbel-dokumentation undvikas. Det är önskvärt från integritetssynpunkt att uppgifter inte hålls tillgängliga på mer än ett ”ställe”. Normalt bör det vara fullt tillräckligt för syftet att vård- eller omsorgspersonal tar del av den tillgängliga informationen. I vissa fall är dock dubbeldokumentation nödvändig och regeringen föreslår därför inget förbud mot att ladda ner kopior av uppgifter från en annan vård- eller omsorgsgivares dokumenta-tion.
Sker en nedladdning inom hälso- och sjukvård innebär det att en ny handling framställts på motsvarande sätt som vid manuell hantering av en patientjournal. Där ska en papperskopia på en journalhandling som en vårdgivare fått från en annan vårdgivare, bifogas patientjournalen (prop.
2007/08:126 s. 139).
I 4 kap. 3 §. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) föreskrivs dock att om en myndighet för handläggning av ett mål eller ärende använder sig av en upptagning för automatiserad behandling, ska upptag-ningen tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det. I förarbetena till patientdatalagen angavs att den bestämmelsen inte gäller journalföring i faktisk hälso- och sjukvård, annat än i speciella undantagsfall vid tvångsvård (prop.
2007/08:126 s. 139).
När det gäller dokumentation inom socialtjänsten förhåller det sig dock delvis annorlunda. Enligt 27 § förvaltningslagen (2017:900) ska en myndighet snarast dokumentera sådana uppgifter som myndigheten får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den gjorts och av vem.
Dokumentation som görs tillgänglig via direktåtkomst eller annat elektroniskt utlämnande genom sammanhållen vård- och omsorgs-dokumentation är tänkt att kunna användas som underlag exempelvis för biståndshandläggares beslut i ärenden om insatser. Bestämmelsen om att en sådan upptagning ska tillföras handlingarna i ärendet i läsbar form gäller således vid ärendehandläggning enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade för omsorgsgivare som ansvarar för, dvs. beslutar om, insatser. Däremot gäller den bestämmelsen inte när insatsen utförs, eftersom det då inte är fråga om ärendehand-läggning utan ett faktiskt handlande.
Även inom sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation, liksom inom sammanhållen journalföring, kan det vara svårt att helt undvika nedladdning av kopior. Ett exempel inom socialtjänstens verksamhet är situationen som nämns i stycket ovan, dvs. när omsorgsgivare beslutar om en insats kan handlingar som omsorgsgivaren tar del av hos vårdgivare eller andra omsorgsgivare vara nödvändiga att ladda ned och bevaras hos den omsorgsgivare som fattar beslutet på grund av bestämmelserna i 4 kap.
3 § offentlighets- och sekretesslagen och 27 § förvaltningslagen. Att den tidigare informationen bifogas den egna dokumentationen kan även i vissa andra undantagsfall vara av helt avgörande betydelse för att insatsen ska
143 bli av god kvalitet. Sker en nedladdning, innebär det att en ny handling
framställs, på motsvarande sätt som vid manuell hantering när en papperskopia, som en omsorgsgivare fått från en vårdgivare eller en annan omsorgsgivare, bifogas personakten.
Vid dubbeldokumentation följer därför principen att i de fall när dokumentation blir ny dokumentation hos en senare vård- eller omsorgs-givare bör hanteringen och bevarandet av den nya dokumentation följa samma regler som gäller för övrig dokumentation som har sitt ursprung i den egna verksamheten.