Servicenämnden
handlingar 2021-02-15
Kallelse
Sida
Servicenämnden
2021-02-15 1(2)Box 153
301 05 Halmstad 035-13 70 00
Plats: Torsgatan 1 och digitalt via Teams Sammanträdesdatum: 2021-02-15
Tid: 13:00
Ordförande: Staffan Svensson
Sekreterare: Christel Rehmark
Kallade: Staffan Svensson (C), Ordförande
Gun-Britt Löfdahl (S), 1:e vice ordförande Annika Svensson (M)
Kemal Hadzalic (S)
John-Wilhelm Pahlm (C)
Sören Pedersen (SD)
Rose-Marie Edlund (S)
Lars-Erik Blank (M)
Anders Lövgren (V)
Peter Feuerbach (C)
Tony Kok (S)
Föredragningslista
Sida
Servicenämnden
2021-02-15 2(2)Ärenden Tid
1. SE 8762
Val av protokollsjusterare
2. SE 8763
Godkännande av dagordning
3. SE 2021/00003
Bokslut, årsredovisning och internkontroll - 2020
4. SE 2021/00022
Anmälningsärende SE-nämnd
5. SE 2021/00007 Information Heltid som norm
Uppföljning av fordonspolicy Remiss måltidsriktlinjer
Ekonomiskt läge för FM-service
Halmstad direkt och konsumentrådgivning Information från politiken
Rapport från ev verksamhetsbesök
6. SE 9069
Övriga frågor
* Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet
*
*
*
*
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2021-01-25 SE 2021/00003
Bokslut, årsredovisning och internkontroll - 2020
Servicekontorets förslag till beslut
1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2020 inklusive
personalredovisning, internkontroll samt verksamhetsredovisning 2020 med aktiviteter och nyckeltal.
2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel med 2 121 tkr.
3. Servicenämnden beslutar att begära resultatbalansering av 209 tkr (driftmedel) för verksamhet 200.
Sammanfattning av ärendet
Bokslut 2020 är sammanställt enligt anvisningar från kommunledningsförvaltningen och ärendet har beretts av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer.
Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner.
Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med
+ 18 013 tkr för verksamheterna 200-204. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med + 256 tkr.
Verksamhet 202 FM- och måltidsservice redovisar en budgetavvikelse på + 13 039 tkr (FM-service + 8 072 tkr och måltidsservice + 4 967 tkr).
Verksamhet 203 IT-service har en budgetavvikelse på + 4 277 tkr. Verksamhet 204 Kommuntransport redovisar en budgetavvikelse på + 441 tkr.
Investeringsanslaget visar på att överskott med 36 207 tkr. Ombudgetering begärs av 2 121 tkr till år 2021 med motiveringen att kunna genomföra de investeringar som inte hunnits med år 2020.
Ärendets beredning
Utöver handläggaren har personalen på administrativ service, stab och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet.
Beskrivning av ärendet Bakgrund
Beslutsärenden i samband med Bokslut 2020 är resultatbalansering, ombudgetering och internkontroll.
Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bokslut 2020 är sammanställt enligt anvisningar från kommunledningsförvaltningen och enligt Lag (1997:614)
Ärende SE 2021/00003
Beslutsinstans: Servicenämnden
Ärendets ursprung: Servicekontoret
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2021-01-25 SE 2021/00003
om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer.
Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under april månad.
Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet.
Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångs- och skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december 2020.
Analys och förslag
Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med
+ 18 013 tkr för verksamheterna 200-204. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med + 256 tkr.
Verksamhet 202 FM- och måltidsservice redovisar en budgetavvikelse på + 13 039 tkr (FM-service + 8 072 tkr och måltidsservice + 4 967 tkr).
Verksamhet 203 IT-service har en budgetavvikelse på + 4 277 tkr. Verksamhet 204 Kommuntransport redovisar en budgetavvikelse på + 441 tkr.
Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga över- eller underskott som understiger 0,5 procent av bruttokostnadsbudgeten i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll.
Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med + 256 tkr. Förvaltningen föreslår att 209 tkr ska resultatbalanseras dvs 0,5 % av bruttokostnadsbudgeten.
Övriga verksamheter 202-204 är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både över- och underskott balanseras per automatik till kommande år.
Servicenämndens totala investeringsanslag för år 2020 var 77 688 tkr. Efter årets slut konstateras att 41 481 tkr av medlen använts och därmed återstår 36 207 tkr vid bokslutet.
Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår.
Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av 2 121 tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2020.
Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i
verksamhetsplan 2020-2022.
Beslutsunderlag
1. Verksamhetsberättelse bokslut 2020
Servicekontoret
Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2021-01-25 SE 2021/00003
Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 3(3)
Carl Westman, förvaltningschef
Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef
Verksamhetsberättelse Bokslut 2020
Servicenämnden
Bokslut 2020
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Grunduppdrag ... 5
2.1 Uppdragsbeskrivning ... 5
2.2 Nyckeltal ... 6
3 Mål ... 10
3.1 Egna mål ... 10
4 Resurser och förutsättningar ... 35
4.1 Ekonomi ... 35
4.2 Personal ... 57
5 Väsentliga händelser ... 60
6 Internkontroll ... 61 Bilagor
Bilaga 1: arbetsmiljoarbete-uppfoljning-servicekontoret
1 Inledning
Hur 2020 skulle komma att bli kunde ingen gissa i början av året. Den siste december 2019, dagen innan HR-service formellt blev en del av servicekontoret, meddelade Kina WHO att ett okänt virus orsakat lunginflammation hos 41 personer i mångmiljonstaden Wuhan. Precis på dagen en månad senare fick Sverige sitt första fall av viruset, en kvinna i 20-årsåldern som besökt staden. Lokalt i samma veva ledde ett besparingsbeslut på 2 mnkr i barn- och ungdomsnämnden till mejlanstormning och en hop med arga tidningsartiklar när måltidsservice anpassade utbud och kvalitet efter de nya önskemålen. Kort därefter steg vattennivåerna i Färgensjöarna och Nissan började svämma över. På kort varsel gick kommunen upp i krisläge och Kommuntransport och FM-service förberedde jour och avhjälpande insatser. Vattnet sjönk lyckligtvis undan och krisstaben kunde avvecklas, men bara tillfälligt skulle det visa sig. Den 11 mars slog WHO fast att virusutbrottet, covid-19, är en pandemi. Kommunen gick upp i krisläge igen och resten av året kom att handla om att hantera detta.
Under året har mycket hänt på servicekontoret som en följd av pandemin och vi har samtidigt lyckats att driva och utveckla våra verksamheter inom flera områden som du kan läsa mer om här i bokslutet. Extra roligt är att restaurangen på Oskarströms äldreboende utnämndes till Hallands bästa Seniorrestaurang!
Våra lokaler på Torsgatan för ledning, administration, IT-service och HR-service färdigställdes som kommunens första aktivitetsbaserade kontor, med fräscha ytor och möbler till en lägre hyreskostnad per person än innan. Eftersom rekommendationerna för att hantera pandemin i mångt och mycket handlat om att hålla avstånd och jobba hemifrån kunde renoveringen genomföras utan evakueringslokaler och i slutet av november flyttade HR-service in till Torsgatan. Aktivitetsbaserade kontor kommer vara att föredra i det nya arbetslivet efter pandemin då vi sannolikt kommer fortsätta jobba mer hemifrån än tidigare och därmed blir egna tomma kontor icke-önskvärda och kostnadsdrivande.
