Ekonomi verksamhetsåret 2011/2012

B 1. Resultatrapport – kommentarer per den 31.3 .2012

Kalmar Distansstudio 2 i Västergård, Växjö: N1017

5

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson

Jag har i tidigare rapport (per den 12.4) översiktligt redogjort för mars månads ekonomi.

Då vi till medlemsmötet den 15.5 (och utskicket som ska göras senast den 5.5) inte kommer att få fram någon senare rapport, utgår jag från

marsrapporten när jag kommenterar de olika utfallen under året.

Det ekonomiska utfallet jämförs med budgeten för perioden under innevarande verksamhetsår.

De ekonomiska utfallen som kommenteras är de som avviker mest (med mer 10-15 %)

B.2 Kommentarer kring mars månads totala resultat

31.3.2012 Budget 31.3.2012 +-/

Totala intäkter 7 964 556 6 531 721 + 1,432 835 Totala kostnader 6 082 931 5 279 872 + 803 059 Avskrivningar 34 138 7 501 + 26 637 Ränteintäkter 43 088 0 + 43 088 Resultat 1 890 575 1 244 348 + 619 590

Vill dock poängtera att detta ”bara” är resultatet per den 31.3.2012, fler kostnader är dock budgeteradeför året. Vi väntar bland annat in fler äskningar innan vi gör bokslut per den 30.6.2012

6

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson

B.3. Kommentarer till Intäkterna – de som har en avvikelse på mer än 10 – 15 % mot budget.

Utfall per den 31.3 Budget 31.3.2012 +/-

- Medlemsavgifter 3010 – 3030

1,840 000 1, 575 000 + 265 000

Trots att vi ligger ca 500 medlemmar från vårt mål så ligger vi på plus 265 tkr vilket är positivt. Dock ser vi att vi per den 30.6.2012 kommer att få svårt att nå upp till årets totala medlemsbudget på 2, 100 000.

- Deltagaravgifter - 3125

541 350 0 kr

Budget för dessa aktiviteter som bl a avser Novisch i Växjö (154 tkr), Novisch Kalmar (104 tkr), KARMA 312 750 har inte gjorts. Kostnader för aktiviteterna ligger fördelade på de olika kostnadskontona. Vi räknar med att KARMA ska göra en vinst på ca 100 tkr. Likaså Novisch

- Kommunala bidrag Kalmar - 3986

- 433 000 0 + 433 000

Bidraget budgeterades inte. Ca 290 tkr tillhör 2012 – resterande (143 tkr) tillhör förra verksamhetsåret (blev inte fakturerade enligt den

överenskommelse som gjorts med Kalmar kommun. Faktureringen på 143 tkr skedde hösten 2011 och hamnade därför på innevarande

verksamhetsåret.)

- Erhållna kommunala bidrag Växjö – 3987

- 485 tkr 432 tkr + 53 tkr

De ökade intäkterna beror på att vi tilläts fakturera Växjö kommun för arbetet med bostäder.

- Övriga erhållna små bidrag - 3989

- 228 000 135 000 + 93 tkr

Vi erhöll mer bidrag från småkommunerna Lessebo, Älmhult m fl än beräknat

Kalmar Distansstudio 2 i Västergård, Växjö: N1017

7

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson

B.4. Kommentarer till några av kostnaderna

Utfall per den 31.3. Budget 31.3.2012 +/- - Systemkostnad medlemsregistret – 4010 (ska ses tillsammans med

konto 6150 och 6250)

- 249 502 329 270 - 79 768

Denna kostnad avser vårt medlemssystem Membit och just systemkostnaden ser vi har blivit felbudgeterad. Dock ser vi att de sammanlagda

Membitkostnaderna hamnar ca 200 tkr under budget (se vidare kommentarer avseende övriga Membitkonton .

Kostnadsminskningen beror bland annat på att vi valt att avisera våra medlemmar – en gång via vanlig post och en gång via e-post. Detta reducerade kostnaden. Vi har heller inte märkt att detta skulle göra att medlemsantalet minskat – tvärtom – vi ligger per den 31.3 drygt 100 medlemmar över förra årets totala medlemsantal. I budgeten för året ligger två aviseringar.

- Ny i Växjö - 4260

- 147 876 0 147 876

Vi budgeterar inte denna kostnad. Intäkter och kostnader för Ny i Växjö är i stort sett ett nollsummespel – d v s intäkter är lika med kostnader. Vi hoppas dock få till ett bättre avtal 2012/2013.

- Lokalhyra - 5010

- 155 485 55 060 + 100 425

I lokalhyran ligger också kostnader för Novischmässa Kalmar och KARMA.

Dessa kostnader budgeterades inte.

