37 5.5 Olikheter och delade åsikter
6.6 Teman bortom teman
Under diskussionen av tidigare identifierade teman och i samband med en djupare reflektion av dessa växte ytterligare teman fram. Teman bortom teman är teman som inte tydligt framkom ur analysen av den empiriskt insamlade datan i vår utförda studie, men som har uppstått i samband med en reflektion av vad dessa långsiktigt kan betyda. Något som varit genomgående i såväl relaterad forskning som intervjuer är relevansen för organisationer när det kommer till att ha en väl fungerande informell kommunikation för att hålla samman organisationen (Methot et. al, 2020; Röcker, 2012; Kiesler & Cummings , 2002). Detta är något samtliga respondenter känner en avsaknad av, så vad blir då de långsiktiga konsekvenserna för en organisation som håller på att förlora det som Methot et al (2020) beskriver som limmet som håller organisationer samman? Vad händer med den informella kunskapsfördelningen, produktiviteten och välmåendet hos de som är anställda i en sådan organisation? Hur påverkar detta organisationens värdegrund och attraktivitet som arbetsgivare?
Ett annat intressant perspektiv på fenomenet vi studerat är att tänka tanken att om det är så att vissa individer tycker distribuerat arbetssätt är bättre för dem nu, hur är det då när de jobbar på plats? Det kanske är så att vissa finner att det distribuerade arbetssättet fungerar bäst för dem? Vad är det som säger att det sättet de flesta jobbar på nu, under normala omständigheter pandemin exkluderad, är bättre? Det kanske är bättre för vissa individer och sämre för andra? Att tillåta sin personal jobba lite som de själv behagar utifrån vad som passar dem bäst kanske är den nya formen av att förhålla sig till sitt arbete, sina kollegor och arbetsplats? Att det i framtiden kanske är fler typer av och mer accepterat med nån sorts form av hybridform av att jobba på plats och distans? För vad är det som säger att “one-size fits all” modellen av arbete passar bäst för alla individer? Som vi tidigare diskuterat så verkar personlighet och motivation vara två viktiga faktorer som avgör hur lämpad en person är för att jobba på distans (Olson & Olson, 2014). Vissa kanske rentav föredrar att arbeta på distans, något som arbetsgivare i framtiden bör ta hänsyn till.
Vår relaterade forskning ger en bild av att social interaktion och informell kommunikation är avgörande för individers hälsa, samarbete mellan kollegor och för att organisationer ska fungera (Umberson, Montez, 2011; Berkman & Syme, 1979; Ono et al, 2011; Röcker, 2012; Baskerville & Nandhakumar, 2007; Stray, Moe & Noroozi, 2019; Kiesler & Cummings, 2002). På CO AB uppger samtliga respondenter att den informella kommunikationen har minskat till följd av distansarbetet men även att samarbetet mellan kollegor inte har påverkats i alltför stor utsträckning. Spelar den informella kommunikationen verkligen någon roll eller går den forskning som är utförd tidigare inte att applicera på distansarbete under en pandemi? Hur ska organisationer tänka när det kommer till hur de ska bedriva arbetet i organisationer? Vad kan vara anledningen bakom skillnaden mellan den bild av informell kommunikation vi har fått i samband med studien och den bild som relaterad forskning ger? Är det en större skillnad i att jobba på distans
44
under en pandemi jämfört med vanligtvis eller kan det bero på att CO AB har gjort ett väldigt bra jobb i omställningen till distansarbete?
En annan aspekt av att jobba hemma som är intressant är hur det påverkar individer att jobba hemifrån när det kommer till den minskade mängden av dagliga intryck som en vanligen utsätts för. Det kan exempelvis vara intryck som man får på väg till arbetet, i möten med nya personer, intryck av att byta miljö. Kan det vara så att genom att sitta hemma och utsättas för en minskad mängd intryck påverkar ens kreativa förmåga, motivation och välmående? Detta är återigen frågor vi inte kommer kunna svara på men som kan vara viktiga att tänka på, speciellt vilken långsiktigt påverkan distansarbetet och bristen på social interaktion och intryck kan få för individer.
45
7. Slutsats
I studiens avslutande del presenteras slutsatsen av studien samt förslag till fortsatt forskning inom området.
