Nová verze S/4 HANA přináší pro SAP i novou technologii pro dynamické generování výstupů, přičemž ale původní technologie známé i ze systému SAP R/3 zůstávají stále funkční. Původní myšlenkou firmy SAP SE bylo, že základní nastavení systému v nové verzi bude využívat pouze novou technologii, která se nazývá PDF formuláře s fragmenty (PDF Forms with Fragments) společně s novým způsobem řízení tiskových výstupů podle BRF+ (Business rule framework), od edice 1809 bylo ovšem od této myšlenky upuštěno a v základním nastavení systému jsou stále aktivní i starší technologie a využívání nových je možné zapnout. Pokud uživatelé tedy chtějí využívat starší technologie SAPscript, SMARTFORMS či PDF formuláře Adobe, je jim to umožněno, pokud chtějí využívat PDF formulářů s fragmenty, musí nejprve prostřednictvím kustomizace změnit nastavení determinace tiskových výstupů. Při přechodu ze starší verze systému na verzi S/4 HANA, stávající již nastavené dokumenty nadále využívají původních rozhraní (SAP S/
4 HANA Output Control, 2018).
Kromě nově stavěných předloh formulářů přináší SAP S/4 HANA i nové prostředky jejich úpravy, PDF formuláře s fragmenty totiž již nejsou upravovány přímo v prostředí informačního systému SAP, k jejich úpravě je využívaný program Adobe Livecycle designer (ALD), jeho uživatelské rozhraní můžeme vidět na obrázku 6. Příslušné soubory typu XDP, které jsou vkládány do programu ALD není možné získat ve standardním rozhraní systému SAP, nýbrž pouze skrze webové rozhraní SAP Fiori. Konkrétně export XDP souborů provádíme skrze aplikaci Údržba předloh formulářů (Maintain form templates) (Application form Templates, 2018). Program Adobe Livecycle designer je poskytovaný společně se systémem SAP pro využití při tvorbě formulářů následně využívaných uvnitř systému SAP (Providing Adobe Layout Technology for Form Processing, 2017).
Přímo v systému SAP pak lze udržovat standardizované texty pro výstupní dokumenty skrze transakci SO10. Texty mohou být vytvářeny v různých jazycích, při běhu pak systém správný jazyk vybere podle zamýšleného adresáta dokumentu, například pokud je u business partnera uvedena jako standardní jazyk italština a existuje verze formuláře v italském jazyce, je italština vybrána jako jazyk pro výstupní dokument.
Pokud jsou texty napevno zanesené v předloze formuláře, je nutné je manuálně přeložit v programu Adobe LiveCycle Designer (Maintaining Customized Master Forms, 2018).
Samotné PDF formuláře s fragmenty jsou technologií, která při tvoření konečného výsledku využívá dva samostatné celky, těmi jsou aplikační formuláře (application forms - v rámci systému je k nim odkazováno jako k šablonám formuláře), které upravují, jak se zobrazí jednotlivá data formuláře při tisku (například formát seznamu položek u prodejních dokladů). Tyto se pak odkazují na fragmenty (Master Form Templates, 2018) hlavních předloh formuláře (Master forms), ty určují celkové rozložení dokumentu a definují prvky jako je třeba logo firmy, či standardizované texty v záhlaví nebo zápatí (Form Types, 2018).
Obrázek 6: Adobe LiveCycle Designer (výstřižek uživatelského rozhraní)
Jak už bylo dříve řečeno, kombinací aplikačních formulářů a hlavní předlohy formuláře vzniká celková struktura tiskového výstupu. V aplikaci SAP S/4 HANA jsou v rámci řízení výstupů dodávány vzorové šablony pro aplikační formuláře i hlavní předlohy formulářů, tyto základní předlohy mohou být upraveny v rámci kustomizace systému, aby více vyhovovali potřebám daného podniku (Application form Templates, 2018).
Vzor hlavní předlohy formuláře definuje schéma rozvržení jedné či více stránek, toto rozvržení využívá aplikační formulář, může však odkazovat pouze na jeden typ rozložení stránek, to znamená, že nemůže využívat například první stránku z jednoho a ostatní stránky z jiné hlavní předlohy formuláře.
V základu jsou se systémem SAP S/4 HANA poskytovány dvě rozvržení hlavních předloh formuláře, SOMU_FORM_MASTER_A4 pro hlavní předlohu formuláře velikosti A4 a SOMU_FORM_MASTER_LETTER pro hlavní předlohu formuláře velikosti dopisního papíru. Součástí zmíněných předloh je rozvržení statických textů a grafiky.