Servicekontoret är vidare återigen miljödiplomerade. Revisionen genomfördes utan några större
avvikelser och nu har vi påbörjat vårt arbete med interrevision.
På årets sista nämndsmöte beslutades att konkurrensutsätta cirka tio procent av FM- och måltidsservice efter en omfattande förstudie. Arbetet med att kravställa upphandlingen inleds 2021 och kommer ta tid då det är viktigt att vi får rätt förutsättningar och bra avtal.
Sammantaget lämnar vi med stolthet ifrån oss ett årsbokslut med god måluppfyllelse och positiva
ekonomiska resultat i samtliga av servicekontorets verksamheter, totalt ett överskott på 18 mnkr. Särskilt värt att nämna är överskottet på FM-service som nu innebär att vi efter ett par tuffa uppstartsår till fullo återställt det egna kapitalet i verksamheten.
Med hopp om ett covidfritt 2021!
2 Grunduppdrag
2.1 Uppdragsbeskrivning
Servicenämndens huvuduppdrag enligt reglementet
Verksamheten ska samordnas med övriga nämnders och bolags verksamheter för att erhålla största möjliga kommunnytta. I uppdraget ingår att bedriva effektiviseringsarbete internt och tillsammans med övriga nämnder.
Servicenämndens ansvarsområde
Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster – i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om:
- arbetsplats- och fastighetsservice - måltidstjänster
- IT-tjänster och digital utveckling - fordons-, åkeri- och logistiktjänster - kontaktcentertjänster
- personaladministration och löner - annat som kommunen bestämmer.
Därutöver svarar servicenämnden för:
-valnämndens kansli
-verksamheten vid Konsument Halmstad inkluderande konsumentrådgivning, budget- och
skuldrådgivning
2.2 Nyckeltal
2.2.1 Nyckeltal kopplat till grunduppdrag 2.2.2 FM-service
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018
Produktivitet: Städ
(avverkningsgrad m²/tim) 277 261 258,3
Kommentar
Avverkningsgraden för städpersonal har ökat med cirka 6 % från 261 till 277 kvm/h.
Kostnadstal:
Personalprocent för FM- service
68 % 75 % Basår = 2019
Kommentar
Personalprocenten (personalkostnader/omsättning) inom FM-service har minskat med 7 procentenheter under året. Det beror främst på att verksamheten har färre antal årsarbetare och minskade kostnader för sjukfrånvaro, övertids- och OB-ersättning.
Produktivitet:
fastighetsskötsel FM- service
(fastighetsyta/antal årsarbetare)
32 002 30 163 Basår = 2019
Kommentar
Fastighetsyta per årsarbetare har ökat med cirka 6 % motsvarande nästan 2 000 kvm.
2.2.3 Måltidsservice
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018
Produktivitet:
Omsättning per årsarbetare måltidsservice
1 mnkr 1 mnkr Basår = 2019
Kommentar
Omsättningen per årsmedarbetare för 2020 är drygt 1 mnkr. Underlaget är baserat på en omsättning på 234 mnkr och 230 årsmedarbetare.
Procentandel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten)
4 % 5 % 4 %
Kommentar
Tallrikssvinnets utfall är 4 % av en portion som beräknas väga 400g. Utfallet för serveringssvinnet 5 % av en portion som beräknas väga 400g.
Då Hantera Enhet har införts som nytt digitalt system för att samla in svinnstatistiken och sammanställa den ska nyckeltalen för svinn revideras till 2021.
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018 Kvalitet: Andel inköpta
ekologiskt producerade livsmedel
28 % 28 % 39 %
Kommentar
Vi har ett digitalt system som gör att vi kan följa upp andelen ekologiska inköp både i kronor och i kilo. I tabellform redovisas det ekologiska värdet och i löpande text finns också den ekologiska kvantiteten redovisad.
Utfallet för det ekologiska värdet (kr) delårsbokslut 2020 är 27,7 %. Oförändrat jämfört med föregående period.
Utfallet för den ekologiska kvantiteten (kg) delårsbokslut 2020 är 32,6 %.
Kvalitet: Andel inköpt svenskt producerat kött (gäller helt kött)
96 % 88 % 83 %
Kommentar
Vi har ett digitalt system som gör att vi kan följa upp andelen inköpt svenskt kött (ursprungsland) i kronor.
Utfallet för inköpsvärdet (kr) delårsbokslut 2020 är 96,11 % för oberett kött. En ökning med cirka 3 procentenheter, Analysen säger att vi har blivit bättre på att köpa svenskt oberett kött då mängden inköp av kött har minskat i samband med barn- och ungdomsförvaltningens besparingar.
Informationen är hämtad från rapport 501 i DKAB Hantera och under posten "Kött oberett".
Varukategori Huvudgrupp % Svenskt (kr) År 2018
% Svenskt (kr) År 2019
% Svenskt (kr) År 2020
Totalt Totalt 78,66 88,07 91,47
Köttvaror Totalt 86,60 90,24 94,14
Köttvaror Fågel oberedd 99,40 99,22 99,85
Köttvaror Fågelprodukter 67,92 72,08 77,92
Köttvaror Kött oberett 91,40 92,71 96,11
Köttvaror Köttprodukter 78,37 87,81 93,43
Mejerivaror Totalt 40,16 85,03 88,37
Mejerivaror Mejerivaror 87,60 96,49 98,18
Mejerivaror Ost 36,72 48,87 60,28
Äggvaror Totalt 99,81 99,83 99,84
Äggvaror Ägg 100,00 100,00 100,00
Äggvaror Äggprodukter 98,20 98,15 98,29
Utfall 2020-01-01 till 2020-11-30
Kostnadstal:
Råvaruprocent för måltidsservice
24 % 27 % Basår = 2019
Kommentar
Ackumulerat för 2020 är utfallet för råvaruprocenten 24 %. (Råvarukostnader/Omsättning) (Livsmedel). Det är en positiv minskning mot 2019. Det är en betydligt lägre råvaruprocent än budgeterat på 27 %. Vilket också påverkar periodens resultat. Anledningen beror troligtvis på pandemin.
Kostnadstal:
Personalprocent för måltidsservice
49 % 47 % Basår = 2019
Kommentar
Ackumulerat för 2020 är utfallet för personalprocenten 49 %. Budgeterad personalprocent är 49 %. Utfallet är något högre än bokslut 2019 (47 %) men ligger enligt budget.
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018 Procentandel matsvinn
per portion som slängs från servering på
seniorrestauranger (snitt för hela verksamheten)
4 % Basår = 2020 Basår = 2020
Kommentar
Seniorrestaurangerna har mestadels varit stängda under året på grund av Covid-19. Det har varit få portioner mot ordinarie verksamhet vilket har minimerat barservering och serveringssvinn. Utfallet för 2020 är knappt 4 %.
Då Hantera Enhet har införts som nytt digitalt system för att samla in svinnstatistiken och sammanställa den ska nyckeltalen för svinn revideras till 2021.
Kvalitet och kostnad:
Andel specialkostluncher av totala antalet luncher inom förskola,
grundskola och gymnasiet
5 % Basår = 2020 Basår = 2020
Kommentar
Under 2020 har vi påbörjat mätningen av specialkost i förskola, grundskola och gymnasiet.
Ackumulerat för 2020 visar mätningen att 5,35 % av våra serverade luncher består av specialkost. Det motsvarar 127 476 portioner av totalt 2 381 019 serverade portioner. Det vegetariska är ingen specialkost och finns inte med i utfallet.