I samband med spridningen av SARS-Covid-19 under 2020 och 2021 gick folkhälsomyndigheten ut med rekommendationer om minskad social interaktion och ökad distansering. För att följa dessa råd och försöka minska spridningen av viruset valde många organisationer att ställa om och börja bedriva en större del av sitt arbete på distans, vilket betydde att många anställda bytte från att arbeta på kontoret till att arbeta på hemmakontoret. Syftet med vår studie har varit att ge ökad förståelse kring hur denna omställning har påverkat den informella kommunikationen mellan kollegor då de inte längre befinner sig på samma kontor och nästan all interaktion är datormedierad. Genom att genomföra en fallstudie på ett företag inom medie- och kommunikationsbranschen har vi undersökt hur personer, som under en längre tid har arbetat på distans, upplever situationen och framförallt hur omställningen har påverkat den informella kommunikationen mellan kollegor. Vi har även haft intresse av att identifiera faktorer som påverkar möjligheten att upprätthålla den informella kommunikationen mellan kollegor vid en omställning till distansarbete. Genom analys av empiri insamlad under intervjuer och observationer framkom 5 olika teman som på ett eller annat sätt berörde informell kommunikation och distansarbete.
Den första av våra frågeställningar i detta arbete, rörde hur en omställning till distansarbete påverkade den informella kommunikationen mellan kollegor. Vi kan utifrån analys av insamlad empiri dra slutsatsen att omställningen till distansarbete, i CO AB:s fall har påverkat den informella kommunikationen på flera sätt. De presenterade resultaten visar bland annat en minskad mängd av informell kommunikation. Detta verkar till stor del bero på att det blir färre spontana möten mellan kollegor som vanligtvis äger rum på ett kontor där möten ofta uppstår mellan personer runt kaffemaskinen, i lunchrummet eller i det öppna kontorslandskapet. Den informella kommunikationen har till följd av detta blivit mindre frekvent och även mindre personlig. Nästan all informell kommunikation sker idag datormedierade och ofta främst under formella möten, med andra ord sker en stor del av den informella kommunikationen idag via formella kanaler.
Vår andra frågeställning rörde vilka faktorer som påverkar möjligheten till att upprätthålla den informella kommunikationen mellan kollegor vid en omställning till distansarbete. Under studien har ett flertal faktorer identifierats som kan påverka möjligheten för att upprätthålla informell kommunikation vid distansarbete. Regelbundna möten som dailys där samtliga kollegor deltar verkar överlag vara en positiv bidragande faktor, dels för att informell kommunikation ofta kan ske i samband med dessa möten och dels för att det för många blir en bra start på dagen då de får såväl träffa som veta vad sina kollegor gör. Det är även viktigt att alla är införstådda med att de har ett eget ansvar för att se till så att någon informell kommunikation sker, då det vid distansarbete inte finns lika många, om ens några, spontana ingångar för detta. Regelbundna aktiviteter där samtliga kollegor får träffas är även en bidragande faktor och verkar ha en positiv inverkan på relationer och förtroende mellan kollegor. Fler virtuella aktiviteter ser vi även som en faktor för att stärka banden mellan kollegor. Möten bör i längden inte bokas in direkt efter varandra eftersom detta verkar ha en negativ inverkan på den informella
46
kommunikationen då det kan få nivån av stress kan öka samt att utrymmet för informell kommunikation upplevs som mindre. Ytterligare kan det vid distansarbete vara svårt att veta när man stör vilket i sig verkar vara ett problem. Regler, normer och eventuellt användning av mjukvara som skapar förutsättningar för en ökad medvetenhet om när det är okej och inte okej att ta kontakt bör således diskuteras och eventuellt implementeras. Slutligen har vi, i samband med analysen, hittat teman som motsäger andra teman samt åsikter som skiljer sig åt när det kommer till att jobba på distans. Att det fungerar bättre för vissa typer utav människor än andra kan dels bero på att det är individuellt hur situationen av att arbeta på distans hanteras av personer men kan även bero på att den informella kommunikationen inte är så viktigt som tidigare forskning anser den vara.
Denna studie ger ett bidrag till att skapa en ökad förståelse kring hur omställningen till distansarbete har påverkat den informella kommunikationen på arbetsplatser och även vilka faktorer organisationer bör ha i åtanke vid omställningen som kan påverka möjligheten för att bevara och främja den informella kommunikationen. Studien kan ge praktiker tips på hur de kan tänka vid omställningen till distansarbete när det kommer till den informella kommunikationen, den kan även vara värdefull för forskare som studerar informell kommunikation i det avseende att den belyser att det finns många olika faktorer som kan spela en roll och påverka hur individer upplever distansarbete. Slutligen kan även studien vara värdefull för organisationer, som inte bör utgå ifrån att alla individer är lika och har samma behov av informell kommunikation. Studien har genomförts under en pågående pandemi som i sig har medfört ett flertal följdeffekter som kan ha påverkat fenomenet distansarbete och informell kommunikation. Det kan vara svårt att generalisera det studien levererar till andra typer av organisationer och informell kommunikation under normala förhållanden. Den här studien bör således betraktas utefter de omständigheter som den genomförts under. Trots dessa begränsningar kan vår studie ge en del fingervisningar kring hur organisationer kan tänka kring den informell kommunikationen mellan kollegor.
