Effekter av kommunikationsverktyg

Informant B belyser deras användning av kommunikationsverktyg. Informanten anser att det också blir en form av hållbarhetsfråga. Det genom att skicka digitala kallelser, använda sig av digital vård och ha digitala möten är aspekter som bidrar till minskade utsläpp. Informanten menar att det inte handlar om direkta utsläpp för organisationen men anser att det är tack vare detta arbete som färre brev behöver delas ut och ett mindre antal resor som behöver göras till och från sjukhuset eller arbetsplatsen för ett fysiskt möte.

Även informant D belyser ett liknande scenario i form av digital kommunikation. Exempelvis med hjälp av e-learning för deras digitala verktyg och system. Informanten menar att flera resor kan undvikas både för den som utbildar och de som utbildas, vilket bidrar till ett minskat klimatavtryck och belyser att det är mer tidseffektivt.

5 Diskussion

I följande kapitel framställs resonemang kring de viktigaste resultaten utifrån studiens kvalitativa intervjuer. Kapitlet börjar med att diskutera hur kommuner på en övergripande nivå hanterar sitt klimatarbete. Detta för att leda läsaren in på hur kommuner använder informationssystem och dess effekter. Resultatet förs fram och diskuteras i korrelation med uppsatsens litteraturstudie i avsikt att besvara forskningsfrågorna. Kapitlet avslutas med en diskussionssammanfattning samt metodreflektion där undersökningens ansats och genomförande diskuteras.

5.1 Diskussionsinledning

Utifrån en tematisk analys har det empiriska materialet delats upp i tre olika teman: Klimatarbete i kommuner och regioner, Green IS och EMS i kommuner och regioner samt Effekter av Green IS och EMS. Tabell 1 illustrerar vilket tema som besvarar respektive frågeställning.

Tabell 1. Diskussionsöversikt

Frågeställning Besvaras av tema

Hur använder kommuner

informationssystem för att hantera sitt klimatarbete?

• Klimatarbete i kommuner och regioner.

• Green IS och EMS i kommuner och regioner Hur påverkar kommuners

användning av informationssystem dess klimatpåverkan?

• Effekter av Green IS och EMS

5.2 Klimatarbete i kommuner och regioner

Det empiriska resultatet visar att majoriteten av de tillfrågade informanterna och deras organisation arbetar strukturerat i sitt miljöarbete. Lokala klimatmål, handlingsplaner och strategier är tillvägagångssätt som har tillämpats i större utsträckning. Syftet med det är att minska klimatavtryck, exempelvis inom transport och energianvändning. Det ligger i linje med vad som framställdes i litteraturstudien, att kommuner och regioner är en viktig aktör angående klimatavtryck och att strategier bör utvecklas baserat på regionala och lokala förhållanden (SKR 2020). Butler och Hackney (2020) menar samtidigt att det nu är kritiskt för kommuner att börja jobba mot att bli mer hållbara och att miljöanpassa sig då mycket utsläpp kan härledas dit. Monni och Syrri (2011) betonar även detta problemområde och bekräftar att kommuner är en stor aktör som berör många människor och står för mycket utsläpp.

Att följa upp och beräkna växthusgaser är ett viktigt åtagande för klimatarbetet anser informanterna, som med fördel kan användas i ett klimatbokslut (SKR 2019). Ett klimatbokslut är ett tillvägagångssätt för att se över redovisning och beräkning av utsläpp, vilket flertalet informanter påpekar är viktigt i organisationens klimatarbete. Dels för att beräkna och redovisa utsläppsfaktorer, dels att det är en metod som

accelererar det allmänna klimatarbetet. Det sätter en viss press på organisationen att genomföra och presentera sina miljöåtaganden.

