Diskussion runt de faktorer som bidrar till nytta

De faktorer från vår sammanställning, se teorikapitlet avsnitt 2.5, som återanvänds i resultatkapitlet gällande vad som bidrar till nytta för personalen, se resultatkapitlet avsnitt 4.3, i verksamheten är som följer:

• Icke förekommande dubbeldokumentation • Gemensam struktur • Relevanta kommunikationskrav • Aktörstydlighet • Tydlig notifikation • Tydlig sökbarhet • Goda kommunikationsförutsättningar • Kontinuerlig utbildning

Dessa faktorer kommer vi gå igenom och diskutera vad de innebär mot just denna verksamhet, detta görs med den insamlade empirin som utgångspunkt.

Icke förekommande dubbeldokumentation

Vi tolkar vårt resultat med att den påvisar en icke förekommande dubbeldokumentation inom verksamhetssystemet Procapita. Detta efter att den tidigare använda VIPS-modellen numera är ersatt med en ICF-struktur som innebär att användare journalför i endast en journal per patient.

Den faktor vi i teorikapitlet skapade och döpte till just icke förekommande dubbeldokumentation innebär faktorer, eller nytta, från de andra teorierna som nämns i teorikapitlet. Vår faktor innebär att en icke förekommande dubbeldokumentation innebär att systemet håller en aktualitet, alltså faktiskt är aktuellt mot den nuvarande verkligheten, något ett system riskerar att inte hålla om det förekommer dubbeldokumentation eftersom dubbeldokumentationen kan göra att det är svårt att veta vilken information som senast tillkommit och därav är det som speglar den nuvarande verkligheten. Detta anser vi att den gemensamma journalen faktiskt reglerar. Vidare visar vår faktor bättre datakompatiblitet vilket här innebär hur väl data från olika källor, alltså olika användare, kan sammanställas, jämföras och användas i journalen. Faktorn innebär även högre datakvalitet, alltså att den data som presenteras håller en hög kvalitet. Det hela anser vi ska kunna leda till nöjdare användare samt ökad avsikt till att använda den elektroniska journalen, något som faktiskt även framkom vid datainsamlingen och presenteras i resultatet - användare uppfattar den gemensamma journalen som positiv.

Även vi upplever den numera gemensamma journalen som positiv och håller med respondenterna om att det verkar spara tid för användarna samt öka säkerheten. Vi har lite svårt att föreställa oss logiken i att från början skapa en journal för varje profession gällande samma patient eftersom det låter så omständigt, samtidigt som vi gissar att det beror på någon typ av sekretess att exempelvis sjuksköterskor inte ska få uttrycka sig om en patients användande av ett hjälpmedel som rollator, eller inte, eftersom det inte är en fråga som innefattar sjuksköterskans profession. Vi tycker det verkar som en optimal lösning att användare, vid journalföring, kan ta sig till ett sökord där de vet att samtliga professioner kommer leta efter just den informationen, och journalföra det de behöver där. Det innebär även att de kan ta sig till sökordet och upptäcka att det de tänker journalföra redan är en aktualitet eller att det är en tidigare beprövad lösning på något, vilket absolut borde hjälpa dem till det bättre i sitt arbete. Det borde i det stora hela skapa en bättre vård för patienten.

Gemensam struktur

Den insamlade empirin visar att med det nuvarande användandet av ICF-strukturen har journalföringen en och samma gemensamma struktur med tillhörande gemensamma sökord. Faktorn för bidrag av nytta som vi satt detta under är gemensam struktur. Gemensam struktur som faktor innebär återigen bättre datakompatiblitet, vilket som tidigare nämnt innebär hur väl data från olika användare kan sammanställas, jämföras och användas i journalen. Faktorn innebär även en högre informationskvalitet samt högre servicekvalitet, eller med andra ord att informationen och själva systemets handlingssätt med hjälp av den gemensamma strukturen innebär en högre kvalitet. Avslutningsvis innebär faktorn rent teoretiskt ett tydligt och lättåtkomligt verksamhetsminne.

