Diskussion runt de faktorer som hindrar bidragandet av nytta

De faktorer från vår sammanställning, se teorikapitlet avsnitt 2.5, som återanvänds i resultatkapitlet gällande vad som hindrar bidragandet till nytta för personalen, se resultatkapitlet avsnitt 4.4, i verksamheten är som följer:

• Instabil systemåtkomst • Otillräcklig behörighetsförordning • Oklar navigering • Ologiska begrepp • Begränsad samverkan • Begränsad åtkomst

Dessa faktorer kommer vi gå igenom och diskutera nedan, gällande vad dessa faktorer faktiskt innebär mot just denna verksamhet, med den insamlade empirin som utgångspunkt.

Instabil systemåtkomst

Det händer att det verksamhetssystem, som denna elektroniska journal är en del av, behöver genomgå någon typ av underhåll eller uppdatering. Då detta sker är systemet oanvändbart vilket innebär att användare varken kan se eller läsa journalerna.

Faktorn gällande instabil systemåtkomst innebär att användare skapar sig en uppfattning av att systemet inte riktigt går att lita på. De får en bild av att systemet inte är tillförlitligt. Detta medför att systemets kvalitet faktiskt minskar eftersom ett system vars användare inte litar på det kan anses som ett sämre system i stort. Framförallt innebär denna faktor missnöjda användare och en misstro mot systemet vilket gör att den avsikt användare har att använda systemet drastiskt kan minska.

Att användarna helt förlorar sin behörighet så fort systemet behöver någon typ av underhåll anser vi är något väldigt negativt mot hela verksamheten. Det innebär att då systemet ligger nere ökar risken drastiskt att patienterna under tiden får sämre eller dålig vård. Det verkar som om användare inte har tillgång till någon nedsparad, offlineversion av den data systemet besitter, vilket i så fall hade kunnat vara en lösning på åtminstone ett problem. Även om de inte kan skriva i systemet då det ligger nere hade de i så fall åtminstone kunnat läsa där.

Något vi dock anser hade kunnat lösa relativt enkelt är gällande information angående vad som händer med systemet, eller vad som har utförts vid systemet. Om information gällande vad som sker och varför skulle nå användarna hade många av dem troligtvis haft lite mer tålamod med dessa underhåll. Att stå där, som användare, beroende av ett system som plötsligt helt ligger nere och är oanvändbart utan att få någon information om varför kan nog göra de flesta irriterade. Vi tycker även det är konstigt att ett system som används inom vård av människor uppdateras på ett sådant vis under vardagar då det troligtvis är flest användare i tjänst, vilka vill ha möjlighet att använda systemet. Om dessa uppdateringar istället hade utförts på natten eller på helgen hade troligtvis flera användare haft förståelse även för detta.

Otillräcklig behörighetsförordning

Det existerar fortfarande en oförändrad problematik gällande att en stor del av personalen som jobbar med samma patienter inte är behöriga användare av den elektroniska journalen. Den faktor vi skapat kallad otillräcklig behörighetförordning innebär att de som anses behöva behörighet för data saknar den. Detta påverkar även användandet åt det negativa då användarna kan gå miste om information som anses nödvändig för dem i utförandet av sitt arbete.

Införandet av den gemensamma journalen minskade risken för dubbeldokumentation inom Procapita, men det lämnade kvar en problematik som sedan en tid skett utanför Procapita - den gällande att baspersonalen inte har någon typ av behörighet till systemet. Antagligen handlar detta om att baspersonalen inte är legitimerad och därför enligt lag inte har rätt att se journalföring så som respondenterna får. Men det framgår även i empirin att användare av Procapita ibland skriver ut journalföring direkt från systemet för att sätta den i pärmen för social dokumentation. Detta gör att vi ställer oss funderingen vad det egentligen är för

information baspersonalen inte får se på datorskärmen som plötsligt verkar okej att se på ett utskrivet papper.

Baspersonalen och användare arbetar inte med samma saker. Baspersonalen ägnar sig åt omsorg och användare arbetar med vård. Det innebär även att journalen innehar journalföring angående vården runt en patient, vilket alltså kan tänkas inte angå baspersonalen, men det händer givetvis att vården av en patient påverkar även dem. En tidigare studie visar att de vid sådant fall aktivt själva måste söka upp användare och be dem om information, om informationen i fråga inte är införd i den sociala dokumentationen. Det innebär att om en användare inte har ansett sig ha tid att föra in informationen i Procapita eller i den sociala dokumentationen än, då de som tidigare nämnt kan göra detta i mån av tid, kan det uppfattas som en stressfaktor då de istället blir uppsökta av personal som efterfrågar informationen.

