avsade sig uppdraget i maj och ersattes ej vid detta tillfälle. Lars Nyberg lämnade IBS styrelse i oktober och ersattes då i utskottet av t.f. styrelseordförande Johan Björklund. Vid extrastämman den 6 december ersattes Johan Björklund med nya styrelseordföranden Dr. Pallab Chatterjee och Bertrand Sciard valdes in i utskottet.
I utskottet ingår nu: Gunnel Duveblad (ordförande), Dr. Pallab Chatterjee och Bertrand Sciard. Ersättningsutskottet genomförde fyra möten under året.
Revisionsutskottets uppdrag är att ingående följa redovisnings-frågor i koncernen, exempelvis gällande värdering av väsentliga tillgångsposter i koncernen, samt att föra en aktiv dialog med bolagets revisorer. Från och med årsstämman den 9 maj 2007 ingick i utskottet: Jan Jacobsen (ordförande) Dr. Pallab Chatterjee och Johan Björklund. Efter extrastämman den 6 december ingår i utskottet: Jan Jacobsen (ordförande), Gunnel Duveblad och Fredrik Svensson. Revisor Anders Malmeby från KPMG deltar vid revisionsutskottets möten. Bolagets fi nansdirektör deltar även i dessa möten som föredragande. Revisionsutskottet genomförde fyra möten under 2007.
Styrelsemedlem Medlem Deltagande Deltagande vid Deltagande vid i styrelsen vid styrelse- ersättnings- revisions-under följande möten utskottets möten utskottets möten period 2007 (totalt 14 st) (totalt 4 st) (totalt 4 st)
Vid det konstituerande styrelsesammanträdet, i samband med ordinarie årsstämma den 9 maj 2007 samt vid extra bolagsstämma den 6 december 2007, fastställdes arbetsordningen. Styrelsen har en arbetsordning som bland annat reglerar ansvarsfördelningen mellan styrelsen, dess ordförande och verkställande direktören, åligganden, mötesplan och vilka ärenden som ska föreläggas styrelsen. Dessutom har styrelsen utfärdat en skriftlig instruktion för den verkställande direktören. Styrelsens ansvarsfördelning utgår från den allmänna arbetsordningen enligt Aktiebolagslagen.
Utvärdering av styrelse och VD
Under 2007 har VD utvärderas i enlighet med kodens riktlinjer.
P.g.a. ett fl ertal ändingar i styrelsens sammansättning under 2007 har en utvärdering av styrelsen inte genomförts.
Koncernledning
IBS nuvarande koncernledning består av Erik Heilborn (verkstäl-lande direktör och koncernchef ), Lennart Bernard (fi nansdirektör), Jessika Axäll, (tf HR & Administration), Mark Cockings, (Sales
& Marketing), Ole Fritze (Professional Services), Kjell Nilson (Product Development), Henrik Stache (IBS Technology & Services) samt cheferna för bolagets fyra s.k. areas: Kent Mattsson (IBS Nordics), Richard Marques (IBS Europe), John Taylor (IBS Americas) och Rajiv Parrab (IBS Asia Pacifi c).
IBS koncernledning under 2007
VD och koncernchef Erik Heilborn 1 jan – 31 dec Finansdirektör Per-Arne Sendrén 1 jan – 21 mars Peter Tauberman (t.f.) 22 mars – 30 nov Lennart Bernard 1 dec – 31 dec Direktör, Information och IR John Womack 1 jan – 31 dec Direktör, Juridik och Personal Eva Bergenheim-Holmberg 1 jan – 30 nov Jessika Axäll (t.f.) 1 dec – 31 dec Direktör, Sälj och Marknad Henrik Stache 1 jan – 31 dec Direktör, Global Operations Ole Fritze 1 jan – 31 dec Direktör, Produkter och produktutveckling Kjell Nilson 1 jan – 31 dec Areachef, IBS Nordics Esa Parjanen 1 jan – 31 dec Areachef, IBS Centraleuropa Mark Cockings 1 jan – 31 dec Areachef, IBS Sydeuropa och Sydamerika Luis Costa 1 jan – 13 apr Richard Marques 14 apr – 31 dec Areachef, IBS Nord- och Centralamerika Barry Christian 1 jan – 31 dec Areachef, IBS Australien och Asien Rajiv Parrab 1 jan – 31 dec
Intern kontroll Inledning
Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen för den interna kontrollen i bolaget, vilket även framgår och förtydligas av Svensk kod för bolagsstyrning (koden). Denna rapport har upprättats i enlighet med koden och den vägledning som fram-tagits av FAR SRS och Svenskt Näringsliv. Nedan beskrivs hur den interna kontrollen, primärt avseende den fi nansiella rapporteringen, är organiserad inom IBS. I rapporten lämnas ingen värdering beträffande den interna kontrollen, detta i enlighet med ändring i koden kommunicerad via anvisning från Kollegiet för svensk bolagsstyrning i september 2006. Rapporten utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna och är inte granskad av bolagets revisor.
