Digitala möten

Samtliga respondenter var överens om att de dagliga uppstartsmötet som CO AB kallar för daily, som ofta varar mellan 10-15 minuter, var en bra start på arbetsdagen eftersom detta är det enda tillfället på dagen då alla samlas i ett möte. Dessa möten ägde rum innan pandemin på kontoret i en fysisk möteslokal men skedde då främst inom olika projektgrupper och alla på kontoret deltog således inte i samma möte. En respondent lyfter att dessa möten är bra för att få en överblick över vad kollegor jobbar med för tillfället och eventuella problem de står inför men även för att det ger utrymme för småprat, speciellt innan mötet startat eller när de väntar på att fler ska ansluta. Fyra av respondenterna uppgav att det på dessa möten ofta sker en del informellt prat mellan kollegorna då de pratar om icke jobbrelaterade ämnen. Detta är något som vi även kan stärka med våra observationer utförda under flera av dess möten. Detta då vi noterade att de i början av mötet vid samtliga tillfällen inleddes med några minuters icke-jobbrelaterat småprat i väntan på att ytterligare deltagare skulle ansluta där mängden småprat varierade från möte till möte. Vi observerade även att det under mötets gång ofta blev inslag eller kommentarer som var av den mer informella karaktären som skämt, anspel på något en annan person i mötet hade sagt eller gjort. Respondent 4 lyfte under sin intervju att hen under dessa möten blir påmind om att man faktiskt har kollegor och att dessa möten även fyller en del av ens sociala behov som man inte får utlopp för i samma utsträckning när man jobbar på distans. Samtliga respondenterna uppgav även att det inte var någon större skillnad i upplägget på daily mötena nu jämfört med innan pandemin och att dessa möten fungerar bra och blir som en höjdpunkt på dagen då man får se och prata med alla kollegor.

“-Det är faktiskt en rolig höjdpunkt på dagen, att börja dagen med en daily där vi bara gå igenom saker och ba håller på att fjanta oss lite grann och sen så sätter det nån slags standard för dagen på något vis. Jag vet inte om dom nästan är roligare nu än när alla var på plats. Jag tror nästan det. Det är ännu mer avslappnat nu. Kanske bara för att alla nog ser fram emot det på något vänster”- R6

Två respondenter uppger att de märker en tydlig skillnad mellan de som sitter på kontoret jämfört med de som jobbar hemma i avseendet av hur mycket de deltar i det informella småpratet som äger rum på mötena. En respondent anser att detta är extra tydligt när deltagarna sitter i konferensrummet och inte har en egen kamera eftersom där delar samtliga på samma kamera vilket gör det mindre personligt då det är svårt att urskilja enskilda personers ansikten. Samma respondent är även tydlig med hur mycket olika personer pratar på möten beror på var de sitter och inte på olika individer. Tre andra

29

respondenter uppger till skillnad från denna att det kan bero på individen och att vissa helt enkelt pratar mer än andra både på och utanför möten. Respondent 6 upplever att de som befinner sig på kontoret överlag pratar mindre än de som arbetar på distans och menar att detta skulle kunna bero på att de som är på kontoret redan har fått “prata av sig” innan mötet och därför inte är i lika stort behov av det som de som arbetar hemifrån. Detta stämmer även överens med våra observationer då vi under dessa har noterat att de som befinner sig på kontoret verkar delta mindre i småpratet än vad de som sitter på distans gör och de som sitter i konferensrummet och således inte har sin egen kamera, nästan inte deltar i något småprat alls.

“-Vi har ju ett konferensrum med en riktig videokonferansstation. Oavsett vilka som sitter där, så blir det mindre av det där jag kallar för chitchattande från dom faktiskt. Så det är min bild. Att det har med rummet och formen att göra, att man syns inte lika mycket”.-R4

Två respondenter menade att det ofta var i början eller slutet av mötena som de fick tid för att småprata om annat och att detta ofta gjorde så att det blev en bra start på mötet. Därför kan ofta personer som känner att de har tid och är sugna på att småprata ansluta till exempelvis daily mötet tidigare för att få lite mer tid till att prata. En majoritet av respondenter uppger sig se ett större behov av att prata om annat än jobb på möten då folk exempelvis ofta ansluter till möten tidigare. Respondent 5 upplever att de möten som inleds med informellt småprat ofta blir “härligare”, speciellt i möten med nya kunder eller kollegor då man inte känner varandra sedan tidigare. En respondent förklarade även att hen upplever det lättare att starta ett samtal med någon som hen har träffat i person innan.