Vi anser även att det finns ett behov av vidare forskning inom ämnet som går in mer på hur olika faktorer som arbetsroll, ålder, kön samt skillnader i personlighet påverkar inställningen till distansarbete och även hur dessa faktorer kan påverka den informella kommunikationen mellan kollegor vid distansarbete. Ytterligare forskning bör även utföras för att skapa vidare förståelse för hur den informella kommunikationen mellan kollegor har påverkats av att jobba på distans under en pandemi. Detta givet att studien var tämligt begränsad i sin omfattning så finns det ett värde av vidare studier i detta område på andra organisationer. En likadan studie, i en annan organisation, kanske ger andra svar än vad vi kommer fram till.
47
Referenser
Ahmed, A., Ishaque, A., Nawaz, T., Ali, Y., & Hayat, F. 2014. Telecommuting: Impact on productivity of telecommuters. IEEE International Conference on Management
of Innovation and Technology. DOI: 10.1109/ICMIT.2014.6942423
Allen, T. D., Golden, T. D., & Shockley, K. M. 2015. How effective is telecommuting? Assessing the status of our scientific findings. Psychological Science in the Public
Interest, 16(2), 40-68. https://doi.org/10.1177/1529100615593273
American psychology association, [U.Å]. https://dictionary.apa.org/social-interactions (Hämtad: 2021-03-08)
Armstrong, David J., Bill Peter, Erika. 2002. Virtual Proximity, Real Teams. Pamela J. Hindis & Sara Kiesler. (red.) Distributed Work. England: The MIT Press, ss. 187-190
Avery, C., & Zabel, D. 2001. The flexible workplace: A sourcebook of information and
research. Westport, CT: Quorum Books.
Baskerville, Richard; Nandhakumar, Joe. 2007. Activating and Perpetuating Virtual Teams: Now That We’re Mobile, Where Do We Go?. IEEE TRANSACTIONS ON
PROFESSIONAL COMMUNICATION, VOL. 50, NO. 1. DOI: 10.1109/TPC.2006.890849
Berkman, L. F., & Syme, S. L. 1979. Social networks, host resistance, and mortality: a nine-year follow-up study of Alameda County residents. American journal of
Epidemiology, 109(2), 186-204. doi.org/10.1093/oxfordjournals.aje.a112674
Braun, V., & Clarke, V. 2006. Using thematic analysis in psychology. Qualitative research in psychology, 3(2), 77-101. DOI: 10.1191/1478088706qp063oa
Bryman, A. 2012. Social research methods. 4. ed.. Oxford : Oxford University Press. Brynjolfsson, E., & McAfee, A. 2015. Den andra maskinåldern: Arbete utveckling och
välstånd i en tid av briljant teknologi. Göteborg: Daidalos.
Cambridge dictionary. [U.Å].
https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/remote-working (Hämtad: 2021-03-03)
Cao, X., Vogel, D. R., Guo, X., Liu, H., & Gu, J. 2012. Understanding the influence of
social media in the workplace: An integration of media synchronicity and social capital theories. In 2012 45th Hawaii International Conference on
System Sciences (pp. 3938-3947). IEEE. DOI: 10.1109/HICSS.2012.618
Christensen L.R., Jensen R.E., Bjørn P. 2014 Relation Work in Collocated and Distributed Collaboration. In: Rossitto C., Ciolfi L., Martin D., Conein B. (eds) COOP 2014 - Proceedings of the 11th International Conference on the Design of Cooperative Systems, 27-30 May 2014, Nice (France). Springer, Cham.
https://doi.org/10.1007/978-3-319-06498-7_6
Dagens nyheter, 2021. Rekordmånga jobbar på distans. 20 Januari
(Hämtad: 2021-04-1) https://www.dn.se/sverige/rekordmanga-jobbar-pa-distans/
48
Dullemond, K., Gameren, B.V., & Solingen, R.V. 2010. Virtual Open Conversation Spaces: Towards Improved Awareness in a GSE Setting. 2010 5th IEEE International
Conference on Global Software Engineering, 247-256. DOI: 10.1109/ICGSE.2010.36
Eddleston, Kimberly A; Mulki, Jay. 2017. Toward Understanding Remote Workers’ Management of Work–Family Boundaries: The Complexity of Workplace
Embeddedness. Group & Organization Management 2017, Vol. 42(3) 346–387. doi.org/10.1177/1059601115619548
Ehsan, Nadeem, Ebtisam Mirza, and Muhammad Ahmad. 2008 "Impact of computer- mediated communication on virtual teams’ performance: An empirical study."