Vi uppfattar att den gemensamma strukturen naturligt innebär en mer välsorterad journalföring eftersom det bör innebära betydligt färre ställen att från början skriva det som önskas. Desto mindre av det användarna vill dokumentera som hör hemma vid olika platser i ett system, desto tydligare översikt av informationen bör det bli. Den gemensamma strukturen innebär även att användare lättare ska kunna söka efter och hitta det de söker samt, likt faktorn icke förekommande dubbeldokumentation ovan, att användare vid ett specifikt sökord ska kunna se om någon annan redan har journalfört det de själva har för avsikt att journalföra. Det framkom dock lite kritik runt de begrepp som används vid ICF-strukturen, men kritiken förefaller mest handla om att användarna ännu inte är fullt bekanta med vilka begrepp de numera ska använda, eftersom användarna säkert hade lärt sig de förra begreppen som användes, de enligt VIPS-modellen, så djupt att det tar längre tid än väntat för dem att släppa sitt gamla mönster. Respondenterna menar att den gemensamma strukturen ska ha påverkat samarbetet mellan professionerna till det bättre, vilket är något vi absolut inte vill säga emot då det bör vara en naturlig fördel som framkommit i och med användandet av endast en journal. Faktorn gemensam struktur och icke framkommande dubbeldokumentation är alltså på många vis ganska lika varandra i detta fall.

En positiv fördel som vi tror att den gemensamma strukturen fört med sig är att eftersom strukturen numera ser likadan ut, och fungerar likadant, för samtliga professioner kan de med fördel ha hjälp, och möjligtvis fortfarande gör, av varandra i lärandet av det nya systemet eftersom exempelvis en sjuksköterska inte behöver fråga just en annan sjuksköterska om hur något fungerar utan faktiskt kan fråga “närmsta bästa”, vilket gör att det finns fler användare som kan hjälpa dem om det är något de inte riktigt har fått kläm på än.

Relevanta kommunikationskrav

Användarna har inget krav på sig att journalföra direkt, utan kan göra det i mån av tid. De har heller inget krav på sig att de måste journalföra något om varje patient efter varje kontakt med dem, utan endast vid behov.

Den faktor vi har placerat detta under kallas för relevanta kommunikationskrav. Denna faktor innebär framförallt det den säger - relevanta kommunikationskrav. Det innebär att systemet inte kräver att användarna kommunicerar eller dokumenterar mer än de nödvändigtvis behöver, exempelvis att de inte behöver journalföra något om en patient varje gång de har träffat patienten i fråga utan enbart journalför då det finns något konkret att journalföra. Detta hoppas vi innebär att användare har en ökad avsikt att använda systemet, eftersom den inte håller dem sysselsatta där mer än vad som behövs, vilket i sin tur kan leda till nöjda användare.

Det här är en faktor vi hoppas kunde vara självklar i alla informationssystem, för om det måste fyllas i mer information än vad som behövs kan användaren lätt bli irriterad. Detta kan jämföras med formulär som ibland fylls i vid beställning av något från ett annat land - då kan det vara nödvändigt att fylla i sin titel för att få lägga ordern. Då kan användaren fastna där och titta i en rullista över titlar trots att det normalt inte används titlar som herr och fru i Sverige - vilket säkert ökar känslan av att det som görs känns både onödigt och irrelevant.

Angående att användarna kan välja att journalföra i mån av tid är säkert avstressande för användarna, men vi frågor oss vad som händer med patientens säkerhet vid denna punkt. Det är säkert inte omöjligt att en användare ibland glömmer att fylla i viktig information

om en patient under en fredag eftermiddag, för att sedan inte ha någon möjlighet att lägga in sin journalföring förrän tidigast måndag morgon igen. Patienten i fråga tar inte helg och under tiden kommer andra från personalen med all säkerhet träffa denna patient och kanske undra varför något så viktigt inte står i journalen. Handlar det som då inte är journalfört om att en patient exempelvis inte ska lägga tyngt på sitt högra ben - och det inte står i journalen eller i den sociala dokumentationen - innebär det att om patienten inte själv säger något finns det ingen möjlighet för personalen som jobbar under helgen att veta vad som gäller. Det kan i detta exempel förvärra den skada patienten redan verkar ha vid sitt högra ben och kan då öka dennes smärta. I det stora hela kan denna faktor vridas till något riktigt negativt, samtidigt som den övervägande innebär positiva saker.