“-Vi säger om det är en ny kund eller kollegor som man kanske inte träffat tidigare, ifall man loggar in tidigare än vad mötet officiellt har startat och att man börjar med nån form av informellt snack mellan personer som inte känner varandra sedan tidigare, blir det iallafall för mig så att starten på dom mötena mycket härligare än att det ska vara typ 10 personer som så här säger att nu är det din tur å prata och berätta om vad du är för en. Det är en mycket mer härlig organisk öppning på sådana möten” -R5

En annan respondent hade en liknande syn på hur man får igång samtal som beskrivs i citatet nedan.

“-Det är lättare att få igång ett liksom ett bra samtal om man har setts. Det känner jag ju rätt tydligt men dom nu som, om jag jämför dom relationer jag har oavsett om det är en kundrelation eller kollegial relation så känner jag att det är ju på ett annat sätt med dom jag har träffat, eller har tillfälle att träffa fysiskt då och då. Sen visst, ge du det lite tid så funkar det ju ändå, men startsträckan blir liksom längre.”- R4

30

En respondent uppger att hen inte känner sig lika bekväm med att dela med sig av personliga saker i ett digitalt mötesrum eller i en chatt som hen hade varit vid ett fysiskt möte eller träff. Anledningen bakom detta är för att det kan komma in nya personer i mötet när som helst och att inte det går att “känna av” rummet på samma sätt som man kan göra vid vid ett fysiskt möte. Detta uppger respondenten har resulterat i att hen idag inte är lika angelägen att dela med sig av personliga saker utan det är istället enbart det “ofarliga” småpratet som överlever.

“-En grej är väl att det när som helst kan komma in någon mitt i en mening, och att den personen då, inte på samma sätt som i ett fysiskt rum riktigt vars vi är. /…/ men jag tror att det gör att jag inte lika är liksom lika villig att berätta något som betyder något. För rätt vad det är så ramlar det in någon ny som kommer in i mötet. Förstår ni hur jag tänker? Det blir den där ytligaste delen av småpratet som överlever, den som är, visst den är ju trevlig den med, men den är liksom, den är ofarlig”.-R4

Tre respondenter uppger samtidigt att de ofta har flera möten bokade på rad efter varandra och att de därav inte får tid för pauser mellan. Två respondenter menar att detta leder till att det blir mindre småprat och informell kommunikation då de ofta ansluter precis när mötet börjar och även ofta försöker avslutat mötet så snabbt som möjligt för att hinna utföra någon arbetsuppgift mellan mötena. En respondent lyfte en annan aspekt av de inbokade formella mötena, att de inte alltid är på dessa typer av möten som de bästa ideérna kläcks.

“-Ja, dels det sociala såklart, i det hamnar det ju mycket också att man inte alltid på de formella mötena som man kläcker de bästa ideerna. Det kan ju vara mer informellt när man snackar i ett annat sammanhang på kontoret.” R1

En av respondenterna upplever även att detta har lett till en ökad nivå av stress och trötthet då hen ofta har möten bokade på rad under dagen och på grund av detta inte får så mycket tid över till att utföra faktiskt arbete och småprat då detta prioriteras bort.

“-När man sitter på digitala möten finns det ju många dagar ungefär noll minuter mellan mötena. Och därför finns det ju liksom såhär, även fast man skulle vilja logga in tidigare och snacka skit i 5 minuter innan så är det just att man är på en plats, man kan switcha över till nästa möte utan att behöva gå någonstans eller springa och ta en kaffe”-R5

Respondent 4 är inne på samma linje och menar att hen idag känner en ökad stress på grund av bristen på tid mellan möten.

“-Jag tycker att, jag mer nu än tidigare har känslan av att vara jagad och att inte ha nån stund över liksom.”-R4

31

Tidigare hade de på CO AB ett möte som liknade dailyn och som brukade äga rum på eftermiddagen där tanken var att man skulle gå igenom vad samtliga personer hade gjort under dagen och där man kunde få hjälp eller bolla idéer om man var i behov av det. Dessa möten togs bort vilket enligt en majoritet av respondenterna berodde på att de prioriterades bort på grund av andra möten som ansågs viktigare, för att de inte var i behov av hjälp och hade annat för sig eller för att man helt enkelt inte hade tid. Tre av respondenterna såg dessa möten som mindre nödvändiga, som att de saknade syfte och att de mer blev som en paus där man pratade om annat än jobb. Enligt en respondent deltog oftast bara 2-3 personer på dessa möten vilket även ledde till att de inte gav så mycket. En annan respondent upplevde att det ofta blev en välbehövd paus från arbetet och hen trodde även att flera andra som arbetar på distans även kände samma, men medgav sedan att de inte fyllde någon större arbetsrelaterad funktion. Dessa möten försvann helt efter ett tag och samtliga respondenter uppgav att det inte märktes någon större skillnad när de togs bort eftersom de mer eller mindre hade runnit ut i sanden under en längre tid. Den andra respondenten upplevde inte heller någon större skillnad men lyfte att det hade varit bra med någon liknande inplanerad paus då det annars blir lätt att man jobbar väldigt länge utan paus.