International Symposium on Information Technology. Vol. 3. IEEE, DOI:
10.1109/ITSIM.2008.4632068
Ernst, Holger; Hoegl, Martin; Siebdrat, Frank. 2009. How to manage virtual teams.
MITsloan Management review. Vol. 50. No. 4
Eriksson, L. T., & Hultman, J. 2014. Kritiskt tänkande : utan tvivel är man inte riktigt klok (2. uppl..). Stockholm : Liber.
Etikan, Ilker, Sulaiman Abubakar Musa, and Rukayya Sunusi Alkassim. 2016. Comparison of convenience sampling and purposive sampling. American
journal of theoretical and applied statistics 5.1 (2016): 1-4. DOI:
10.11648/j.ajtas.20160501.11
Felipe Gómez, L., & Dailey, S. L. 2017. Formal Communication. The International
Encyclopedia of Organizational Communication,
1-15. https://doi.org/10.1002/9781118955567.wbieoc083
Folkhälsomyndigheten. 2020. Arbeta hemma.
https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/skydda-dig-och-andra/arbete-hemma/
(hämtad: 2021-03-09)
Gallup. 2015. State of the Global Workforce [Report].
https://www.gallup.com/workplace/238079/state-global-workplace-2017.aspx
(hämtad: 2021-03-18)
Gupta, Ashish, Han Li, and Ramesh Sharda. 2013. "Should I send this message?
Understanding the impact of interruptions, social hierarchy and perceived task complexity on user performance and perceived workload." Decision Support
Systems 55.1 (2013): 135-145. https://doi.org/10.1016/j.dss.2012.12.035
Hammarfeldt, Emma. 2021, Fler kommer få arbeta på distans efter pandemin. SVT nyheter. 22 feb. https://www.svt.se/nyheter/utrikes/fler-kommer-fa-arbeta-pa-distans-efter-pandemin (Hämtad. 2021-04-01)
Heide, Mats, Johansson, Catrin & Simonsson, Charlotte 2005. Kommunikation och organisation. Malmö: Liber.
Hinds, P., Kiesler, S. B., & Kiesler, S. (Eds.). 2002. Distributed work. MIT press.
Horigian. Viviana E., Schmidt, Renae D. & Feaster, Daniel J. 2021 Loneliness, Mental Health, and Substance Use among US Young Adults during COVID-19, Journal
49
Hodkinson, P., & Hodkinson, H. 2001,. The strengths and limitations of case study research. In learning and skills development agency conference at Cambridge (Vol. 1, No. 1, pp. 5-7).
Johansson, Anna; Enarsson, Ann-Therése; 2020 . Risker och utmaningar med utökad
hemarbete. 23 Jul
Aftonbladet.
https://www.aftonbladet.se/debatt/a/QoQQvW/risker-och-utmaningar-med-utokat-hemarbete (Hämtad 2021-04-01)
Javed, T., & Durrani, Q. S. 2004. A Survey to Examine the effect of Team Communication on Job satisfaction in Software Industry. ACM SIGSOFT Software Engineering
Notes, 29(2), 6-6. https://doi.org/10.1145/979743.979760
Kraut, R., and Streeter, L. 1995. Coordination in software development. Communications
of the ACM, 38, 69–81. https://doi.org/10.1145/203330.203345
Kiesler, Sara & N. Cummings, Jonathon. 2002. What Do We Know about Proximity and Distance in Work Groups? A Legacy of Research. Pamela J. Hindis & Sara Kiesler. (red.) Distributed Work. England: The MIT Press, ss. 57-81
Kizza, Joseph Migga.3013 History of Computing.. Ethical and Social Issues in the
Information Age. Springer, London, 1-12.
Leslie, Bruce, Monika Kosmahl Aring, and Betsy Brand. 1998 "Informal learning: The new frontier of employee & organizational development." Economic
Development Review 15.4 (1998): 12.