Aktörstydlighet

När en användare har journalfört något i journalen kan de andra användarna se vilken användare det är som gjorde journalföringen, när det gjordes och vilken profession denna användare tillhör.

Aktörstydlighet är en faktor som, precis som förväntat, handlar om att det är tydligt att se vilken aktör som har utfört en viss handling. Detta tillsammans med en bättre datakompatiblitet - hur väl data från olika källor kan sammanställas, jämföras och användas i journalen - skapar definitionen av vår faktor aktörstydlighet.

Genom att känna till vem som journalfört vad är det tänkbart att användare kan se ett speciellt värde i detta efter en tid. Det kan inom verksamheten vara känt att en viss användare har jobbat speciellt mycket med en specifik patient och därav kan betraktas som en säkrare källa för dennes välbefinnande än en annan användare bedöms göra. Vi kan i övrigt känna att det generellt är intressant att veta vem som påstår vad och anser att en faktor som aktörstydlighet är en viktig detalj i samtliga informationssystem. Resultatet påvisar även att den som journalför ska signera det denna har skrivit, vilket låser journalföringen mot förändringar. Detta tycker vi låter som en bra funktion som gör att det tydligt kommer kunna byggas upp en historik gällande olika sökord. Även om det som skrivs förlorar sin aktualitet kommer det vara möjligt att se tillbaka på när något annat var den verklighet som gällde utan att ens behöva misstänka att någon, mot förmodan, faktiskt har fifflat med dessa uppgifter i efterhand. Det kan exempelvis vara en högst angelägen funktion gällande läkemedel, vilken gör det tydligt när en patient blev ordinerad ett visst läkemedel vilket kan avgöra om samma patient ska fortsätta med samma läkemedel eller om det bedöms som olämpligt med tanke på den tid som gått.

Tydlig notifikation

“Mina favoriter” är en funktion som används mot den elektroniska journalen och innebär en lista med patienter som användaren själv vill ha lite extra koll på under en tidsperiod. Den faktor vi har placerat detta under kallas för tydlig notifikation. Tydlig notifikation innebär att systemet använder sig utav adressatanpassad kommunikation, det vill att systemet skapar meddelanden till användare på lämpligt vis. Vidare innebär denna faktor även adressatanpassad kommunikation, vilket innebär att systemet skapar meddelanden som är relevanta de användare det når. Detta ska leda till att systemet på ett tydligt sätt kommunicerar med hjälp av notifikationer till användaren, vilket kan påverka användarna till det positivare.

Funktionen “Mina favoriter” används av användare när de vill skapa en lista av patienter de aktivt väljer att ha mer koll på än andra patienter. En sådan prioritering kan bero på att patienten i fråga är med om en stor förändring eller att det som andra professioner i nuläget gör påverkar användaren när det kommer till dennes arbete mot samma patient. Vi upplever att funktionen är väldigt användbar, men misstänker att användare lätt kan använda den för mycket eller för lite. Funktionen förlorar lite av sin mening att prioritera journaler gällande vissa patienter om användaren väljer att lägga till samtliga patienter de har kontakt med. Detta är inget resultatet har påvisat att användare gör, men det kan ändå förekomma. Funktionen innebär i så fall troligtvis mer stressutlösande än effektiv, eftersom användare möts av ett meddelande gällande hur många nya texter det finns på dessa patienter. Har användaren väldigt många patienter i sin lista möts han eller hon troligtvis av en stor mängd meddelanden vilket kan utlösa stress. Används funktionen måttligt kan den däremot vara extremt effektiv, eftersom den gör att användare slipper leta rätt på rätt journal utan direkt får det presenterat för sig.

Tydlig sökbarhet

Respondenterna använder en elektronisk journal i sitt arbete och är medvetna om att de hittar lättare i en sådan jämfört med en klassisk pappersjournal. Med hjälp av sökord i journalen anser de även att det är lätt att hitta det de söker även i journalen.

Tydlig sökbarhet är ännu en faktor vi skapat av bättre datakompatiblitet och vilket här är ett mycket starkt argument bakom nyttan i faktorn. Hur tydlig sökbarheten är i ett system består i högsta grad av hur användare kan sammanställa data från olika källor och använda detta till sin fördel. Något som stärker denna faktor är hur enkelt det är att hitta data samt hur enkelt det är att förstå betydelsen av den. Avslutningsvis ska denna faktor öka den avsikt användare har att använda systemet eller funktionen i fråga.

