Vad händer med småpratet när kollegor inte längre träffas på kontoret?

Examensarbete på kandidatnivå, 15 hp

Systemvetenskapliga programmet med inriktning mot design, interaktion och innovation

SPB 2021.01

Vad händer med

småpratet när kollegor inte längre träffas på

kontoret?

En kvalitativ fallstudie om informell kommunikation vid distansarbete under en pågående

pandemi

Andreas Bygdeson & Albert Gustavsson

1

Abstract

The world is currently in the grip of a pandemic caused by the SARS-COVID-19 virus which has left nothing more than suffering, social distance, and distance work in its tracks. Because of the regulations regarding social distancing, many organizations have chosen to distribute their work and make their employees work from home. This thesis covers how distance work affects informal communication and how the lack of social interaction affects relationships and informal communication between colleagues. To investigate the subject further we performed a case study of a company within the media and communication industry where both interviews and an observational study was conducted. Our findings show that there has been an overall decrease in informal communication between colleagues in our case. We have also identified several factors that may affect the possibility to sustain the amount of informal communication during distance work. These factors may include regular group activities, knowing when it is okay to contact other colleagues without disturbing them and having regular meetings. Finally, our study findings highlight that there may be other factors beyond the reach of this study that might affect how employees experience working from home.

2

Förord

Vi vill börja med att tacka vår handledare Rikard Harr som varit till stor hjälp och guidat oss genom detta arbete. Din expertis inom området har varit ovärderlig i detta arbete och vi hade inte klarat detta utan dig. Vidare så vill vi

även tacka det anonyma företag CO AB, utan de resurser ni tillhandahållit oss hade denna studie varit omöjlig att genomföra. Ni vet vilka ni är.

Tack!

3

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. INTRODUKTION ... 4

1.1BAKGRUND ... 4

1.2PROBLEMFORMULERING ... 5

1.2SYFTE & FRÅGESTÄLLNING ... 6

2. RELATERAD FORSKNING ... 7

2.1DISTANSARBETE ... 7

2.2SOCIAL INTERAKTION ... 8

2.3KOMMUNIKATION ... 10

2.3.1 Datormedierad kommunikation ... 10

2.3.2 Formell kommunikation ... 11

2.3.3 Informell kommunikation ... 12

3. METOD ... 14

3.1METODVAL ... 14

3.2VAL AV CASET ... 15

3.2.1 Beskrivning av caset ... 15

3.3VAL AV DATAINSAMLINGSTEKNIK ... 16

3.4URVAL ... 17

3.5GENOMFÖRANDE ... 18

3.6DATAANALYS ... 19

3.7FORSKNINGSETIK ... 24

3.8METODREFLEKTION ... 24

4. RESULTAT ... 26

4.1DISTANSARBETE OCH UPPLEVELSER AV FÖRÄNDRADE RELATIONER ... 26

4.2DIGITALA MÖTEN ... 28

4.3KOMMUNIKATION ... 32

5. ANALYS ... 35

5.1VÄRDET AV DAILYS ... 35

5.2BRIST PÅ INFORMELL KOMMUNIKATION OCH SPONTANA INGÅNGAR ... 35

5.3SVÅRT ATT VETA NÄR MAN STÖR ... 36

5.4VÄRDET AV PLANERADE AKTIVITETER ... 36

5.5OLIKHETER OCH DELADE ÅSIKTER ... 37

6. DISKUSSION ... 38

6.1VÄRDET AV DAILYS ... 38

6.2BRIST PÅ INFORMELL KOMMUNIKATION OCH SPONTANA INGÅNGAR ... 39

6.3SVÅRT ATT VETA NÄR MAN STÖR ... 40

6.4VÄRDET AV PLANERADE AKTIVITETER ... 41

6.5OLIKHETER OCH DELADE ÅSIKTER ... 42

6.6TEMAN BORTOM TEMAN ... 43

7. SLUTSATS ... 45

REFERENSER ... 47

BILAGOR ... 51

BILAGA 1OBSERVATIONSUNDERLAG: ... 51

BILAGA 2INTERVJUGUIDE: ... 52

4

1. Introduktion

Under följande del kommer bakgrunden till arbetet avhandlas, följt av problemformulering samt syfte och frågeställning.

1.1 Bakgrund

Under 2020 spreds SARS-Covid-19 världen över likt eld i torrt gräs och lämnade inget mer än social isolation och distansarbete i sina spår. Tidningsartiklar med rubriker som

“Rekordmånga jobbar på distans i Sverige” (Dagens Nyheter 2021), “Fler kommer få arbeta på distans efter pandemin” (Hammarfeldt, 2021) och “Risker och utmaningar med utökat hemarbete” (Johansson & Enarsson, 2020) är idag vanligt förekommande och väcker ofta fler frågor än vad de besvarar.

Övergången från traditionellt arbete till kunskapsarbete har resulterat i att arbetsuppgifter präglats av ett större fokus läggs på hantering av information och användning av digitala artefakter. Utvecklingen av digitala tekniker har i sig skapat nya möjligheter för att distribuera arbete, vilket har skapat nya möjligheter för att arbeta på distans (Brynjolfsson & McAfee. 2015). Distansarbete är idag ett utbrett fenomen världen över och är vanligt förekommande inom alla olika typer av organisation, inte minst företag, och har definierats som “the practice of an employee working at their home, or in some other place that is not an organization’s usual place of business” (Cambridge Dictionary, u.å). Mellan 2005 och 2012 fördubblades antal distansarbete i Sverige vilket tyder på att distansarbete under de senaste åren har blivit ett allt vanligare fenomen redan innan pandemin (Vilhelmson & Thulin, 2016). Distansarbete har historiskt sett möjliggjorts på grund av utvecklingar och framsteg inom telekommunikation och internet då nya teknologiska framsteg har resulterat i hjälpmedel som skapar nya möjligheter för att kommunicera med varandra (Allen, Golden, Shockley, 2015). Framväxten av kommunikationstjänster och applikationer som e.g. Teams eller Zoom har skapat nya möjligheter för distansarbete då kollegor kan kommunicera och arbeta utan att vara på samma geografiska plats.

En intressant aspekt av denna trend är hur den påverkar de sociala interaktionerna mellan kollegor, med fokus på den formella och informell kommunikationen, som vanligtvis sker på arbetsplatsen och hur detta ter sig när man inte längre träffas regelbundet på kontoret. Social interaktion mellan kollegor kan leda till en ökad grad av kunskapsöverföring mellan erfarna och oerfarna kollegor vilket också kan vara en bidragande faktor till ökad produktivitet (Mas & Moretti. 2009). Utöver ökad produktivitet skriver Sias (2005) att personer som trivs med sina arbetsrelaterade relationer i en större utsträckning väljer att stanna längre hos samma arbetsgivare. Författaren menar vidare att ledare som förespråkar informella interaktioner, som att träffas utanför arbetstid, skapar bättre förutsättningar för att starka relationer mellan kollegor skapas, vilket i sig kan leda till att de blir mer tillfredsställda och trivs bättre på arbetsplatsen. En låg grad av social interaktion kan leda till att personer känner sig isolerade och otillfredsställda med arbetet och rent av öka chansen för flera negativa fysiska åkommor (Tavares, 2017; Umberson, Montez, 2011). Det är allmänt känd att människor behöver interagera med andra människor för att må bra vilket blir extra viktigt i en arbetsmiljö och för organisationer då människor som mår bra och trivs även visar ett större engagemang för organisationen och sina arbetsuppgifter (Gallup, 2015). Social interaktion är således oerhörd viktigt för

5

organisationer då det i längden kommer påverkas anställdas välmående, motivation och prestation. I vissa sammanhang så talas det till och med om det samhälle vi lever i som ett interaktionssamhälle (Wiberg, 2005).

