Digital infrastruktur - Regeringens nationella mål för digitalisering

Innehållsförteckning

2 Regeringens nationella mål för digitalisering

2.5 Digital infrastruktur

Digital infrastruktur lyfter fram betydelsen av att så kallad hård och mjuk infrastruktur förbättras och förstärks för att data ska kunna transporteras så effektivt som möjligt.

3 Kommunens målbild 3.1 Digital kompetens

Digital kompetens avser de aspekter på individnivå som digitaliseringen måste adressera. Det handlar om att möjliggöra individens förmåga att vara en del av det digitaliserade samhället.

Varje kommunalt verksamhetsområde har sina särskilda förutsättningar att arbeta för att stärka den digitala kompetensen.

Delmål : digital kompetens

Åstorps kommun ska verka för att stärka medarbetare och medborgares förmåga att vara en del av det digitaliserade samhället.

3.2 Digital trygghet

Ett demokratiskt samhälle förutsätter att medborgarna känner tillit, förtroende och trygghet till de offentliga organisationerna. Kommunen hanterar uppgifter som innehåller personuppgifter och ibland känsliga personuppgifter. Det är därför av yttersta vikt att kommuninvånarna och företagen känner digital trygghet och tillit till Åstorps kommuns digitaliseringsarbete.

Delmål : digital trygghet

Åstorps kommuns digitalisering ska ske baserat på informationssäkerhet och med säkra metoder för kommunikation, identifikation och personlig integritet.

3.3 Digital innovation

Digitaliseringen kommer att innebär förändringar som att kommunikation kan ske snabbare, enklare och allt mer automatiserat. Den arbetstid som i nuläget läggs på att samla in och analysera information samt att skriva och expediera beslut kan väsentligt förkortas. Detta skapar möjligheter för kommunen att ersätta vissa arbetsuppgifter med automatiserade digitaliserade tjänster. För att skapa en digitalt hållbar utveckling bör system som tillåter öppna data väljas och system som skapar stigberoende undvikas. Genom att kommunen använder system som hanterar öppna data kan en del information flyttas mellan olika system inom den offentliga förvaltningen. Detta kan avse uppgifter som kommunen har lagstadgad rapporteringsskyldighet för eller i de fall då kommunen behöver hämta in uppgifter från andra

2019-02-29 8(11)

myndigheter för att kunna utreda ett ärende. Fördelar med detta arbetssätt är ökad samordning mellan olika offentliga verksamheter och ökad effektivitet.

Digitaliseringen ställer inte bara krav på teknisk utveckling utan i hög grad på att

verksamheterna utvecklas i takt med att arbetsverktygen förändras. Stora förändringar kräver gemensamma arbetsinsatser. Åstorps kommuns verksamheter ska därför skapa processer som kan identifiera behov inom digitaliseringen och tillvarata idéer från arbetstagare,

kommuninvånare och företag inom området digitala innovationer.

Delmål : digitala innovationer

Åstorps kommun ska i första hand välja system som möjliggör automatisering och öppna data. Vid identifierade rättsliga behov ska kommunen även verka för att samarbete och utbyte av data sker med andra offentliga myndigheter för att sträva efter högsta möjliga effektivitet.

Åstorps kommuns verksamheter ska skapa system som kan identifiera behov inom

digitaliseringen samt som tillvaratar idéer från arbetstagare, kommuninvånare och företag inom området digitala innovationer.

Åstorps kommun ska arbeta för att arbetsuppgifter, som kommunen ansvarar för eller bedriver, automatiseras i den mån det är möjligt.

3.4 Digital ledning

Med en ökad digitalisering följer att arbetsuppgifter som exempelvis inregistrering, visst beslutsfattande och beslutsexpediering till stor del kan ersättas av automatiserad hantering.

Automatiseringen innebär förutsättningar att designa system som kvalitetssäkrar den information som presenteras, behandlas och återrapporteras. Möjligheterna till

individualisering och anpassning av de olika tjänsterna utifrån målgruppernas olika behov ökar.

Ett allt mer automatiserat flöde innebär också ett förändrat arbetssätt vilket i sin tur måste stödjas av ett förändringsledarskap. Chefer och medarbetare behöver utveckla en kultur som uppmuntrar till att utveckla verksamheten. Politiker och förvaltningarnas ledningsgrupper behöver vara drivande i arbetet för en digitaliserad kommun.

