Den viktiga balansen
Det finns en kvinna långt uppe i norr som har ett snickeriföretag.
Hon gör väldigt fina möbler av senväxt furu. Hon har fått statligt stöd för att bygga en fin verkstad.
Hennes möbler är kända i hela Sverige. Hon vinner priser på utställ-ningar och är med på mässor. Hon gör marknadsplaner och tar fram färgbroschyrer. Hennes orderbok är fylld för flera år framåt.
Problemet är bara att hon inte hinner tillverka några möbler. Eller så vill hon inte, innerst inne. Den här utåtriktade verksamheten med utställningar och annat är roligare. Men den ger inga inkom-ster så därför går företaget inte så bra som det skulle kunna.
Det här exemplet visar hur viktigt det är att du har balans mellan produktion och marknadsföring.
Den här typen av obalans är ovanlig. Oftast är det tvärt om så att produktionen tar hela kraften på bekostnad av försäljningen och mark nadsföringen. För många är skapandet mycket roligare än att marknadsföra och sälja.
Men båda delarna måste finnas i ditt företag. Försök se till att du kan sälja det du producerar och att du producerar det du kan sälja.
Faktureringsrutiner
Fakturering är den roligaste delen i företagets administration. Det är här pengarna kommer in.
Olika lagar ställer krav på vilka uppgifter en faktura måste innehålla för att vara korrekt.
Till effektiva faktureringsrutiner hör även att kontrollera kundens kreditvärdighet så att du minskar risken för kundförluster. Men också att du utformar villkoren i fakturan på ett sådant sätt att du snabbt får betalt för dina fakturor.
Faktureringsrutiner
Faktureringsrutiner
Ordet räkning betyder i princip samma sak som faktura. Idag används dock nästan enbart ordet faktura.
Vid kontantförsäljning används oftast ett kvitto i stället för en faktura. Det är dock inget som hindrar att säljaren även vid kontant försäljning ställer ut en fakt ura. Likviden kvitteras då direkt på fakturan eller på ett särskilt kvitto som hänvisar till fakturan.
Certifierat kassaregister
Alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste normalt ha ett certifierat kassaregister. Vissa branscher och företag är dock undantagna. Förutom betalning med kontanter räknas även betalning med kontokort (t ex betalkort och kreditkort) som kontant betalning.
Följande situationer är dock undantagna från kravet på kassa registrering:
• vid obetydlig försäljning mot kontant betalning (mindre än 4 prisbas-belopp per räkenskapsår),
• distans- och hemförsäljning,
• försäljning i varu- eller spelautomater,
• taxibranschen (där en utförlig reglering om taxametrar finns),
• när verksamheten är befriad från skattskyldighet för de kontanta inkomsterna (t ex ideella föreningar som bedriver allmännyttig verksamhet).
Negativ avtalsbindning
En faktura får bara skickas till någon som köpt en vara eller tjänst.
I normalfallet skickas fakturan först när varan eller tjänsten är levererad, men det förekommer också förskottsfakturor och a conto-fakturor.
Man får inte skicka en faktura till någon som inte har beställt varan eller tjänsten. Med negativ avtalsbindning (negativ sälj metod) menas att köparen måste agera för att slippa betala en vara eller tjänst som man inte beställt. Det är enligt marknads föringslagen förbju det att göra så. Två viktiga undantag finns dock:
• förnyelse av prenumerationer
• förlängning av försäkringsperioder.
Faktureringsrutiner Det är dock olämpligt att kalla sådana dokument fakturor. Bättre rubriceringar är erbjudande om förnyelse eller premieavisering.
Fakturans innehåll
En faktura ska innehålla följande uppgifter:
• Datum då fakturan är utställd (fakturadatum)
• Fakturanummer
• Säljarens och köparens namn och adress
• Säljarens momsregistreringsnummer
• Köparens momsregistreringsnummer i vissa fall (t ex vid unions-interna förvärv)
• Transaktionens art och omfattning
• Datum då leverans eller tillhandahållande skett eller a conto- betal ning gjorts om det är annat än fakturadatum
• Specifikation, dvs vad fakturan omfattar
• Pris
• Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
• Tillämpad momssats
• Momsbelopp
• Vid befrielse från moms – hänvisning till relevant bestämmelse
• När köparen är momsskyldig – uppgiften omvänd betalnings-skyldighet
• Särskilda uppgifter vid leverens av ett nytt transportmedel
• En uppgift om att reglerna för begagnade varor, resebyråverk-samhet, konstverk eller samlarföremål och antikviteter har tillämpats.