Under 2020 drabbades världen av en pandemi som orsakades av SARS-Covid-19 viruset som resulterade i stora omställningar för flera olika organisationer, inte minst företag världen över. För att minska smittspridningen och följa folkhälsomyndighetens rekommendationer har många företag valt att stänga eller begränsa åtkomsten till sina kontor och istället låta sina anställda bedriva sitt arbete på distans hemifrån (Folkhälsomyndigheten, 2020). Under hösten 2020 rapporterade SCB (2020) att en tredjedel av alla arbetande svenskar jobbade hemifrån minst en dag i veckan. I oktober 2020 arbetade 15,3% av landets arbetande befolkningen hemifrån mer än hälften av dagarna och 7% rapporterade att de brukar arbeta hemifrån. Information och kommunikationsbranschen är den bransch som jobbar mest hemifrån och mellan juni och september 2020 arbetade 56,3% i den branschen hemifrån under de flesta dagarna och 8,8% jobbar hemifrån helt (SCB, 2020). Under våren 2021 har sannolikt dessa siffror fortsatt öka.

1.2 Problemformulering

I dagens läge, där världen befinner sig i en pandemi till följden av viruset SARS-COVID-19 spridning, har många företag och organisationer blivit tvungen att delvis eller helt ställa om sina rutiner för hur deras anställda får eller skall vistas i arbetsplatsens lokaler vilket lett till att många tvingas arbeta på distans. Aldrig tidigare har en lika stor del av Sveriges befolkning tvingats arbeta antingen helt eller delvis hemifrån. Denna snabba och kraftiga omställningen till distansarbete, orsakad av pandemin, har skapat nya behov för att undersöka området ytterligare med avseende på hur personer som arbetar på distans upplever den sociala interaktionen till kollegor när de inte träffas fysiskt på en daglig bas.

Den spontana kommunikationen som normalt sett skett över skrivbordet i ett kontorslandskap eller i ett lunchrum har i dagsläget bytts ut mot digitala kommunikationskanaler som kanske inte behandlar denna typ av sociala interaktion på samma sätt som det spontant förekommer när människor stöter ihop med varandra på ett kontor. Genom att studera detta ämne vill vi undersöka om och i så fall hur den informella kommunikationen har förändrats mellan kollegor som jobbar på distans. Vi vill även att andra organisationer och privatpersoner, som arbetar på distans, ska kunna dra lärdomar för att göra omställningen till distansarbetet mer smärtfri. Utöver detta ser vi denna undersökning och arbete som ett vidare bidrag till forskning inom området. Detta är viktigt att undersöka då det är oklart när eller om anställda kommer kunna börja jobba på plats igen som innan pandemin.

6

1.2 Syfte & frågeställning

Utifrån problemområdet finns det ett intresse av att undersöka hur anställda i organisationer som i dagsläget bedriver delar av sitt arbete på distans upplever den informell kommunikation mellan sina kollegor och hur personer som är relativt sett nya till distansarbete upplever omställningen. Syftet med detta arbete är att skapa en ökad förståelse över hur social interaktion mellan kollegor på en arbetsplats, med fokus på den informella kommunikationen, påverkat de som jobbar på distans i och under pågående pandemi. Den förhoppningen vi har haft under arbetets gång är att vi ska finna viktiga insikter som kan bidra till forskningsområdet, privatpersoner och organisationer, om hur man kan säkerställa frekvent, informell kommunikation mellan kollegor i samband med distansarbete. De frågeställningar som ligger till grund för denna uppsats är som följer:

• Hur påverkar en omställning till distansarbete den informella kommunikationen mellan kollegor?

• Vilka faktorer påverkar möjligheten att upprätthålla den informella kommunikationen mellan kollegor vid en omställning till distansarbete?

7

2. Relaterad forskning

I denna del av arbetet presenteras tidigare forskning och teorier som är relaterade till det valda ämnesområdet för denna rapport. Följande delar kommer avhandlas i nästkommande stycke; distansarbete, social interaktion, datormedierad social interaktion, kommunikation, formell kommunikation och slutligen informell kommunikation.

2.1 Distansarbete

Med distribuerat arbete hänvisar vi som tidigare nämnt till personer och grupper som jobbar tillsammans fast inte på samma geografiska plats och som såldes använder något typ av tekniskt hjälpmedel för att kommunicera. Det finns en myriad olika faktorer som har bidragit till intresset och framväxten av distansarbete. Termen distansarbete (eng:

Telecommuting) myntades under 70-talet i USA och själva principen gick ut på att ta arbetet till arbetaren istället för att arbetare skulle behöva ta sig till arbetet. Tanken bakom grundade sig delvis i att försöka minska trafiken i stora städer och för att minska energikonsumtionen och utsläppen (Avery & Zabel, 2001). Under samma tidsperiod började även privata företag inse fördelarna och de minskade kostnader för kontor och transporter som distansarbete kunde resultera i. Det blev lättare att rekrytera nya programmerare som under denna tid var i hög efterfrågan då man kunde knyta kompetenser över distans (Avery & Zabel, 2001). Utvecklingen av distansarbete har varit en biprodukt av teknologiska framsteg som e.g. utvecklingen av persondatorer under 80- talet och utvecklingen av laptopen och mobiltelefonen under 90-talet. I takt med att teknikerna har utvecklats och blivit bättre har fler kontorsarbetare börjat utföra sina arbetsuppgifter utan att vara bundna till kontoret (Allen, Golden & Shockley, 2015). Utöver detta så har det skett ett skifte från tillverkning till informationsekonomi som lett till att det idag finns fler tillgängliga jobb som går att utföra på distans (Kizza, 2013).

Det finns flera fördelar kopplat till att arbeta på distans. En person som arbetar hemifrån kan få en bättre balans mellan hem och arbete då tiden som läggs på att pendla till och från jobbet istället kan spenderas med e.g. familj eller på hobbys. Studier pekar även på att personer som jobbar hemifrån får en ökad grad av flexibilitet och produktivitet då de inte lika ofta blir störda av e.g. kollegor (Tavares, 2017). Det finns även negativa aspekter av att jobba hemifrån då det exempelvis blir en mindre tydlig skillnad mellan fritid och arbete, ytterligare nackdelar kan bestå av social isolation, minskat stöd från kollegor och organisation och att anställda jobbar trots att de är sjuka. En vanligt förekommande negativ faktor för personer som jobbar på distans är känslan av isolering och ensamhet som kan uppstå då man inte regelbundet träffar sina kollegor på kontoret (Tavares, 2017). I en studie utförd i USA under 2020 undersöktes det hur pandemin och den sociala isolationen hade påverkat deltagarnas mentala hälsa. I studien deltog 1008 personer och 49% av dessa svarade att de kände sig väldigt ensamma (Horigian, Schmidt & Feaster, 2021). Många som arbetar på distans känner sig inte tillfredsställda med sitt arbete och sin arbetssituation på grund av att de känner sig isolerade men också på grund av den bristande tillsyn de får av sin arbetsgivare samt en högre grad av distraktioner i hemmet (Ahmed et al. 2014).

Stress är vanligt förekommande problem hos personer som jobbar på distans, med det sagt så är det även ett vanligt förekommande problem för personer som jobbar på plats och går således inte att skylla enbart på distansen. I tidigare forskning råder det en oenighet

8

huruvida distansarbete leder till ökad eller minskad nivå av stress. Edison & Mulki (2017) diskuterar problematiken som kan uppstå då de som arbetar på distans kan få svårare att särskilja jobb och fritid, vilket i sig kan leda till att de jobbar mer än vad de ska och upplever en högre nivå av stress. En oförmåga att särskilja jobb och familjeliv vid distansarbete kan få en negativ påverkan på samtliga nämnda delarna. Samtidigt menar Tavares (2017) att distansarbete kan minska stress då man vid distansarbete slipper den dagliga stressen som pendlingen från och till jobbet kan orsaka. Det verkar således finns faktorer med distansarbete som både kan ha en positivt och negativ påverkan på individers upplevda stress.