Flera informanter framhäver betydelsen av att beslutstagare på deras organisation var positivt inställda till allmänna klimatfrågor och hade ett generellt intresse inom ämnet. Detta har varit en fundamental del vid implementation av digitala klimatverktyg. Vidare beskriver ett antal informanter att miljöarbetet på deras organisation har varit bristfälligt, dels på grund av mindre resurser som ekonomi och personalstyrka, dels i form av intresse för klimatfrågor. Det ses ibland som att organisationen har saknat någon som leder klimatarbetet, men att det nu mer finns ett visst intresse och att digitalisering är något som behöver användas i större utsträckning. Hedman och Henningsson (2016) menar att allmän kännedom och intresse kring det generella miljöproblemet har bidragit till att organisationer allt mer börjat tillämpa Green IS. Sarkis, Koo och Watson (2013) samt Melville (2010) menar vidare att beslutstagare börjar få en mer generell kunskap, vilket saknats sen tidigare, kring klimatfrågan vilket har öppnat upp för nya innovativa lösningar och en bättre attityd. Intresse och kunskap för miljöfrågor är viktigt påpekar flera informanter. Dels för det generella klimatarbetet, dels att de ser möjligheter med Green IS. Kunskap hos användare upplevdes inte som ett problem under studien. Därmed går vår studie ifrån det Bengtsson och Ågerfalk (2011) samt Ashiq, Chrysoulas och Banissi (2019) säger angående problematiken i att få personal att använda och förstå systemet. En kunskapslucka fanns istället vissa gånger utifrån ett ledningsperspektiv i form av intresse för att implementera Green IS och EMS.

Samtliga informanter anser att kommunikation är viktigt mellan varandras organisationer. Det generella syftet är att de då kan titta på varandras arbete i form av handlingsplaner, klimatmål och andra miljörelaterade åtaganden. På så vis går det att hitta förbättringsområden och se effekter på vissa klimatrelaterade handlingar. SKR (2017) programberedning “Klimatet - så klart!” vars syfte är att strukturera ansvarsfördelning mellan kommun, region och stat var inget som informanterna kände till, men påpekar att det finns samarbeten med SKR. Flertalet informanter lyfter fram att det är viktigt med samarbeten mellan parterna, och att det är något som bör genomsyra klimatarbetet.

Majoriteten av informanterna förklarar att transport, el och uppvärmning är framträdande utsläppsfaktorer i deras organisation. Samtidigt påpekas det att revidering av befintliga handlingsplaner är ett pågående arbete, samt att det nu finns digitala klimatverktyg som hjälper till i arbetet med beräkning och rapportering. Två informanter förklarar att de har varsitt EMS implementerat som ger stöd åt mätning av energiförbrukning för organisationens byggnader och rapportering för organisationens fordonspark. Informanterna menar att systemen har gett underlag för beslut och en bredare kontroll av klimatutsläpp för transport och energiutsläpp. Det går att härleda till vad Kotze, Van Belle och McGibbon (2014) som förklarar att Green IS ger organisationer underlag för åtgärder, då systemen genererar värdefull information.

5.3 Green IS och EMS i kommuner och regioner

Det empiriska materialet belyser att kommuner och regioner implementerat Green IS och EMS på en mängd olika sätt i sina verksamheter. Informanter på fem av sex organisationer visar på ett till flera olika digitala verktyg med flertalet användningsområden. Det ligger i linje med tidigare forskning då Boudreau et al. (2008) samt Darnall och Kim (2011) anser att användningsområdet kring Green IS och EMS är brett och kan anpassas för olika tillvägagångssätt. Det stärker även Malhotra, Melville och Watson (2013) tes att fler organisationer och myndigheter nu mer fokuserar på att göra världen till en bättre plats och att hållbarhet är en viktig faktor. Flera av informanterna arbetar i ett brett spektra angående hållbarhet och menar att det är något som blivit viktigare de senaste åren.

Motivationen till implementation av EMS och Green IS kan exempelvis härledas till förändringar i lagstiftning i samband med ett växande klimatproblem. Flera av informanterna hänvisar till parisavtalet och deltagande i olika avtal såsom borgmästaravtalet vilket gör att kommunerna och regionerna känner att de behöver göra mer och har större användning av digitala hjälpmedel. Utifrån studiens resultat så kan därmed lagförändringar och yttre faktorer ses som aspekter vilket påverkar kommuner i implementation av Green IS och EMS för ett bättre hållbarhetsarbete vilket kan hänvisas till tidigare forskning av Feng och Wang (2016).

Digitalisering är en grundbult i implementation av Green IS och EMS. Det är något som alla informanter är överens om att det är något som behöver förbättras i deras organisationer. Både fossilfritt Sverige (2019b) och SKR (2020) trycker på digitalisering som en viktig aspekt vilket kan leda till betydande minskningar av utsläpp. En tolkning kan göras i att de båda aktörerna ser en brist i det nuvarande arbetet gentemot digitalisering och därmed lägger stor vikt i att påvisa fördelar. Utifrån resultatet så menar de tillfrågade informanterna att deras organisationer arbetat för att digitalisera sitt klimatarbete men tidigare forskning belyser att det krävs ytterligare åtgärder för ett mer effektivt klimatarbete.

