Vår samlade bedömning är att kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och omsorgs- och social-nämnden till stora delar säkerställer ett ändamålsenligt arbete för att säkra behov av personal och kompetens. Bedömningen baseras på bedömningen av en sammanvägning av revisionsfrågorna i granskningen, vilka framgår av rapporten.
3.1. Bedömningar mot revisionsfråga
Revisionsfråga Kommentar Är ansvar tydliggjort och
finns relevanta metoder för att analysera framtida behov av rekrytering?
Uppfyllt
Ansvaret för att analysera framtida behov av rekrytering är tydliggjort genom ett kompetens-försörjningsprogram som tagits fram av kom-munstyrelsen. Här beskrivs även strategiområ-den och målsättningar för kompetensförsörj-ningsarbetet.
Det kommunövergripande ledningsgruppen har mandat att behandla strategiska kompetensför-sörjningsfrågor på en övergripande nivå medan respektive förvaltningschef har ansvaret för förvaltningens kompetensförsörjningsprocess och för att tillsätta en arbetsgrupp inom förvalt-ningen som driver frågor kopplat till kompetens-försörjningsarbetet. Arbetsgruppen ska i sin tur ta fram en kompetensförsörjningsplan.
Vi uppfattar att det i kompetensförsörjningspro-grammet ges en enhetlig metodik för hur ana-lys av framtida rekryteringsbehov ska ske.
Är framtida personal- och kompetensförsörjningsbehov analyserat?
Delvis Uppfyllt
Framtida rekryteringsbehov inom respektive förvaltning 2017-2027, har analyserats med den kompetensförsörjningsstrategi som tagits fram av kommunstyrelsen. Strategin analyserar bland annat framtidapensionsavgångar och beräknad personalomsättning. Den innefattar även prognoser från bland annat Arbetsför-medling och SCB.
Inom utbildningsnämnden har en kompetens-försörjningsplan tagits fram i stort sett i enlighet med styrningen vilket innebär att framtida per-sonal- och kompetensförsörjningsbehov har analyserats.
Inom omsorgs- och socialnämnden har en kompetensförsörjningsplan påbörjats men är ännu inte färdigställd vilket medför att framtida personal- och kompetensbehov till fullo inte har analyserats här.
Då kompetensförsörjningsplanerna inom för-valtningarna inte är färdigställda har inte heller den kommunövergripande planen kunnat
fär-20
Genom den riktlinje för rekrytering som tagits fram av kommunstyrelsen tydliggörs ansvar vid rekrytering och ger information som är relevant för hela rekryteringsprocessen. Den stöds av dokument som visar olika steg i processen.
Stöd i rekryteringsprocessen i enlighet med riktlinjen ges av HR-funktion som finns centralt med även av resurs inom förvaltningarna.
Granskningen visar att riktlinjen är känd inom såväl inom granskade nämnder men även att det finns behov av att anpassa den efter den aktuella verksamheten.
Finns dokumenterade rutiner för introduktion vid nyan-ställning som omfattar såväl ett övergripande kommun-perspektiv som introduktion i operativa uppgifter?
Uppfyllt
Det finns dokumenterade rutiner för introdukt-ion vid nyanställning som omfattar såväl ett övergripande kommunperspektiv som intro-duktion i operativa uppgifter.
Hos de granskade nämnderna bedömer vi att rutinerna innebär ett stöd men även att de an-passas efter aktuell situation och tjänst. Vi ser även att väsentliga delar som berör struktur och stöd av mentor/handledare i stort följs samt att introduktionstiden följs upp.
Den kommunövergripande introduktionen samt utbildningsprogrammet för nya chefer ses inte som obligatoriskt vilket medför att den inte alltid tillvaratas, vilket bör ses över.
Tas erfarenheter tillvara från personal som väljer att an-sluta sin anställning?
Delvis uppfyllt
Det finns rutiner för samtal när någon väljer att avsluta sin tjänst samt en checklista. Rutinen säger att ett avslutningssamtal ska genomföras samt att närmaste chef, vanligtvis, är ansvarig för detta. Det är även tydliggjort att vad som framkommer ska användas på ett relevant sätt.
De samtal som genomförts har sammanställts av kommunstyrelsen, och i vissa delar presen-terats i årsredovisningen.
Utbildningsnämnden följer aktuell rutin och ställer resultaten till personalavdelning. Nämn-den uppges ha tagit del av resultatet.
Omsorgs- och socialnämndens personal upp-ges följa rutiner för avslutningssamtal. Det har dock inte framkommit att vad som här fram-kommer sammanställs. Här finns även oklar-heter kring om personalavdelningen ska ta del av en sammanställning av materialet. Detta bör ses över.
21 Är dokumenterade regler
och rutiner är väl kända i verksamheten?
Delvis uppfyllt
Den styrning och det stöd som finns gällande analys av kompetensbehov, rekrytering, intro-duktion och för avslutningssamtal bedöms som övervägande kända inom granskade nämnder.
Det framkommer dock vissa oklarheter kring hur de kan användas, kring rapportering mm.
Detta föranleder oss att rekommendera en bättre uppföljning av hur de efterlevs vilket även skulle klargöra dessa otydligheter.
Finns ett stöd till chefer för att säkerställa tillgång till erforderlig kompetens?
Uppfyllt
Det finns ett stöd till chefer på såväl förvalt-ningsnivå som enhetsnivå för att säkerställa kompetens inom kommunens verksamheter.
Detta utgörs av den av kommunstyrelsen fram-tagna kompetensförsörjningsstrategin och den struktur för analysarbetet som följer av denna.
Ett konkret operativt stöd ges till verksamheter-nas chefer genom den styrning i form av riktlin-jer och rutiner som berör rekryteringens olika delar, introduktion samt avslutningssamtal.
3.2. Rekommendationer
Utifrån genomförd granskning lämnas följande rekommendationer:
• Kommunstyrelsen rekommenderas att följa upp den styrning som finns gällande analys av kompetensbehov, rekrytering, introduktion och avslutningssamtal efterlevs, också för att kunna klargöra oklarheter vid tillämpningen.
• Den kommunövergripande introduktionen samt utbildningsprogrammet för nya chefer ses inte som obligatoriskt vilket medför att den inte alltid tillvaratas, vilket bör ses över av kommunstyrelsen.
• Omsorgs- och socialnämnden bör se över att det som framkommer vid avslutningssamtal sammanställs och tillvaratas för att leda till förbättringar enligt de eventuella behov som kan framkomma.
22 2020-10-13
Lena Brönnert, uppdragsledare och projektledare
Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Mjölby kommuns revisorer enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den 2020-02-26. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.
23