Observera att gymnasieverksamheten inte har haft någon leverans från mitten av mars till juni på grund av Covid-19.
Likaså har leveransen under november och december varit annorlunda för gymnasieverksamheten på grund av Covid- 19. Generellt har pandemin påverkat leveransen av måltider till de olika verksamheterna.
2.2.4 IT-service
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018
Kostnadstal:
Personalprocent för IT- service
26 % 29 % 26,2 %
Kommentar
En minskning ser vi som ett positivt resultat, då vi tolkar det som att vi får mer gjort utan att öka personalkostnaderna i samma utsträckning. Att vi lyckades med en minskning 2020 trots pandemin, och en genomförd omorganisation där vi utökat antalet tjänster ser vi positivt på.
Produktivitet:
Omsättning per årsarbetare IT-service
2,2 mnkr 2,2 mnkr 2,1 mnkr
Kommentar
Vi omsätter lika mycket pengar per medarbetare 2020 trots att vi i samband med vår omorganisation stärkt
organisationen med flera nya tjänster. Våra intäkter har med andra ord ökat i samma omfattning som antalet tjänster.
2.2.5 Kommuntransport
Nyckeltal Utfall T3 2020 Utfall T3 2019 Utfall T3 2018
Kostnadstal:
Genomsnittskostnad per mil för fordon under 3,5 ton
51,60 kr 49,90 kr 41,20 kr
Kommentar
Genomsnittskostnaden per mil har ökat till 51,60 kr
Kostnadsökningen beror främst på ökade service och reparationskostnader.
OBS! Siffrorna redovisas tertialvis i efterskott
Produktivitet:
Samordningsgrad för samordnad
varudistribution
71 % 67 % 72 %
Kommentar
Samordningsgraden visar hur väl vi samordnar våra leveranser till kommunens verksamheter. Förhållandet antal inkommande ordrar till terminal som samordnas till en slutleverans.
Samordningsgraden helår 2020 är 71 % vilket är 4 procentenheter högre än 2019.
Samordningsgrad Huvudflöde 76 % Samordningsgrad Specialflöde 32 % Samordningsgrad totalt 71 %
Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten)
87 % 87 % 89 %
Kommentar
Beläggningsgraden beskriver hur väl de personella resurserna används i förhållande till tillgängliga timmar.
Beläggningsgraden för åkeriet är densamma som 2019.
3 Mål
3.1 Egna mål
3.1.1 Servicenämnden: Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer
3.1.1.1 Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare.
T3 2020
Kommentar
Målindikatorerna ger inte en komplett bild. Som helhet bedömer vi att målet är uppnått.
Arbetsmiljön i våra verksamheter är god och vår arbetskultur kännetecknas av öppenhet och
engagemang. Trots att vi inte helt har nått upp till 2020 års målvärden har vi bland de bästa resultaten i kommunen och omnämns särskilt i en artikel om kommunen som arbetsgivare i Hallandsposten den 15 april: "Utmärkande är att servicekontoret har fått goda resultat även inom de områden där siffrorna generellt var lägre för hela kommunen".
Den pågående pandemin är givetvis en förklaring till den ökade sjukfrånvaron men jämfört med kommunens totala siffra på 8,4 procents sjukfrånvaro bedömer vi att våra verksamheter hanterat läget bra.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Total sjukfrånvarotid av
ordinarie arbetstid (%) 5,7 % 5 %
Kommentar
Sjukfrånvaron har ökat men enligt förvaltningens bedömning till en nivå som kan vara rimlig i en pandemi. Alla medarbetare har bidragit till en ökad säkerhet med distansarbete, extrastädning i skollokaler, leverans av måltider till gymnasieelever med mera.
Medarbetarengagemang 77 78
Kommentar
Halmstads kommun genomförde en medarbetarundersökning i februari-mars 2020. Servicekontorets värde för hållbart medarbetarengagemang var 79 i den undersökningen. I servicekontorets egen undersökning i september blev resultatet sämre, 77.
Insatser Kommentar T3 2020
Testa moderna, flexiblare arbetsformer och ny teknik. Digitalt först.
Samtliga verksamheter har på grund av den pågående pandemin förändrat arbetssätt och vi har i snabb takt fått en rejäl skjuts i digital utveckling. Vi har ställt om till digital kommunikation för allt från den dagliga kommunikationen mellan medarbetare till arbetsplatsträffar där det har varit möjligt.
Halmstad direkt
Påbörjat införandet av chatt för alla frågor in till Halmstads kommun.
Digitalt besöksbokningssystem har införts i Rådhuset med fortsättning i övriga receptioner. Funktion för digital signering med mobilt BankID är påbörjat. Samarbetat med hemvårdsförvaltningen kring digital kommunikation för invånardialog.
Måltidsservice och FM-service
Måltidsservice och FM-service har inlett samarbete för att öka den digitala mognaden genom att göra en kompetensförflyttning. Arbetet är nu i en uppstartsfas. Inom måltidsservice har man dessutom påbörjat ett arbete kring att göra specialkostblanketten till en e-tjänst och förberett införandet av verksamhetssystemet Microdeb som kommer bli en pilot under våren 2021.
IT-service
Vi har testat en rad nya tekniska lösningar och lärt oss en hel del av det. Det omställningsarbete som vi sedan tidigare startat har fått en rejäl skjuts.
Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning
Servicekontorets kompetensförsörjningsgrupp har förtydligat viktiga introduktionspunkter. Halmstads kommun utvärderar introduktion via enkäter till nya tillsvidareanställda och de som har fått långa vikariat.
Servicekontoret fick ett mycket positivt resultat men få svarande.
Förvaltningens gemensamma (fysiska) introduktion genomfördes i mars men tre inplanerade träffar blev inställda. En mycket uppskattad digital introduktion genomfördes med förvaltningens nya verksamhet, HR-service.
I januari genomfördes en utbildning i Kompetensbaserad rekrytering för chefer. Verktyget för rekrytering har under större delen av året begränsats så att chefer inte har haft möjlighet att bearbeta sina annonser själva. Representanter från kompetensgruppen har framfört våra önskemål och deltagit i möten med programleverantören men utan resultat. Mot slutet av året har cheferna fått stöd av vår inhyrda HR-konsult och i december beslutades en förändring i behörigheter så att fler chefer kan hantera administrationen i rekryteringsärenden.
Halmstad direkt
Förberedande arbete för övertag av receptionen på Fredriksvallsgatan, för att uppnå enhetlig servicenivå och kommunvägledarkompetens i en viktig besöksreception för kommuninvånarna. Omorganisation av vår interna stöd- och utvecklingsgrupp för att främja digital utveckling för
kommunkoncernen och där tre av de fyra medarbetarna kom in nya under våren Två nya medarbetare är introducerade och vi kan åter erbjuda tid för budget- och skuldrådgivning inom fyra veckor.
Måltidsservice
I rådande pandemi ser måltidsservice att det finns en bättre tillgång till kockar och kökspersonal, tidigare rådde kockbrist. Det kan vara tillfälligheter. Då den digitala utvecklingen har katalyserats genom pandemin bli den digitala mognaden än viktigare i organisationen.
Projektet "Med smak för kunskap" (validering av köksbiträden till kockar) som har drivits i Måltid Sveriges regi, hade sitt avslut under våren med digital slutkonferens i en mindre omfattning än planerat på grund av pandemin. Uppföljningen kommer ske, men är uppskjuten på grund av nämnda skäl. Måltidsservice validerade 4 köksbiträden till kockar under projektets tid. Inga fler valideringar har skett under 2020.