Delmål : digital ledning

Åstorps kommun ska i digitaliseringsarbetet arbeta med digital ledning som ett sätt att erbjuda individuella lösningar i syfte att höja kvaliteten på tjänster och den kommunikation som sker i ärendena. Ledning, styrning och uppföljning av digitaliseringsarbetet ska integreras med övrig styrning och verksamhetsplanering.

3.5 Digital infrastruktur

En grundförutsättning för att digitaliseringen ska fungera är att infrastrukturen möjliggör digitala kommunikationslösningar. När utveckling och tekniska framsteg sker innebär det i stor utsträckning att fler och fler saker i vår omgivning kommer att behöva kopplas upp mot

2019-02-29 9(11)

internet. Detta sker inom samtliga områden där kommunen har verksamhet och kan handla om allt från trygghetsåtgärder i den egna bostaden till pedagogiska tillämpningar inom skolan.

Den digitala infrastrukturen skapar möjligheter för individer och företag att utvecklas, mötas och göra saker på nya och effektivare sätt.

Delmål: digital infrastruktur

Åstorps kommun ska verka för att de nationella och regionala målen för bredbandsutbyggnad är uppfyllda. Åstorps kommun arbetar efter kommunens Bredbandsstrategi, antagen av kommunfullmäktige 2016-05-30.

4 För att uppnå Åstorps kommuns delmål ska vi

Öka och förbättra kontaktytorna mellan medborgare, näringsliv, besökare och kommun

• Vi ska öka medborgarnyttan med hjälp av digitala tjänster som kompletterar och höjer servicenivån samt förvalta kommuninvånarnas resurser på bästa sätt.

• Digitalt först! Det ska vara enkelt att ha kontakt med kommunens förvaltningar - Åstorps kommun ska prioritera digital service i första hand och erbjuda personlig service när det behövs.

• De som berörs av förändringen ska vara delaktiga i utvecklingen, både medarbetare och medborgare i den mån det är möjligt, till exempel genom fokusgrupper.

• Vi ska inom alla verksamheter använda oss av digitala möjligheter för att matcha förväntningar och samhället i övrigt.

• Vi ska identifiera digitalt utanförskap och överbrygga det med utveckling i samverkan med användare, både medarbetare och medborgare och andra aktörer.

• Vi ska se till att ärenden ska kunna lösas på ett enkelt sätt för användaren och det ska vara lätt att följa sitt ärende - vad som ska hända och när det ska hända.

Effektiviseraverksamhetengenomstörreöppenhet,ökad samverkan och digital kompetens

• Vi ska automatisera det som är effektivt att automatisera.

• Målgruppens behov ska vara utgångspunkt för vårt utvecklingsarbete.

• Medborgare och företagare ska bara behöva lämna en uppgift en gång, det vill säga information som hanteras i ett system ska kunna återanvändas i andra system.

• Vi ska öka tillgängligheten till vår information ”öppen data” – både för intern och extern användning.

• Vi ska samarbeta med relevanta aktörer, inte minst andra kommuner, för en hållbar och kostnadseffektiv utveckling.

• Vi ska fånga och utveckla goda idéer från kommuninvånare, näringsliv och medarbetare genom nätverkande och omvärldsbevakning.

• Vi ska samverka mellan våra verksamheter för att uppnå effektiviseringsvinster och synergieffekter.

2019-02-29 10(11)

• Förtroendevalda och chefer ska vara medvetna om och ha kompetens om på vilka sätt den egna verksamheten kan digitaliseras eller påverkas av andras digitalisering.

• Våra medarbetare ska vara aktiva i den digitala utvecklingen och ha den digitala kompetens som behövs för att kunna vara delaktig.

• Alla medarbetare ska ha tillgång till digitala lösningar för att kunna utföra sitt arbete.

Skapa förtroende för kommunens digitala tjänster genom säker informationshantering

• Våra tjänster ska utvecklas med hänsyn och skydd för den personliga integriteten enligt lag och praxis.

• Vi ska ha en säker, enkel och enhetlig identifiering för användaren vid användning av digitala tjänster.

• Åstorps kommuns digitala information ska skyddas mot obehörig användning och förlust.

5 Organisation och ansvarsfördelning

Digitalisering är en strategisk fråga. Digitaliseringen ska uppfattas som en resurs och det digitala arbetssättet är en fråga för alla, oavsett roll i organisationen. Det digitala perspektivet ska finnas med i all utveckling med fokus på att kommunens resurser ska användas mer effektivt.

Ansvaret för utveckling, finansiering och genomförande av digitaliseringsprojekt ligger hos respektive nämnd och ska ske i samverkan med de kompetenser som behövs för att lyckas.

