Systém SAP S/4 HANA umožňuje v rámci verze 1809 využívat původní systém řízení tiskových výstupů, známý ze systému SAP R/3, ten je nastaven jako základní při implementaci systému, jeho nevýhodou ovšem je, že jeho prostřednictvím nelze využívat PDF formuláře s fragmenty (viz. kapitola 3.5) a zároveň vyžaduje oddělené nastavování pro každý modul informačního systému. Řízení výstupů ve verzi S/4 je oproti tomu konfigurováno v rámci jedné zastřešující oblasti informačního systému a je šité na míru přímo nové technologii tvoření dynamických tiskových výstupů (Henninger, 2016).
V nejnovější verzi systému SAP je tak možné využívat novou technologii určení formy tiskového výstupu pro jednotlivé aplikace, která je kustomizována na jednom místě v rámci komponentů nad rámec aplikace, tedy oblasti zastřešující nastavení, která propojují veškeré moduly systému. Pro definování podmínek pro určení předlohy formuláře se v nové technologii již nepoužívá transakce NACE s tabulkou NAST, nýbrž rozhraní nazvané
BRF+ (business rule framework +), které běží kompletně v internetovém prohlížeči, pro používání tohoto prostředku za účelem řízení tiskových výstupů je nutné splnit několik předpokladů.
Pro umožnění řízení výstupů skrze BRF+ musíme zajistit nastavení vzdáleného volání funkcí na pozadí (background RFC, objasnění pojmu RFC je součástí kapitoly 3.5), musí být nastaveno přechodné úložiště pro vytvořené PDF formuláře před vytisknutím a nainstalovaná aplikace Adobe Document Services, která zajišťuje generování výstupního dokumentu dle předlohy. Do systému BRF+ je poté skrze XML soubor poskytovaný podporou SAP třeba nahrát jednotlivá kritéria (jednotlivé podmínkové tabulky) pro výběr předlohy formuláře, tím jsou splněny všechny předpoklady pro použití nového řízení tiskových výstupů (Setup and Configuration of SAP S/4HANA Output Control, 2017).
Zmíněné XML soubory obsahují nejen podmínkové tabulky, ale i přednastavení vazeb jednotlivých proměnných a datových struktur používaných při vytváření formuláře na databázové tabulky informačního systému SAP stejně jako funkční moduly pro získání dat pro formuláře a odeslání dat skrze RFC ke zpracování ve službě Adobe document services.
Výběr předlohy pro finální tiskovou zprávu probíhá v novém procesu v několika krocích, z nichž každý je zastoupený podmínkovou tabulkou, jíž uživatel upravuje, aby nastavil podmínky, za kterých dojde k automatickému vytištění zvoleného dokumentu v nastavené Obrázek 11: Rozhraní pro stanovení parametrů tiskových výstupů
(výstřižek z webového prostředí IS SAP)
formě. Podobně, jako tomu bylo v původním řízení tiskových zpráv, slouží ke komplexnímu nastavení zmíněných podmínek jednotná transakce, která v SAP S/4 HANA nese název OPD, spuštění této aplikace uživatele přenese do internetového prohlížeče, kde může nadefinovat (pozměnit) obsah jednotlivých podmínkových tabulek nahraných během příprav do systému BRF+. Vzhled transakce OPD pro definici výstupních podmínek tiskových dokumentů můžeme vidět na obrázku 11.
Postupné určení finálního tiskového výstupu systémem si můžeme dobře ukázat na příkladu faktury odběrateli. První tabulka, kterou systém prohledává, určuje, o jaký typ dokumentu se jedná, pro fakturu se jedná o typ BILLING_DOCUMENT, ve stejné tabulce může být nastaven i druh daného dokumentu, má-li podrobnější dělení, můžeme tak již v tomto bodě vytvořit různé podmínkové zápisy například pro faktury a dobropisy, které jinak spadají pod stejný typ výstupu, nakonec určíme čas vytvoření výstupního dokumentu, pro ten existují dvě možnosti, v nastavení 1 dojde k tisku výstupního dokumentu ihned, při nastavení 2 dojde k vytisknutí dokumentu teprve po užití speciální transakce, která zadaná data i více dokumentů najednou odešle ke zpracování a následně do tiskové fronty.
Další definovatelnou podmínkou je role příjemce dokladu, ta je stanovena v návaznosti na typ dokladu a může být využita také pro vyloučení dokumentu z procesu determinace, není-li například role příjemce shodná s rolí definovanou v tabulce, dokument se nevytiskne. V další tabulce uživatel definuje výstupní kanál pro daný typ dokumentu, může volit mezi kanály PRINT (přímé vytisknutí), E-MAIL (automatické zaslání výstupu e-mailem s průvodní zprávou), XML či IDOC. Poslední dva zmíněné kanály generují datové věty, které musí druhá strana přeložit pomocí příslušného programu a jejich kustomizace je v novém způsobu determinace tiskových výstupů značně omezena, doporučuje se tak pro ně využívat spíše staršího způsobu determinace tiskových výstupů známého z předchozích verzí SAP.
Podle zvoleného výstupního kanálu pak systém vyhledává v dalších tabulkách podmínky určené pro stanovený kanál. Pokud je například výstupním kanálem dokumentu kanál PRINT, pak v následující tabulce zvolí systém přednastavenou tiskárnu. V dalších podmínkových tabulkách program nachází definovanou šablonu aplikačního formuláře, podle které budou na konečný výstup přenesena data (viz. kapitola 3.5). U fakturačních formulářů je taky možné nadefinovat, v jaký okamžik se doklad stává relevantním pro tisk,
můžeme například určit, že doklad bude tisknut teprve když je uvolněn do účetnictví.
Prostřednictvím tabulek určená šablona formuláře se v následujícím kroku podle kritérií určených v rámci kustomizace systému propojí s hlavní předlohou formuláře, která určí rozložení formuláře v rámci výstupního média, například rozestavění jednotlivých polí na papíře (Output Management via BRF+, 2016).
Při řízení výstupů za využití BRF+ dochází v příslušném momentě, kdy má být dokument vytisknut, k volání šablony formuláře rozhraním Forms processing framework (Rozhraní pro zpracování formuláře). FPF z nastavení aplikace pro tisk příslušného typu dokladu zjistí potřebná data pro vytvoření programu a ta zajistí pomocí příslušného funkčního modulu definovaného v BRF+, poté potřebná data a údaje zjištěné pomocí determinace výstupu na základě parametrů tisknutého dokladu předá skrze vzdálené volání funkcí na pozadí (bgRFC), programu Adobe Document Services (ADS), data tak putují mimo SAP (Crapo, 2019).
Následně ADS použije získaná data a po spojení šablony formuláře a hlavní předlohy formuláře uspořádá formulář do výsledné podoby a předá jej zpět systému SAP, který ho zařadí do zvolené tiskové fronty nebo rovnou zašle v závislosti na definovaných parametrech výstupního kanálu. (Configuring Adobe Document Services for Form Processing (ABAP), 2017).
5 Srovnání popsaných technologií
Tato kapitola slouží jako souhrn navazující na předchozí kapitoly a vystihuje důležité charakteristiky jednotlivých technologií a zamýšlí se nad jejich využitelností.