Under våren har måltidsservice reviderat tjänste- och
funktionsbeskrivningar för alla tjänster som finns i organisationen.
Just nu pågår förberedelserna för implementeringen av heltidsarbete som norm som kommer kompetenssäkra verksamheten.
FM-service
Verksamheten har med TLO bidrag satsat på elutbildningar under våren för cirka 70 medarbetare. De flesta planerade
utbildningsinsatser har pausats på grund av pandemin.
Fyra medarbetare med vård- och omsorgskompetens har introducerades inom HVF.
Arbetet med att en form en gemensam bemanningsenhet på FM- och måltidsservice har genomförts och de berörda har fått utbildning i system samt fått lära sig varandras verksamheter. Implementering av heltidsarbete är i gång.
IT-service
Sedan tidigare har vi ett väl fungerande samarbete med kommunens rekryteringscenter som hjälpt IT-service med ett antal rekryteringar under 2020. Vi ingår tillsammans med ett stort antal IT-företag i Halmstad i nätverket IT Halmstad med målet att locka fler IT-talanger till Halmstad, och vi sitter med i ledningsgruppen för ett par
utbildningar inom området mjukvaruutveckling i Yrkeshögskolans regi, som ett sätt att främja långsiktig kompetensförsörjning. Vi är dessutom mitt inne i ett omtag kring vårt strategiska
kompetensförsörjningsarbete där vi utgår från våra mål,
kompetensinventering, validering av kompetensläge i relation till
Insatser Kommentar T3 2020
kompetenskrav och sedan genomför insatser för
kompetensförsörjning. Ett mål med detta arbete under 2020 har varit att kunna se över och tydliggöra roller och befattningar på IT-service,
Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter.
Arbetet med Vår goda kultur har inletts med utbildning för cirka 70 personer. Syftet är att medarbetarna ska föra en dialog utifrån våra grundläggande värderingar. Genom att de själva definierar önskvärda beteenden skapas en hälsofrämjande trygghet och ett engagemang för gemensam utveckling.
Representanter från servicekontorets hälso- och arbetsmiljögrupp har tagit fram ett förbättrat årshjul för arbetsmiljöarbetet och startat utbildningar för skyddsombud och chefer. Mallar för skyddsrond och genomgång av föreskrifter från Arbetsmiljöverket har också påbörjats med syftet att förebygga skador och olyckor.
Projektet Steg 1 Må bättre har syftet att öka hälsomedvetandet hos medarbetare som har hög korttidsfrånvaro på grund av sjukdom. Den första gruppen har fullföljt programmet med föreläsningar och tre hälsoprofilbedömningar under cirka två års tid. Grupp två har kommit halvvägs i programmet men de senast utvalda medarbetarna hann bara med ett uppstartsmöte innan pandemin kom med förändrade förutsättningar.
Halmstad direkt
Digitalt pausgympaprogram infört för samtliga medarbetare. En massagepistol är inköpt för snabbehandling av stela muskler kopplat till stillasittande arbete. Morgonyoga har erbjudits under
sommarmånaderna.
Måltidsservice
På grund av pandemin har utvecklingsarbete stått stilla. Nytt för hösten är att vi på ledningsnivå har teams-fika varje dag på förmiddagen för att främja sammanhållningen och den goda arbetsmiljön.
FM-service
Företagshälsovården har varit behjälplig med insatser vid rehabilitering och konflikter. Verksamheten har nyttjat andra hälsofrämjande tjänster såsom chefscoaching och KBT för medarbetare under året. Friskvårdsbidrag har använts väl av medarbetarna på FM-service.
IT-service
Förutom friskvårdsbidrag och servicekontorets gemensamma arbete har IT-service fortsatt att möjliggöra att våra medarbetare kan motionera under arbetsdagen, och vi har även sponsrat
innebandyspel. Vi anordnade en utomhusaktivitet under hösten där hela IT-service kunde träffas trots pandemi, vilket var väldigt uppskattat.
Redovisa aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Även misslyckade utvecklingsprojekt och lärdomar av dessa.
Halmstad direkt
Projektet "Kommunvägledning via videosamtal" i Oskarström avslutades till följd av pandemin och låg nyttjandegrad.
Måltidsservice
Pandemin har gjort att måltidsservice misslyckades med starten av piloten av det nya verksamhetssystemet, det är en form av
misslyckande utefter vår planering. Likaså projektet med svinnarbetet har skjutits på. "Smaka på Halmstad" genomfördes inte i år, vilket måltidsservice hade en vilja att delta på för att marknadsföra verksamheten. En yta att möta invånarna i kommunen.
Måltidsservice har inlett en dialog med IT-service för att se möjligheten att skapa ett RPA-projekt (robotisering) som ska underlätta att ha aktuell information som efterfrågas i olika arbeten som vid leveranser, internt bruk, mot leverantörer med mera.
Dessvärre blev insikten att frågeställningen är större och hamnande i ett annat kommunövergripande projekt; Power-BI
Måltidsservice har deltagit ett regionövergripande arbete att skapa gemensamma principer för inköp av livsmedel. De gemensamma principerna är nu beslutade i alla Hallandskommuner och i Region Halland. Omställningen kommer ske i samband med nya
upphandlingar av livsmedel.
FM-service
Har testat en robotskurmaskin under hösten och vi kommer att fortsätta prova den nästa år. Pandemin har ställt krav på chefer och medarbetare att kommunicera/mötas på nya sätt. Vi har provat att göra det via Teams. Merparten av medarbetarna behöver utbildning och stöd då endast ett fåtal har lyckats.
Kommuntransport
Kommuntransport har misslyckats med att skapa en fordonsgrupp för förvaltningar och bolag kopplat till den nya policyn. Vi kommer att göra nya försök under våren 2021 förutsatt att pandemins begränsningar lättas
.
HR-service
Vi har initierat två robotiseringsprojekt under året,
resekortsprocessen och uppdragstagarprocessen. I samarbete med IT-Service har vi även flyttat gammal anställningsdata till ett system med modernare gränssnitt. Detta innebär att vi nu kan jobba med denna data, och förhoppningsvis också använda den - till skillnad från att bara kunna läsa den.
Vi har infört en importlösning från Räddningstjänstens system för deltidsbrandmän som möjliggör automatisk inhämtning till
lönesystemet i stället för att hantera pappersblanketter. Hanteringen av bisyssla sker från 2020 via funktionalitet i lönesystemet istället förblanketter.
Våra första utbildningar har nu lämnat klassrummet och gått över till film och Teams. Resultatet av vår digitaliseringsresa visualiseras enklast via en översikt över hur många pärmar som behöver lagras i vårt närarkiv:
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Antal pärmar i
arkivet 1 000 850 375 230 215 187 63
Jämfört med fg
år 85 % 44 % 61 % 93 % 87 % 34 % 0 %
Jämfört med
2014 38 % 23 % 22 % 19 % 6 % 0 %
Till misslyckandena hör att implementationen av flextidsrapportering i lönesystemet har fått skjutas upp på grund av pandemin. Vi har heller inte fått fart på vår förstudie för att undersöka möjligheten för att bryta upp företagsstrukturen i lönesystemet Heroma. Den försvårar samplanering mellan enheter som ska jobba med Heltidsarbete som norm.
Insatser Kommentar T3 2020
Påbörjan av e-arkivering går alldeles för långsamt på grund av oväntad komplexitet. Till sist har pandemin gjort det omöjligt för oss att nå våra målsättningar när det gäller medlyssning i lärandesyfte.