Att journalföra elektronisk är på många plan väldigt praktiskt, men om användarna inte vet hur de ska hitta data och information genom systemet sjunker effektiviteten som systemet ska tillföra. I detta system använder de sig av sökord för att på så vis kategorisera data vilket gör att de sedan använder sökorden för att finna den data som eftersöks. Detta är något som användare i studien uppskattar och påpekar uttryckligen att det är lätt att hitta det de behöver. De kan även välja att se journalen efter en kronologisk ordning, vilket är en slags sökning efter vad som senast har inträffat. Vi tolkar funktionen som att det med hjälp av denna är svårt att faktiskt göra misstag. Om en patient tidigare har provat ett visst läkemedel som inte har fungerat, då kommer det framgå tydligt vid användande journalen för patienten i fråga eftersom sökorden kommer leda en till tidigare läkemedel då det journalförs nya.

Goda kommunikationsförutsättningar

Användarna får av säkerhetsskäl inte skicka information gällande patienter genom sin vanliga e-post. Detta får de däremot göra med hjälp av den interna meddelandefunktionen i Procapita. Detta är något vi har placerat under goda kommunikationsförutsättningar då det är något vi menar rakt av skapar goda kommunikationsförutsättningar för användarna. Funktionen underlättar användarnas arbete då de tack vare den enkelt kan skicka information istället för att behöva boka möte för varje liten detalj gällande en specifik patient. Faktorn bör innebära att användarna får en ökad avsikt till att använda systemet samtidigt som det skulle kunna påverka själva verksamheten till det bättre.

Vi antar att det ibland kan tillkomma små detaljer med medelhög prioritering gällande patienter. Hade det handlat om något väldigt viktigt tror vi att användare hur som helst väljer att möta varandra och diskutera det muntligt då det ofta kan ge ett bredare utbyte av information, men då det inte är något riktigt så viktigt så användarna faktiskt måste lägga tid på att diskutera det kan denna funktion vara fantastiskt bra. Funktionen främjar samarbetet mellan de olika användarna, oavsett profession, och gör att även små förändringar kan hanteras med samma smidighet det behöver i jämförelse mot de stora detaljerna. Med hjälp av funktionen kan användarna sprida information utan att känna en osäkerhet gällande vem informationen faktiskt når. Att denna funktion även kan användas av biståndshandläggare gör den ännu bättre, då det innebär att användarna faktiskt kan kommunicera på ett smidigt vis även med biståndshandläggarna, utan att behöva lämna systemet.

Kontinuerlig utbildning

Eftersom respondenterna som tidigare nämnt arbetar med elektronisk journalföring innebär det att de inte bara behöver lära sig hur det fungerar utan även att förändringar som måste följas kan ske relativt kontinuerligt. Kontinuerlig utbildning är en faktor som talar lite för sig själv, den innebär det den heter, och att få kontinuerlig utbildning i något främjar förhoppningsvis användandet. Men det är inte bara utbildning av hur systemet används som behövs utan även övning, vilket tas med i denna faktor med hjälp av hög användning samt utbildning av systemet vid behov. Det hela leder troligtvis, och framförallt förhoppningsvis, till en korrekt användning av verktyget vilket i sin tur bör främja verksamheten.

Det är viktigt att få utbildning eller instruktion gällande korrekt användning av ett system eller ett verktyg, men det är även viktigt för många användare att de får sitta ner och lära sig då de utför handlingar genom systemet i fråga. Då större förändringar sker i ett system är det viktigt att användare blir informerade om detta, och då det gäller ett system som i det här fallet används vid en arbetsplats är det även viktigt att se till så användarna inte bara vet att det skett förändringar utan även hur det påverkar dem och hur de ska hantera nya handlingsutföranden som skapats. Att ge användare kontinuerlig utbildning kan även vara bra då många användare efter en tid skapar sig ett eget sätt att utföra handlingar på, vilket gör att det är bra med en påminnelse på hur handlingen i fråga faktiskt ska utföras. Att alla användare använder systemet på samma vis är vid denna studie mycket viktigt eftersom det direkt påverkar saker som sökbarheten och aktualiteten.