“-Ja. Jag upplevde väl dem som lite mindre nödvändiga. Det var svårare att ha en mötesdisciplin på dem för det var ofta kundmöten bokade under dessa vilket gjorde så att många inte kunde vara med. Sedan var de också så att eftersom man redan haft daily på morgonen visste man redan vad andra hade gjort. Blev en upprepning av de man sagt på morgonen.” -R3

En faktor som två respondenter lyfter är att möten på distans kräver ett större engagemang från alla deltagare och hen menar att det krävs mer för att göra sig förstådd, hörd och förstå vad andra pratar om och menar. Saker som kroppsspråket går till stor del förlorat vid videomöten vilket kan skapa svårigheter i att förstå vad någon annan säger och detta påverkar även dynamiken i samtalen och får dem att bli mer laggiga och inte flyta på lika naturligt. En av dessa lyfter även att teknikstrul inte gör det enklare och att läsa av någon annans kroppsspråk blir svårare ju fler personer som deltar i mötet då man antingen bara ser en person åt gången eller får ett flertal mindre bilder att kolla på samtidigt. Två respondenter uppger att det blir ännu svårare när personer sitter i CO AB konferensrum då man har svårt att urskilja ansiktsuttryck. Respondent 4 nämner kroppsspråket som en viktig faktor för att få kommunikationen över distans att fungera. Hen menar att vid distansarbete, om enbart telefonkonferensteknik används, ges inte tillfällen till att läsa varandras kroppsspråk och kunna visuellt se om någon hänger med på det som sägs. Även andra respondenter nämner olika faktorer de ser som viktiga för att få kommunikationen mellan kollegor att fungera vid distansarbete.

32

“-Man missar kroppsspråk, småsignaler, massa reaktioner, det är lite lagg ofta, så att det är ju tydligt hur mycket svårare det är med turtagningsteknik, alltså när börjar jag prata, när fyller jag i det du säger, när fyller hon i det jag säger, när protesterar han mot det resonemang jag för? det blir mycket yxigare, det räcker nästan med, tycker jag, nån 10 dels lagg så blir det där mycket mycket mycket svårare, å då tappar man flyt och så finns det risk att man missförstår eller inte fångar bra grejer.”-R4

En faktor som en respondent lyfter är hur viktigt det är att tekniken fungerar bra på distansmöten då detta annars kan stjäla mycket tid och uppmärksamhet från samtalet.

“-Att tekniken funkar, att man är van vid den och att det inte går åt så mycket kraft under ett möte åt att: din mic är inte på, nu frös du, hörs jag? ah ni vet allt det där.” -R4

En till faktor som ses som viktig är att man faktiskt har inbokade möten dels för att kunna se vad andra håller på med då man inte längre kan se detta på samma sätt som man gör i ett kontor.

“-Jag tror att en viktig faktor är att man faktiskt har inbokade möten. Ganska ofta. Asså dailys typ. För att det är svårt att veta hur andras dagar ser ut om man inte har bestämt en tid då vi ska prata. Så det blir mindre spontant.” -R6

4.3 Kommunikation

Samtliga respondenterna svarade vid intervjutillfällena att kommunikationen mellan kollegor varit bra överlag under rådande omständigheter. När det kommer till hur frekvent kommunikationen varit mellan kollegorna så har av en av fem svarat att den varit ungefär samma som tidigare, i vissa fall mer frekvent med vissa kollegor och mindre frekvent med andra. Två respondenter svarade att den har blivit mer frekvent och att det idag är lättare att höra av sig men att den har blivit mer torr och arbetsrelaterad och de andra två uppgav att kommunikationen överlag har blivit mindre frekvent till följd av att man inte befinner sig på samma kontor längre och därför inte heller får lika många spontana ingångar för konversationer. En av respondenter som uppgav att kommunikationen blivit mer frekvent tyckte även att den vid distans är jämlik då alla er använder ett och samma gränssnitt för kommunikation oavsett geografisk placering.

“-Karin i stockholm eller David i gbg är inte längre bort än Filip i Umeå, för vi använder alla samma gränssnitt för att kommunicera.” -R4

En respondent upplever att kommunikationen över distans överlag är mer arbetsrelaterad idag än tidigare och att en större del av den övergripande kommunikationen läggs på problemlösning eller annan arbetsrelaterad kommunikation.

