Det initiala Dialogseminariet 

Det initiala Dialogseminariet syftar  till att  generera en  gemensam bild hos dem  som bedriver projektet. Genom att låta de olika arbetsområdena, som ett projekt  består av, interagera med varandra och föra en dialog med varandra kommer alla  berörda parter att bli hörda och en förståelse skapas. Eftersom detta kommer att  ske innan projektet startar kan  mycket extra arbete sparas  när seminariet säkert  kommer  att  leda  till  att  nya  infallsvinklar  och  idéer  genereras.  Dessutom  kan  material  från  tidigare  projekt  och  seminarier  återanvändas  i  detta  skede  genom  att  de  kan  fungerar  som  förberedande  texter  för  deltagarna  att  läsa  tillsammans  med annan relevant text. Genom att göra på detta sätt kan en yrkespraxis skapas 

projekt. Det  medför även att tidigare erfarenheter kan tas del av och reflekteras  över samt användas igen. Medverkar oerfarna personer kommer de att via dessa  protokoll  kunna  få  en  inblick  i  hur  arbetet  fortskrider  samt  att  vara  med  i  det  initiala  Dialogseminariet  och  framföra  sin  bild  över  hur  ett  projekt  ska  genomföras.  Det  är  viktigt  att  uppmärksamma  att  ett  tunnelseende  inte  ska  skapas  i  projekten.  Därför  är  det  viktigt  att  dialogseminarieledaren  har  goda  kunskaper inom området och öppnar upp för en kritisk och reflektiv miljö. Nya  deltagare kan även tas in i nya seminarieserier för att motverka groupthink.  I det initiala skedet kommer det att vara mycket viktigt att rätt personer väljs ut  för att delta i Dialogseminariet. Att låta alla projektdeltagarna  medverka är inte  möjligt  om  projektet  är  av  stor  skala.  Är  fallet  så,  anser  vi  att  personer  som  arbetar  som  gruppledare  eller  har  liknade  befattningar  ska  närvara  och  sedan  föra vidare dialogen till sina medarbetare, både muntligt och skriftligt i form av  ett  protokoll.  Är  projektet  av  mindre  skala  går  det  bra  att  låta  alla  delta  oberoende  av  vilken  bakgrund  eller  specialitet  som  deltagarna  förfogar  över.  Kommunikationen  mellan  de  olika  delarna  sköts  till  exempel  oftast  genom  projektledning  och  därför  är  det  viktigast  att  de  som  sköter  denna  kommunikation i första hand har en gemensam yrkespraxis, vilket ska sprida sig  nedåt  i  projektet.  Sedan  kan  det  spekuleras  i  om  ett  »lesson­learned«­  seminarium  för  alla  projektdeltagare  går  att  anordna  på  något  vis  efter  genomfört projekt, men det är en fråga vi väljer att inte behandla här. 

Är  fallet  så  att  chefer,  eller  liknande,  kommer  att  delta  samtidigt  som  till  exempel programmerare måste dialogseminarieledaren se till att språket hålls på  en  nivå  som  alla  förstår  och  behärskar.  Sådana  tillfällen  är  mycket  bra  för  att  skapa en  lagkänsla  inom  gruppen som arbetar  med projektet  för att sedan  hålla  fast vid denna känsla. En god lagkänsla tenderar att leda till att kommunikativa  processer  flyter  smidigare.  Urvalet  av  deltagare  måste  med  andra  ord  noga  övervägas  eftersom  de  personer  som  deltar  i  början  även  ska  medverka  vid  de  senare tillfällena, genom hela projektet.

Initialt  dialogseminarium  Lättviktsseminarium 1  underlag  reflektion  Fas 1  Figur 15.2. Egen delmodell av initialt Dialogseminarium 

Den  dokumentation  som  tas  fram  från  det  initiala  Dialogseminariet  ska  kunna  ligga  till  grund  för  till  exempel  en  kravspecifikation.  För  att  detta  ska  vara  möjligt  måste  dokumentationen  utformas  på  ett  visst  sätt.  Vi  har  kommit  fram  till  att  det  skulle  vara  genomförbart  att  protokollföraren  skriver  protokoll  som  vanligt,  det  vill  säga  att  hon/han  antecknar  kontentan  av  dialogen  som  förs.  I  detta  Dialogseminarium  är  det  dialogseminarieledaren  som  kommer  att  få  en  ytterligare  uppgift  där  denne  ska  anteckna  nyckelord  och  resultat  från  dialogen  på  till  exempel  en  whiteboardtavla.  När  seminariet  är  över  sätter  sig  protokollföraren  och  skriver  ner  de  anteckningar  som  har  genererats  fram  på  tavlan  för  att  detta  sedan  ska  kompletteras  till  det  ursprungliga  protokollet.  Tanken  är  att  protokollet  i  kombination  med  anteckningarna  ska  vara  ett  gott  underlag  för att  kunna ta  fram  det ovannämnda exemplet  i kravspecifikationen.  Detta  seminarium  har  med  andra  ord  två  egentliga  syften,  att  reflektera  över  tidigare projekt (kanske i form av »lesson­learned«) samt att skapa underlag för  hela projektet. Att denna dokumentationsform är ett bra koncept finner vi stöd i  JAD där  metoden använder  just en  form där även  grafer,  listor och definitioner  antecknas  av  protokollföraren,  men  ändå  kan  dokumentationen  innehålla  kontentan av det som sägs i form av ett gruppminne där interaktionen skrivs ner.  När dokumentet syftar till att beskriva den interaktion som uppstår och vad som  gemensamt beslutats, vilket till exempel kan vara systemkrav. 