Detta innebär i många fall en dubbeldokumentation och kan därför antas att det placeras under en faktor gällande dubbeldokumentation, men vi har istället resonerat att detta handlar om onyttan som skapas då personal som behöver information inte har behörighet vilket i sin tur skapar dubbeldokumentationen. Dubbeldokumentation vill vi alltså påstå är en effekt av bristande behörighet i detta fall.

Att baspersonalen inte har möjligheten att dokumentera i den elektroniska journalen påverkar även aktualiteten för alla parter. Behörighetsbegränsningen gör att det inte går att vara helt säker på att det som står i varken pärmen för social dokumentation eller i den elektroniska journalen stämmer, eftersom informationsutbytet innebär fler handlingar än att endast journalföra där det är mest praktiskt, eller som i baspersonalens fall - där de kan. Vi anser att detta problem skulle kunna lösas genom strikta bestämmelser av olika slags sökord eller notifikationer. Det bör finnas ett sätt som gör att baspersonalen kan dokumentera sin sociala dokumentation digital och samtidigt kunna ta del av den information någon legitimerad kommunicerar mot dem genom samma system.

Oklar navigering

Det blev under datainsamlingen uttryckt att olika delar av journalen innebär snarlika sökord vilka gör att det ibland kan vara svårt att hitta till rätt sökord och rätt plats för sin tänkta journalföring. Oklar navigering kallas den faktor vi anser att detta hamnar under. Faktorn innebär att användarna inte får en klar handlingsöversikt, vilket betyder att de inte får en tydlig översikt gällande vad de kan göra för något i systemet och hur. Detta, tillsammans med en upplevelse av att systemet därför svårnavigerbart och innehåller handlingsalternativ som är svåra att finna eller svårtillgängliga, kan leda till missnöjda användare.

Respondenter uttryckte, runt denna företeelse, ett eget förslag på en lösning, nämligen att de skulle vilja kunna skriva en sammanhängande text om det ärende den tänkta journalföring gäller för att sedan koppla relevanta sökord till denna text. Detta istället för att de, som fallet är idag, önskar skriva en sammanhängande text men istället måste skriva olika saker under olika sökord i systemet för att inte påverka sökbarheten till det negativa. Denna typ av journalföring förefaller vara smått förvirrande och innebär med stor sannorlikhet att samtliga användare inte journalför samma saker under samma typer av sökord.

Ologiska begrepp

Respondenter uttrycker att en del av de begrepp som används enligt ICF-strukturen känns ologiska och malplacerade då användare faktiskt jobbar mot patienter för patienternas välbefinnande. Denna faktor har vi valt att kalla för ologiska begrepp. Faktorn innebär att systemet innehåller en oklar vokabulär vilken gör att användare kan missuppfatta eller ha svårt att hitta det de söker i systemet. Detta förstärks med teori gällande inkonsistens, vilket innebär att användare blir förvirrade eftersom systemet använder uttryck av skiftande betydelse. Det hela kan leda till missnöjda användare.

Det framkom under datainsamlingen att en del av de begrepp som används inom ICF-strukturen enligt respondenter bättre kan härledas till maskiner än människor, vilket är något flera av respondenterna uttrycker sin irritation om. Att begreppen inte känns självklara gör att det kan vara svårt för användare som inte har full koll på var journalföringarna hör hemma i journalen att hitta rätt plats för dem. Vi tycker det hela låter mycket lustigt och funderar på om de som utvecklat Procapita även utvecklar informationssystem som används inom industrier. Även om det skulle vara fallet känner vi att en så stor kund som en kommun bör kunna få mer skräddasydda begrepp än så i sitt system. Vi misstänker dock att detta inte alls beror på leverantören av systemet utan WHOs klassificering som innebär ICF.

Begränsad samverkan

Eftersom den kommunala äldrevården faktiskt tillhandahåller vård om äldre innebär det att det inte hör till en speciell ovanlighet att någon patient åker för att besöka en läkare eller kanske till och med blir inlagda på sjukhus. Den faktor vi valt att kalla begränsad samverkan innebär att systemet på något plan icke är kommunicerbar med personal som jobbar med samma patient, i detta fall vid en annorlunda verksamhet. Detta kan medföra sämre datakompatiblitet, att användarna påverkar verksamheten negativt samt att avsikten att använda systemet minskar - eftersom de ändå inte kan få ut den information de eftersöker. Det hela kan, som så många andra faktorer, leda till missnöjda användare. Om vi tänker oss att en patient läggs in på ett sjukhus kan användare se patientens journal, eller åtminstone det som nu journalförs där, genom Cosmic Link. Det innebär att det även vid detta fall inte är någon brist på tekniska möjligheter som stoppar samverkan utan troligtvis någon typ av behörighet gällande landsting och kommuner mot varandra. Även om det arbetar sjuksköterskor vid både landsting och kommun tillhör de trots allt olika verksamheter och det bör vara därför denna brist på kommunikation är tvunget att uppstå. Det är dock väldigt oroväckande att detta i vissa fall går så långt att patienter kan komma tillbaka från exempelvis ett besök hos läkare utan att någon information har nått användare angående vad som sades eller vad som hände hos läkaren.