Personer som jobbar på distans har svårare att samarbeta med varandra jämfört med de som jobbar på samma plats. Problem kan bestå av svårigheter i kommunikation, koordinering, försämrad tillit samt svårigheter i att finna gemensamma värderingar och normer (Ernst, Hogl & Siebdrat, 2009). Ett minskat geografiskt avstånd, som exempelvis på ett kontor, kan leda till en ökad mängd kommunikation mellan kollegor vilket ökar chansen för att starka personliga band skapas som delvis kan leda till en högre grad av, och förbättrad kommunikation mellan kollegor (Ernst, Hogl & Siebdrat, 2009). Vidare så argumenterar Ernst, Hogl & Siebdrat (2009) för att en ökad grad av kommunikationen är en avgörande faktor för att få distansarbete att fungera. Något som stärks ytterligare av Kiesler & Cummings (2002) menar att en faktor för att lyckas jobba på distans är att det måste finnas en väl förankrad grundkommunikation innan arbetet distribueras. Eftersom personer som inte jobbar på samma plats inte kan se vad andra jobbar med så är det avgörande att man tydligt kommunicerar till de andra vad man gör och vad man kan behöva hjälp med då man inte kan “kolla över någons axel” för att se vad de gör. För att detta ska fungera behöver man koordinera både arbete och möten eftersom spontana möten som kan ske på ett kontor inte sker på vid distansarbete (Olson & Olson, 2014). Det finns även andra faktorer som kan vara viktigt att ha i åtanke vid distansarbete e.g.

individuella faktorer som personlighet, motivation och hur villig man är att lära sig nya saker kan även spela en roll i hur lämpad en individ är för att arbeta på distans (Olson &

Olson, 2014).

Kiesler & Cummings (2002) skriver att distans minskar chansen för slumpmässiga möten som e.g. kan ske i korridoren på väg till ett möte. Dessa typer av möten menar författaren ger tillfälle för icke planerade informella konversationer. Konversationer som kan ge tillfälle för att korrigera någon missuppfattning som kan ha skett i samband med ett annat möte där flera varit involverade. Då ger dessa typer av spontana möten där exempelvis social interaktion har chans för att lösa upp otydligheter som kan ha uppstått (Kiesler & Cummings, 2002). I nästa stycke kommer vi gå in djupare på social interaktion, något som forskningen pekar på som betydande för människan ur många olika synsätt.

2.2 Social interaktion

Social interaktion definieras som en ömsesidig interaktion mellan två eller fler individer där interaktionerna kan variera från föräldrar som för första gången träffar sitt nyfödda barn till komplexa interaktioner mellan kollegor i en arbetsmiljö (American psychology association, u.å.). Social interaktion kan involvera samarbete och tävling mellan olika individer med influenser av status och sociala roller. Kontinuerligt sociala interaktioner mellan individer kan i längden resultera i att sociala relationer skapas (American

9

psychology association, u.å.). Social interaktion består av ett utbyte mellan två eller fler individer, som är medvetna om varandra där interaktionen anpassas efter den andra partens handlingar (Lumen Learning a. u.å). Social interaktion, mellan personer och grupper, kan bestå av flera olika typer av interaktioner som tävling, samarbete, utbyte av tjänster, konflikter eller icke-verbal kommunikation som kan involvera e.g. kroppsspråk, klädsel, ansiktsuttryck eller gester. Dessa ovan nämnda typer av interaktioner och samspel går alla under uttrycket social interaktion (Lumen Learning b, u.å).

Sociala interaktion är en avgörande faktor för att skapa nya relationer och tillit till andra personer (Ernst, Hogl & Siebdrat, 2009; Ruppel et al, 2017; Nardi & Whittaker, 2001). För att kunna skapa eller återuppliva tillit till en annan person är det viktigt att individerna träffas i person på samma geografiska plats. Förtroende är något som minskar och försvinner med tiden om man inte fortsätter att träffas i person vilket kan vara ett återkommande problem för personer och organisationer som bedriver mycket av sitt arbetar på distans. Det är således viktigt att ha regelbundna träffar i person då förtroende på en personlig nivå är en avgörande faktor för att kunna bedriva ett effektivt samarbete och arbete tillsammans med andra på distans (Baskerville & Nandhakumar, 2007).

Att vi människor mår bra av social interaktion är något som känns som ett vedertaget faktum för de flesta. I en studie utförd av Ono et al (2011) utfördes en studie i syfte att undersöka sambandet mellan social interaktion och mental hälsa. I deras studie så kommer de fram till att de kan med empiriska bevis säga att det finns en korrelation mellan att utsättas för hög mängd social interaktion och mental hälsa. Studien visar även att social interaktion potentiellt gav ökat bevis för upplevd mindre stressnivå bland det deltagande.

De skriver i sin rapport att social interaktion ger upphov till socialt stöd; socialt utbyte i form utav råd exempelvis. Den sociala support som människor får genom social interaktion menar författarna hjälper människor att bygga en buffert som hjälper människor att hantera stress i det övriga sociala livet (Ono et al, 2011).

Social interaktion och sociala relationer kan ha en påverkan på individers mentala såväl som fysiska välmående (Umberson & Montez, 2011). I en studie utförd under 60- och 70- talet deltog 7000 personer för att undersöka om det fanns något samband mellan frekvent social interaktion, starka sociala band och hälsa. Studien talar för att personer som saknade starka sociala relationer och frekventa sociala interaktioner löpte tre gånger så hög risk att råka ut för någon fysisk åkomma, bli allvarligt sjuka eller dö under 10-årsperioden jämfört med de människor som har starka sociala band. Social interaktion är således en faktor som kan ha en stor påverkan på människans mentala och fysiska hälsa (Berkman, Syme, 1979).

Social interaktion är viktigt och som en avsmalning av social interaktion kommer vi i nästa stycke gå djupare in på kommunikation, något som blir tydligt vilken betydande del det utgör för såväl informationsspridning som att skapa band mellan människor.

10

2.3 Kommunikation

En avgörande faktor för att människor ska kunna samarbete med varandra och utföra sina arbetsuppgifter är kommunikation. Det används för att bestämma vem som ska göra vad, när och hur (Röcker, 2012). Kommunikation är en del utav den tidigare definierade sociala interaktionen i stycke 2.1. Interaktion mellan två eller flera personer som kan ske via kommunikation i form av tal, bilder, video eller text. Social interaktion behöver således inte innefatta kommunikation.

2.3.1 Datormedierad kommunikation

Kommunikation som sker mellan två eller fler personer via olika medietekniker som e-post, ljud och -videokonferenser kallas för datormedierad kommunikation (eng: Computer- mediated communication (CMC)). Dessa tekniker används för att personer och grupper som inte befinner sig på samma geografiska plats ska kunna kommunicera med varandra och används flitigt av e.g. teams eller kollegor som jobbar tillsammans på distans.

Datormedierad kommunikation kan delas in in i två kategorier, Asynkron och Synkron kommunikation. Asynkron kommunikation innebär att två parter kommunicerar med varandra men är tidsmässigt helt oberoende av varandra. Detta kan e.g. vara e-post eller SMS där den mottagande parten kan vänta med att svara och kommunikationen skickas inte direkt. Enheterna som kommunikationen sker mellan är inte synkroniserade i realtid.

Synkron kommunikation är motsatsen och innebär att parter som deltar i kommunikationen är beroende av tidsaspekten och de två kopplade enheterna är synkroniserade till varandra i realtid, kommunikationen sker således kontinuerligt.

Telefonsamtal och videokonferens är exempel på synkron kommunikation där man kan kommunicera i realtid utan att behöva befinna sig på samma plats (Ehsan, Mirza, Muhammad, 2008). Användningen av enbart asynkron datormedierad kommunikation kan på en arbetsplats resultera i att feedback oftare blir försenad och att svarstiden överlag blir längre (Stray, Moe & Noroozi, 2019). Studier tyder även på att användandet av datormedierad kommunikation kan stärka sammanhållningen i grupper som jobbar tillsammans på distans och den teknik som gör det bäst är videokonferenser där deltagare kan se varandras ansiktsuttryck och gester (Ehsan, Mirza, Muhammad, 2008).

Datormedierad kommunikation kan ske med hjälp av olika typer av sociala nätverk specifikt framtagna för företag (eng: Enterprise social network) e.g. Yammer eller Slack som ofta består av olika flöden eller chattar som ofta används för att underlätta kommunikationen inom organisationen (Stray, Moe & Noroozi, 2019). Skillnaden mellan dessa typer av plattformar och e.g. Facebook är att dessa är begränsade och enbart går att använda av personer inom organisationen. Användningen av dessa typer av system kan höja produktiviteten, nivån av samarbete och motivationen inom organisationer då tjänsterna främst används till att ställa frågor och diskutera problem (Stray, Moe &

Noroozi, 2019). Samtidigt är konversationerna på dessa plattformar ofta av en mer informell karaktär jämfört med e.g. e-post (Song et al, 2019). Dullemond, Gameren &

Solingen (2010) utförde en studie vars mål var att undersöka hur virtuella miljöer kan utvecklas och användas för att hjälpa till med tillgänglighetshantering i virtuella teams.