6 Uppföljning

Denna digitaliseringsstrategi ska brytas ner i verksamhetsplaner och aktiviteter och därmed ingå i arbetet med internbudget. Uppföljning sker därför naturligt i samband med

delårsrapport och årsredovisning. De processer som digitaliserats följs upp i samband med internkontrollprocessen.

2019-02-29 11(11)

Definitioner - Begrepp och uttryck

Automatisera: I samband med digitalisering använder man sig av automatisering som ett verktyg för att underlätta repetitiva och regelstyrda arbetsuppgifter.

Digitalt först: Regeringens avsiktsförklaring för digital förnyelse av det offentliga Sverige tillsammans med Sveriges Kommuner och Regioner. En princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag.

Digital transformation: Verksamhetsutveckling med hjälp av digital teknik som i förlängningen även påverkar vårt arbetssätt och hur vi organiserar oss.

Digitalt utanförskap: Digitalt utanförskap innebär att man saknar kunskap, förmåga och teknik för att ta del av den digitala världen. En stor andel av de som befinner sig i digitalt utanförskap är äldre, födda utanför Europa eller har låg inkomst.

IT4K: Gemensam IT-drift för Bjuvs, Klippans, Perstorps och Åstorps kommun. Från och med 1 januari 2020 ingår även Örkelljunga kommun.

Öppen data: Öppna data är digital information som fritt kan användas utan inskränkningar.

Öppna data syftar till att skapa insyn, tillväxt och effektivitet i samhället och ger företag möjligheter att skapa innovativa tjänster till exempel appar. Regeringen vill att offentlig sektor ska vara en självklar del av det datadrivna samhället och myndigheter producerar stora mängder data från alla sektorer i samhället t ex geografi, meteorologi, ekonomi, trafik, turism, skog, lantbruk och vetenskap. Vad som är öppen data regleras i EU:s PSI-direktiv (Public Sector Information) och Inspire-direktiv som också införts i svensk lagstiftning.

Öppen källkod: Källkod används för att bygga olika dataprogram. Öppen källkod eller programkod är fri att använda, modifiera och distribuera vidare utan licensavgifter eller underhållsavtal.

Digitaliseringsplan 2020

Socialnämnden

Beslutat av: Socialnämnden Datum: 2020-05-dd Dnr. SND/2020-57

]

2020-03-12

Innehållsförteckning

1 SOCIALFÖRVALTNINGENS BEHOV AV VERKSAMHETSUTVECKLING MED HJÄLP AV DIGITALISERINGEN ... 3 2 ÖNSKAT NULÄGE ... 3 3 ÖNSKAT RESULTAT AV DIGITALISERINGEN ... 3 4 SOCIALFÖRVALTNINGENS IDENTIFIERADE BEHOV AV VERKSAMHETSUTVECKLING MED HJÄLP AV DIGITALISERINGEN ... 3 5 SAMMANSTÄLLNING DIGITALISERINGSBEHOV ... 4

Bilaga:

Socialförvaltningens nämndsmål 2020

2020-03-12

1 Socialförvaltningens behov av verksamhetsutveckling med hjälp av digitaliseringen Digitaliseringsrådet har gett varje förvaltning i uppdrag att identifiera behoven av

verksamhetsutveckling med hjälp av digitaliseringen. Av den anledningen har det gjorts en kartläggning inom socialförvaltningen för att få det samlade behovet och utmaningen och ta fram en lista på de behov förvaltningen kan identifiera, vilket önskat nuläge som

förvaltningen hoppas att digitaliseringen ska landa i samt vilket det önskade resultatet av digitaliseringen är.

2 Önskat nuläge

Att de åtgärder som genomförs inom digitaliseringen leder till ett önskat nuläge att förvaltningen har verksamhetssystem och digitala hjälpmedel som är väl anpassade till förvaltningens olika uppdrag och processer.

Att verksamheten ser arbetet med att komma bort från pappershantering som viktigt och att så mycket arbete som möjligt blir digitalt.

Att hitta digitala lösningar som frigör tid för personal att prioritera det personliga mötet för ökat kvalitativt arbete med och för medborgarna.

3 Önskat resultat av digitaliseringen

Ta fram en organisationsstruktur som gör att förvaltningen ska nå delar av socialnämndens mål genom att förbättra den interna effektiviteten och tillgänglighet samt att information förbättras till medborgarna och att viss arbetstid som tidigare upptogs av administrativa eller andra rutinmässiga arbetsuppgifter används för att förbättra information och förebyggande arbete inom förvaltningens olika ansvarsområden.