Dessutom bör fakturan innehålla följande uppgifter:
• Betalningsvillkor samt villkor om dröjsmålsränta
• Säljarens plus- och bankgironummer
• Uppgift om säljaren har godkännande för F-skatt
• Vilken typ av faktura det är fråga om, exempelvis delfaktura, ränte faktura eller kreditfaktura
• Avsändarens och mottagarens referenser
• Hänvisning till eventuella beställningar och offerter
• Leveransvillkor
I aktiebolag är följande uppgifter obligatoriska:
• I vilken kommun bolaget har sitt säte
• Bolagets organisationsnummer
• Bolagets exakta officiella firmanamn.
Ordet faktura
Fakturan måste innehålla en uppgift om att dokumentet är en faktura. Detta för att mottagaren ska kunna skilja fakturan från
Faktureringsrutiner
exempelvis en följesedel, en betal ningspåminnelse eller ett erbjud-ande om förnyelse av en prenumeration eller liknerbjud-ande. Vanligen står ordet faktura med versaler (FAKTURA) högst uppe till höger på dokumentet.
Specifikation
För Skatteverkets kontroller är det viktigt att man klart kan se vad som levererats. Därför måste det finnas en ordentlig specifikation i klartext på fakturan som talar om vilka varor eller tjänster som avses. Detta har givetvis också betydelse för att mottagaren ska kunna attestera fakturan.
Fakturanummer
Fakturan ska vara försedd med fakturanummer. De flesta faktu-rerings program ger fakturorna ett fakturanummer automatiskt.
Om du tycker det känns dumt att skylta med att du just har startat företaget kan du hoppa över de första numren och exempelvis börja med nummer 8175.
Ju färre siffror du använder i ditt fakturanummer, desto mindre är risken att din kund registrerar fakturanumret fel.
Rama in fakturanumret
Rama gärna in de viktigaste uppgifterna på fakturan. Detta har blivit allt viktigare i och med att antalet betalningar via bankernas internettjänster ökat. En tydlig markering under lättar för betalaren att ange rätt identifikation vid betalningen – det vill säga de uppgif-ter du vill ha tillbaka för att kunna matcha och pricka av fakturan.
Du kan också låta årtalets sista siffror vara första siffrorna i
faktura numret. På så sätt ser du på en faktura vilket år den skrivits ut. Nummerserien för 2022 blir då 22001, 22002, 22003 osv och för 2023 blir det 23001, 23002, 23003 osv.
Kundnummer
Du måste bestämma dig för vilken typ av nummerserie eller sorte ringsbegrepp du vill ha. En del väljer kundens telefon nummer eller liknande för kundnummer sättning. En nackdel med denna metod är att upplägget tappar sin funktion om kunden byter telefon-nummer.
Säljarens referens
Ofta skriver säljaren ut sin referens på fakturan. Referensen kan vara den person hos säljaren som har tagit emot beställningen eller kontaktpersonen hos säljaren. Det kan också vara ett ordernummer eller liknande.
Faktureringsrutiner Köparens referens
Kunden vill ofta att fakturan märks med en speciell referens. Det är oftast den person eller avdelning hos kunden som ska attestera fakturan. Det kan också vara köparens interna beställnings-nummer, ett rekvisitionsnummer eller godsmärke.
På så sätt underlättas arbetet för kunden. Det finns kunder som åter sänder fakturor som saknar referens eller om referensen är felaktig.
Avsändare
Självklart måste fakturan visa vem som är avsändare. Det vanlig-aste är att firmanamnet skrivs längst upp till vänster på papperet, ofta tillsammans med företagets logotyp. Längre ner på fakt uran finns en rad med adress uppgifter där du även kan ange telefon-nummer samt eventuellt faxtelefon-nummer och e-postadress.
