Systemutveckling sker idag under stor press och kräver ett resultat som levereras i rätt tid, med rätt kravlitet och inom budget. För att möta dess krav krävs en effektiv kravhanteringsprocess.
- Först och främst bad jag vederbörande respondent att berätta ifall de upplever någon ge-nerell problematik i kravhanteringsprocessen samt hur det påverkar arbetet. Alla ombads att relatera till konkreta faktorer samtidigt som det var önskvärt för resultatet om de kunde motivera orsak och samband. För att ytterligare belysa problematiken bad jag dessutom alla respondenterna att reflektera över hur förhållandet mellan IT-aktör och verksamhet påver-kar situationen.
- ”De flesta av oss människor har god möjlighet att visualisera de förväntningar vi har på resul-tatet men få av oss är så pass strukturerade och orkar arbeta på den detaljnivå som krävs i sy-stemutvecklingsprojekt. Kravhanteringsprocessen i systemutvecklingsprojekt är jobbig och krä-vande då det krävs val på detaljnivå för att nå det resultat som förväntas”.
Så här inledde Susanna Frennemo, IT-chef på fallföretaget sin intervju vilket sannerligen reflekterar det generellt utpekade problemkomplexet som idag karaktäriserar de flesta krav-hanteringsprocesser i moderna systemutvecklingsprojekt.
I undersökningsstudien framgick mycket fakta av betydelse för hur kravhantering upplevs i systemutvecklingsprojekt. Varje respondent anförde sina sypunkter och reflekterade väl över upplevd problematik. Den absolut största felkällan identifierad av samtliga responden-ter i undersökningen var tiden. Tiden är en kritisk framgångsfaktor med stor betydelse för resultatet i kravhanteringsprocessen och det är ett påtagligt problem att balansera kravhan-tering mot tilldelad tidsram.
- ”Det läggs för lite tid i själva startgropen. Att tillsammans i projektgruppen planera grundligt för vad det är som ska göras är A & O för ett lyckat resultat. För lite tid är alltså den största felfaktorn till att ett kravarbete misslyckas och för att undvika denna negativa faktor bör mer tid appliceras då projektet initieras” (Per-Erik Velin, respondent B2).
- ”Tiden är en kritisk faktor i utvecklingen av kravspecifikationen men det är centralt att påvi-sa hur en väl formulerad kravspecifikation leder till kortare ledtid för själva utvecklingsfasen Att skapa förståelse för vad som är viktigt för kravarbetets framgång är således centralt för att lyckas övertyga var tid bör prioriteras i processen. Det är en skyldighet att förklara detta på ett tydligt vis för beställaren. Anser man att tiden inte räcker till för att genomföra ett gediget kravarbete är risken mycket stor att man förbiser någon viktig aspekt” (Hillevi Fransson, re-spondent A1).
- ”Människan är av naturen lat och detta påverkar absolut kravhanteringsprocessens framfart och resultat. Ofta behöver många olika delar av arbetet prioriteras mer tid än vad som egentli-gen avsätts. Tiden är alltså en grundläggande orsak för hur kravhanteringsarbetet bedrivs och prioriteras” (Carina Holgersson, respondent A2).
Flera av respondenterna påpekade dessutom problematiken av en för hög respektive för låg detaljeringsgrad i kravspecifikationen, även dokumentets tekniska framställning samt om-fånget på handlingen som skapar svårigheter, framförallt för den icke tekniska parten. Det framgick att olika kunskaper och erfarenheter grundar för misstolkningar av dokumentet, även inom den homogena gruppen.
- ”Ur en tekniska aspekt är det sällan möjligt att genomföra kraven enligt beställarens förvänt-ningar eftersom de sällan har den kompetens som krävs för att förstå den ”tekniska verklighe-ten” (Carina Holgersson, respondent A2).
- ”Första gången jag såg dokumentet var det som en stor tröskel att kliva över, man måste stäl-la om sig helt och verkligen försöka tyda vad det är som står dolt i programmeringsspråket” (Annelie Linhed, respondent C1).
- En orsak till misslyckad kravhantering är att specifikationen utformas utan tanke på vem det är som ska tolka innehållet. Dokumentet är ofta komplext och därmed svårt att hantera. Likaså förlitar vi oss i många fall på tallang då metodiken brister.” (Kim Lindborg, respon-dent A3).