Att alla, medborgare såväl som anställda, får ”en väg in” till verksamheten.

Att med hjälp av digitala hjälpmedel och digitalisering höja kvalitén i all verksamhet till medborgarna.

Att ge alla medarbetare förutsättningar att utföra ett kvalitativt arbete.

4 Socialförvaltningens identifierade behov av verksamhetsutveckling med hjälp av digitaliseringen

Listan nedan har tagits fram gemensamt av inom socialförvaltningen och listar de

verksamhetutvecklingsområden där förvaltningen ser ett behov av att digitalisera samt en motivering av det identifierade behovet kopplat till socialnämndens mål för 2020 (se bilaga socialnämndens mål 2020). Det noterades även att verksamhetsutveckling med hjälp av digitaliseringen är ett långsiktigt arbete som innebär förändrade arbetssätt och organisering.

Prioritering har gjorts utifrån förvaltningens önskemål.

2020-03-12

5 Sammanställning digitaliseringsbehov

1 Myndighetsavdelningen Översättningsmaskin/

applikation

Minska tolkkostnaderna, öka sekretess och anonymiteten

Hög B2, C1, D1

2 Omsorgen För att vi ska kunna utveckla tekniken på våra boenden och andra verksamheter behöver vi öka till WiFi 6.

Redan idag ”laggar” systemet, så finns det risker med att bygga ut tekniken.

Hög B2, C1, D1

3 All verksamhet Skype möten eller andra möjligheter till digitala möten

Underlätta möten och att kunna öka tillgänglighet samt minska kostnader för resor till möten på annan ort.

Hög B2, D1

4 Hemvården Bygga ut och förbättra planeringssystem inom hemvården.

Få effektivare resursplanering och därmed öka servicen till de äldre.

Hög B2, C1, D1

5 Omsorgen Digital tillsyn: Införa trygghets och tillsynskameror.

Frigöra resurser och öka tryggheten hos brukare och personal.

Hög B1, B2, C1, D1

6 Omsorgen Läkemedelsrobot som

delar medicin.

Frigöra resurser och göra det enklare för den enskilde att få sin medicin i rätt tid.

Hög B1, B2, C1, D1

7 Omsorgen Digitala inköp som insats Möjliggöra insats att hjälpa omsorgstagare att själva vara delaktiga i sina inköp. En större valmöjlighet för vårdtagaren, att kunna se varan samt kunna köpa mer varierande varor, samt ta del av olika erbjudande från affären.

Ur arbetsmiljö slipper personal många ca. 5 moment att lyfta, bära tunga varor som ibland överstiger 15

kilo/tillfälle

Hög B1, B2, C1, D1, E1

8 IFO barn och familj Digitala barnsamtal Underlätta möten och att kunna öka tillgänglighet.

Hög B1, B2, C1

9 Omsorgen Inventera och se över vilka digitala hjälpmedel som finns till våra verksamheter.

Hjälpa till att stimulera och rehabilitera omsorgstagare.

Hög B1, B2, D1

2020-03-12

10 All verksamhet Digitala planeringstavlor Smarta lösningar för översikt och planering i verksamheten.

Medel B2, D1

11 All verksamhet Digitala

informationstavlor

Onlineinformation vad som händer i verksamhet och i kommunen.

Medel B2, C1, D1

12 All verksamhet Uppgradera Windows till 365.

Många funktioner som kan underlätta det administrativa arbetet i verksamheten.

Hög B1, B2, D1

13 All verksamhet Digital omvandling av tal till text.

Underlätta all journal- och aktskrivning för personalen.

Hög B2, D1

14 Verksamhet Digitala mötesrum Möjliggöra digitala möten och kunna öka tillgänglighet samt minska kostnader för resor till möten på annan ort.

Hög B1, B2, C1, D1, E1

15 Individ och familj och myndighet

Automatisering av mötesbekräftelser och påminnelser till klienter

Underlätta kontakt och uppföljning av ärenden och klienter.

Hög B1, B2, C1, D1

16 All verksamhet Enkel inloggning till alla system: ”En väg in”

Effektivare för alla medarbetare.

Hög B1, B2, C1, D1, E1

17 Medborgare En väg in! Medborgaren ska enkelt kunna

vända sig till en plats i kommunen och på ett enkelt sätt slussas rätt i

Inhämta inkomstförfrågan vid beräkning av egenavgift.

Automatisera processen för att effektivisera och säkerställa kvalitet.

Hög B1, B2, B3, C1, D1, E1

19 All verksamhet Säker kommunikation med klienter, brukar gällande personlig information.

Digital lösning för att skicka

”brev” elektroniskt istället för med post och rekommenderat.