15.3 Lättviktsseminarium 

»Lättviktsseminarier«  syftar  till  att  blicka  tillbaka  till  föregående  fas  och  därigenom  bidra  till  reflektion  över  vad  som  skett  och  därefter  föra  en  dialog  kring  vad  som  komma  skall.  Det  material  som  produceras  ska  kunna  ligga  till 

uppfattas som stoppklossar  när  de stannar  upp projektet  mellan  faser. Visst  gör  »Lättviktsseminarier« det, men det är också syftet med att »Lättviktsseminariet«  ska  användas,  för  att  tvinga  fram  reflektion  över  vad  som  är  gjort  och  låta  deltagarna  berätta  om  sina  känslor  och  erfarenheter  så  långt  för  att  kunna  upptäcka om något är fel eller inte utförs optimalt. Ett sådant tillfälle ska också  generera nya tankar kring nästa steg i processen.  Lättviktsseminarium 1  underlag  reflektion  underlag  reflektion  underlag  Lättviktsseminarium 2  Lättviktsseminarium 3  Fas 5  Fas 4 

Fas 2  Fas 3  Fas 6 

reflektion 

Figur 15.3. Egen delmodell av »Lättviktsseminarium« 

»Lättviktsseminarierna«  kan  tillämpas  mellan  alla  faser  eller  mellan  utvalda  faser. Vi anser att det optimala kan vara att använda dem inför varje ny fas, men  det  kan  styras  beroende  på  vad  målet  med  fasen  är.  I  Figur  15.3  illustreras  hur  det  skulle  kunna  se  ut  om  tre  »Lättviktsseminarierna«  brukas  och  där  ett  par  faser utelämnas. 

Det  som  vi  presenterat  här  har  inte  optimerats  för  en  viss  specifik  form  av  systemutvecklingsmetod  eller  något  sätt  systemutvecklingsmetoderna  arbetar  efter  (iterativt  eller  linjärt).  Arbetssättet  är  flexibelt  och  har  möjligheten  att  struktureras  om  för  att  göras  anpassningsbart  för  både  iterativa  och  linjära  systemutvecklingsmetoder. Arbetssättet skall kunna modifieras för att användas  i  till  exempel  en  iterativ  process  där  det  kan  finnas  ett  behov  av  att  kunna  gå  tillbaka  och  genomföra  ett  nytt  »Lättviktsseminarium«.  Det  är  »Lättviktsseminarierna«  som  går  att  anpassa  eftersom  det  är  de  som  finns  i  mitten  av  serien  i  detta  arbetssätt.  Det  är  också  viktigt att  göra  det  klart  att  det  oftast  finns  klara  slut  på  olika  faser.  Detta  gör  att  det  går  att  använda  sig  av  dessa  »Lättviktsseminarier«  efter  att  en  fas  är  avslutad,  även  om  andra  faser  arbetas  med  parallellt.  Vi  vill  att  en  återblick  skall  göras  för  att  reflektera  över  vad  som  skett  och  därefter  föra  en  dialog  kring  vad  som  komma  skall.  För  att  göra detta krävs inte att det är en linjär process.

Projekt kan lätt ha en tendens att leva sitt eget liv och en övertro på projektet kan  lätt skapas. Bästa sättet att råda bot mot detta är att låta personer som vanligtvis  inte  arbetar  tillsammans  sätta  sig  samman  och  föra  en  dialog  kring  hur  arbetet  fortlöper  och  vad  som  är  bra  och  dåligt.  Detta  är  något  som  ett  »Lättviktsseminarium«  gör  när  olika  delar  och  områden  inom  projektet  måste  interagera  med varandra. Även att praktisera ett ledarskap som skapar en social  miljö  som  stödjer  en  reflektiv  dialog  motarbetar  risker  för  att  skapa  ett  kraftigt  medhåll inom arbetsgruppen, så kallad groupthink. Skulle groupthink uppstå kan  projektet  gå  miste  om  till  exempel  väsentliga  ändringar  som  måste  genomföras  för att det skall kunna fortskrida i utstakad riktning. 

Dokumentationen  i  ett  »Lättviktsseminarium«  bör  följa  samma  struktur  som  i  det  initiala  Dialogseminariet.  Dock  ser  den  förberedande  delen  lite  annorlunda  ut.  Här  skriver  varje  deltagare,  från  de  olika  delarna  i  projektet,  om  sina  erfarenheter  och  tankar  kring  det  som  skett  hitintills  i  projektet.  Dessa  reflektioner  ska  inspireras  med  hjälp  av  tidigare  seminarieprotokoll  samt  en  förberedande  text.  Tanken  är  också  att  den  text  de  reflekterar  över  samtidigt  skall  ge  underlag  för  vidare  dialog  kring  nästa  del  av  systemutvecklings­  projektet.  Detta  ska  skapa  en  dialog  om  hur  projektet  går  och  hur  det  ska  fortskrida. 

När  vi  nämner  »Lättviktsseminarium«  blir  det  tydligt  att  vi  menar  att  det  är  en  lättare form av Dialogseminariet. »Lättviktsseminariet« är en tidsmässigt kortare  form av Dialogseminariet och det tar mindre tid att genomföra än det initiala och  det  avslutande  Dialogseminariet.  De  två  nämnda  seminarierna  har  ett  annat  fokus  och  lägger  större  vikt  på  att  starta  ett  projekt  och  skapa  en  bestående  kunskap och erfarenhet från vad som skett i projektet.