Driftredovisning
Driftredovisningen omfattar ett ekonomiskt utfall för januari till augusti per verksamhetsområde. Barn- och utbildningsnämnden redovisar per 30 augusti en positiv avvikelse med 22,1 miljoner kronor. Helårsprognosen är ett överskott motsvarande 2 miljoner kronor. Det prognostiserade överskottet beror främst på:
Central avsättning samt utvecklingsmedel som inte tagits i anspråk
Ökade barnomsorgsintäkter i förskolan
För få elever/klass, i flertalet av grundskolorna
Minskade barnomsorgsintäkter på grund av färre barn i fritidshem
Minskade intäkter för studiehandledning, på grund av en lägre efterfrågan som en följd av Corona och den distansundervisning som pågått under vårterminen
Lägre kostnader för färre externa särskoleplaceringar
Ramprotokoll
Januari-augusti 2021 Helår 2021 Barn- och utbildningsnämnden, tkr Utfall
(U)
Förskola inkl. pedagogisk omsorg, öppen fsk -139 211 -146 569 7 358 -228 744 -230 144 1 400 Grundskola inkl. fritidshem, förskoleklass -303 065 -304 430 1 365 -477 198 -474 198 -3 000
Särskola -21 743 -23 025 1 283 -33 757 -35 757 2 000
Gymnasieverksamhet -98 989 -100 427 1 438 -153 868 -153 868 0
Vuxenutbildning -16 455 -16 502 47 -25 672 -25 672 0
Summa driftredovisning -592 051 -614 129 22 078 -955 528 -957 528 2 000 (+I-K)
Positiv = +
Negativ = - (+I-K)
Positiv = + Negativ =
-Sammanfattande kommentarer till resultat och årsprognos
Nämnd och förvaltning: 10,6 miljoner kronor
Periodens positiva avvikelse beror främst på fler barn/elever i åldern 1-18 år vilket även resulterat i en demografisk volymjustering från KF (se ramprotokoll ovan) med 3,8 miljoner kronor, i augusti månad, samt en central avsättning inom
verksamhetsområdet som inte tagits i anspråk. Helårsprognosen pekar mot ett överskott med 1,6 miljoner kronor.
Förskola inkl. pedagogisk omsorg och öppen förskola: 7,4 miljoner kronor Periodens positiva avvikelse beror främst på
Ökade barnomsorgsintäkter på grund av fler barn i förskola
Ersättning från staten för merkostnaden för sjuklöner på grund av Coronapandemin
Lägre personalkostnader för omsorg på kvällar, nätter och helger (nattis) på grund av färre barn i verksamheten
Statsbidrag för minskade barngrupper beviljades i juni med 5,5 miljoner kronor och gäller endast för ht-21
Varav kommunal verksamhet: 5,8 miljoner kronor
Ersättning för sjuklönekostnader från staten
Ett statsbidrag, ”skolmiljarden”, som bidrar till en ökad intäkt
En ökad efterfrågan av förskoleplatser under våren vilket genererat en överinskrivning på flera förskolor
Statsbidrag för minskade barngrupper, gällande endast ht-21
Helårsprognosen pekar mot ett överskott med 1,4 miljoner kronor för ökade
barnomsorgsintäkter. Denna prognos lämnar ett utrymme för enheterna att göra vissa riktade satsningar under året, som exempelvis förstärka vikariepoolen per förskola, ergonomiutbildningar samt inköp av arbetskläder.
Grundskola inkl. fritidshem och förskoleklass: 1,4 miljoner kronor Periodens positiva avvikelse beror främst på
Ersättning från staten för merkostnaden för sjuklöner på grund av Coronapandemin
Ett statsbidrag, ”skolmiljarden”, som bidrar till en ökad intäkt
Lägre personalkostnader för Tosterö resursskola än budget
Minskade barnomsorgsintäkter på grund av färre barn i fritidshem
Minskade intäkter för studiehandledning, på grund av lägre efterfrågan som en följd av Corona och den distansundervisning som pågått under vårterminen
Varav kommunal verksamhet: 2,1 miljoner kronor
Ersättning från staten för merkostnaden för sjuklöner på grund av Coronapandemin
Ett statsbidrag, ”skolmiljarden”, som bidrar till en ökad intäkt
Prognosen på helår pekar mot ett underskott med 4,6 miljoner kronor för de kommunala grundskolorna, exklusive resursskolan. En skola prognosticerar ett överskott. Fyra grundskolor befarar ett underskott på helår med totalt 5,8 miljoner kronor. Tre av de fyra skolorna har svårigheter med delningstal, vilket är starkt bidragande till underskottet. Handlingsplaner är upprättade på alla enheter som befarar underskott. Centralt finns skolmiljarden samt en central avsättning inom verksamhetsområdet på totalt 2,9 miljoner kronor som möter delar av det
prognostiserade underskottet, samt ett underskott på 0,8 miljoner kronor för minskade barnomsorgsintäkter, då färre barn har en fritidshemsplats, än budget. Minskade intäkter på studiehandledning med 0,7 miljoner kronor då efterfrågan har varit lägre under vårterminen.