- Hyra kopieringsmaskin - 5223

- 77 121 54 000 + 23 121

Vi gick ur vårt gamla kopieringsavtal under året och gick in i ett nytt. Under viss tid fick vi betala dubbelt.

- Programvaror - 5420

- 11 200 0 + 11 200

Vi köpte in giltiga licenser (Officepaketet) under året.

8

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson

- Biljetter resekostnader i tjänsten – 5810

- 60 258 115 965 - 55 707

Färre tågresor mellan Kalmar och Växjö och vice versa än beräknat. Flera åker också med Helen som kör bil 2 – 3

gånger/vecka till Växjö.

- Mat o dylikt/logi – 5830

- 125 154 45 377 - + 60 423

Detta konto ska ses tillsammans med konto 7690. Dock har dessa konton tillsammans överskridits med ca 20 tkr främst på grund av fler

utbildningstillfällen än vad som budgeterats.

- Reklam och trycksaker – 5910

- 174 132 236 500 - 99 131

Under året har vi gjort mycket av våra trycksaker själva i och med nya kopieringsmaskiner – detta har gjort att vi minskat kostnaden med nära 100 tkr.

- Portokostnader - 6250 (avser främst Membit – ska ses tillsammans med konto 4010 och 6150)

- 349 000 187 501 + 161 499

Se kommentar till systemkostnad medlemsregistret. Denna kostnad är felbudgeterad. Totalen för Membit hamnar dock 200 tkr under budget ca.

- Trycksaker avisering 6150 (Membit – ska ses tillsammans med konto 4010 och 6250)

- 77 476 165 001 - 87 525

Se kommentarer till konto 4010 och 6250 - Personalkostnader (7211 – 7690)

Det ser i resultatrapporten ut som vi har överskridit vår budget med 456 tkr, det stämmer dock inte helt. Personalkostnaden för våra projekt såsom Studentservice, Vänfamiljsamordnare m fl fanns budgeterade med ca 500 tkr i en speciell projektbudget – men inte medtagen i den ”stora budgeten”.

Utfallet hamnade dock i den rätta budgeten. Därav avvikelsen.

Kalmar Distansstudio 2 i Västergård, Växjö: N1017

9

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson

Utbildningskostnader (konto 7610) fanns inte medtagna i budgeten. Jag har dock ansett att visa personalutbildningar varit nödvändiga.

B.5 Övriga ekonomifrågor att hänföra till verksamhetsåret 2011/2012

Investering datorer

Under året har vi utöver budget investerat i 15 nya datorer, varav åtta bärbara och sju fasta, till verksamheten.

Kostnaden för datorerna hamnade på ca 80 tkr inkl moms. Vi köpte även in Officelicenser till alla i verksamheten. Kostnaden för licenserna hamnade på 11 tkr inkl moms och denna kostnad har vi tagit direkt i resultaträkningen.

Datorerna skriver vi däremot av på tre år.

Investeringen var nödvändig då de flesta av datorerna hade minst 3 – 4 års

”på nacken” och därmed inte hade för verksamheten nödvändig kapacitet.

Investeringen upplevs som mycket positiv bland både tjänstemän och presidialer.

Nya kopieringsmaskiner/skrivare

Även verksamhetens kopieringsmaskiner/skrivare har bytts ut. I Kalmar hade vi en maskin som var ständigt krånglande. Den var dock ca 10 år gammal och ägdes av Linnéstudenterna. På övervåningen hade vi en mindre skrivare – även denna krånglade i stort sett dagligen.

I Växjö leasade vi en maskin sedan några år – men var svår att ”hantera” och var inte ändamålsenlig för verksamheten.

För i stort sett samma leasingkostnader som tidigare erhöll, vi nu fyra maskiner. Två större och två mindre. Maskinerna skriver ut i färg och på de större kan vi göra egna affischer, etiketter mm, vilket i sin tur sparar oss en hel del tryckerikostnader.

Avtalsförhandlingar Växjö kommun

Vi har under året förhandlad med Växjö kommun för att få till ett avtal avseende Bostadsförmedling, Ny i Växjö, Mötesplats Tufvan och

Vänfamiljs- och skolprojektet. Det sistnämnda projektet lyckades vi få ett enskilt beslut på vid årsskiftet, samtidigt som vi lyckades öka upp det med ca 50 % jämfört med året dessförinnan.

I skrivande stund är vi (Matilda och Helen som förhandlar) nu nära att få till ett samlat avtal från Växjö kommun. Ett avtal där alla fyra projekten är med.

Nästa möte med Växjö kommun är den 10.5.2012

10

Kanslirapport per den 2.5.2012 – Helen Nilsson