IT-service
I vårt uppdrag att erbjuda IT-tjänster och digital utveckling till kommunens verksamheter behöver vi kontinuerligt ta nya initiativ som vi i vår samordnande roll enklare kan ta ansvar för än en enskild förvaltning. När vi utan central finansiering eller kunder utan budget behöver driva utveckling tycker vi att vi är modiga och nytänkande.
I år har vi infört den digitala arbetsplatsen, startat upp flera projekt inom säker meddelandehantering, gjort flera framåtriktade insatser som kommer att bära frukt längre fram, till exempel arbetet kring data och utbildning. I mars körde vi vår första digitala interaktiva
arbetsplatsträff med över 50 medarbetare, i maj gjorde vi om det men denna gång bjöd vi på fika på fikapausen på distans.
När en upphandling blir överklagad riskerar det att bromsa viss utveckling och därigenom blir det ett misslyckande. Ett exempel från 2020 är upphandlingen av IT-konsultmäklare tillsammans med Region Halland där vi nu är i en process med överklagan. IT- konsultmäklaren använder vi framförallt i vårt utvecklingsarbete när har behov av extern specialistkompetens. Som vanligt lär vi oss något av överklagade upphandlingar, så att vi kan göra nästa upphandling än bättre
.
Utveckla arbetet med säkerhet- och trygghetsfrågor
En förvaltningsövergripande handlingsplan för särskilda händelser inklusive en krisorganisation har beslutats för långsiktigt hållbart krisarbete. En handlingsplan mot hot och våld och utrymningsrutin för Torsgatan har tagits fram i förebyggande syfte och är ett hjälpmedel för medarbetare och chefer.
Under året har vi aktiverat förvaltningens krisstab för att hantera frågor relaterade till pandemin, staben har arbetat fram arbetssätt och rutiner som ska fungera framöver i särskilda händelser. Arbetet bygger på den kommungemensamma stabsmetodiken. Samtliga verksamheter har arbetat aktivt med att hantera förändringar i arbetssätt under pågående pandemi och minimera smittspridning.
Planerade insatser för förebyggande trygghet- och säkerhetsarbete har justerats utifrån årets förutsättningar.
Halmstad direkt
Uppdaterat säkerhetsrutiner och infört väktarlarm för Rådhusets reception. Samverkat med övriga verksamheter i Rådhuset kring interna säkerhetsrutiner.
Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från
Omställningsfonden.
FM-service
Verksamheten har satsat på elutbildningar under våren för cirka 70 medarbetare.
IT-service
IT-service har genom observationer och dialog med extern konsult samt interna utbildningar utvecklat arbetsgrupperna för att höja kunskapsnivån och förbättra kundservicen.
Insatser Kommentar T3 2020
Förbättra förutsättningarna för medarbetarna att lära nytt och uppmuntra det egna ansvaret för kompetensutveckling
Behovet av distansarbete har ökat medarbetarnas digitala
kompetens, till största delen med användning av kommunikation via Microsoft Teams. IT-service har bjudit in till utbildningar för att använda verktyget, alla verksamheter har testat möten och chattfunktionen.
Halmstad direkt
Två medarbetare har fått möjlighet att prova på andra roller i kommunen. Samarbete med andra receptioner har möjliggjort kompetensutbyte mellan förvaltningar. Införande av en
coachingmodul bidrar till systematisk kompetensutveckling inom serviceområdet
.
Måltidsservice
Måltidsservice utgår från dialogen i medarbetarsamtalet mellan chef och medarbetare. Under 2020 har en handfull medarbetare fått gå en ledarskapsutbildning i Måltid Sveriges regi som har varit önskad av de enskilda individerna.
Under hösten hade vi en inspirationsdag för en större grupp medarbetare då vi deltog i Måltidens mervärde som var i digitalt format.
Angående arbetet kring matsvinnet arbetar de enskilda köken med situationsanpassade lösningar som funkar för just sitt kök, vilket har lett till ett bättre engagemang och delaktighet.
IT-service
Under 2020 har en del planerade utbildningar ställt in på grund av pandemin, men samtidigt har utbudet av digitala utbildningar ökat kraftigt. Vi har fortsatt vårt arbete med olika insatser för att stärka kommunens medarbetares digitala kompetens, och startat ett koncept med internutbildningar där medarbetare lär av varandra. Vi har för första gången anställt en medarbetare som ska driva arbetet med att stärka digitala kompetensen hos kommunens medarbetare.
3.1.1.2 Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter.
T3 2020
Kommentar
Som helhet bedömer vi att målet är uppnått.
Vi har under 2020 utvecklat samarbetet med kunder och andra intressenter inom samtliga av servicekontorets verksamheter trots- och samtidigt som en följd av pandemin,
Av förklarliga skäl har målet om ökat antal träffar med andra presidier varit svårt att uppnå då rekommendationerna har varit att inte träffas och andra prioriteringar har fått komma före.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Andel ärenden som hanteras
genom digital självservice. Ökning Ökning
Kommentar
Användandet av de e-tjänster som administreras via den kommungemensamma e-tjänsteplattformen (Abou) har under året ökat med 43 % från 7 250 (2019) till 12 825 (2020). Dessutom har antalet telefonsamtal minskat, vilket är en mycket positiv utveckling, som kan ha påskyndats av pandemin.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
Dialogtillfällen mellan presidier Minskning Ökning
Kommentar
Under perioden har man haft ett dialogtillfälle med fastighetsnämnden och barn- och ungdomsnämnden.
Insatser Kommentar T3 2020
IT-service ska aktivt driva
utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet.
IT-service driver aktivt utvecklingsfrågor där vi ser framtida
effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om vi inte tar initiativet. Det som kännetecknar dessa utvecklingsinsatser är att de ofta saknar finansiering, och därav drivs väldigt obyråkratiskt.
Några exempel på sådana utvecklingsinsatser som genomförts eller startats upp under året - När pandemin helt plötsligt var ett faktum visade vi hur snabbt vi kan ställa om, utveckla och justera vår IT-miljö för att möjliggöra den omställning som det innebar när stor del av kommunens medarbetare och elever skulle arbeta på distans.
Under 2020 har vi infört den digitala arbetsplatsen med Office 365 för hela kommunen utan vare sig budget eller central styrning. Vi har på liknande sätt startat införandet av Ineras SDK - Säker Digital Kommunikation för att kunna skicka säkra meddelanden mellan myndigheter
.
Vi har identifierat behovet av att säkert kunna kommunicera med företag och invånare digitalt, och köpt in en plattform för att kunna skicka säkra meddelanden mellan t ex invånare och kommun. Vi har startat projekt för införande av digitala signaturer.
Vi har startat ett datateam för att stärka vår egen kompetens inom dataområdet för att kunna möta verksamheternas behov kring data.
Vi har anställt en IT-utbildare för att arbeta med att stärka kommunens medarbetares digitala kompetens osv.
Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder.
Under pandemin har möjligheten att träffa våra kunder fysiskt begränsats, men ny teknik samt att mognaden höjts vad gäller användandet av digitala samarbetssystem som Teams har i vissa fall gjort att vi ”träffat” våra kunder mer än tidigare. Våra kunder har ställts inför olika utmaningar under den här perioden, Vi har varit flexibla, ställt om och levererat tjänster på kort varsel.
