3.1.1 Servicenämnden: Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer
3.1.1.1 Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare.
T3 2020
Kommentar
Målindikatorerna ger inte en komplett bild. Som helhet bedömer vi att målet är uppnått.
Arbetsmiljön i våra verksamheter är god och vår arbetskultur kännetecknas av öppenhet och
engagemang. Trots att vi inte helt har nått upp till 2020 års målvärden har vi bland de bästa resultaten i kommunen och omnämns särskilt i en artikel om kommunen som arbetsgivare i Hallandsposten den 15 april: "Utmärkande är att servicekontoret har fått goda resultat även inom de områden där siffrorna generellt var lägre för hela kommunen".
Den pågående pandemin är givetvis en förklaring till den ökade sjukfrånvaron men jämfört med kommunens totala siffra på 8,4 procents sjukfrånvaro bedömer vi att våra verksamheter hanterat läget bra.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Total sjukfrånvarotid av
ordinarie arbetstid (%) 5,7 % 5 %
Kommentar
Sjukfrånvaron har ökat men enligt förvaltningens bedömning till en nivå som kan vara rimlig i en pandemi. Alla medarbetare har bidragit till en ökad säkerhet med distansarbete, extrastädning i skollokaler, leverans av måltider till gymnasieelever med mera.
Medarbetarengagemang 77 78
Kommentar
Halmstads kommun genomförde en medarbetarundersökning i februari-mars 2020. Servicekontorets värde för hållbart medarbetarengagemang var 79 i den undersökningen. I servicekontorets egen undersökning i september blev resultatet sämre, 77.
Insatser Kommentar T3 2020
Testa moderna, flexiblare arbetsformer och ny teknik. Digitalt först.
Samtliga verksamheter har på grund av den pågående pandemin förändrat arbetssätt och vi har i snabb takt fått en rejäl skjuts i digital utveckling. Vi har ställt om till digital kommunikation för allt från den dagliga kommunikationen mellan medarbetare till arbetsplatsträffar där det har varit möjligt.
Halmstad direkt
Påbörjat införandet av chatt för alla frågor in till Halmstads kommun.
Digitalt besöksbokningssystem har införts i Rådhuset med fortsättning i övriga receptioner. Funktion för digital signering med mobilt BankID är påbörjat. Samarbetat med hemvårdsförvaltningen kring digital kommunikation för invånardialog.
Måltidsservice och FM-service
Måltidsservice och FM-service har inlett samarbete för att öka den digitala mognaden genom att göra en kompetensförflyttning. Arbetet är nu i en uppstartsfas. Inom måltidsservice har man dessutom påbörjat ett arbete kring att göra specialkostblanketten till en e-tjänst och förberett införandet av verksamhetssystemet Microdeb som kommer bli en pilot under våren 2021.
IT-service
Vi har testat en rad nya tekniska lösningar och lärt oss en hel del av det. Det omställningsarbete som vi sedan tidigare startat har fått en rejäl skjuts.
Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning
Servicekontorets kompetensförsörjningsgrupp har förtydligat viktiga introduktionspunkter. Halmstads kommun utvärderar introduktion via enkäter till nya tillsvidareanställda och de som har fått långa vikariat.
Servicekontoret fick ett mycket positivt resultat men få svarande.
Förvaltningens gemensamma (fysiska) introduktion genomfördes i mars men tre inplanerade träffar blev inställda. En mycket uppskattad digital introduktion genomfördes med förvaltningens nya verksamhet, HR-service.
I januari genomfördes en utbildning i Kompetensbaserad rekrytering för chefer. Verktyget för rekrytering har under större delen av året begränsats så att chefer inte har haft möjlighet att bearbeta sina annonser själva. Representanter från kompetensgruppen har framfört våra önskemål och deltagit i möten med programleverantören men utan resultat. Mot slutet av året har cheferna fått stöd av vår inhyrda HR-konsult och i december beslutades en förändring i behörigheter så att fler chefer kan hantera administrationen i rekryteringsärenden.
Halmstad direkt
Förberedande arbete för övertag av receptionen på Fredriksvallsgatan, för att uppnå enhetlig servicenivå och kommunvägledarkompetens i en viktig besöksreception för kommuninvånarna. Omorganisation av vår interna stöd- och utvecklingsgrupp för att främja digital utveckling för
kommunkoncernen och där tre av de fyra medarbetarna kom in nya under våren Två nya medarbetare är introducerade och vi kan åter erbjuda tid för budget- och skuldrådgivning inom fyra veckor.