Každá z hlavních předloh formuláře obsahuje následující fragmenty (Master Form Templates, 2018) :
• Landscape_Factsheet
• Landscape_ItemList
• Portrait_Factsheet
• Portrait_ItemList
• Portrait_OutboundLetter
Zmíněné fragmenty jsou rozděléné podle orientace (Landscape – na šířku, Portrait – na výšku) a varianty rozložení reprezentované druhou částí názvu (Factsheet – obecné informace, ItemList – seznam položek, OutboundLetter – dopis), jména fragmentů se nesmí měnit, jinak jsou při výsledném vytváření tiskového výstupu systémem ignorována.
Fragmenty představují jednotlivé formy rozložení prvků formuláře, které jsou k dispozici pro vytvářené výstupní dokumenty, při generování zpráv je na jednotlivé fragmenty odkazováno. Výběrem hlavní předlohy formuláře tak nevybíráme konkrétní vzhled finálního dokumentu, ten je rozvrhnut teprve podle odkazu na daný fragment. Může se stát, že v hlavní předloze formuláře není fragment vůbec definován, tato situace většinou
Obrázek 7: Schéma fragmentu hlavní předlohy formuláře (Fragment layout, 2018, překresleno prostřednictvím draw.io)
nastává, předpokládáme-li, že daná předloha bude používána pouze pro dokumenty, které budou mít specificky definovaný formát. Například odkazují-li se na předlohu formuláře pouze dokumenty orientované na výšku, není vůbec potřeba fragmentů typu Landscape.
Samotné fragmenty zahnují dvě další podčásti, těmi jsou předloha první stránky a předloha stránek následujících. Zmíněné předlohy v sobě nesou definici několika prvků důležitých pro výsledný vzhled výstupu. Jako příklad mohou být uvedeny velikost a orientace papíru, velikost obsahové části dokumentu a rozložení dílčích části dokumentu, jako jsou název formuláře, logo, číslo stránky, adresy (pokud jsou potřeba) nebo třeba bloky zápatí (Master Form Templates, 2018). Na obrázku 7 můžeme vidět schéma možného rozdělení prvků fragmentu.
Pro definici rozmístění obsahu pocházejícího z informačního systému SAP slouží aplikační formuláře, ty stejně jako hlavní předlohy formuláře můžeme upravovat prostřednictvím programu Adobe Livecycle designer. Zjednodušeně řečeno tak tato část PDF formulářů s fragmenty určuje, jaká data se objeví v jednotlivých oblastech definovaných hlavní předlohou formuláře. Narozdíl například od technologií Smartforms či PDF formulářů Adobe neprobíhá předání dat ze strany SAP ke zpracování skrze definované rozhraní, nýbrž skrze RFC (Remote Function call) bránu (gateway) SAPu (Application form Templates, 2018).
Technologie RFC slouží ke vzdálenému volání funkcí mezi jednotlivými systémy IS SAP či mezi SAPem a externími aplikacemi (RFC, 2017), v souvislosti s tiskovými výstupy slouží k předání dat právě vznikajícího výstupního dokumentu technologie PDF formulářů s fragmenty aplikaci Adobe Document Services, která zajišťuje vytvoření konečné podoby dokumentu za použití předloh vytvořených v programu Adobe Livecycle designer (Installing Adobe Document Services (ADS), 2018).
Volání PDF formulářů s fragmenty probíhá skrze rozhraní Forms processing framework (jeho fungování je popsáno v kapitole 4.3), tomuto rozhraní jsou předána data určená k umístění na finální výstup prostřednictvím funkčního modulu, který je nakonfigurován uživatelem při přípravě rozhraní BRF+ (viz kapitola 4.3) pro řízení tiskových výstupů.
V rámci rozhraní BRF+ jsou definované také veškeré proměnné, které slouží pro uložení a předání dat určených pro formuláře.
Na technologii PDF formulářů s fragmenty můžeme sledovat zjednodušení oproti technologii PDF formulářů Adobe, která při téměř stejných možnostech byla daleko složitěji customizovatelná a pro obyčejného uživatele také složitěji uchopitelná. PDF formuláře s fragmenty disponují mnohem jednodušší strukturou pouze o dvou hlavních prvcích, které dohromady tvoří celkový výstup (Form Types, 2018).
Obrázek 8: Objekty proměnných v BRF+
(výstřižek z webového prostředí SAP)
4 Řízení zpráv
V rámci informačního systému SAP jsou nalezení správného tiskového formuláře pro daný vytvořený dokument a jeho následný tisk zabezpečeny mechanismem řízení zpráv. Tento systém podle předem nadefinovaných podmínek pomáhá zabezpečit tiskové výstupy činností v rámci IS, zejména podobu vytvořeného dokumentu, čas a způsob uvolnění výstupu (dokument nemusí být pouze tisknut, může být i rovnou odesílán svému adresátovi například e-mailem). Z důvodu odlišností tohoto mechanismu v různých verzích SAP je tato kapitola nadále rozčleněna na informace týkající se systému SAP R/3 a ty, které se týkají verze SAP S/4 Hana.