En majoritet informanter beskriver i användningsområdet kring Green IS och EMS hur de beräknar och samlar in klimatdata. Det rör sig om aspekter såsom fjärrvärme, avfall och transporter. Enligt litteraturstudien så är insamling och rapportering av växthusgaser ett vedertaget exempel inom Green IS (Kotze, Van Belle & McGibbon 2014; Imasiku, Thomas & Ntagwirumugara 2019). Hur data samlas in skiljer sig dock. Flera hänvisar till stor manuell påläggning medan tre informanter hänvisar till mer automatisk insamling. Den manuella hanteringen är enligt tre informanter tidskrävande och många gånger missvisande. Det kan tolkas som en risk i felaktig hantering i sitt klimatarbete och bör vara något som automatiseras. Beräkningen av utsläpp används sedan för rapportering till olika instanser såsom borgmästaravtalet. Beräkning med hjälp av GHG Protocol är dock något som sex av åtta informanter inte använder sig av. Det skiljer sig från litteraturstudien där SKR (2019) menar att GHG Protocol är världens mest använda standard för ändamålet och vanlig att använda för beräkning av utsläpp, exempelvis i samband med klimatbokslut. Att beräkna och följa upp utsläpp av växthusgaser är dock en viktig del i de tillfrågade organisationernas klimatarbete vilket ligger i linje med det SKR (2019) belyser.

Utöver att beräkna och analysera klimatdata så finns det andra typiska användningsområden såsom planering och koordination för att reducera klimatpåverkan. Tre informanter beskriver hur digitala verktyg implementerats för att enklare planera nybyggnationer, parkskötsel och transport. En informant belyser användningen av digitala kommunikationsverktyg. Sådana verktyg är nödvändigtvis inte kopplade till Green IS och EMS men informanterna hänvisade till indirekta minskningar i utsläpp och en förbättrad ekonomisk aspekt vilket båda är faktorer inom ett EMS enligt Rosa, Lunkes och Brizzola (2019).

Tidigare forskning anser det som viktigt att integrera Green IS i redan befintliga system (Curry et al. 2011; Meacham et al. 2013). I det avseendet har de tillfrågade organisationerna inte kommit speciellt långt. En informant menar att deras digitala verktyg för beräkningar av utsläpp är kopplat till befintliga system. En annan informant belyser vikten av att de inte vill ha flera olika system och ansåg det som betydande vid fortsatt implementation av Green IS att det integrerades med redan befintliga system. Detta arbete hade dock inte inletts i dagsläget. I övriga organisationer så tolkades deras system som ”stand alone” vilket visar på ett utvecklingsområde.

5.4 Effekter av Green IS och EMS

Sju av studiens åtta informanter menar att deras användning av Green IS och EMS har hjälpt dess organisation att minska sina utsläpp. De har dock svårt att påvisa hur mycket dess utsläpp faktiskt har minskat. En tolkning av resultatet bidrar till att ett antagande kan göras att deras klimatarbete med hjälp av Green IS och EMS har bidragit till minskade utsläpp. Men med tanke på svårigheter i att uppvisa konkreta kvantitativa resultat så kan det finnas en viss korrelation i ett otillräckligt underlag för att visa att EMS leder till ett bättre klimatarbete vilket Darnall och Kim (2011) samt Heras-Saizarbitoria, Boiral och Díaz de Junguitu (2020) hänvisar till.

Ett antal informanter beskriver att det inte är data och statistik i sig som minskar en kommun eller regions utsläpp. Det största användningsområdet fanns i att använda klimatdata som beslutsstöd för att nya åtgärder både ska vara klimatsmarta och hållbara. Informanterna hänvisar bland annat till att deras data ligger som underlag till både politiska och egna åtgärder samtidigt som det visar på var utsläppen finns. Det kan exempelvis handla om investeringar och val av energiåtgärder. Det stämmer bra överens gentemot tidigare forskning där exempelvis British Standards Institution (2004) samt Feng och Wang (2016) belyser att insamlad data kan användas för att implementera effektiva och korrekta åtgärder.