Studien undersökte om det fanns någon fördel för användare av ett system att ha möjligheten att visuellt se om en annan kollega är tillgänglig och för att se pågående konversationer mellan andra kollegor samt för att ha möjligheten att ansluta till dessa. En

11

insikt de kom fram till i studien är problematiken med att det finns en sämre medvetenhet om någon är tillgänglig eller inte och att detta är ett av kärnproblematiken med att jobba på distans. De kom även fram till att det i öppna chattar bör finnas spontana ingångar för samtliga deltagare som gör det möjligt för andra att se sina kollegors pågående konversationer med hjälp av någon typ av statusindikering, e.g. en grön liten prick för att visa om någon är tillgänglig. Ytterligare studier tyder på att användning av sociala nätverk som stöd för kommunikation kan resultera i en ökad grad av kunskapsöverföring mellan kollegor på grund av ett högre förtroende vilket i sig kan resultera i högre grad av prestation (Cao et al. 2012; Stray, Moe & Noroozi, 2019). Enligt Song et al (2019) kan användningen av olika typer av sociala medier skapa en positiv synergi mellan kollegor på arbetsplatsen som förbättrar både gruppers och individers prestation.

Enligt Ruppel et al (2017) finns det en klar skillnad mellan hur mycket personlig information, tankar och känslor (eng: self-disclosure) en person delar med av sig av beroende på om kommunikationen sker via datormedierad kommunikation eller ansikte mot ansikte. Studien pekar på att kommunikation som sker ansikte mot ansikte överlag innehåller mer personlig information som är viktigt för att bygga relationer och tillit. Det finns även belägg för att mer erfarna medarbetare är mer angelägna att kommunicera i en öppen kanal som många kan ta del av, medan mindre erfarna anställda oftare kommunicerar inom slutna och privata kanaler som direktmeddelanden (Stray, Moe &

Noroozi, 2019). Direktmeddelanden kan även ha en negativ påverkan på utförandet av arbetsuppgifter då det är ett störningsmoment som dels tar fokus från uppgiften och som även ökar den mentala arbetsbelastningen. Avsändarens rank i den hierarkiska ordningen verkar spela en roll då ett meddelande från en avsändare med högre maktposition kan resultera i att uppgifter blir utförda snabbare men med sämre kvalité jämfört med ett meddelande skickat från en “jämlik” person då detta istället leder till att uppgiften tar längre tid att utföra (Gupta, Han & Ramesh, 2013).

2.3.2 Formell kommunikation

Formell kommunikation definieras av Javed & Durani (2004) som en traditionell kommunikation som ofta är jobbrelaterad. Det kan exempelvis ske genom att en projektledare eller chef ger direktiv om jobbrelaterade uppgifter till sina anställda.

Alternativt kommunikationen som sker på ett planerat möte med företagsledning. Det är den strikta och planerade kommunikationen som sker mellan två eller fler individer där de utbyter officiell information och följer strikta regler och roller. Vidare menar författarna att alla organisationer har sina egna standardiserade uppsättningar av regler eller normer för formell kommunikation. Exempelvis vilken typ av formellt språk som skall brukas vid möten. Formell kommunikation är således den typen av kommunikation som sker förutbestämt samt vars innehåll är planerat i förväg. Det är kommunikation som är rik på information som rör sådant som är relaterat till arbetet då den formella kommunikationen fokuserar sig kring det som inte är personligt (Gómez & Dailey, 2017). Denna typ av kommunikation kan ske via det som ovan nämnt fysiska möten men även via andra digitala kanaler som e.g. via interna intranät, mailutskick (Gómez & Dailey, 2017). Utöver det ovan nämna kring formell kommunikation så menar Heide, Johansson och Simonsson (2005) att den formella kommunikationen är det som hjälper till att generera intresse hos anställda, genom att förankra vision och värderingar i organisationen. Formell

12

kommunikation flyter samman med informell kommunikation menar Gómez & Dailey (2017) som skriver att de båda kommunikations elementen vävs samman genom en organisationsstruktur och kan vara svårt se som separata delar då den ena är beroende utav den andra, även om det har olika karaktäristiska drag. Intressant nog så skriver Leslie, Aring & Brand (1998) att 70% av den dagliga kommunikationen som sker på en arbetsplats är av informella inslag. Denna informella kommunikation beskrivs mer i detalj i nästkommande stycke.

2.3.3 Informell kommunikation

Den informella kommunikationen karaktäriseras av att ske spontant, interaktivt, rikt och skiljer sig därför från den formella kommunikationen. Det är den avslappnade och oplanerade kommunikationen som sker spontant mellan två eller fler individer som inte följer officiella regler och formaliteter som kan existera inom en organisation. Det kan exempelvis vara kommunikationen som sker mellan två kollegor i lunchrummet när de berättar för varandra vad de gjorde i helgen eller utbyter reflektioner och erfarenheter av ett projekt de jobbat med (Christensen, Jensen & Bjørn 2014). Den informella kommunikationen sker vanligen inte mer än några minuter åt gången och eftersom målet med den informella kommunikationen oftast inte uppnås vid bara ett tillfälle så sker dessa typer av kommunikationer ett flertal gånger per dag vid olika tillfällen (Röcker, 2012). Den informella kommunikationen beskrivs som limmet som håller ihop en organisation och dess anställda, det beskrivs således som en avgörande faktor i alla organisationer (Methot et al, 2020). Att befinna sig på distans från sina kollegor när arbetsuppgifter skall utföras, möten äger rum eller lunchpauser i sitt arbete påverkar den informella kommunikationen menar Hindis & Kiesler (2002). Detta är även något som stärks av Röcker (2012) som menar att utan informell kommunikation så skulle inte vissa typer av samarbeten ske och andra lösas upp innan de blivit framgångsrika. Han menar även att informell kommunikation flödar mer frekvent i grupper som är framgångsrika än de som inte är det.

Att den informella kommunikationen hjälper till att bygga en familjär känsla inom arbetsgruppen och även relationella band till sina kollegor i större utsträckning.

Att avståndet spelar stor roll, när det kommer till den informella kommunikationens frekvens, är något som styrks av Kraut & Streeter (1995). De menar att den informella kommunikationen mellan anställda slutar att vara frekvent vid avstånd på 30 meter mellan varandra. Studien som de utfört visar korrelationen mellan fysiskt avstånd mellan anställda i vardagslivet samt arbetslivet och sannolikheten för ideella jobbsamarbeten.

Kiesler & Cummings (2002) skriver om starka band och dess betydande del för aktiviteter, samarbeten och utbyte mellan människor. “In sum, research shows that the frequency of spontaneous, informal communication has dramatic effects on the strength of social and work ties and on the evolution of activities that people do together and functions they serve for one another”. Summeringsvis så menar författaren att det är viktigt med en spontan informell kommunikation för att bygga starka band. De starka banden mellan personer gör att möjligheten för nära samarbeten och gemytligt oplanerade erfarenheter sker (Kiesler & Cummings 2002). Effekterna av distribuerat arbete medför svårigheter för att skapa dessa starka band med gemytliga utbyten menar författaren. Detta på grund av att det blir svårare att skapa de starka banden via distribuerat arbete eftersom den informella kommunikationen ofta får lida i dessa fall. Möten där kommunikationen

13

sker ansikte mot ansikte ger den informella kommunikationen stöd för att frodas jämfört med datormedierad kommunikation (Nardi & Whittaker, 2001).