En annan lösning som framkommer vid denna typ av samverkansproblem är den där användare begär vårdkopior om journalen från vårdcentralen, vilket då levereras i pappersform samt sparas. Detta känns väldigt bakåtsträvande, då både landstinget och denna personal vid kommunen faktiskt använder sig utav informationssystem, men då de skickar något mellan varandra ska det behöva ta fysisk plats. Det hela skapar givetvis en generell önskan om att landsting och kommun ska kunna underlätta sitt informationsutbyte sinsemellan inom snarast möjliga framtid, då denna lösning med skickade papper känns absurd.

Begränsad åtkomst

Användare behöver en dator för att komma åt journalen. Dock räcker det tyvärr inte där utan de behöver en dator med korrekt mjukvara - något de endast kan få på sitt eller någon annans kontor eller vid hemtjänstlokaler. Faktorn begränsad åtkomst innebär egentligen motsatsen till ett mobilt arbetssätt. Faktorn innebär att aktualiteten för systemet kan komma att ifrågasättas eftersom, som tidigare nämn, användare inte har som krav att de ska journalföra något direkt utan i mån av tid. Vidare kan en faktor som begränsad åtkomst ge negativa nyttoeffekter för verksamheten samt en minskad avsikt av användare att faktiskt använda systemet.

Om användare hade kunnat sköta journalföring från exempelvis sin mobiltelefon kunde de få möjlighet att journalföra det de önskar journalföra, om inte direkt hemma hos en patient så åtminstone kort därefter, som till exempel på väg mot nästa patient. Detta skulle spara in den tid det annars hade tagit för användaren att ta sig till en dator där de kan journalföra. Detsamma gäller hämtande av information. Lösningar på detta skulle även kunna inneha fler funktioner än journalen vid datorn är relevant att inneha, så som en funktion som kan berätta att användaren har ankommit till en patient, eller lämnat en patient, vid en specifik tid vilket då automatiskt registreras i journalen eller något annat relevant system. Information som denna skulle sedan kunna användas för att kartlägga hur länge användare faktiskt tillbringar sin tid hos respektive patient, vilket kan påvisa om en patient är “tyngre” gällande vårdresurser än var andra patienter är. En sådan tyngre krävande resurs kan med ett sådant system tidigt upptäckas vilket gör att personalen kan anpassas därefter.

5.1.3 Kunskapsbidrag

Vi har med studien och med hjälp av de faktorer vi använder här i diskussionen för påvisande samt hindrande av nytta kommit fram till vilka faktorer som bidrar eller hindrar bidragande av nytta för personal som använder elektronisk journalföring inom Kalmar kommun. Vi anser att det vi har kommit fram till är relativt generaliserbart och framförallt att de faktorer vi skapat kan användas vid andra studier, exempelvis vid vidare forskning gällande denna studie.

Ett centralt problem vi tog upp i problemformuleringen var att mängden äldre ökar, samtidigt som behörig personal förefaller minska. Detta gör att en större mängd äldre i framtiden kan förväntas få vård och omsorg av en minskad personalstyrka. Detta är ett problem som är svårt att hitta en konkret lösning på, men genom att peka ut vad som bidrar till, respektive hindrar, bidragandet av nytta för personalen blir det möjligt att fortsätta utveckla system som på ett effektivt sätt hjälper personalen i sitt jobb. Det kommer inte reducera problemet att det i framtiden kan fattas behörig personal, men utvecklanden med fokus på vad systemen faktiskt ger tillbaka till användarna kan hjälpa till att minimera ett problem likt detta. Utvecklingar av detta slag är inte enbart något för framtiden, utan något som hela tiden sker och som påverkar en mängd målgrupp på olika vis varje dag. Studier likt dessa kan påvisa faktorer som gör att fler anser att utveckling av detta slag är viktigt och nödvändigt, vilket innebär att utvecklingen i en högre grad kan bli mer uppmuntrad och därav kanske även i en större utsträckning genomförd. Gällande patienterna hoppas vi att utvecklingen aldrig ska behöva gå bakåt för dem, trots minskad personalstyrka. Det ska alltid finnas tillräcklig tid för att ta hand om de som behöver den hjälp behörig personal kan erbjuda i form av sin kunskap och sina erfarenheter. Vi hoppas att denna studie ska kunna vara en del i den utveckling som innebär att patienters behov aldrig behöver förbises och de system som skapar en bättre omsorg och vård.