33

“-Det blir väldigt opersonligt att sitta och skriva till varandra så därför skriver man inte mer ba spontana, privata saker till varandra, utan det blir mer jobbrelaterat hela tiden.”-R6

När det kommer till den informella kommunikationen så svarade en klar majoritet att de upplevde en avsaknad av denna jämfört med innan pandemin. Fyra av de intervjuade beskrev att det idag är vid de inbokade mötena som de får delta i någon typ av informell kommunikationen medan andra beskrivit att det även kan förekomma genom andra digitala verktyg som Slack. En respondent beskrev den informella kommunikationen som ett viktigt sätt för att bidra till trivsel. En annan uppgav att hen enbart skriver till kollegor när hen behöver hjälp med något. En majoritet av respondenterna uppgav även att deras verktyg Slack används för både informell och formell kommunikation men att nivån av informalitet beror mycket på i vilken chatt man skriver i.

“Största delen av informell och formell konversation sker via Slack.” -R3

De spontana informella träffar och småprat som sker naturligt på ett kontor är något som samtliga respondenter uppger har minskat i samband med distansarbetet. En respondent förklarade att hen trodde anledningen till att det fungerar mindre bra på distans är för att möten mellan personer ofta planeras i förväg. Samma respondent förklarade även att den vanligast förekommande informella kommunikationen idag oftast sker i slutna chattar mellan två personer. En annan respondent beskriver att de spontana mötena där hen kan bolla idéer, småprat ofta kan hjälpa hen att lösa formella jobbrelaterade problem och att detta ofta sker antingen i chattrum på slack eller i videomöten med två till tre personer. Samtliga respondenter uppger att de saknar de spontana och informella småpratet som ofta uppstår runt e.g. kaffemaskinen som förekommer när man befinner sig på samma kontor. Alla respondenter uppger även att detta är den största skillnaden med att jobba på distans då detta ofta fyller en stor del av personens behov av social interaktion. En respondent uppgav även en annan aspekt av det spontana mötena, att de hjälper till med göra jobbet mer friktionsfritt och skapar en sorts buffert.

“-Största skillnaden upplevs vara bristen på chit chat som blir det sociala smörjmedlet som skapar en buffert för de gånger det blir kämpigt. Blir skav fortare utan denna.” -R1.

Att det kan finnas en tröskel för att ta kontakt med en kollega är något som varit tudelat hos de intervjuade. Två har upplevt en högre tröskel medan de andra tre upplever en minskad tröskel eller ingen skillnad. De respondenter som upplevt en högre tröskel menar bland annat att det beror på att de inte vet om de kommer att störa personen i fråga och att det finns mindre ingångar för spontana möten i och med detta. Tre respondenter menar att även fast de inte vet om personen störs av att bli kontaktad så spelar det ingen roll för att söka kontakt och att det ser på det sättet tröskeln som mindre. Detta uppgavs i samband med att ytterligare menade att ingångarna finns för spontana möten, men att de inte är lika

34

synliga då man sitter på distans som när en är på kontoret. Två respondenter menade att även arbetsrollen och relationen till kollegor spelade roll för tröskeln av att få till spontan informell kommunikation över distans. De menar att om de vet med sig att den kollegan de vill få kontakt med inte gillar att bli störd över ett telefonsamtal så använder de slack för att kommunicera eller om de vet med sig att personen ofta sitter med arbetsuppgifter som kräver mycket koncentration så kan detta påverka angelägenheten av att ta kontakt.

“-Egentligen finns ju utrymmet där när man behöver det men det är väl bara det att det, skillnaden är ju det att man ser inte den man pratar med så man ser ju inte om den är helt nedgrävd i jobb eller inte. Så det kan ju vara så att jag är sugen på att småprata med någon sen så är dom helt upptagna och så svarar dom väldigt kort eller vice versa och jag är helt inne i något annat så jag bara svarar kort. Så det är svårare att synka det. Men utrymmet finns ju definitivt där.” -R6.

Två respondenter uppger att det kan vara otydligt i vilken kanal den officiella kommunikationen bör äga rum och att det hade varit bra med lite tydligare riktlinjer i denna fråga och att ytterligare en viktig faktor kan vara att man är tydlig med i vilken kanal som en viss typ av konversation äger rum samt var viktiga beslut skrivs ner. R3 nämner även att de är viktigt med en prestigelös kommunikation och att man får veta hur och när man bäst kontaktar olika personer.