operativa uppgifter?
2.4.1. Iakttagelser
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens Riktlinjer för kompetensbaserad rekrytering ger vägledning vid introduktion.
Här ges hänvisning till Mall för introduktion för medarbetare, chefer och förvaltningschefer samt Välkomstbrev.
På kommunens intranät finns information om hur introduktion av medarbetare och chefer ska gå till. Introduktionsrutiner ska följas vid nyanställning och även vid intern rörlighet eller efter längre frånvaro från arbetet. När den nya medarbetaren skrivit på anställningsavtalet ska ansvarig chef skicka välkomstpaket inför jobbstarten. Introduktionen ska bestå av arbetsplatsspecifik och kommungemensam del samt chefsintroduktion om det är en ny chef som anställts.
14 Enligt rutinen ska introduktionen påbörjas innan tillträdesdatum och välkomstpaketet ska innehålla ett välkomstbrev från rekryterande chef med praktisk information om den kommande arbetsstarten och introduktionen.
Närmaste chef är ytterst ansvarig för arbetsplatsintroduktionen och ska utse en handledare/fadder för den nyanställde. Det finns mallar för introduktionsplaner att tillgå; en för nya medarbetare, en för nya chefer och en för nya förvaltningschefer. Mallarna innehåller checklista inför introduktion, checklista för själva introduktionen, vilka utbildningar som ska genomföras samt för uppföljning av introduktionen efter en och tre månader. I introduktionsplanen för förvaltningschef finns även note-rad uppföljning efter sex månader och för chef vid sex och tolv månader.
Alla som är nyanställda ska erbjudas att delta på en halvdags kommungemensam introduktion, vilken arrangeras av personalavdelningen två gånger per år. Introduktionen är inte obligatorisk. I intervju beskrivs att personalavdelningen inte har mandat att besluta om att den ska vara det. In-troduktionen utvärderas efter varje gång och får generellt ett gott betyg enligt personalchefen.
Nya chefer ska erbjudas en särskild chefsintroduktion och ett utbildningsprogram för nya chefer.
På intranätet finns information till den som är ny som chef om introduktions- och utbildningspa-ketet. Introduktionsdelen består av tre halvdagar vilka innefattar presentation av kommunens led-ning och styrled-ning och de verktyg som finns. Utbildled-ningsdelen ska ge kunskap om styrdokument, värderingar och arbetssätt och presenteras inom områdena; Ledning och styrning, Kommunikation och varumärke samt HR-området. Utbildningens delar genomförs vanligtvis under ett till två år och det ska vara obligatoriskt som ny chef i kommunen att genomföra utbildningen. Dock beskrivs att personalavdelningen märker att inte alla genomför utbildningen. Personalavdelningen skickar minnelse om att gå varje del tre gånger, därefter beskrivs det vara upp till närmsta chef att på-minna.
Det framkommer i intervju att personalavdelningen också uppmärksammat att introduktionsplan för chefer ofta inte verkar användas.
Utbildningsnämnden
De nyanställda som intervjuats är båda chefer, varav den ena kommer från en annan chefsroll i kommunen och därför inte tagit del av introduktionen i samma utsträckning. Den som är ny i kom-munen har inte deltagit i den kommungemensamma generella introduktionen men däremot deltagit vid ett av de tre tillfällena i kommunens chefsintroduktion. Resterande två tillfällen ska hen delta vid i höst. Det uppges vid sakgranskning att pandemin gjort att de chefer som anställdes i samband med årsskiftet fick prioritera verksamhetsfrågor framför utbildningstillfällen.
När det gäller utbildningsprogrammet för nya chefer har den som är ny i kommunen delgivits listan över de olika delarna. Hen har ännu inte deltagit i någon chefsutbildning och har inget behov av det i nuläget då hen uppger sig ha gått liknande utbildningar i annan kommun. Utbildningarna upp-fattas inte som obligatoriska.
De nyanställda har inte tagit del av något välkomstpaket inför påbörjad tjänst. De har inte haft nå-gon handledare eller fadder utan beskriver att de vänder sig till sin närmsta chef eller till andra kollegor med frågor. I intervju med rektorer beskrivs att det beror på den nyanställdas bakgrund om handledare/fadder utses. Om personen är relativt ny i yrket kan det vara aktuellt, i övrigt är det närmsta arbetslaget och närmsta chef som har ansvar för introduktionen och för att svara på frå-gor. De som är nya i rektorsrollen har nyligen fått testa att ha en mer erfaren rektorskollega som mentor.
De nyanställda uppger att de inte fått någon introduktionsplan eller checklista för sin introduktion, även om de känner till att sådana checklistor används när medarbetare börjar sin tjänst. Detta bekräftas också av intervjuade rektorer som uppger att den kommungemensamma checklistan för nya medarbetare används, och på vissa skolor har modifierats för att passa lokala förutsättningar.