De är även viktigt att kollegor med jämna mellanrum får träffas i person för att förankra sin relation mellan varandra (Baskerville & Nandhakumar, 2007). Att få ses i person hjälper till och ger uppskov till att froda engagemang mellan varandra i konversationer, att dela med sig av saker som man vanligen inte delar med sig av via datormedierade kommunikationsmedel. Detta fenomen beskrivs som en parallell till att ta värna om en växt. En växt behöver omsorg för att växa och det är samma mellan kollegor menar författaren (Nardi & Whittaker, 2001). Kommunikation som sker ansikte mot ansikte är viktigt för att ge tillfälle att ställa svåra frågor till varandra och ge stöd till informell social kontakt som livnär ömsesidig förståelse och tillit (Armstrong & Peter, 2002). Givet denna förståelse för informell kommunikation och dess betydelse för individer och organisationer vill vi återkoppla till vår frågeställning som lyder: “Hur påverkar en omställning till distansarbete den informella kommunikationen mellan kollegor? “och “Vilka faktorer påverkar möjligheten att upprätthålla den informella kommunikationen mellan kollegor vid en omställning till distansarbete?”. I nästa del av arbetet kommer vi gå igenom hur studien som ligger till grund för detta arbete har gått till.

14

3. Metod

I följande del presenteras och motiveras utformningen av studien och de datainsamlingsmetoder som använts vid dess genomförande. Inledningsvis presenteras val av metod, case samt en beskrivning av det. Efter detta presenteras de tekniker vi använt oss av vid insamling av data, en beskrivning av hur studien har genomförts, urval samt hur vi har förhållit oss till de etiska riktlinjerna och metodreflektion. Avslutningsvis presenteras den metod som har använts för att analysera insamlat datamaterial.

3.1 Metodval

Syftet med denna studie är att samla in data som kan användas för att besvara vår frågeställning, skapa mer förståelse av fenomenet distansarbete och på så sätt skapa ytterligare bidrag till forskningsområdet samt för organisationer och privatpersoner som arbetar på distans. Efter en granskning av olika metoder för informationsinsamling ansåg vi att en fallstudie var den bäst lämpade metoden för att genomföra denna studie då den gav oss möjligheten att studera ett skeende i sin kontext (Yin, 2009). En fallstudie används när man vill undersöka ett samtida fenomen i sitt verkliga sammanhang, där gränserna mellan fenomen och sammanhang inte är tydligt definierade men där området som undersöks är tydligt avgränsat, exempelvis en organisation (Yin, 2009). Med hjälp av en fallstudie kan man testa olika teorier och hypoteser för att således försöka generalisera eller testa teorier snarare än att mäta hur ofta statistiskt sett ett fenomen eller händelse inträffar (Yin, 2009). Denna typ av studie passar bra när frågeställningar som innehåller “hur” eller

“varför” ska besvaras samt när den som undersökare har lite eller helt saknar kontroll över det fenomen som undersöks vilket passar bra för våra frågeställningar och sammanhang (Yin, 2009).

Det finns kritik riktat mot fallstudier som man bör vara medveten om. Eftersom fallstudier undersöker enstaka fall kan det vara svårt att generalisera då det inte finns något sätt för oss att veta ifall ett annat fall hade reagerat likadant under samma förutsättningar.

Eftersom data som samlas in i en fallstudie ofta är icke-numerisk är det svårt att fastställa en statistisk sannolikhet och om resultatet kan representera en större population (Hodkinson & Hodkinson. 2001). Vidare kan det även vara svårt att som forskare förbli helt objektiv vid insamling av data och formulering av frågor vilket skulle kunna påverka en fallstudies resultat (Hodkinson & Hodkinson, 2001). Trots dessa risker ser vi fallstudien som det mest lämpade metoden för att undersöka området då det gav oss möjligheten att studera ett väl avgränsat samtida fenomen i sin kontext samt skapa kopplingar till tidigare forskning. Studiens resultat kan vara svåra att generalisera då vi enbart undersökt ett fall, för att en generaliserbar teori ska kunna utformas skulle samma fenomen behöva undersökas och identifieras i flera olika miljöer och under olika förhållanden (Yin, 2011).

Vilket är något vi på grund av begränsad tid inte kommer göra under detta arbete. Vid enstaka experiment drar man sällan en slutsats som går att generalisera, man studerar istället samma fenomen i flera olika miljöer där resultaten tillsammans kan skapa en generaliserbar teori (Yin. 2009). Samma sak gäller för denna undersökning då vi undersökte valt fenomen i sin miljö i hopp om att resultatet i längden ska kunna användas tillsammans med andra studier för att skapa en generaliserad teori av hur distansarbete påverkar den informell kommunikation mellan kollegor på organisationer.

15

3.2 Val av caset

För att undersöka fenomenet i sitt sammanhang valde vi att kontakta ett företag inom IT- och kommunikationsbranschen som har flera anställda som jobbar på distans på grund av rådande pandemi. Genom att granska fenomenet i sitt naturliga sammanhang vill vi undersöka hur den sociala interaktionen med fokus på informell kommunikation mellan kollegor påverkas av distansarbete. Genom att utföra en fallstudie och koppla resultaten från analys till litteraturen hoppas vi kunna skapa en ökad förståelse för hur den informella kommunikationen mellan kollegor påverkas av distansarbete. Om våra resultat stämmer överens med tidigare forskning kommer det göra resultaten mer trovärdiga och möjligtvis skapa förutsättningar för att andra organisationer och privatpersoner ska kunna dra lärdomar av våra slutsatser. Vår fallstudie blir således en “single case” eller holistisk design vilket betyder att vi enbart undersökt ett specifikt fall som kan ses som ett “typiskt” fall då många organisationer idag ställs inför samma problem och på grund av detta passar den holistiska single case designen bra (Yin. 2009).

3.2.1 Beskrivning av caset

Vi har i samråd med företagets ledning valt att anonymisera deras namn och kommer således under arbetet att hänvisa till företaget som CO AB. Företaget är om ett par hundra anställda runt om i Sverige. Huvudkontoret ligger i Stockholm men vi har i detta arbete främst fokuserat på kontoret som ligger sig i Umeå. CO AB:s organisation som helhet har blivit påverkad av pandemin och dess följdeffekter om att minska antalet personer som skall vistas på kontoren runt om i landet. På kontoret i Umeå så hade i princip ingen innan pandemin jobbat fullt ut på distans, även om kontoret i sig är vana vid att jobba distribuerat mot de övriga kontoren runt om i landet. I dagsläget jobbar ungefär hälften på distans och hälften på kontoret. Mer exakt så jobbar sex stycken hemifrån helt medan sex stycken jobbar på kontoret och två stycken jobbar lite olika. Detta innebär att de ibland jobbar hemifrån på distans och ibland på kontoret. Under våren 2020 såg det något annorlunda ut. Det var då fler på kontoret men även fler som var hemma i omgångar på grund av diverse sjukdomssymptom. Eftersom företaget varit tvungen att ställa om sin verksamhet från att alla befunnit sig på plats till att många nu helt och hållet jobbar på distans och en del andra jobbar utifrån deras behov, antingen på kontoret några dagar eller hemifrån några dagar så har detta medföljt en del utmaningar. En utav de utmaningar som företaget blivit tvungen att hantera är rutinen för hur deras “dailys”, uppstartsmöten inför varje dag, ska ske och se ut. Varje morgon börjar företaget dagen med ett gemensamt möte där samtliga anställda på kontoret deltar via egen dator uppkopplade mot ett digitalt möte. Det förekommer även ibland att några anställda som befinner sig på kontoret ansluter till mötet via en videokonferensanläggning som finns installerad i en av möteslokalerna på kontoret.

Mötet har en agenda som bland annat kan innehålla generell intern information alla ska ta del utav eller mindre icke intern information gällande övriga aktiviteter utanför jobbet.

Tidigare har dessa möten skett på plats i samma lokal och efter flera morgonmöten har det funnits tid för att äta gemensamt fika och dricka en kopp kaffe tillsammans. I början av omställningen till att jobba på distans infördes ett extra möte på eftermiddagen för att summera dagen tillsammans. Tanken med dessa möten verkade ha varit lite löst definierade och dessa möten beslutades att tas bort eftersom många utav de anställda ansåg

16

att det inte gav något mervärde då det ofta kändes som det blev en upprepning om vad som tidigare sagts under morgonmötet.

3.3 Val av datainsamlingsteknik

I följande stycke presenteras de metoder som har använts för att samla in data till studien.