Halmstad direkt
Vi har förtydligat verksamhetens grunduppdrag för att erbjuda väldefinierade tjänster till våra uppdragsgivare. Arbetet utgår från en nationell servicemodell kallad ROSA-modellen (Rationell
Organisering av ServiceAdministrationen). Utvecklat strukturerade samordningsformer för förbättrad samverkan med förvaltningar och bolag.
FM-service
Dialog kring avtal för FM-tjänster har genomförts under året tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen,
hemvårdsförvaltningen, utbildnings- och
arbetsmarknadsförvaltningen, socialförvaltningen och
kommunledningsförvaltningen. Arbetet har resulterat i nya avtal med tydliga beskrivningar av tjänster, uppföljning kring kvalitén och regelbunden avstämning med kunderna.
Måltidsservice
Måltidsservice har standardiserat sina tjänster inom förskolan för att effektivisera måltidsverksamheten och för att bli tydligare vad som kan förväntas i leverans. Tre tjänster är framtagna: full service, mindre service, ingen service. Implementeringen är genomförd under september 2020.
Det pågår ett arbete tillsammans med barn- och
ungdomsförvaltningen att göra blanketterna för specialkost digitala och som en e-tjänst. Barn- och ungdomsförvaltningen äger uppdraget då det ska in i deras system. Även utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen finns med i arbetet.
Kommuntransport
Arbete med att ta fram nya anvisningar kopplat till fordonspolicy har skett under året. Därtill har arbete påbörjats med tjänstekatalog med mer konkretiserat innehåll. Fordonsbokslutet har döpts om till fordonsstatistik samtidigt som en översyn av innehållet gjorts.
HR-service
Vi har tagit över kursadministrationsuppgiften från HR avdelningen på kommunledningsförvaltningen. Dialoger har genomförts med Arbetsmarknadsenheten (AME) på utbildnings- och
arbetsmarknadsförvaltningen, för att under 2021 kunna ta över fler delar av deras löneadministration och därmed få en 100 % central lönehantering för kommunens förvaltningar. Detta övertagande sker efter önskemål från AME och som en effekt av en omorganisation som genomförs där
.
För att anpassa oss till konsekvenserna av digitalisering, som för HR- service innebär mindre administration till fördel för att kunna ta in nya tjänster, leda införandeprojekt och ge mer kvalificerad rådgivning, har HR-service under året överfört kapacitet från löneområdet till system- , utvecklings-, och utbildningsområdena.
Vi har etablerat kompetensgrupper för att bygga specialistkompetens inom områden som vi inte kan förvänta oss att alla i enheten ska kunna exempelvis kronofogdeärenden, skuldhantering, GDPR.
HR-service är projektledare för ett kommungemensamt projekt, systemstödet för Heltidsarbete som norm. Implementation pågår för socialförvaltningen, medan hemvårdsförvaltningen och
servicekontoret står på tur kommande år. Förvaltningarna påverkas även utanför själva systemet med nya sätt att schemalägga och
Insatser Kommentar T3 2020 planera.
Vi har hanterat systemmässiga konsekvenserna som bolagiseringen av Laholmsbuktens VA AB (LBVA) och sammanslagningar mellan förvaltningar för med sig.
IT-service
Arbetet med att ta fram nya digitala kundplaner pågår, där vi kommer att kunna redovisa kundrelationen utifrån respektive verksamhet ner till IT-användandet för varje medarbetare. Vi har skjutit till resurser till flera koncerngemensamma projekt där vi sett att vi bör ha en roll utifrån vårt uppdrag, till exempel IoT projektet, BI projektet, systemförvaltningsprojektet, koncerndataprojektet osv.
IT-service har fyra medarbetare som är arbetar som kundansvariga för kommunens förvaltningar och bolag. Deras uppdrag är bland annat att kontinuerligt arbeta med att utveckla vår leverans för att vi ska kunna stödja våra kunder bättre
.
Ett annat viktigt område för oss är arbetet med vår IT-portal där kunderna på ett enkelt sätt ska kunna nå all information de behöver för att på bästa sätt dra nytta av vår IT-miljö. Vi arbetar med en process för att förbättra hanteringen av nya behov från kommunens verksamheter. Detta för att på ett effektivare sätt kunna gå från problem till en lösning som skapar nytta för en eller flera verksamheter i kommunen.
Ett kontinuerligt förbättringsarbete görs genom våra
kundnöjdhetsmätningar, och vi deltar i flera kommungemensamma forum, och forum tillsammans med kommunens digitaliseringsenhet.
Utöka samarbetet med UAF kring arbets- och utbildningsmöjligheter, exempelvis genom
introduktionsprogrammen (IM) på Sture- och Kattegattsgymnasiet
Vi har inte utökat samarbetet med anledning av den pågående pandemin med rekommendationer att ha så få nya vikarier och praktikanter som möjligt.
Skapa forum för FM- och
måltidsverksamheten tillsammans med hemvårdsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen för ökad
samordning, uppföljning och utveckling
Vi upplever en stor förbättring i dialogen med barn- och ungdomsförvaltningen och hemvårdsförvaltningen kring
måltidstjänster, kostfrågor och FM-tjänster. En referensgrupp hos barn- och ungdomsförvaltningen finns numera för att utveckla avtal för FM-tjänster, avtal för städ och vaktmästeri har arbetats fram i dialog och skickades på remiss inom barn- och
ungdomsförvaltningen och FM-service i december. FM-service arbete med hemvårdsförvaltningen har däremot pausats på grund av pandemin. Måltidsservice har fått kontaktpersoner hos båda
förvaltningarna vilket stärker möjligheterna till ett nära samarbete, löpande dialog i utvecklingsfrågor och uppföljning.
Undersöka möjligheterna att
tillhandahålla alternativa transportmedel till bilar
Kommuntransport har tagit kontakt med olika typer av leverantörer för att följa upp alternativa möjligheter till transportmedel. Närmast handlar det om olika typer av elfordon som kan framföras på till exempel cykelbanor. Dock finns det hinder kopplat till lagregler m.m.
Då utvecklingen på området är stark så håller sig Kommuntransport uppdaterad i sin omvärldsbevakning kring nyheter på området.
Tillsammans med BUF åter igen undersöka möjligheterna att tillämpa behovsanpassad städning.
FM-service har tillämpat behovsanpassad städning på några skolor under hösten och det har fallit väl ut hos både städpersonal och kund. Detta arbetssätt kommer att implementeras successivt på andra skolor under de kommande åren.
Insatser Kommentar T3 2020
Utreda kommungemensamma serviceöverenskommelser och standardisering av servicekontorets tjänsteleveranser
Vi har tillsammans påbörjat arbetet till en förvaltningsgemensam tjänstekatalog med definierade tjänster och prissättning. I ett första skede är det fokus på att definiera tjänster från måltidsservice, FM- service och kommuntransport. Men arbetet med att ta fram tjänster pågår även hos Halmstad direkt och HR-service. Projektet
standardiserad internservice fortsätter under 2021.
3.1.1.3 Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet.
T3 2020
Kommentar
Som helhet bedömer vi att målet är uppnått. Vi står oss väl i konkurrensen med andra aktörer och våra kunder är nöjda eller mycket nöjda när vi frågar och/eller mäter.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde
NKI för mat levererad till eget boende.
[År] 93 % 80 %
Kommentar
Mätningen genomfördes under maj 2020. 93 % svarade att maten smakar bra. Figuren nertill visar utfallet för frågorna i jämförelse med 2019. Vi ser också att det är många nya som får enportionskost och analysen är att det beror på Corona.