Koden innebär kort sagt att styrelsen ska tillse att bolagets organisation, genom att involvera bolagsledningen och övrig personal, är utformad så att bokföringen, den fi nansiella rappor-teringen, så som kvartalsrapporter och årsredovisning, och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.
Kontrollmiljö
Basen för den fi nansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön som defi nierar utgångspunkterna som skall fi nnas för intern kontroll på IBS och består bl.a. av följande delar:
›› Styrelsens arbetsprocesser. I styrelsens arbetsordning defi nieras arbetsfördelningen mellan styrelse, utskott, ordförande och den verkställande direktören.
›› Organisationsstruktur. Via organisationsschema och beskrivningar tydliggörs roller, ansvar och processer.
›› Styrande dokument. Genom interna policys, handböcker, manualer och riktlinjer ges instruktioner för rapportering och redovisning av fi nansiell data, beskrivning av externa redovisningsregler samt övriga riktlinjer såsom fi nans- och investeringspolicy. Även HR-, IT-, informations- och försäljningspolicys har defi nierats.
›› Ändamålsenlig intern rapportering. IBS interna fi nansiella rapporter innehållande utfall, budget, prognos, analyser av viktiga nyckeltal, försäljnings- och marknadsanalys samt status i produktutvecklingen tillhandahålls regelbundet styrelsen och ledande befattningshavare.
›› Kompetent och pålitlig personal. Genom åtgärder för att rekrytera, behålla och vidareutveckla personal med anpassade kvalifi kationer skapas goda förutsättningar i verksamheten.
Riskbedömning
Under 2006 påbörjades en genomgång av bolagets processer i syfte att identifi era hur risker för fel i den fi nansiella rappor-teringen hanteras. I detta sammanhang har resultat- och balans-räkningsposter, där risken för fel är förhöjd, identifi erats. Riskerna kan vara beroende på komplexiteten i processen eller där effekterna av eventuella risker kan bli stora eftersom värdena i transaktionerna är betydande. IBS styrelse har identifi erat ett antal processer hos IBS där det är viktigt att riskhanteringen beskrivs och vidareutvecklas ytterligare.
Kontrollaktiviteter
Riskbedömningen resulterar i ett antal kontrollaktiviteter i syfte att hantera riskerna. Som några exempel kan nämnas att det är viktigt för IBS att godkännande, riktighet och fullständighet karaktäriserar behandlingen av avtal, fakturering, intäktsredovisning, projektuppföljning, inköp, utbetalningar, löner samt skatter och avgifter. Det skall också fi nnas kontroller i syfte att minimera riskerna för förskingring av tillgångar och otillbörligt gynnande på bolagets bekostnad. Det skall i dotterbolagen fi nnas ändamåls-enliga processer för redovisning, bokslutsanalys samt rapportering.
Det skall fi nnas kontroll i processen för koncernens externa fi nan-siella rapportering (kvartalsrapporter och års redovisning).
IBS kontrollmiljö och kontrollaktiviteter är vid utgången av 2007 ännu inte till fullo dokumenterade utifrån styrelsens ambitioner och arbetet skall slutföras under år 2008 för att sedan övergå till en underhållsfas.
Under andra halvåret 2007 har instruktioner gällande intäkts-redovisning vidareutvecklats och förtydligats liksom riktlinjerna för hantering av utgifter relaterade till utveckling av programvara.
Information och kommunikation
IBS skall löpande informera medarbetarna om status och utfall gällande den ekonomiska utvecklingen. Koncernledningen har sammanställt policys, riktlinjer och regler i elektroniska manualer på företagets intranät. Uppdateringar av redovisningsinstruktioner och principer, rapportering och krav på informationsgivning görs löpande tillgänglig och känd för berörd personal. Det fi nns en informationspolicy för extern kommunikation och kontakt med t.ex. analytiker. Den interna kommunikationen sker främst via intranät och IBS målsättning är att medarbetarna skall förstå affärs verksamheten och visionen samt IBS kärnvärderingar. Till koncernledningen redovisar affärsområdena månatligen sina resultat- och affärslägen i form av strukturerad avrapportering.
Uppföljning
Ledningens uppföljning av kontrollstrukturens funktionalitet görs till del via rapportering från controllerbesök. Revisionsutskottet får löpande avrapportering och bedömningar av den ekonomiska situationen och uppdaterar löpande styrelsen i sin helhet. Rappor-tering till styrelsen avseende större pågående projekt, med till-hörande riskbedömning från projektansvariga, har vidareutvecklats under 2007.
Utvärdering – internrevisionsfunktion
IBS följer upp områden relaterade till intern kontroll avseende den fi nansiella rapporteringen via controllers. Styrelsen ser inte något behov av att etablera en särskild internrevisionsfunktion.