För en effektiv användning av insamlad data menar samtliga informanter att visualisering av det i form av grafer och tabeller är viktigt för att enkelt kunna visa på vilka åtgärder som kan ses som mest effektiva. Arbetet tolkas som bristfälligt i alla tillfrågade organisationer. Vissa har påbörjat detta och använder sig av det medan andra inte har kommit särskilt långt vilket kan ses som en förbättringsåtgärd.

Den finansiella aspekten i implementation av Green IS och EMS tolkas som bra i flera av kommunerna. De hänvisar till åtgärder som tagits med hjälp av digitala verktyg, exempelvis för att minska sin energiförbrukning och att lyckas identifiera byggnader som läcker värme. Boudreau et al. (2008) belyser liknande aspekter i reducerade

kostnader i form av att bli mer energisnål och mindre elförbrukning. Även Turner (2009) belyser att EMS leder till ökad prestation och minskad klimatpåverkan. Två informanter beskriver mer alternativa sätt att nyttja Green IS och EMS. En informant hänvisar till en kartportal som används för att undvika översvämningsområden vid nybyggnationer samt hur de digitaliserat sina grönytor. En annan informant belyser hur de använder sig av digitala kommunikationsverktyg i sitt arbete. Dessa system är kanske inte direkt kopplade till mindre utsläpp. De båda informanterna hänvisar dock till mer effektivt arbete. Det i form av indirekta utsläpp i färre fysiska brev, transporter och ett smartare klimatarbete i det långa perspektivet. Detta överensstämmer med litteraturstudien där exempelvis Phan och Baird (2015) hänvisar till minskade miljömässiga risker vid implementering av EMS. Vidare menar Meacham et al. (2013) att Green IS även kan implementeras för att förbättra kommunikation vilket leder till en förbättrad klimatprestanda.

Rosa, Lunkes och Brizzola (2019) menar att flertalet klimat- och utsläppsfaktorer har nåtts med hjälp av EMS. De tillfrågade organisationerna arbetar i stor utsträckning för att minska sina utsläpp och visar upp en mängd olika tillvägagångssätt. Författarna belyser vidare vikten av att fortsätta arbetet kontinuerligt och ingenting hos de tillfrågade tydde på att detta arbete var något som skulle stanna av, utan snarare fortsätta att utvecklas.

Utifrån studiens empiriska resultat upplever vi att Green IS och EMS har varit till hjälp för det generella klimatarbetet på studiens tillfrågade kommuner och regioner. Det är likväl svårt att konstatera och påvisa kvantitativa siffror och procentsatser på hur dessa tekniska innovationer har minskat klimatavtryck på informanternas organisation. Vi upplever att genom Green IS och EMS så har organisationerna kunnat beräkna, rapportera och visualisera klimatavtryck på ett effektivare och enklare sätt. Det är värdefullt i den bemärkelsen att de flesta informanter menar att de har kunnat identifiera kritiska områden internt på organisationen gällande utsläppsfaktorer. Vår uppfattning är att Green IS och EMS har indirekt minskat klimatutsläpp genom beslutsunderlag, vilket har legat till grund för åtgärder i organisationernas generella miljöarbete. Detta ligger i linje med tidigare forskning av Seidel et al. (2017).

5.5 Diskussionssammanfattning

Ur vår synvinkel så har majoriteten av studiens organisationer kommit en bit på vägen i klimatarbetet med digitala verktyg baserat på informanternas berättelser. En informant förklarar att organisationens klimatarbete har varit bristfälligt, men påpekar att verksamheten nu uppdaterar lokala mål och att ökad digitalisering är något som eftersträvas. Resterande informanter delgav att deras verksamhet har någon form av Green IS och EMS som används i varierad utsträckning för klimatändamål. Det är tydligt att resurser som ekonomi och kunskap spelar en central del för verksamhetens miljöarbete. Även personligt engagemang i synnerhet på studiens mindre organisationer är en viktig faktor. Majoriteten av informanterna argumenterar om att de gärna hade haft fler digitala verktyg och applikationer för att ge stöd i klimatarbetet. Det framgår för oss att flertalet informanter ser fördelarna med Green IS och EMS och hur det kan hjälpa verksamheten. Utifrån studiens resultat och analys

anser vi att Green IS och EMS används i viss utsträckning men mer kan åstadkommas på kommuner och regioner genom ökad användning av digitala verktyg, vilket SKR (2020) och Fossilfritt Sverige (2019) påpekar.