Lumen Learning a. u.å. Understanding social interaction.
https://courses.lumenlearning.com/boundless-sociology/chapter/understanding-social-interaction/ (Hämtad: 2021-03-08).
Lumen Learning b. u.å. Types of social interaction.
https://courses.lumenlearning.com/boundless-sociology/chapter/types-of-social-interaction/ (Hämtad: 2021-03-08).
Mas, Alexandre, Moretti, Enrico. 2009. "Peers at Work." American Economic Review, 99 (1): 112-45. DOI: 10.1257/aer.99.1.112
Methot, J. R., Rosado-Solomon, E. H., Downes, P., & Gabriel, A. S. 2020. Office chit-chat as a social ritual: the uplifting yet distracting effects of daily small talk at work.
Academy of Management Journal, (ja). https://doi.org/10.5465/amj.2018.1474
Myers, M. D. 2009. Qualitative research in business & management, (1. uppl..). London: London : SAGE.
Nardi, Bonnie A. & Whittaker, Steve. 2001. The Place of Face-to-Face Communication in Distributed Work. Pamela J. Hindis & Sara Kiesler. (red.) Distributed Work. England: The MIT Press, ss. 83-110
Olson, Judith S., and Gary M. Olson. 2014. How to make distance work work.
interactions 21.2 (2014): 28-35.doi.org/10.1145/2567788
Ono, E., Nozawa, T., Ogata, T., Motohashi, M., Higo, N., Kobayashi, T., & Miyake, Y. 2011. Relationship between social interaction and mental health. In 2011
IEEE/SICE International Symposium on System Integration (SII) (pp.
50
SCB. 2020. En av tre jobbar hemifrån. Statistiska centralbyrån.
https://www.scb.se/om-scb/nyheter-och-pressmeddelanden/en-tre-av-jobbar-hemifran/ (Hämtad: 2021-03-03)
Sias, P. M. 2005. Workplace relationship quality and employee information experiences.
Communication studies, 56(4), 375
395. https://doi.org/10.1080/10510970500319450
Song, Q., Wang, Y., Chen, Y., Benitez, J., & Hu, J. (2019). Impact of the usage of social media in the workplace on team and employee performance. Information &
Management, 56(8), 103160. https://doi.org/10.1016/j.im.2019.04.003
Stray, V., Moe, N. B., & Noroozi, M. 2019, May. Slack me if you can! using enterprise social networking tools in virtual agile teams. In 2019 ACM/IEEE 14th
International Conference on Global Software Engineering (ICGSE) (pp.
111-121). IEEE. DOI: 10.1109/ICGSE.2019.00031
Sharma, Gaganpreet. 2017. Pros and cons of different sampling techniques. International
journal of applied research 3.7 : 749-752. ISSN Print: 2394-7500
Tavares, Aida Isabel. 2017. Telework and health effects review. International Journal of
Healthcare 3.2 (2017): 30.doi.org/10.5430/ijh.v3n2p30
Umberson, D., & Karas Montez, J. 2010. Social relationships and health: A flashpoint for health policy. Journal of health and social behavior, 51(1_suppl), S54-S66. https://doi.org/10.1177/0022146510383501
Vetenskapsrådet. 2002. God forskningssed. Stockholm: Vetenskapsrådet.
Vilhelmson, B., & Thulin, E. 2016. Who and where are the flexible workers? Exploring the current diffusion of telework in Sweden. New Technology, Work & Employment, 31(1), 77-96. doi:10.1111/ntwe.12060
Wiberg, M. (Ed.). (2005). The interaction society: practice, theories and supportive technologies. IGI Global.
Ruppel, E. K., Gross, C., Stoll, A., Peck, B. S., Allen, M., & Kim, S. Y. 2017. Reflecting on connecting: Meta-analysis of differences between computer-mediated and face-to-face self-disclosure. Journal of Computer-Mediated Communication, 22(1), 18-34. https://doi.org/10.1111/jcc4.12179
Röcker, C. 2012. Informal communication and awareness in virtual teams.
Communications in Information Science and Management Engineering, 2(5),
1-15. https://interruptions.net/literature/Rocker-CISME12.pdf
(Hämtad: 2021-04-01)
Yin. Robert. K. 2009 Case study research design and methods. Fourth edition. Applied Social Research Methods. SAGE Publications, Inc ISBN 9781452242569
Yin, R. K. 2011. Qualitative research from start to finish. New York, NY, US: The Guilford Press. ISBN: 978-91-44-07830-4