Måltidsservice
I rådande pandemi ser måltidsservice att det finns en bättre tillgång till kockar och kökspersonal, tidigare rådde kockbrist. Det kan vara tillfälligheter. Då den digitala utvecklingen har katalyserats genom pandemin bli den digitala mognaden än viktigare i organisationen.
Projektet "Med smak för kunskap" (validering av köksbiträden till kockar) som har drivits i Måltid Sveriges regi, hade sitt avslut under våren med digital slutkonferens i en mindre omfattning än planerat på grund av pandemin. Uppföljningen kommer ske, men är uppskjuten på grund av nämnda skäl. Måltidsservice validerade 4 köksbiträden till kockar under projektets tid. Inga fler valideringar har skett under 2020.
Under våren har måltidsservice reviderat tjänste- och
funktionsbeskrivningar för alla tjänster som finns i organisationen.
Just nu pågår förberedelserna för implementeringen av heltidsarbete som norm som kommer kompetenssäkra verksamheten.
FM-service
Verksamheten har med TLO bidrag satsat på elutbildningar under våren för cirka 70 medarbetare. De flesta planerade
utbildningsinsatser har pausats på grund av pandemin.
Fyra medarbetare med vård- och omsorgskompetens har introducerades inom HVF.
Arbetet med att en form en gemensam bemanningsenhet på FM- och måltidsservice har genomförts och de berörda har fått utbildning i system samt fått lära sig varandras verksamheter. Implementering av heltidsarbete är i gång.
IT-service
Sedan tidigare har vi ett väl fungerande samarbete med kommunens rekryteringscenter som hjälpt IT-service med ett antal rekryteringar under 2020. Vi ingår tillsammans med ett stort antal IT-företag i Halmstad i nätverket IT Halmstad med målet att locka fler IT-talanger till Halmstad, och vi sitter med i ledningsgruppen för ett par
utbildningar inom området mjukvaruutveckling i Yrkeshögskolans regi, som ett sätt att främja långsiktig kompetensförsörjning. Vi är dessutom mitt inne i ett omtag kring vårt strategiska
kompetensförsörjningsarbete där vi utgår från våra mål,
kompetensinventering, validering av kompetensläge i relation till
Insatser Kommentar T3 2020
kompetenskrav och sedan genomför insatser för
kompetensförsörjning. Ett mål med detta arbete under 2020 har varit att kunna se över och tydliggöra roller och befattningar på IT-service,
Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter.
Arbetet med Vår goda kultur har inletts med utbildning för cirka 70 personer. Syftet är att medarbetarna ska föra en dialog utifrån våra grundläggande värderingar. Genom att de själva definierar önskvärda beteenden skapas en hälsofrämjande trygghet och ett engagemang för gemensam utveckling.
Representanter från servicekontorets hälso- och arbetsmiljögrupp har tagit fram ett förbättrat årshjul för arbetsmiljöarbetet och startat utbildningar för skyddsombud och chefer. Mallar för skyddsrond och genomgång av föreskrifter från Arbetsmiljöverket har också påbörjats med syftet att förebygga skador och olyckor.
Projektet Steg 1 Må bättre har syftet att öka hälsomedvetandet hos medarbetare som har hög korttidsfrånvaro på grund av sjukdom. Den första gruppen har fullföljt programmet med föreläsningar och tre hälsoprofilbedömningar under cirka två års tid. Grupp två har kommit halvvägs i programmet men de senast utvalda medarbetarna hann bara med ett uppstartsmöte innan pandemin kom med förändrade förutsättningar.
Halmstad direkt
Digitalt pausgympaprogram infört för samtliga medarbetare. En massagepistol är inköpt för snabbehandling av stela muskler kopplat till stillasittande arbete. Morgonyoga har erbjudits under
sommarmånaderna.
Måltidsservice
På grund av pandemin har utvecklingsarbete stått stilla. Nytt för hösten är att vi på ledningsnivå har teams-fika varje dag på förmiddagen för att främja sammanhållningen och den goda arbetsmiljön.
FM-service
Företagshälsovården har varit behjälplig med insatser vid rehabilitering och konflikter. Verksamheten har nyttjat andra hälsofrämjande tjänster såsom chefscoaching och KBT för medarbetare under året. Friskvårdsbidrag har använts väl av medarbetarna på FM-service.
IT-service
Förutom friskvårdsbidrag och servicekontorets gemensamma arbete har IT-service fortsatt att möjliggöra att våra medarbetare kan motionera under arbetsdagen, och vi har även sponsrat
innebandyspel. Vi anordnade en utomhusaktivitet under hösten där hela IT-service kunde träffas trots pandemi, vilket var väldigt uppskattat.