Varav resursskolan: 0,5 miljoner kronor
Lägre personalkostnader än budget
Helårsprognosen för grundskola totalt pekar mot ett underskott på 3,0 miljoner kronor.
Särskola: 1,3 miljoner kronor Periodens positiva avvikelse beror på
Lägre kostnader på grund av färre externa skolplaceringar
Helårsprognosen pekar mot en positiv avvikelse på 2,0 miljoner kronor. Det beror på lägre externa kostnaderna. Särskolans tidigarestadier visar ett underskott på helår medan övriga verksamheter prognostiserar ett överskott som balanserar resultatet.
Gymnasieverksamhet: 1,4 miljoner kronor Periodens avvikelse beror främst på
Ett statsbidrag, ”skolmiljarden”, som bidrar till en ökad intäkt
Fler elever främst på yrkes- och I- programmen under vårterminen Varav Thomasgymnasiet: 1,2 miljoner kronor
Ökad intäkt från ”skolmiljarden”
Fler elever främst på yrkes- och IM-programmen under vårterminen Helårsprognosen för gymnasieverksamheten pekar mot en budget i balans.
Vuxenutbildning: 0,0 miljoner kronor
Det finns ingen tendens till mindre behov av SFI-utbildning. Dessutom har flera
sökande än tidigare mycket bristfälliga erfarenheter av utbildning. Det innebär att flera studerande börjar spår 1 och kräver mer resurser och pågår under längre tid.
Helårsprognosen för vuxenutbildningen pekar mot en budget i balans. Det finns dock en oroande faktor då söktrycket ökar inom såväl gymnasiekurser som grundläggande utbildningar. Merparten av kurserna är behörighetsgivande och därmed obligatoriska att anordna.
Prognossäkerhet
Nämndens årsprognos har förändrats och förbättrats under året.
Prognosförbättringen/förändringen beror på en central avsättning inom
verksamhetsområdet som inte tas i anspråk. Prognosen för barnomsorgsintäkter i förskolan minskar mot tidigare prognos på grund av en lägre befolkningsutveckling i åldern 1-5 år, samt lägre kostnader i grundskolan på grund av ökade intäkter i form av statsbidrag.
Avvikelse helårsprognos, tkr Mar Apr Maj Aug
Nämnd och förvaltning 1 100 0 0 1 600
Förskola inkl. pedagogisk omsorg, öppen fsk 2 200 2 200 2 200 1 400 Grundskola inkl. fritidshem, förskoleklass -5 300 -4 200 -4 200 -3 000
Särskola 2 000 2 000 2 000 2 000
Gymnasieverksamhet 0 0 0 0
Vuxenutbildning 0 0 0 0
Avvikelse nämnden totalt 0 0 0 2 000
Konsekvenser utifrån Coronapandemin
Den största kostnadsposten är personalkostnader. Det handlar om utökad tid för befintlig personal, inhyrd personal och kostnader för vikarier som krävts för att stötta elever och lärare när utbildningen skett på distans under våren. På förskolan har vikarier tagits in. De har fasta placeringar för att inte arbeta på flera olika platser.
Strängnäs kommunala förskolor har skyddsutrustning som personal kan använda vid kontakt med barn som insjuknar under dagen. Övriga utgifter är kostnader för exempelvis headsets och digitala läromedel samt kostnader för förbrukningsmaterial som behövdes för att anpassa lokalerna (till exempel handsprit). Här finns också kostnader för ökade städkostnader utöver avtal.
Prognosen för 2021 är väldigt osäker, men den bygger på att de kostnader som uppstått till och med augusti 2021.
Investeringar
Utökade personalkostnader för övertid etc. samt
tillfälligt inhyrd personal -3 538 -4 300 Ökade städkostnader utöver avtal, 2021 -427 -700 Extra busskostnader resecentrum-Campus
Thomasgymnasiet, ht -300
Inköp av digitala verktyg och läromedel samt
förbrukningsmaterial -554 -900
Summa: -4 519 -6 200 0
1) Tillskott genom budgettillskott eller annan kostnadsersättning
Ekonomiska konsekenser för barn- och utbildningsnämnden med anledning av
1) Utfall till om med rapportmånad/Prognos till och med 2021
Barn- och
utbildningsnämnden, tkr Kategoribenämning
Årets investeringar 2021 Sedan projektens start1)
Barn- och utbildningsnämndens investeringsbudget 2021 uppgår till 15,7 miljoner kronor varav 0,5 miljoner kronor är överförda från 2020. Budgeten är främst planerad att användas till:
Maskiner och inventarier till förskolor, grundskolor inkl. särskola samt gymnasiet och vuxenutbildningen totalt 2,3 miljoner kronor.