Hög B1, B2, C1, D1, E1

20 Omsorgen Digitala mätinstrument Enklare kunna registrera hälsa hos omsorgstagare och klienter för ökad säkerhet.

Hög B2, C1

2020-03-12

21 All verksamhet Ersätta pappersarkivet med

e-arkiv. Integration mellan

handläggningssystem och e-arkiv för

användarvänlighet.

Effektivitetsvinst i

handläggningsprocess, komma bort från pappershantering, kunna nyttja

effektivitetsvinster av digitaliserad ärendeprocess från början till avslut av ärende. Kvalitetsvinst, ökad tillgänglighet för

kommuninvånarna att arkiverad information blir enklare tillgänglig och öppen.

Hög B1, D1

22 All verksamhet Handläggningssystem:

Löpande översyn av att verksamheten arbetar med verksamhetssystem som är anpassade och utvecklas i takt med verksamhetens behov.

Att vi inte betalar för licenskostnader för saker vi inte använder

Kvalitetsvinst och effektivitetsvinst, arbetsverktyg som är anpassade till verksamheten samt är användarvänliga.

Program eller funktioner som inte är motiverade ska inte kosta licens- eller

supportavgifter.

Medel B1, D1

23 All verksamhet Upphandling: Använda digitaliseringen för att få en enklare, effektivare och samordnad inköpsprocess.

Kvalitetsvinst och

effektivitetsvinst, styrningen av inköpsprocesser stärks, möjligheten att samordna och samarbeta över

organisationsgränser stärks .

Medel B1, C1, D1

24 All verksamhet Verksamhetssystem som har tillgång till

applikationer som fungerar externt och är användarvänligt fullt ut på distans.

Kvalitetsvinst och

kostnadsminskning, möjliggör flexibilitet för anställda, ökad möjlighet att rekrytera på längre avstånd, minskade lokalkostnader när inte alla behöver var på plats samtidigt.

Medel B1, D1

26 Omsorgen Digitala lås på särskilt boende.

Hotell-lås även på Vidåsen Hög B2, C1

27 Anhöriga Digitala hjälpmedel och kontaktytor

Stöd till anhöriga gällande digitala verktyg som en del av förebyggande verksamhet.

Medel B1, B2, B3, C1, D1, E1 28 Fortbildning Digitala

utbildningsverktyg

Inventera och utveckla webbutbildningar, ta fram utbildningsplan.

Hög B2, C1

29 Omsorgen Digitalisera larmsystemet Effektivisera Hög B1, B2,

B3, D1

2020-03-12

Nr VERKSAMHETS-UTVECKLINGS-

OMRÅDE

BEHOV AV DIGITALISERA

VARFÖR PRIO

(hög, medel,

låg)

MÅL

30 Ledning och styrning, kommunen

Digital hantering av medarbetarsamtal och lönesamtal.

Förenkla ledning och styrning samt delaktighet för

medarbetare.

Medel D1

31 Bostadsanpassning BAB-verksamhetssystem Skaffa online-verktyget för användarvänlig handläggning.

Hög B1, B2, B3, C1, D1, E1

Socialnämndens arbetsutskott

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

7(9)

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum 2020-05-06

Snau §

Diskussion kring utbildningar för politiken

Sammanfattning

Som förtroendevald i en nämnd är det viktigt att hålla sig uppdaterad om nämndens verksamhet samt vilka lagar som styr denna. Förtroendevalda utsätts även för påtryckningar, hot och hat från allmänheten. Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har under 2020 fått medel från regeringen för att erbjuda utbildningar i denna fråga.

Arbetsutskottet får presenterat förslag på utbildningar som kan vara intressanta att gå på samt ges möjlighet att själva komma med förslag på kompetenshöjande utbildningar. Förvaltningen har lämnat fem förslag på utbildningar, varav fyra av dessa är på temat om hot och hat mot

förtroendevalda och en utbildning avser grundläggande kunskap om socialtjänstens arbete.

Beslutsunderlag

Förslag på utbildningar, framtaget av nämndsekreterare Linda Tholén Yrkande

Ordförande yrkar att

Proposition

Ordförande prövar om det är arbetsutskottets mening att beslut enligt lagda yrkanden bifalles och finner att så är fallet.

Socialnämndens arbetsutskotts beslut Socialnämndens arbetsutskott beslutar att Expedieras:

Akten

Socialförvaltningen

1(2)

In document Socialnämndens arbetsutskott (Page 38-51)