Övriga utfall är marginella.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde Andel serveringssvinn vid matservering
i äldreomsorgen 10 % 10 %
Kommentar
Serveringssvinnet på särskilt boende är 10 % för 2020. Ökat med 1 % mot 2019 års bokslut vilket är en marginell förändring.
Då Hantera Enhet har införts som nytt digitalt system för att samla in svinnstatistiken och sammanställa den ska nyckeltalen för svinn revideras till 2021.
Andel förbrukade vegetariska portioner i
grund- och gymnasieskola 22 % 15 %
Kommentar
Ackumulerat under 2020 serverades 2 075 151 portioner varav 456 003 var vegetariska. Det motsvarar knappt 22 % Bokslutet för 2019 var 16 %. Ökningen beror på barn- och ungdomsförvaltningens beställning då vi nu har vegetariskt två dagar i veckan.
I gymnasieskolorna har vi inte haft någon servering från början av mars till och med höstterminens start. Även leveransen under november och december till gymnasieverksamheten har påverkat utfallet. Generellt har pandemin påverkat måltidsservice leverans.
Nyttjandegrad bilpool 21% Ökning
Kommentar
Bilpoolen har nyttjats mindre på grund av pandemin.
Antal bilar i bilpool 7 Ökning
Kommentar
Till och med november 2020
5 Nymansgatan, 2 Rådhuset, 5 Torsgatan
P.g.a låg beläggning och fortsatt osäkerhet kring framtida användning av bilpoolsfordon har vi från december 2020 tillfälligt dragit ned på antalet fordon i bilpoolen.
Från december 2020
3 Nymansgatan, 1 Rådhuset, 3 Torsgatan
Kommentarer
Halmstad direkt
Vi mäter invånarnöjdhet via systemet Brilliant kontinuerligt och en handläggarenkät till specialistgrupper på förvaltningarna. Resultaten är goda. Vi har ett aktivt samarbete med förvaltningar och bolag för att förbättra kundupplevelsen och kvalitetssäkra information till kund. Det sker bland annat genom träffar för genomgång av ärendestatistik.
FM-service
NKI för fastighetsskötsel och vaktmästeri tjänster från ärendehanteringssystem (Dedu) "Mycket nöjd" har ökat ständigt under året från 80 % till 88 %, en ökning med 8 % under jan-dec 2020 samt en positiv minskning på missnöjda kunder från 8 % föregående år till 4 % i år. Förändringen beror främst på att kunderna få en snabbare återkoppling på sina ärenden. Merparten av missnöjet var i början på året. Verksamheten har haft mycket fokus på service och bemötande samt infört tydliga arbetssätt och rutiner kring återkoppling till kunderna. Detta har gett resultat, vi har även fått mycket beröm på vår leverans.
Städverksamheten har under året haft över 90 % godkända kvalitetskontroller.
Måltidsservice
Enportionskostens NKI-mätning (enkätundersökning) redovisas under egen punkt i delårsrapporten. Utfallet blev 93 %, som är detsamma som föregående års utfall.
För äldreomsorgens Särskilt boende genomförde måltidsservice NKI-undersökning under hösten. Den görs i form av egna enkäter. 92 % av de tillfrågade tycker att middagen smakar bra. Som tabellen visar behöver måltidsservice arbeta med kvällsmaten för att öka andelen nöjda gäster. Ny fråga för i 2020 är angående uppskattningen av Guldkantsdagarna
.
Utfallet ur Socialstyrelsens enkät gällande Särskilt boende visar att Måltidsservice och Halmstads kommun har gjort en positiv förflyttning med åren. 81 % av de tillfrågade tycker att maten smakar bra.
Bilden nedan visar förflyttningen från 2018 till 2020 där man ser att nöjdheten har ökat från 73 till 81 %.
Bilden nedan visar jämförelse mellan privat aktör (Enskild) och Måltidsservice (Offentlig). Måltidsservice har 82 % nöjda gäster och de privata aktörerna har 77 %.
Då seniorrestaurangerna har varit och är stängda på grund av Covid-19 har inga enkäter genomförts för den verksamheten.
Nytt för hösten 2020 är att måltidsservice får vara delaktiga i barn- och ungdomsförvaltningen enkät till eleverna.
Måltidsservice har fått med fyra frågor som handlar om maten, bemötande och måltidsmiljön. Totalt var det 7 454 respondenter och 81,53 % (6 077) svarade på måltidsservice frågor. De som har deltagit är från årskurs 3 till 9. Nedan redovisas de fyra frågorna. Generellt kan vi se att de yngre eleverna är mer nöjda.
Svarsalternativ Alla Enskild Offentlig
Mat och måltidsmiljö
F8 Hur brukar maten smaka?
Mycket bra/Ganska bra 81 77 82
Varken bra eller dåligt 14 11 15
Ganska dåligt/Mycket dåligt 5 11 4
F9 Upplever du att måltiderna på ditt äldreboende är en trevlig stund på dagen?
Ja, alltid/Oftast 82 71 86
Ibland 13 20 10
Sällan/Nej, aldrig 5 8 4
Av utfallet kan måltidsservice konstatera att vi behöver få till en bättre dialog med eleverna i matråden för att se vad som kan göras för att öka nöjdheten, som är generellt låg
Som ovan kan vi konstatera att vi behöver få till en bättre dialog med eleverna i matråden för att se vad som kan göras för
att för att eleverna i högre grad ska kunna äta sig mätta och få mat i magen.
Flertalet av eleverna är nöjda med måltidsservice bemötande.
Tillsammans med BUF och eleverna i matråden behöver vi få till en dialog hur vi kan förbättra måltidsmiljön så fler känner att de får lugn och ro. Frågan kan höra ihop med vad som kan göras för att eleverna ska kunna äta sig mätta och få mat i magen.
Kommuntransport
Kommuntransports verksamhet är föremål för verkstadsomställning och förändringar kopplade till LBVA:s bolagisering och därför har inga kvalitativa undersökningar genomförts under året.
HR Service
HR Service har gjort en kundundersökning under året, som visar på en generell nöjdhet med vår service som ligger på 4,0 på en skala mellan 1 och 5. Från undersökningen har vi också fått en hel del feedback som vi redan, i kombination med starten av kulturprojektet, har börjat använda för att vidareutveckla vår servicekultur.
Målsättningen om en genomsnittlig svarstid på telefon som är under 3 minuter har nåtts samtliga månader under året, även om december innebar en verklig kraftansträngning:
Målsättningen om att 80 % av all e-post ska vara besvarad samma dag, eller dagen efter, är inte helt uppnådd.
Huvudorsaken till detta är att vi får in allt mer komplicerade ärenden, som inte är av en karaktär som kan lösas så fort. För att minska denna utmaning har nya ärendekategorier införts, så att dessa i högre grad kan hållas utanför statistiken framåt. Vi har också etablerat ett servicelöfte som säger att kunden ska få veta när lösningen dröjer, samt orsaken.
IT-service
Som en del i vårt förbättringsarbete arbetar vi kontinuerligt med att mäta kundupplevelsen. Vi gör detta genom vårt verksamhetssystem, där vi slumpvis skickar ut undersökningar till de som använder våra tjänster. Vi har de senaste åren fått mycket positiva svar i våra enkäter, vilket är roligt. Förbättringsarbetet drivs därigenom främst genom de fritext kommentarer vi får. Bilden nedan visar svaret på frågan - "Vad är ditt helhetsintryck av IT-service?".