Metoder för insamling av data kan kombineras med varandra för att besvara mer komplicerade forskningsfrågor samt samla in rikare och mer pålitlig data än vad man kan göra med enbart en metod (Yin, 2009). I vår studie valde vi således att använda oss av två olika metoder för att göra studien mer pålitlig och stärka resultatet då vi med hjälp av våra metoder kan triangulera fenomenet, vilket innebär att vi använder olika datainsamlingsmetoder för att granska samma studieobjekt från olika infallsvinklar för att samla in rikare data. För att komma så nära sanningen som möjligt om den individuellt upplevda omställningsprocessen för människor som börjat jobba på distans, från att ha jobbat på kontor tidigare, valde vi att använda oss av semistrukturerade kvalitativa intervjuer och observationer. Anledningen till varför vi inte har valt kvantitativa datainsamlingsmetoder som enkäter är för att vi vill ha en tvåvägskommunikation med de personer vi intervjuar och för att vi utför en fallstudie och således inte är lika intresserade av numerisk data. Vi ville även öppna upp möjligheten för de intervjuade att utveckla sina svar och ge oss så utförliga beskrivningar som möjligt vilket respondenterna fick chansen att göra under de 30-55 minuter långa intervjuer vi genomförde. Detta skulle vi inte uppnå genom att följa ett i förväg bestämt skript som vanligen är metoden för strukturerade intervjuer (Yin, 2011). Att följa ett sådant skript skulle ge slutna frågor och svaret på frågorna skulle inte vara något vi eftersträvar i vår forskning, något som styrks av Yin (2011) som menar att slutna frågor är ett mardrömsscenario att ställa om man ska utföra kvalitativa intervjuer.

Vår kvalitativa studies mål var att skapa en ökad förståelse av fenomenet distansarbete och informell kommunikation. För att göra detta så ställde vi frågor som berör ämnet och som kunde ge oss en rik mängd data i form utav personliga upplevelser av detta fenomen.

Vi ville att de intervjuade skulle dela med sig av deras erfarenheter och upplevelser vilket vi i sin tur hoppades skulle hjälpa oss att skapa en ökad förståelse av fenomenet. Detta går i linje med vad som är målet med kvalitativa studier menar Yin (2011) som skriver att det handlar om att skildra en komplex social värld ur en deltagares perspektiv. Något som vi tror hade blivit svårare att göra genom strukturerade intervjuer. Utöver intervjuerna utförde vi även en observationsstudie för att samla in ytterligare data och för att kunna undersöka hur den informella kommunikationen förvaltades under de dailys. Vi ville med observationerna granska hur formella möten, där en del personer befinner sig på plats och en del personer på distans (med fokus på de som jobbar på distans) kunde ge tillfällen för informella samtal och konversationer. Det vi ville undersöka var bland annat; vem som pratar, samtalens karaktär samt om vi kunde se någon skillnad mellan hur många personer som är på kontoret och på distans deltar i eventuella informella konversationer och även om det över huvud taget ges utrymme för informell kommunikation i denna typ av kontext.

Yin (2011) skriver om observationer som ett bra sätt att få tillgång till primärdata, det vill säga att det är vad vi som observatörer, i situationen, ser, känner samt kan utläsa ur ett eller flera specifika tillfällen för att studera ett objekt eller fenomen. Vidare menar Yin (2011) att det är bra att utföra ett flertal observationer, om möjligt, för att minska risken

17

för partiskhet eller icke representativa data, vilket vi tagit hänsyn till då vi utförde totalt 5 observationer.

3.4 Urval

I följande stycke presenteras hur urval av respondenter i vår studie har gått till. I denna studie har det naturliga urvalet av respondenter blivit att fokusera på de som gjort omställningen från att jobba på kontor till att nu blivit tvungen att jobba på distans i samband med rådande pandemi. Enligt Yin (2011) bör man vid urval av respondenter först ta reda på vilka specifika respondenter man vill ta med samt hur många man vill inkludera.

Vid val av respondenter bör man även välja ut personer som kan ha skilda åsikter eller infallsvinklar för att skapa en rikare och mindre partisk bild av fenomenet (Yin. 2011). Det finns flera olika metoder som kan användas för att välja ut respondenter, slumpmässigt urval där respondenter väljs ut med hjälp av slumpen är att föredra för kunna skapa statistiska generaliseringar och minska risken för partiskhet men kan vara svår att använda vid mindre omfattande studier. Det finns andra metoder som teoretiskt urval där man tar med de respondenter som är bäst lämpade att besvara ens frågor givet det område som studeras samt bekvämlighetsurval kan även användas, vilket innebär att man valt ut de respondenter som är lättast att få tag på. Enligt Yin (2011) är inte bekvämlighetsurval att föredra då de mest tillgängliga respondenten inte alltid är de bäst informerade och kan leda till en viss grad av partiskhet.

Som tidigare nämnt valde vi att kontakta ett företag som på grund av pandemin har tvingats göra en omställning och fler anställda jobbar idag på grund av detta på distans, vilket gjorde dem intressanta för vår studie. För att kunna undersöka detta på ett lämpligt sätt ville vi utföra studien mot personer och en organisation som under pandemin har fått erfarenhet av distansarbete för att undersöka fenomenet i sitt verkliga sammanhang. Målet vid urvalet för vår studie var att få tillgång till respondenter som hade erfarenhet av distansarbete och information som kunde användas till vår studie och som således var bäst lämpade att besvara våra frågor. Eftersom vi i studien undersökt informell kommunikation på distans blev det naturligt att vi valde respondenter beroende på om de under en längre tid har jobbat på distans hos CO AB. Vi skapades därför en kvot som samtliga respondenter behövde uppfylla för att bli en del av vårt urval och inkludera enbart respondenter som under de senaste sex månaderna, mer eller mindre, hade jobbat på distans. På CO AB intervjuade vi totalt sex personer men valde att exkludera en respondents svar från studien då det under intervju framgick att hen inte uppfyllde kvoten av att ha arbetat på distans under de senaste sex månaderna. De fem intervjuade vars resultat har använts till studien har arbetat på distans en längre period, sedan september 2020 mer eller mindre, och har således blivit intressanta för oss i vårt urval. I vårt urval har vi intervjuat personer med olika arbetsroller, som projektledare samt olika typer av utvecklare och UX designers.

En fördel för vårt urval är att många av respondenterna har olika roller på CO AB och kommer således med olika perspektiv och infallsvinklar vilket ger våra resultat en rikare bild då vi exempelvis inte bara får projektledarens perspektiv, samt minskar chansen för partiskhet. Detta utökar även studiens bredd då den inte enbart tar hänsyn till en specifik persons roll, tankar och åsikter gällande distansarbete. De urval vi har använt oss av i intervjuerna är således ett teoretiskt urval (Bryman, 2012) då vi inledningsvis, för att få tillgång till våra respondenter, haft kontakt med ledningen för CO AB som i sin tur utsedde

18

lämpliga respondenter för oss att intervjua enligt våra krav om att respondenterna skulle jobbat mer eller mindre på distans under en längre period. Denna urvalsmetod fungerar bra vid mindre studier där det inte finns tillräckligt med resurser och tid för att utföra ett helt slumpmässigt urval (Etikan, Sulaiman & Rukayya, 2016). Det finns även kritik riktat mot denna typ av urval som talar för att det ökar chansen för partiskhet då urvalet inte sker slumpmässigt (Sharma, 2017). En person i ledningen hos på CO AB valde ut ett antal tillgängliga respondenter som arbetat på distans under en längre tid och som såldes var bäst lämpade för att besvara våra frågor. Hur detta urval har gått till skulle kunna kritiseras då det finns en möjlighet att de specifika respondenter valdes ut av partiskhet för att gynna vissa eventuella svar. Detta är dock inget vi har kunna se spår av då vi under studien fått in många olika svar, positiva som negativa som tyder på att så inte är fallet.

Inget urval gjordes i samband med observationsstudien då vi under dessa satt med på flera av CO ABs dailys. Ett möte där alla på kontoret vanligtvis deltar vilket resulterade i att vi inte kunde göra något urval. Under dessa tillfällen fick vi istället möjlighet att observera hur fenomenet av informell kommunikation vid distansarbete kan te sig i via en formell kanal. Det hade varit intressant att inkludera flera respondenter i vårt urval då detta skulle öka studiens bredd och öka möjligheten för att skapa en mer generaliserbar bild över hur distansarbete påverkar den informella kommunikationen mellan kollegor (Yin, 2011). Det hade även varit intressant för att samla in fler åsikter och upplevelser för att skapa ytterligare insikter men utifrån den tidsram och de resurser vi haft tillhanda så har detta skapat vissa begränsningar i detta avseende. I nästkommande stycke presenteras respondenterna i organisationen och följande stycke efter det går igenom i detalj hur studiens genomförande gick till.