Istället för att bara diskutera påtagliga problemfaktorer identifierades även motsatsen, d.v.s. framgångsfaktorer; en tydlig och aktiv beställare; rätt personer i projektgruppen; rätt
kom-- ”Ett klassiskt problem är att kravspecifikationen eskalerar, man säger ofta: kom-- Ska vi inte bara göra det också…”. (Per-Erik Velin, respondent B1).
Andra framgångsfaktorer markerade av respondenterna var behovet av tydlig kommunika-tion; engagemang för uppgiften; kritiskt granskning av process och resultat, d.v.s. våga ifrå-gasätta;
- ”Att ingen vågar ta kritisk ställning till beslut p.g.a. att vederbörande anser sig sakna erfa-renhet till den typ av ståndstagande är ännu en brist i kravhanteringsprocessen. Det är alltid svårt att ge konstruktiv kritik till en ny ide. Beställaren känner också ofta stor tillit till IT-aktören i samarbetet och ifrågasätter sällan kraven som dokumenteras vilket är en stor riskfak-tor för resultatet” (Kim Lindborg, respondent A3).
Resultatet från block ett tyder på att det är otroligt viktigt att samarbetet i projektgruppen fungerar väl under framställningen av en kravspecifikation. Att kraven stämmer överrens med kundens förväntningar urskiljs i undersökningen som ett grundläggande argument för att processen ska fortlöpa och resultera enligt förväntan. Det bekräftas av flera responden-ter vikten av att frekvent träffa beställaren för att diskuresponden-tera och stämma av krav.
- ”Då en bild säger mer än tusen ord använder jag mycket konkreta illustrationer, skärm-dumprar o.s.v. för att precisera resultatet för beställaren. Ofta känns kravhanteringen komplext och krångligt men man måste vara tuff och våga lägga tiden som krävs för ett bra resultat. Sy-stemutvecklingsprojekt ställer höga krav på beställaren och det är ibland svårt att intyga bestäl-laren varför en komplett kravspecifikation är ett så viktig dokument”(Hillevi Fransson, re-spondent A1).
- ”Det är synnerligen bra att ha en väl strukturerad process som genererar systematik i förfa-ringssättet. Framförallt är beställaren ovan och saknar erfarenhet och kompetens för vad som verkligen krävs i ett äkta systemutvecklingsprojekt. Detaljnivån är sällan aktuell i ett ordinarie beställningsförfarande och kan lätt skapa frustration mellan beställare och IT-aktören, levere-rande parten, då förståelsen för processen skiljer sig åt för dessa parter”. (Susanna Frennemo, respondent C2).
- ”Då det gäller att skapa ett hälsosamt förhållande mellan IT-aktören och verksamhet är det centralt att istället för att traditionellt informera aktuellt sakläge börja förhandla. Det borde vara en öppen förhandling där båda parter känner sig nöjda med resultatet. Båda parter ska alltså kunna ta hjälp av varandras expertis i en tydlig och väl fungerande tvåvägskommunika-tion”. (Kim Lindborg, respondent A3).
Ett annat intressant problem som uppdagades i undersökningen var huruvida man avgör vem som är berättigad kravställare.
- ”Då krav ska samlad är det svårt att veta vilka källor som är den rätta inputen. Det går helt enkelt inte att involvera alla, det måste bli ett urval. Att hitta rätt urval med rätt erfaren-het är inte alltid det enklaste” (Michael Bengtsson, respondent B2).
- ”Att fel personer är involverade i kravställningen kan få bestående konsekvenser för hela pro-jektet”. (Carina Holgersson, respondent A2).
För att överskådligt sammanfatta första blocket i undersökningen har jag valt att avsluta med en tabell som redogör för de mest frekventa kravhanteringsproblemen identifierade. Problemen återges i förhållande till i hur ofta de omnämns i underökningen, se nedan.
Kravhanteringsproblem Frekvens % Tidsramen
Tiden räcker inte till för ett optimalt genomförande och resultat
71 %
Kravspecifikationen
Ofullständig utformning, komplext omfång, dåligt anpassad detaljnivå och dåligt anpassat skriftspråk är alla faktorer som ger indikation på att specifikationen är en bidragande orsak till defekter
71 %
Beställarens roll
Bristande erfarenhet, otillräcklig kompetens och oengagemang
71 %
Kommunikationsprocessen/begreppsapparaten
Komplex, ofullständig och illa anpassad för målgruppen
71 %
Erfarenhet och kunskapsnivån varierar i projektgruppen vilket påver-kar avancemanget och resultatet i processen
57 %
Inga tydliga avgränsningar 43 %
Ofullständigt ansvar/ ofullständig projektorganisation Oaktiva roller och bristande ansvarstagande