Datorstöd för informationssökning

Denna del undersöker hur respondenterna ställer sig till ett datoriserat system som kan identifiera personer utifrån deras kunskap. Undersökningen är strukture-rad utifrån variabler som jag funnit i det empiriska materialet; Nytta, Tillgäng-lighet, Uppdatering, Användning och Sökresultat. Med nytta avses den nytta som respondenten kan tänkas ha av ett system både egen nytta och andras nytta. Med åtkomst avses vilka grupper som respondenten kan tänkas vara tillgänglig. Med uppdatering avses den information respondenterna kan tänkas använda för att bli identifierade och den egna kontrollen över innehållet och uppdatering av den-samma. Med användning avses hur respondenterna vill söka i ett tänkt system.

Med sökresultat avses vilken information förutom namn och kontaktinformation respondenterna vill ha om de personer som en informationssökning ger som re-sultat.

Nytta

Nyttan med ett datoriserat informationssökningssystem delas upp i variablerna egen nytta och andras nytta.

Egen nytta

De egna nyttor som respondenterna har uppgett är framförallt att spara tid när man söker efter personer och som en hjälp att utöka ens egna nätverk eftersom det ger tillgång till fler personer. Exempel på situationer är vid utveckling av nya kurser, vid forskning när man har kört fast i något man inte känner till, vid sö-kande efter litteraturreferenser inom angränsande områden eller att söka informa-tion om universitetet regler och rutiner som inte alltid är så lätta att hitta om de finns nedtecknade överhuvudtaget. En av respondenterna ansåg att nyttan var begränsad eftersom det inte finns någon inom universitetet som kan ämnet bättre än de som finns på den egna avdelningen.

Andras nytta

Ökad kunskap om vad andra kollegor kan och vet är nyttigt för organisationen.

Det ligger också i en akademis intresse att utomstående ska kunna se vad vi gör och vad vi kan. Det kan skapa mindre belastning på den närmaste administrativa personalen om det blir lättare att hitta rätt personer själv. Det är bra om min kun-skap och kompetens kan hjälpa andra. Om någon hittar mig och på så sätt har nytta av mig så kan det bli till nytta för mig eftersom jag samtidigt utökar mina kontakter. Nyttan för andra kan leda till problem med en för hög belastning för den eftersökta individen. Om problem uppstår måste det finnas sätt att minska förfrågningar.

Tillgänglighet

Respondenterna ser det som en självklar grundprincip att det ska vara tillgängligt för alla intressenter. Det innebär kollegor, studenter och övrig omvärld. Det som också alla är överens om är att åtkomsten bör kunna begränsas om en enskild individ skulle bli alltför efterfrågad. Denna begränsning bör inte gälla kollegor utan studenter och övrig omvärld.

Uppdatering

Information

Den information som respondenterna kan tänkas använda som underlag för att skapa en kunskaps/kompetensprofil är eget skrivet material samt allt som betrak-tas som offentligt material. Det egenproducerade materialet kan bestå av nyckel-ord inom aktuellt ämnesområde, programvaror, intressen, mm. Detta bör kom-pletteras med aktiviteter, vad personen gör inom området forskar, undervisar el-ler till vad en programvara används. Offentligt material som kan tänkas användas är forskningsartiklar, interna utredningar, kursbeskrivningar och annat publicerat material som respondenten varit författare eller på annat sätt varit delaktig i.

Däremot e-post och annan typ av elektroniska aktiviteter som webbsurfing och chatt är inte acceptabelt som informationsunderlag.

Uppdatering

Respondenterna vill ha full kontroll över sin egen kunskaps/kompetensprofil. En del kan tänka sig att uppdatera profilen själva andra vill ha det helt automatiskt.

En automatisk uppdatering som innebär förslag på ändringar som godkänns eller justeras av användaren är en tilltalande tanke. Den får inte komma så ofta, någon eller några gånger per år.

Användning

Respondenterna är eniga om att de vill söka aktivt. De vill ställa frågor till sy-stemet när behov uppstår. Respondenterna vill också ha möjlighet att kunna söka med hjälp av fritextsökningar. Rekommendationer som genereras utifrån an-vändning av informationssystem så kallade ”pop ups”, exempelvis ”gemgubben”

i Windows, är bara ett irritationsmoment. De förslag som levereras är sällan an-vändbara och ökar bara på mängden information som strömmar in. Däremot möj-ligheten att lägga ut egna förfrågningar som besvaras antingen av andra använda-re eller av systemet som panvända-resenteras som ”pop ups” är intanvända-ressant.

Sökresultat

Det finns många synpunkter på vilken information som ska presenteras om per-soner efter en sökning. Det som är gemensamt är att den information som presen-teras ska begränsas till den information som svarar mot sökningen. Exempelvis ska bara de nyckelord som svarar mot sökningen presenteras i första läget. Hela personens profil bör finnas tillgänglig så att en egen bedömning kan göras. En ranking av sökresultaten ses inte så angeläget. Andra synpunkter på den informa-tion som kan finnas med är referenser till andra personer dels inom ämnesområ-det men också personliga referenser. Ytterligare en synpunkt är att informationen om personer datummärks så att det går att välja vad personen gjort det senaste året eller åren. En annan synpunkt är att se vilka andra som sökt liknande infor-mation, dvs ett sätt att identifiera andra personer som har liknande intressen.

6 Analys

I detta kapitel analyseras den insamlade empirin som har Wilsons modell, se ka-pitel 3, som utgångspunkt. I avsnitt 6.1 analyseras informationsbehovet utifrån vilket behov av kompetens som efterfrågas och vilken typ av kompetens som finns representerad i nuvarande datoriserade informationssystem. I avsnitt 6.2 analyseras hur informationsökning görs, vilka datoriserade informationssystem som används och hur dessa går att använda. I avsnitt 6.3 analyseras hinder av olika typer som kan tänkas förhindra eller försvåra sökandet efter personer. I av-snitt 6.4 analyseras synpunkter på utformning av ett tänkt system.

6.1 Analys av informationsbehov och informationsstruktur