Ett annat exempel på fråga är "Hur upplever du bemötandet från den handläggare som tog hand om ditt senaste ärende?"
Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning
I januari genomfördes en stor kickoff med svinnföreläsning för all måltidspersonal som har följts av en workshop och kommer följas av fler. På grund av pandemin har arbetet stannat av något. Dialogen sker i den vegetariska arbetsgruppen och svinngruppen.
Miljöredovisning av samordnad varudistribution.
Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll.
Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon.
Miljöredovisning nedan redovisas efter uppgifter från samordnad varudistributionsleverantören. Klar minskning noteras efter övergång till fossilfritt bränsle (HVO100) Tanken är att lyfta in denna i ett kommande
samordnadvarudistributionsbokslut likt fordonsbokslutet. Syftet är att få en god bild av samordnad varudistribution och dess miljöpåverkan.
2017: 43,8 ton co2 2018: 18,4 ton co2 2019: 10,4 ton co2 2020: 7,5 ton co2
Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering
Under året har vi återigen blivit miljödiplomerade med en uppdaterad miljöhandbok. Vi genomförde miljörevision utan några stora avvikelser.
Vi har påbörjat arbetet med internrevisioner men på grund av pandemin har vi haft begränsade möjligheter att genomföra flera under hösten.
Varje verksamhet jobbar med sina miljömål, alla verksamheter har sina kemikalier registrerade i systemet ichemistry.
Arbetet med att uppdatera vårt miljöaspektregister är påbörjat. Vi har påbörjat att titta på målsättning inom miljöområdet för våra administrativa verksamheter.
Måltidsservice har påbörjat ett samarbete med en miljöstrateg för att se över hanteringen av plast i verksamheten.
Kommuntransport har förbättrat sin förvaring för kemikalierna efter inventeringen av hantering och förvaring. Vid besiktning av fordon har pappersutskrifter tagits bort och dokumentationen sker digitalt istället.
Vi har deltagit i kommungemensam kemikaliehanteringsgrupp, där vi tillsammans fått klart ett avtal med Stena för återvinning av farligt avfall som började gälla 1 september. Denna
kommungemensamma grupp har även deltagit i upphandling av nytt kemikaliehanteringssystem och vi har haft uppstartsmöte med Chemgroup inför överföring av uppgifterna mellan systemen.
Undersöka möjligheterna för att
konkurrensutsätta en mindre del av FM- och måltidsservice
Förstudien är klar och nämnden beslutade den 16 december att konkurrensutsätta 10 % av FM och måltidsverksamhet. Arbete för kravställning inför en upphandling påbörjas nästa år.
Etablera organisation och rutiner för systematiskt kvalitetsarbete
På grund av den extraordinära händelsen pandemi Covid-19 har planerad insats prioriterats ner under tertial 1 och 2. Ett förvaltningsövergripande kvalitetsprojekt som pågått under en längre tid har kunnat slutföras. Efter en inventering av nuläget i förvaltningens kvalitetsarbete har detta resulterat i en lista med förslag på åtgärder. Åtgärderna kommer på sikt att förbättra förvaltningens kvalitetsarbete.
Vidareutveckla kommunens bilpool i enlighet med den nya fordonspolicyn.
Upphandling av telematik och bilpoolsystem är genomförd. Avtal tecknas i januari 2021. Som ett resultat av denna kan kommuntransport nu tillhandahålla en modern bilbokningstjänst. Denna kommer att implementeras under första halvåret 2021.
Som ett resultat av pandemin och den förändrade möteskulturen kommer vi sannolikt inte att ha behov av bilpooler i samma utsträckning som tidigare.
Genomföra åtgärder enligt kommunens risk- och sårbarhetsanalys (RSA)
Med anledning av pandemin har ingen insats påbörjats under året då arbetet fick prioriteras ner. Arbetet flyttas till verksamhetsår 2021.
Biologisk mångfald - servera råvaror efter säsong
Arbetet är en naturlig rutin för måltidsservice och sker löpande i samband med matsedelsplanering.
3.1.1.4 Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras.
T3 2020
Kommentar
Som helhet bedömer vi att målet är uppnått. Målindikatorerna inte ger en hel- och rättvis bild av målet som helhet.
Tittar vi bara på dem så visar de på en lite lägre nöjdhet bland dem som kontaktar kommunens kontaktcenter. Samtidigt har vi haft ett utvecklande samarbete med våra förvaltningar och bolag som överlag är nöjda med hur uppdraget utförs.
Under året har det även genomförts framgångsrika samtal som kommer resultera att vi får nya utökade uppdrag under 2021 med bland annat övertagande av receptionsfunktionen på Fredriksvallsgatan (Utbildnings- och
arbetsmarknadsförvaltningen).
När det kommer till indikatorerna om förnybart bränsle går det åt rätt håll men fortfarande för långsamt. Förändringen styrs av beställande nämnder och verksamheter.
Vår upplevelse i dialog med våra kunder, beställare, centrala funktioner och förtroendevalda att man är nöjda med servicekontoret i allmänhet och våra insatser under coronakrisen i synnerhet. Den digitala omställning som blev ett måste för att kunna bedriva verksamhet och samtidigt minska smittspridningen hade aldrig gått att genomföra utan de gedigna insatser som IT-service gjorde. Hanteringen av skolmåltider var en annan sådan insats, bland många andra som man kan läsa om i andra delar av bokslutet.
Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde Andel personer som har
kontaktat kommunens
kontaktcenter och som är nöjda med servicen
86 % 90 %
Kommentar
Den generella nöjdheten hänger nära samman med om man upplever att man fått svar på sin fråga. I rådande pandemi har bland annat coaching och förvaltningsutbildningar skjutits fram för vår nya personal.
Andel kontakter till Halmstad
direkt via digitala kanaler 20 % 23 %
Kommentar
Användandet av digitala kanaler är ett resultat av hur Halmstads kommun som koncern tillhandahåller och möjliggör digitala kontaktvägar för kunderna. På Halmstad direkt hänvisar vi alltid till webbplats, e-tjänster och övriga digitala kontaktvägar. Vi informerar i vårt telefonsvar att det alltid går att mejla in sin fråga till oss. Funktionen e-
tjänstesamordnare som är placerad hos oss har bidragit till att öka användarvänligheten i digitala tjänster för kunderna i samarbete med förvaltningar och bolag.
Målsättningen om 23 procent nåddes inte men det är ändå en ökning från 2019.
Andel förnybart bränsle tankat
i fordon under 3,5 ton 54 % 60 %
Kommentar
Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton var 54 % Värdet redovisas tertialvis i efterskott
Vi gör nu en beräkning av energin tankat i elbilar och ser nu att det ökade antalet elbilar får en allt större effekt på resultatet.
Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen
53 % 80 %
Kommentar
Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffat som drivs med förnybara bränslen är 53 %.
Huvudsakligen anskaffat transportbilar vilka ej går att anskaffa med förnyelsebart bränsle.
Värdet redovisas tertialvis i efterskott
Insatser Kommentar T3 2020
Vidmakthålla och utveckla "en väg in"
för kommunal service
Halmstad direkt
Halmstad direkt ingår i samarbetsgrupper för enhetligt
bemötande/hantering via kommunens webbplats. Exempel är att synpunkter till olika verksamheter. Ett projekt har startats för att säkerställa "en väg in" även för chattfunktioner. Ett samarbete har påbörjats med Medborgarservice Andersberg och numera Medborgarservice Vallås för att klargöra gränsdragningar.