15 Den intervjuade nyanställda som är ny i kommunen uppger att en sådan lista hade varit uppskattad och att det vore bra med större tydlighet i genomgång av de olika program och system som man som chef förväntas använda.
I intervju med de nyanställda framkommer att uppföljning av introduktionen inte genomförts enligt rutinen för nyanställd chef vid en, tre, sex och tolv månader.
I intervju med rektorer beskrivs att uppföljning av medarbetares introduktion genomförs efter unge-fär en månad men att vidare uppföljning sker mer löpande och i vissa fall inte så strukturerat. En rektor beskriver att en anställds första medarbetar- och lönesamtal oftast blir två tillfällen då det är naturligt att följa upp introduktionen.
Omsorgs- och socialnämnden
Vi konstaterar att ett av målen i kompetensförsörjningsplanen är att samtliga nyanställda upplever att de fått en god introduktion och att det leder till att de kan göra ett gott arbete och stannar kvar hos oss som arbetsgivare.
Förvaltningschefen ger en bild av att introduktionen fungerar väl och den genomförs med stöd av de scheman som tagits fram inom förvaltningen, som av närmaste chef till den nyanställde anpas-sats till aktuell situation. En handledare finns för att följa medarbetaren genom introduktionstiden.
Den övergripande introduktionen i kommunen som ges vid 3 – 4 tillfällen uppskattas. Det ses som värdefullt att bland annat kunna byta erfarenheter med andra medarbetare.
Intervjuerna med enhetscheferna påvisar att den vägledning som ges på webbsidan ses om ett stöd, men ofta utarbetar enheterna egna planer för detta. Checklistor har tillvaratagits men änd-ringar har gjorts för att passa den specifika verksamheten, exempelvis äldreomsorg. Checklistorna beskrivs som tydliga och ger en kontroll över vad som behöver tas upp vid introduktionen samt ger en struktur för handledarens uppdrag. Enhetscheferna uppger att de i regel följer upp att introdukt-ionsplanen följts.
De nyligen rekryterade beskriver att introduktionstiden var bra. Den genomfördes enligt en bra struktur och god kvalitet. I något fall beskrivs den dock som väl ambitiös. De beskriver att ett in-tryck gavs av ordning och reda och tydliga förväntningar. Introduktionen innehöll träffar med övriga personer viktiga för den tjänst de sökt, information om kommunen och om den verksamhet de bör-jat jobba inom.
En kommunövergripande introduktion uppfattades som obligatorisk och gav också en bild av kommunens ledning då flera funktioner deltog härifrån. En av de intervjuade hade dock inte kän-nedom om introduktionen.
En av de intervjuade rekryterades för en chefstjänst, och beskriver att introduktionstiden innehöll information som hänger samman med ansvaret som chef, exempel relevant lagstiftning, arbets-miljö, regler för rekrytering etc. Övrigt deltagande i chefsintroduktionen var dock lågt. Vid något tillfälle deltog ingen ytterligare nyrekryterad utöver de fyra tjänstemän som höll i informationen. Hen uppfattar dock en otydlighet kring vad som är chefsintroduktion och chefsutbildning.
Den andra om intervjuats beskriver att hen under introduktionstiden hade två mentorer som visade runt och ordnade möten med personer viktiga för tjänsten. Utifrån en checklista bokades möten som sedan följdes upp av mentor. En uppföljning gjordes av hur rekrytering och hur introduktionen uppfattats.
Introduktionsplanen visade delar/informationstillfällen att checka av vilket sedan följdes upp i vissa delar av den interna HR-funktionen.
En av de nyanställda beskriver att de fick information hemskickad innan anställningens början som kan var välkomstpaketet. Den andra känner inte igen detta.
16 I de annonser vi tagit del av nämns introduktionen. För annonsen gällande socialsekreterare nämns även deltagande i en länsövergripande yrkesintroduktion. I annonsen gällande chefstjäns-ten berördes den specifika chefsintroduktionen och ledarutvecklingsprogrammet, vilket även nämndes vid intervjun. De visar att anställningen inleds med en introduktion tillsammans med men-tor för att komma in i arbetsuppgifter och i gemenskapen.
2.4.2. Bedömning
Det finns dokumenterade rutiner för introduktion vid nyanställning som omfattar såväl ett övergri-pande kommunperspektiv som introduktion i operativa uppgifter.
Hos de granskade nämnderna bedömer vi att rutinerna innebär ett stöd men även att de anpassas efter aktuell situation och tjänst. Vi ser även att väsentliga delar som berör struktur och stöd av mentor/handledare i stort följs samt att introduktionstiden följs upp.
Den kommunövergripande introduktionen samt utbildningsprogrammet för nya chefer ses inte som obligatoriskt vilket medför att den inte alltid tillvaratas, vilket bör ses över.