3.5 Genomförande

I denna del går vi igenom hur vår studie har utförts för att liknande studier i efterhand ska kunna replikera vår metod för att generera liknande resultat i en annan miljö, vilket enligt Yin (2009) gör studien mer trovärdig. Eriksson och Hultman (2014) menar att ett genomförande av en fysisk intervju ger fördelar som att kunna tolka situationen och kroppsspråket samt annat som inte kan fångas via telefon (Eriksson och Hultman, 2014).

Våra intervjuer utfördes via virtuella mötesrum och vi hade, vid samtliga intervjutillfällen, videokonferens igång så att vi alltid haft möjligheten till att se varje respondent under samtalens gång. Något som gjort att vi har, under rådande omständigheter, gjort det bästa av situationen. Vi upplevde inte att detta påverkade utförandet av intervjuerna. Vi kom i kontakt med CO AB genom att en av skribenterna till detta arbete hade en tidigare personlig relation till en person som var anställd där. Genom denna person fick vi kontakt med företagets ledning som visade ett intresse för vår undersökning och var villiga att låta oss utföra ett antal intervjuer med några av deras anställda som på grund av pandemin arbetar på distans. Utöver dessa intervjuer fick vi även utföra ett antal observationsstudier som skedde genom att vi deltog på flera dailys via Starleaf. Efter ett antal möten över teams och besök på kontoret fick vi tillgång till att intervjua totalt sex personer, varav fem senare kom att användas till studien då de uppfyllde kraven om att ha arbetat på distans från kontoret mer eller mindre under de senaste sex månaderna. Efter att vi fått deras mailuppgifter så kontaktades dem individuellt via mejl för att boka in tid för intervjuerna.

Alla intervjuer utfördes på distans med hjälp av Microsoft Teams där alla möten bokades

19

och utfördes. Dessa möten spelades även in på deltagarnas godkännande så att materialet kunde transkriberas i efterhand. Intervjuerna skedde på ett semistrukturerat sätt med hjälp av en intervjuguide som vi utgick ifrån och som användes under samtliga intervjuer och som utgjorde den övergripande strukturen vi följde under intervjuerna. Vi utförde först en pilotintervju för att testa våra frågor och se ifall det var något som behövde ändras men inga större förändringar gjordes i samband med detta och svaren inkluderades även i studien. Under intervjuerna förde en av oss skribenter den huvudsakliga talan och ställde således de löpande frågor i intervjuguiden vi skapat i förväg, varpå den andra kunde inflika med följdfrågor som hen kom på under intervjuns gång. Detta gjorde vi för att säkerställa att vi inte missade att ställa följdfrågor på saker som respondenterna sagt och på så sätt samla in mer relevant data.

Vi fick godkännande av ledningen på CO AB att genomföra observationer på deras dailys. Efter att vi fört en dialog tillsammans kom vi överens om att sitta med på ett flertal möten och utföra observationer. Observationerna skedde genom att vi kopplade upp oss med varsin dator mot deras möte och satt med och utförde våra observationer under mötets gång. Vi hade i förväg skapat ett observationsunderlag som vi förde anteckningar i var för sig och sedan efter observationerna så jämfördes anteckningarna för att säkerställa att vi hade gjort liknande observationer och om någon hade missat något. Sammantaget med intervjuerna och observationerna fick insamlas ca fyra timmar intervjumaterial i ljud och videoformat samt två Excel filer med observationsanteckningar. Efter insamlingen av datat transkriberats till totalt 69 sidor intervjumaterial så började genomförandet av att analysera vår data, något vi kommer gå in på i nästkommande stycke.

3.6 Dataanalys

I detta avsnitt går vi igenom vilka tillvägagångssätt vi har använt oss av vid analys och tolkning av insamlad data. Den data vi samlat in i samband med intervjuer och observationer har legat till grund för vår analys. Den data som har varit intressant för oss har varit sådant som berör frågor kring kommunikation vid distansarbete, relationer mellan kollegor, upplevelser av att jobba på distans jämfört med att jobba på kontor när det kommer till hur kommunikationen mellan kollegor fungerar, hur digitala möten upplevs, upplevda trösklar för att söka kontakt. Data som ej varit intressant för vår del har varit numerisk data, vi har inte haft något intresse av specifika siffror för att kunna göra mätningar utan vårt fokus har varit att undersöka fenomenet och fånga upplevelser, reflektioner och insikter kring att jobba på distans.

För att hitta mönster och teman i insamlad data har vi valt att använda oss av tematisk analys och det tillvägagångssätt som Braun & Clarke (2006) förespråkar för att underlätta denna process. I deras tillvägagångssätt behöver man innan analysen påbörjas göra ett val huruvida man planerar att göra en induktiv eller deduktiv analys. I en induktiv analys tar man inte hänsyn till mönster och teman som har hittats i tidigare analyser, materialet analyseras således utan tidigare teoretiska antaganden eller forskningsfrågor till skillnad från det deduktiva tillvägagångssättet där materialet granskas med tidigare teorier och frågeställningar i åtanke (Braun & Clarke 2006). Vi har således gjort en induktiv då vi inte har tagit hänsyn till tidigare identifierade teman och mönster under vår analys. Braun &

Clarke’s (2006) guide till tematisk analys består av sex faser som kan följas för att på ett strukturerat sätt genomför en tematisk analys av insamlad data.

20

Fas 1: Att bekanta sig med datat. I den första fasen är det viktigt att man bekantar sig med det insamlade datat. Om forskare själv har samlat in datat har hen en fördel då hen redan vid insamlingsmetod och eventuell transkribering redan kan skapa sig en uppfattning av datat innehåller samt börja fundera på potentiella återkommande teman och får således tidigare kunskap om datamaterialet jämfört med om datat har samlats in på annat håll. Oavsett om man är tidigare bekant med datamaterialet så behöver man aktivt läsa igenom det samtidigt som man letar efter betydelse och återkommande teman. De rekommenderar att man läser igenom allt material minst en gång innan man går vidare till nästa steg. Braun & Clarke (2006) skriver att man genom transkribering av materialet tidigt kan skapa sig bild över vad det innehåller och således få en inblick i vilka delar som kan vara intressanta. När man läser igenom materialet är det även en bra idé att redan då föra anteckningar och markera intressanta delar för att snabbare skapas sig en bra bild över datamaterialet.

Efter att intervjuerna transkriberats gick vi igenom allt material flera gånger samtidigt som vi antecknade saker som möjligen skulle kunna vara intressanta och för att skapa oss en bättre bild av vad datamaterialet innehöll. Vi ägnade lika mycket tid åt varje del av materialet för att få en så bra helhetsbild över vad det innehöll som möjligt och för att redan då börja tänka på möjliga återkommande teman.

Fas 2: Generera koder. Denna fas påbörjas när forskaren har läst och bekantat sig med datamaterialet samt skapat en första lista på idéer och vad som finns i datat samt vad som är intressant med dem. I denna fas skriver forskaren ner koder som hen kan hitta i datamaterialet. En kod är något i materialet som analytikern anser vara av intresse för vidare analys av fenomenet. Kodning innebär att datamaterialet struktureras och grupperas för att skapa intressanta dataextrakt som senare kommer användas som en del av analysprocessen då det är koderna som används för att hitta teman (Braun & Clarke, 2006). Braun & Clarke (2006) skriver även att det är viktigt att lika mycket tid och uppmärksamhet ägnas till alla delar av datamaterialet och att även material som inte verkar vara av intresse kodas, eftersom detta i ett senare skede kan bli av intresse.

När vi hade transkriberat alla intervjuer skrev vi ut kopior på samtliga transkriberingar.