Redovisa aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Även misslyckade utvecklingsprojekt och lärdomar av dessa.
Halmstad direkt
Projektet "Kommunvägledning via videosamtal" i Oskarström avslutades till följd av pandemin och låg nyttjandegrad.
Måltidsservice
Pandemin har gjort att måltidsservice misslyckades med starten av piloten av det nya verksamhetssystemet, det är en form av
misslyckande utefter vår planering. Likaså projektet med svinnarbetet har skjutits på. "Smaka på Halmstad" genomfördes inte i år, vilket måltidsservice hade en vilja att delta på för att marknadsföra verksamheten. En yta att möta invånarna i kommunen.
Måltidsservice har inlett en dialog med IT-service för att se möjligheten att skapa ett RPA-projekt (robotisering) som ska underlätta att ha aktuell information som efterfrågas i olika arbeten som vid leveranser, internt bruk, mot leverantörer med mera.
Dessvärre blev insikten att frågeställningen är större och hamnande i ett annat kommunövergripande projekt; Power-BI
Måltidsservice har deltagit ett regionövergripande arbete att skapa gemensamma principer för inköp av livsmedel. De gemensamma principerna är nu beslutade i alla Hallandskommuner och i Region Halland. Omställningen kommer ske i samband med nya
upphandlingar av livsmedel.
FM-service
Har testat en robotskurmaskin under hösten och vi kommer att fortsätta prova den nästa år. Pandemin har ställt krav på chefer och medarbetare att kommunicera/mötas på nya sätt. Vi har provat att göra det via Teams. Merparten av medarbetarna behöver utbildning och stöd då endast ett fåtal har lyckats.
Kommuntransport
Kommuntransport har misslyckats med att skapa en fordonsgrupp för förvaltningar och bolag kopplat till den nya policyn. Vi kommer att göra nya försök under våren 2021 förutsatt att pandemins begränsningar lättas
.
HR-service
Vi har initierat två robotiseringsprojekt under året,
resekortsprocessen och uppdragstagarprocessen. I samarbete med IT-Service har vi även flyttat gammal anställningsdata till ett system med modernare gränssnitt. Detta innebär att vi nu kan jobba med denna data, och förhoppningsvis också använda den - till skillnad från att bara kunna läsa den.
Vi har infört en importlösning från Räddningstjänstens system för deltidsbrandmän som möjliggör automatisk inhämtning till
lönesystemet i stället för att hantera pappersblanketter. Hanteringen av bisyssla sker från 2020 via funktionalitet i lönesystemet istället förblanketter.
Våra första utbildningar har nu lämnat klassrummet och gått över till film och Teams. Resultatet av vår digitaliseringsresa visualiseras enklast via en översikt över hur många pärmar som behöver lagras i vårt närarkiv:
Till misslyckandena hör att implementationen av flextidsrapportering i lönesystemet har fått skjutas upp på grund av pandemin. Vi har heller inte fått fart på vår förstudie för att undersöka möjligheten för att bryta upp företagsstrukturen i lönesystemet Heroma. Den försvårar samplanering mellan enheter som ska jobba med Heltidsarbete som norm.
Insatser Kommentar T3 2020
Påbörjan av e-arkivering går alldeles för långsamt på grund av oväntad komplexitet. Till sist har pandemin gjort det omöjligt för oss att nå våra målsättningar när det gäller medlyssning i lärandesyfte.
IT-service
I vårt uppdrag att erbjuda IT-tjänster och digital utveckling till kommunens verksamheter behöver vi kontinuerligt ta nya initiativ som vi i vår samordnande roll enklare kan ta ansvar för än en enskild förvaltning. När vi utan central finansiering eller kunder utan budget behöver driva utveckling tycker vi att vi är modiga och nytänkande.
I år har vi infört den digitala arbetsplatsen, startat upp flera projekt inom säker meddelandehantering, gjort flera framåtriktade insatser som kommer att bära frukt längre fram, till exempel arbetet kring data och utbildning. I mars körde vi vår första digitala interaktiva
arbetsplatsträff med över 50 medarbetare, i maj gjorde vi om det men denna gång bjöd vi på fika på fikapausen på distans.
När en upphandling blir överklagad riskerar det att bromsa viss utveckling och därigenom blir det ett misslyckande. Ett exempel från 2020 är upphandlingen av IT-konsultmäklare tillsammans med Region Halland där vi nu är i en process med överklagan. IT-konsultmäklaren använder vi framförallt i vårt utvecklingsarbete när har behov av extern specialistkompetens. Som vanligt lär vi oss något av överklagade upphandlingar, så att vi kan göra nästa upphandling än bättre
.