Genom informanternas beskrivningar på huruvida informationssystem används för att hantera organisationens klimatarbete så finner vi att Green IS och EMS är integrerat på verksamheten inom olika områden. Majoriteten av informanterna förklarar att det finns olika slags mjukvara som används för att mäta klimatdata inom exempelvis transport och uppvärmning, samt system med funktionalitet att visualisera klimatdata. Det ligger i linje med vad Kotze, Van Belle och McGibbon (2014) påpekar att ett användningsområde för Green IS är mjukvara för mätning och rapportering, samt att det framkallar underlag för åtgärder. Från den här uppsatsens intervjuer har vi observerat att åtgärdsunderlaget som härleds från Green IS och EMS är viktigt. Flertalet informanter belyser att genom underlaget kan de visualisera klimatdata och peka ut åtgärder som behöver sättas i verk. Det är fundamentalt när ledningsbeslut ska tas för klimatrelaterade frågor vilket vi anser vara intressant. Imasiku, Thomas och Ntagwirumugara (2019) diskuterar även detta och anser att Green IS förser organisationen med underlag kring miljödata och som kan kombineras med lednings- och organisationsbeslut.

Utifrån vårt perspektiv så finner vi att visualisering av klimatdata med direkta utsläppsfaktorer och ackumulerade värden är en viktig del för organisationens klimatbeslut. Det är sannolikt utifrån studiens resultat att genom Green IS och EMS kan klimatdata i form av direkta utsläpp och ackumulerade värden presenteras på ett smartare sätt. Med användarvänliga visualiseringsdiagram och tillförlitlig data kan det påvisas för organisationens ledning, vilket sedan ligger till grund för aktuella åtgärder. Vi anser att det är ett viktigt resultat som Green IS och EMS genererar i form av presentation och visualisering av klimatdata. På mindre kommuner och regioner tror vi att det är av betydelse för att övertyga ledningen att genomföra eventuella klimatåtgärder. Detta då det kan vara enklare att genomföra klimatrelaterade åtgärder som även är ekonomiskt främjande.

En viktig del i studiens resultat visar svårigheten i att konkret visa hur mycket kommuner och regioners klimatutsläpp minskar med hjälp av Green IS och EMS. Studiens informanter är dock övergripande överens om dess påverkan på klimatutsläpp, främst genom de beslutsunderlag som genereras.

5.6 Metodreflektion

Kandidatuppsatsen ämnade att besvara hur kommuner och regioner använder sig av Green IS och EMS för ett mer hållbart klimatarbete. För att undersöka detta tillämpades en små-N-studie vilket enligt Jacobsen (2017) används för att besvara ett fenomen i olika kontexter. Då studiens forskningsfrågor var av öppen karaktär så utgick uppsatsen från en kvalitativ ansats genom semistrukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod.

Uppsatsens intervjuer genomfördes under tidsperioden för Covid-19, vilket resulterade i digitala samtal med studiens informanter via kommunikationsverktyget Zoom. Tillvägagångssättet har ansetts som lyckat där ljud och bild har kunnat spelats in vilket har underlättat transkribering av intervjumaterialet. Genomförandet av

digitala intervjuer förmodas inte ha påverkat det empiriska resultatet då studiens informanter ansetts vara bekväma i detta tillvägagångssätt. Det går att argumentera för att en fysisk intervjumiljö hade underlättat sociala aspekter såsom lättsammare stämning och möjlighet till djupare diskussioner. Vi anser alltjämt att de digitala intervjuerna har renderat i värdefulla diskussioner och berättelser med studiens informanter.

Ett intervjukompendium utformades som låg till grund för datainsamlingen. Överlag anses de utformade frågorna som relevanta men kunde ha förändrats något för ett mer specifikt resultat. Samtliga intervjuer utgjorde ett omfattande resultat där delar av materialet fick förbises då det ansågs som redundant för studiens syfte och frågeställningar. Det går sannolikt att härleda till en viss avsaknad av rutin då det är första gången vi genomförde semistrukturerade intervjuer. En testintervju hade varit