Momsen
Om säljaren är momsredovisningsskyldig ska han lägga moms på fakturabeloppet. Momsen läggs på sist, dvs på fakturans slutsumma.
I vår bok MOMS kan du läsa om momsreglerna.
Fakturera snabbt
Fakturering ska helst göras samma dag som leveransen. Sköter du faktureringen med ett app- eller webbaserat faktureringsprogram blir det enklare att fakturera direkt efter utförd tjänst. Du för lorar rätt mycket pengar på att bara fakturera en eller två gånger i månaden. Varje dags kredit innebär en kapitalbindning på 1/360 eller 0,28% av den fakturerade årsomsättningen.
Ett företag har en fakturerad försäljning på 1 milj kr per år. Man fakturerar bara en gång i månaden. Den genomsnittliga eftersläpningen blir då 15 dagar.
Företaget binder därmed 15/360 x 1 000 000 = 42 000 kr i kapital.
Med en räntesats på kontokrediten på 8% kostar detta 42 000 x 8% = 3 360 kr per år i räntekostnader.
Städa bland betalningsvillkoren. Om du har längre betalningstid än 30 dagar bör du försöka förkorta den.
Hur du får in betalningen
För att få så kort genomsnittlig betalningstid som möjligt på dina fakturor ska du göra det så enkelt som möjligt för kunden att betala fakturan.
Faktureringsrutiner Autogiro
Det allra bästa är om du kan få kunden att skriva på ett avtal om autogiro. Då överför banken eller plusgirot automatiskt faktura-beloppet från kundens konto till ditt konto på förfallo dagen.
Förfallodag
Skriv vilket datum (förfallodag) du senast vill ha pengarna på ditt konto. Det är bättre än att skriva betalningstiden i dagar. Låt helst förfallodagen vara en vardag (bankdag).
Tips:
”Betalning på vårt konto senast 2022-05-19” är bättre än ”Betalnings-villkor 30 dagar”.
Detta enkla knep har visat sig reducera den verkliga kredittiden med flera dagar.
Kreditupplysning
Innan du säljer på kredit till en ny kund bör du ta en kreditupp-lysning på kunden. Även på gamla kunder kan det vara lämpligt att med jämna mellan rum göra detta. Många tror att förlusterna till största delen kommer från nya kunder men så är det inte.
Det finns flera företag som säljer kreditupplysningar, exempelvis
• Upplysningscentralen AB (uc.se)
• D & B Sverige AB (dnbsweden.se)
• Svensk Upplysningstjänst (syna.se)
• Svensk Handelstidning Justitia (bisnode.se)
• Kreditbevakarna (kreditbevakarna.se)
Om kreditupplysningen ger en varningssignal kan du
• begära kontant betalning
• skicka mot postförskott eller efterkrav
• begära förskott före leverans.
Det är litet pinsamt att tala om för kunden att du inte litar på hans betalningsförmåga, men det är ännu mer pinsamt att inte få betalt för sina varor eller tjänster, dvs bli utsatt för en kund förlust.
Kronofogden direkt
Den bästa upplysningen om vilka betalningsanmärkningar en person eller ett företag har, får du av Kronofogden.
Även om anmärkningen rör ett litet belopp, t ex 100 kr, registreras den hos Kronofogden. Kredit upplysningsföretagen har en belopps-gräns på 500 kr för att registrera anmärkningen i sina register.
Faktureringsrutiner Alla anmärkningar finns kvar i Kronofogdens register hela den normala preskriptionstiden, dvs ofta längre än hos kreditupplys-ningsföretagen.
Den normala preskriptionstiden är 10 år för företag och företagare och 3 år för privatpersoner. När det gäller skatter och avgifter är preskrip tionstiden 5 år efter slutet av uppbördsåret.
Alla uppgifter hos Kronofogden är offentliga, så inget hindrar dig från att ta kontakt och fråga om en person eller ett företag. Du har rätt att få veta allt som finns registrerat. Se till att du känner till person- eller organisationsnummer på den du vill ha information om så att sökningen underlättas.
Tips:
En fördel med att ta hjälp av Kronofogden för att undersöka en kunds kreditvärdighet är att där registreras redan en ansökan om betalnings-föreläggande, oavsett om det rör ett företag eller en privatperson.