5.2 Metodreflektion

Valet av kvalitativ ansats kändes som det självklara valet från början av arbetet med denna studie. Det som var mindre självklart var valet mellan deduktiv och induktiv ansats, men deduktiv kändes som det bästa valet för studien. Vi känner nu att de två valen var lämpliga och fungerade bra i vårt sätt att arbeta. Den deduktiva ansatsen var till hjälp för oss då vi fick teorier att stödja utformningen av intervjuguide samt att vi, med hjälp av teorierna, kunde se hur allt skulle knytas samman när vi började vår datainsamling.

Datainsamlingens genomförande gick smidigt för oss och vi upplevde att vi snabbt fick in intressant och nödvändig data. Vi upplevde också tidigt att vi fick mättnad i vår datainsamling vilket också visade på att den insamlade empirin håller en god reliabilitet. Teorin om nytta kan ses som en referensram till validitet, då teorin visade oss vad nytta var vilket vi använde oss av för att försöka hitta faktorer som bidrar till eller hindrar nytta. Detta gjorde att vi kände oss säkrare i vårt sätt att genomföra datainsamlingen.

Att säkerställa validitet och reliabilitet var viktigt för oss i ett tidigt skede. Vi var därför noggranna med att ha olika vinklar på varför något var tillförlitligt på ett eller annat sätt. Säkerställning av hög tillförlitlighet kom ofta naturligt vilket bidrog till att arbetet flöt på för oss båda. Då studien är av det kvalitativa slaget är det svårt att göra den generaliserbar. Däremot har vi utvecklat en samling faktorer som skulle kunna generaliseras för användning i andra, liknande studier.

6 Avslutning

Detta avsnitt är för studien avslutande och innehåller en kort förklaring av vad som genomförts samt en slutsats för detta. Slutsatsen bygger på det som presenterats i diskussionskapitlet. Avslutningsvis innehåller avsnittet förslag på fortsatt forskning.

Syftet med studien var att undersöka vilka faktorer i journalföring genom en elektronisk journal som bidrar till nytta, alternativt hindrar bidragandet av nytta för användarna. Syftet var även att skapa en modell med teoretiskt beprövade grunder, för att underlätta processen att identifiera dessa faktorer. Forskningsfrågorna som önskades besvaras var: • Vilka faktorer i det implementerade systemet där journalföring utförs bidrar till nytta för

personalen?

• Vilka faktorer i det implementerade systemet där journalföring utförs hindrar bidragande av nytta för personalen?

• Hur kan befintliga teoretiskt beprövade grunder kombineras till en generaliserbar modell som kan användas som stöd till identifikation av vad som bidrar till nytta, respektive hindrar nytta i system för journalföring?

De steg som har tagits för att besvara dessa frågeställningar har följt en kvalitativ ansats och ett deduktivt tillvägagångssätt. Teorier har samlats in som användes för både utformning av intervjuguide samt en kombination av flera teorier för att skapa en lista på faktorer som bidrar till nytta och faktorer som hindrar bidragandet av nytta. Intervjuer har genomförts för att samla in empiri. Den tabell som skapades med hjälp av en kombination av flera teorier användes för diskussion mellan teori och empiri.

6.1 Slutsats

Denna studie önskar besvara forskningsfrågorna, vilka presenteras i inledningskapitlet, avsnitt 1.4. Resultatet av studien visar att det finns ett antal faktorer i den elektroniska journalföringen genom verksamhetssystemet Procapita som bidrar till nytta för användarna. Dessa faktorer är som följer: icke förekommande dubbeldokumentation, gemensam struktur, relevanta kommunikationskrav, aktörstydlighet, tydlig notifikation, tydlig sökbarhet, goda kommunikationsförutsättningar samt kontinuerlig utbildning. Den genomförda studien påvisar även faktorer i den elektroniska journalföringen genom verksamhetssystemet Procapita som hindrar upplevelsen av nytta för användarna. Dessa faktorer är som följer: instabil systemåtkomst, otillräcklig behörighetsförordning, oklar navigering, ologiska begrepp, begränsad samverkan samt begränsad åtkomst.

Den modell som skapats samt används i denna studie består av 16 faktorer för bidrag till nytta samt 16 faktorer för hindrande av bidrag till nytta vilka är skapade av teoretiskt beprövade grunder. Denna modell presenteras genom tabell 2.1 samt 2.2 under avsnitt 2.6 samt med hjälp av bilaga B och C.