Vi läste sedan varje transkribering flera gånger, först var för sig och sedan tillsammans, samtidigt som vi markerade intressanta koder. Efter att vi gått igenom transkriberingarna var för sig jämfördes och diskuterades de koder vi hittat för att säkerställa att vi inte missade något. Efter detta fördes samtliga koder in i ett program som fungerade som digitala post-it-lappar för att skapa en struktur över våra koder. Vi kategoriserade dem först i kronologisk ordning horisontell efter respondenterna för att sedan klumpa ihop vissa av respondenternas svar i mindre kluster och ge de olika klustren övergripande rubriker.

Exempelvis spontan kommunikation, stress och relationer.

21

Figur 1: Illustrerar hur en del av insamlade koder strukturerades under olika övergripande kategorier som stress, möten och informell kommunikation.

Fas 3: Sökning efter teman. Denna fas påbörjas när all data har kodats så att man har samlat och listat identifierade koder. Under denna fas struktureras koderna tillsammans med andra relevanta koder för att identifiera potentiella teman. Man börjar med andra ord fundera över hur olika koder kan höra ihop och kombineras för att hitta teman Braun &

Clarke (2006) skriver att det finns flera sätt man kan göra detta på, e.g. med hjälp av digitala hjälpmedel eller whiteboardtavlor och post it lappar för att lättare strukturera arbetet. Man kan även använda tabeller, mind-maps och försöka organisera koderna på olika sätt. Det finns även chans att man i denna fas hittar koder som inte verkar passa in någonstans, dessa kan då även grupperas tillsammans under diverse eller dylikt namn för att möjliggöra senare användning. Denna fas avslutas med en samling av potentiella teman (Braun & Clarke, 2006).

Efter att samtlig intressant data hade kodats och grupperats under olika övergripande kategorier började vi granska vilka möjliga mönster vi kunde identifiera i och mellan identifierade koder. Med hjälp av programmet vi använde för att strukturera koderna började vi fundera över vilka koder som möjligtvis kunde höra ihop och varför de möjligen gör det. Koder som möjligtvis kunde höra ihop placerades tillsammans under temporära namn, exempelvis “Svårt att veta när man stör” eller “Brist på ingångar för spontan kommunikation samt svårare för informell kommunikation vid distansarbete”.

Onlineverktyget vi använde underlättade denna process då det gjorde det möjligt för oss att enkelt flytta runt och gruppera olika koder tillsamman på olika sätt, vilket även gjorde det enklare för oss att få en övergripande bild över våra koder samt potentiella teman.

22

Figur 2: Illustrerar hur vissa koder strukturerades vid identifieringen av potentiella teman.

Fas 4: Granskning av teman. Denna fas påbörjas när man har skapat en mängd potentiella teman och involverar en precisering och förfining av dessa. Under denna fas kommer det även bli tydligt vilka teman som faktiskt är teman och vilka som inte är det.

Detta kan bero på om det finns tillräckligt med data för att stötta dem, andra teman kan gå att slå ihop till ett och några kan behöva brytas ner till flera olika teman. Det blir även i denna fas tydligt vilka teman som är starka och vilka som är svaga. Denna revidering kan leda till att exempelvis teman som tidigare verkade bra tas bort helt från studien (Braun &

Clarke, 2006).

Efter att ett flertal teman identifierats gick vi igenom samtliga teman flera gånger om.

Samtidigt som detta skedde funderade vi på om de teman vi identifierat hade tillräckligt med data för att stödja dem samt om olika teman kunde slås samman till ett eller brytas isär till ett större eller flera mindre. Vi använde oss av samma onlineverktyg som tidigare för att underlätta denna process då vi enkelt kunde flytta runt olika potentiella tema och dess koder för att klippa och klistra i teman. Under denna fas bröts några stora teman isär till flera mindre teman och vissa små slogs samman till större.

Fas 5: Definiera och namnge teman. Under denna fas revideras alla identifierade teman ytterligare en gång, namngavs och varje tema får en egen definition och beskrivning som preciseras dess essens och vad varje tema handlar om och vilken historia det berättar.

Det är viktigt att beskrivningen fångar vad som är intressant med ett tema och varför det är intressant. De teman som identifieras i denna del kommer senare användas till analysen (Braun & Clarke, 2006).

Efter att samtliga teman identifierats och reviderats skapades kortare definitioner för alla teman som fångades vad som gjorde temat intressant och varför det var intressant.

Dessa kortare definitioner utvidgades senare och går att läsa under del 5 Analys.

23

Fas 6: Producera rapport. Denna fas påbörjas när man har några färdiga teman och består av att avgöra vilka som kommer användas till rapporten.

Under denna fas granskade vi vilka identifierade teman som skulle vara relevanta för denna studie, varpå de teman som ansågs relevanta skrevs in under punkt 5 Analys och definitionen utvecklades till en längre beskrivning.

Tabell 1: Exempel på hur vi teman har identifierats utifrån Braun & Clarkes (2006) modell.

24

3.7 Forskningsetik

Genom arbetet har vi varit medvetet följt de forskningsetiska fyra kraven;

informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet (Vetenskapsrådet 2002).

Innan genomförandet av intervjuerna informerades de berörda respondenterna om syftet med vår studie, den tidsramen som var avsatt för intervjun samt på vilka villkor som de accepterade att godkänna genom att ställa upp på en intervju. Dessa villkor innehöll bland annat att de medgav tillåtelse av att bli inspelade via teams alternativt via den inbyggda inspelningsfunktionen på en av intervjuledarens telefon. Detta gjordes i samförstånd med respondenten genom att informera att genom deltagande i studien så gav detta ett bidrag i ytterligare förståelse och forskning inom området. Vi informerade även respondenterna att intervjuerna endast skulle användas till forskning och ingenting annat.

Respondenterna informerades om att de vid vilket tillfälle som helst under intervjun kunde välja att inte besvara specifika frågor samt att de även hade rätten att avbryta intervjun när de ville. Vi informerade att intervjuerna de deltog i skulle bli del av vår studie och examensarbete, att vi studerar systemvetenskap vid institutionen för informatik på Umeå Universitet samt att resultatet av vår forskning kommer laddas upp vid kursens slut på DIVA portal för allmänheten att läsa. Utöver det ovan nämnda så blev alla deltagare informerade om att deras deltagande i studien skedde anonymt och att deras identiteter inte skulle publiceras, utan presenteras på ett sådant sätt i rapporten att det inte skulle gå att urskilja vilken position eller person det varit som svarat på enskilda frågor om så presenterats i rapporten. Vi delgav varje respondent våra kontaktuppgifter så att det skulle kunna ha möjligheten att kontakta oss vid eventuell avböjande till medverkan i studien. Till sist så informerades varje respondent att allt material kopplat till intervjun ej skulle lämnas ut till någon tredje part och att allt inspelat material skulle efter transkribering raderas från all utrustning som används för att spela in intervjuerna.

3.8 Metodreflektion

Att utföra intervjuer har som tidigare nämnts många fördelar, men det finns även olika nackdelar kopplat till denna typ av metod. Några problem som man behöver ta i åtanke vid intervjuer är enligt Myers (2009) förkonstling av intervjun, tvetydigt språk samt brist på tid och förtroende. Förkonstling av intervju innebär att intervju känns konstlad och tillgjord eftersom respondenten inte känner intervjuaren. Olikheter i hur man pratar och användning av slang kan även resultera i missförstånd som i sig kan resultera i att felaktiga tolkningar av insamlat datamaterial görs. Vidare så kan även tidsbrist vara ett problem då det kan bidra till att respondenten stressar igenom intervju och på grund av detta lämnar ofullständiga eller komprimerade svar som resulterar i en inkomplett eller felaktig datainsamling då vissa svar kan se ut att vara starkare än vad de faktiskt är (Myers, 2009).

Dessa problematiseringar togs i beaktning under intervjuerna, i den mån det var möjligt.

Eftersom respondenterna och de som utför intervjuerna ofta är främlingar kan det finnas en motvilja bland respondenterna att dela med sig av information som kan ses som känslig, vilket kan vara svårt att hantera och göra någonting åt i samband med intervjuerna. Under intervjuerna upplevdes detta dock inte som något problem och samtliga respondenter svarade utförligt på de frågor som vidrörde mer känsliga ämnen. Att utföra intervjuer på distans kan göra det lättare för respondenten att dela med sig av känslig information