Utveckla arbetet med säkerhet- och trygghetsfrågor
En förvaltningsövergripande handlingsplan för särskilda händelser inklusive en krisorganisation har beslutats för långsiktigt hållbart krisarbete. En handlingsplan mot hot och våld och utrymningsrutin för Torsgatan har tagits fram i förebyggande syfte och är ett hjälpmedel för medarbetare och chefer.
Under året har vi aktiverat förvaltningens krisstab för att hantera frågor relaterade till pandemin, staben har arbetat fram arbetssätt och rutiner som ska fungera framöver i särskilda händelser. Arbetet bygger på den kommungemensamma stabsmetodiken. Samtliga verksamheter har arbetat aktivt med att hantera förändringar i arbetssätt under pågående pandemi och minimera smittspridning.
Planerade insatser för förebyggande trygghet- och säkerhetsarbete har justerats utifrån årets förutsättningar.
Halmstad direkt
Uppdaterat säkerhetsrutiner och infört väktarlarm för Rådhusets reception. Samverkat med övriga verksamheter i Rådhuset kring interna säkerhetsrutiner.
Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från
Omställningsfonden.
FM-service
Verksamheten har satsat på elutbildningar under våren för cirka 70 medarbetare.
IT-service
IT-service har genom observationer och dialog med extern konsult samt interna utbildningar utvecklat arbetsgrupperna för att höja kunskapsnivån och förbättra kundservicen.
Insatser Kommentar T3 2020
Förbättra förutsättningarna för medarbetarna att lära nytt och uppmuntra det egna ansvaret för kompetensutveckling
Behovet av distansarbete har ökat medarbetarnas digitala
kompetens, till största delen med användning av kommunikation via Microsoft Teams. IT-service har bjudit in till utbildningar för att använda verktyget, alla verksamheter har testat möten och chattfunktionen.
Halmstad direkt
Två medarbetare har fått möjlighet att prova på andra roller i kommunen. Samarbete med andra receptioner har möjliggjort kompetensutbyte mellan förvaltningar. Införande av en
coachingmodul bidrar till systematisk kompetensutveckling inom serviceområdet
.
Måltidsservice
Måltidsservice utgår från dialogen i medarbetarsamtalet mellan chef och medarbetare. Under 2020 har en handfull medarbetare fått gå en ledarskapsutbildning i Måltid Sveriges regi som har varit önskad av de enskilda individerna.
Under hösten hade vi en inspirationsdag för en större grupp medarbetare då vi deltog i Måltidens mervärde som var i digitalt format.
Angående arbetet kring matsvinnet arbetar de enskilda köken med situationsanpassade lösningar som funkar för just sitt kök, vilket har lett till ett bättre engagemang och delaktighet.
IT-service
Under 2020 har en del planerade utbildningar ställt in på grund av pandemin, men samtidigt har utbudet av digitala utbildningar ökat kraftigt. Vi har fortsatt vårt arbete med olika insatser för att stärka kommunens medarbetares digitala kompetens, och startat ett koncept med internutbildningar där medarbetare lär av varandra. Vi har för första gången anställt en medarbetare som ska driva arbetet med att stärka digitala kompetensen hos kommunens medarbetare.
3.1.1.2 Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter.
T3 2020
Kommentar
Som helhet bedömer vi att målet är uppnått.
Vi har under 2020 utvecklat samarbetet med kunder och andra intressenter inom samtliga av servicekontorets verksamheter trots- och samtidigt som en följd av pandemin,
Av förklarliga skäl har målet om ökat antal träffar med andra presidier varit svårt att uppnå då rekommendationerna har varit att inte träffas och andra prioriteringar har fått komma före.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Andel ärenden som hanteras
genom digital självservice. Ökning Ökning
Kommentar
Användandet av de e-tjänster som administreras via den kommungemensamma e-tjänsteplattformen (Abou) har under året ökat med 43 % från 7 250 (2019) till 12 825 (2020). Dessutom har antalet telefonsamtal minskat, vilket är en mycket positiv utveckling, som kan ha påskyndats av pandemin.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Dialogtillfällen mellan presidier Minskning Ökning
Kommentar
Under perioden har man haft ett dialogtillfälle med fastighetsnämnden och barn- och ungdomsnämnden.
Insatser Kommentar T3 2020
IT-service ska aktivt driva
utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet.
IT-service driver aktivt utvecklingsfrågor där vi ser framtida
effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om vi inte tar initiativet. Det som kännetecknar dessa utvecklingsinsatser är att de ofta saknar finansiering, och därav drivs väldigt obyråkratiskt.
Några exempel på sådana utvecklingsinsatser som genomförts eller startats upp under året - När pandemin helt plötsligt var ett faktum visade vi hur snabbt vi kan ställa om, utveckla och justera vår IT-miljö för att möjliggöra den omställning som det innebar när stor del av kommunens medarbetare och elever skulle arbeta på distans.
Under 2020 har vi infört den digitala arbetsplatsen med Office 365 för hela kommunen utan vare sig budget eller central styrning. Vi har på liknande sätt startat införandet av Ineras SDK - Säker Digital Kommunikation för att kunna skicka säkra meddelanden mellan myndigheter
.
Vi har identifierat behovet av att säkert kunna kommunicera med företag och invånare digitalt, och köpt in en plattform för att kunna skicka säkra meddelanden mellan t ex invånare och kommun. Vi har startat projekt för införande av digitala signaturer.
Vi har startat ett datateam för att stärka vår egen kompetens inom dataområdet för att kunna möta verksamheternas behov kring data.
Vi har anställt en IT-utbildare för att arbeta med att stärka kommunens medarbetares digitala kompetens osv.
Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder.
Under pandemin har möjligheten att träffa våra kunder fysiskt begränsats, men ny teknik samt att mognaden höjts vad gäller användandet av digitala samarbetssystem som Teams har i vissa fall gjort att vi ”träffat” våra kunder mer än tidigare. Våra kunder har ställts inför olika utmaningar under den här perioden, Vi har varit flexibla, ställt om och levererat tjänster på kort varsel.
Halmstad direkt
Vi har förtydligat verksamhetens grunduppdrag för att erbjuda väldefinierade tjänster till våra uppdragsgivare. Arbetet utgår från en nationell servicemodell kallad ROSA-modellen (Rationell
Organisering av ServiceAdministrationen). Utvecklat strukturerade samordningsformer för förbättrad samverkan med förvaltningar och bolag.
FM-service
Dialog kring avtal för FM-tjänster har genomförts under året tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen,
hemvårdsförvaltningen, utbildnings- och
arbetsmarknadsförvaltningen, socialförvaltningen och
kommunledningsförvaltningen. Arbetet har resulterat i nya avtal med tydliga beskrivningar av tjänster, uppföljning kring kvalitén och regelbunden avstämning med kunderna.
Måltidsservice
Måltidsservice har standardiserat sina tjänster inom förskolan för att effektivisera måltidsverksamheten och för att bli tydligare vad som kan förväntas i leverans. Tre tjänster är framtagna: full service, mindre service, ingen service. Implementeringen är genomförd under september 2020.
Det pågår ett arbete tillsammans med barn- och
ungdomsförvaltningen att göra blanketterna för specialkost digitala och som en e-tjänst. Barn- och ungdomsförvaltningen äger uppdraget då det ska in i deras system. Även utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen finns med i arbetet.
Kommuntransport
Arbete med att ta fram nya anvisningar kopplat till fordonspolicy har skett under året. Därtill har arbete påbörjats med tjänstekatalog med mer konkretiserat innehåll. Fordonsbokslutet har döpts om till fordonsstatistik samtidigt som en översyn av innehållet gjorts.
HR-service
Vi har tagit över kursadministrationsuppgiften från HR avdelningen på kommunledningsförvaltningen. Dialoger har genomförts med Arbetsmarknadsenheten (AME) på utbildnings- och
arbetsmarknadsförvaltningen, för att under 2021 kunna ta över fler delar av deras löneadministration och därmed få en 100 % central lönehantering för kommunens förvaltningar. Detta övertagande sker efter önskemål från AME och som en effekt av en omorganisation som genomförs där
.
För att anpassa oss till konsekvenserna av digitalisering, som för HR-service innebär mindre administration till fördel för att kunna ta in nya tjänster, leda införandeprojekt och ge mer kvalificerad rådgivning, har HR-service under året överfört kapacitet från löneområdet till system-, utvecklings-system-, och utbildningsområdena.
Vi har etablerat kompetensgrupper för att bygga specialistkompetens inom områden som vi inte kan förvänta oss att alla i enheten ska
Vi har etablerat kompetensgrupper för att bygga specialistkompetens inom områden som vi inte kan förvänta oss att alla i enheten ska