Maskiner och inventarier i nya lokaler 4,4 miljoner kronor varav 3,6 miljoner kronor kommer att förbrukas.
Verksamhetsanpassningar i förskolor och grundskolor inkl. särskolan totalt 0,9 miljoner kronor.
Digitala verktyg för elever, klassrum och medarbetare 7,2 miljoner kronor.
Övriga IT investeringar i system och infrastruktur 0,9 miljoner kronor.
För perioden januari-augusti redovisas ett utfall på 5,1 miljoner kronor och helårsprognosen är att 14,9 miljoner kronor kommer att utnyttjas.
Internkontroll
1. Skolplikt
Kontrollmoment: Skolpliktsbevakning Resultat – iakttagelser
Granskning av den nätverksmapp där resultatet av genomförd skolpliktsbevakning ska sparas visar att skolpliktsbevakning har genomförts i mitten av vårterminen 2021 och efter att läsåret avslutats. Ingen avvikelse.
Samtal med ansvarig utredare visar att processen fungerar som det är tänkt men att det skulle vara önskvärt att genomföra skolpliktsbevakningen varje månad. Det skulle kunna lösas genom att processen delvis automatiseras, och genom tätare samarbete mellan utredare och ansvarig för skolplaceringar. Förbättringsönskemålet är
överlämnat till utbildningskontorets administrativa chef för hantering.
2. Närvaro
Kontrollmoment: Uppföljning av frånvaro Resultat – iakttagelser
Samtal om frånvarohanteringen har genomförts med rektorer för resursskola, särskola och gymnasium samt med ansvarig utredare på utbildningskontoret. Stickprov av frånvarorapportering har inhämtats från tre grundskolor, grundsärskolan,
gymnasiesärskolan och gymnasieskolan.
Granskningen av frånvarorapporter visar att närvarosystemet används på de utvalda skolorna. I samtalen med rektorerna framkommer att särskolan behöver förtydliga sina egna rutiner om vem som ska hantera rapporteringen i de olika grupperna, och i
resursskolan har frånvaron hittills hanterats manuellt. Resursskolans personal ska utbildas i närvarosystemet och använda det från höstterminens start.
Rutinen för ökad skolnärvaro följs inte i alla steg. Avvikelse. I de genomförda
samtalen framkommer exempelvis att ansvarsfördelningen inte är tillräckligt tydlig och att kartläggningsmaterialet inte är anpassat för elever med neuropsykiatriska
funktionsvariationer.
Åtgärder
Rutinen har bearbetats för att få en tydligare struktur. Arbete pågår i centrala barn- och elevhälsan för att göra rutinen ännu enklare och anpassad till skolornas behov.
3. Diskriminering och kränkande behandling
Kontrollmoment: Rutin för anmälan och utredning av kränkande behandling och diskriminering
Resultat – iakttagelser
Samtal om rutinarbetet och om anmälningar till Skolinspektionen har genomförts med ansvarig utredare på utbildningskontoret. Två slumpvis utvalda utredningar per skolform i mars eller april 2021 har varit underlag för att bedöma om utredningar påbörjas skyndsamt, följs upp och avslutas inom rimlig tid.
Granskningen visar att många skolformer och enheter arbetar enligt rutinen men att det också finns enheter där personalen har låg kännedom om rutinen. Utredningar påbörjas över lag skyndsamt. Vissa skolor är sämre på att uppfatta att en kränkning har skett, vilket i flera fall lett till skolinspektionsanmälan.
I stickprovet finns en utredning som inte följts upp, vilket förklaras med ärendets dignitet och långa utredningstid. Övriga ärenden bedöms ha hanterats väl och inte behövt följas upp. Stickprovet innehåller också två ärenden som inte kan anses ha avslutats inom rimlig tid, vilket förklaras med bristande kunskap om rutinen. I många fall tar det lång tid innan ett ärende avslutas, vilket försvårar systematisk uppföljning.
Avvikelse.
Åtgärder
Erfarenheterna visar att utbildningsinsatser på enheterna har lett till ett förbättrat arbete i enlighet med rutinen. Kontinuerlig utbildning om rutinen och det praktiska utredningsarbetet är därför önskvärd. Avvikelsen är överlämnad till
verksamhetscheferna för åtgärd.
4. Medarbetares delaktighet och inflytande
Kontrollmoment: Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och samverkan Resultat – iakttagelser
Samtal om medarbetares delaktighet och inflytande har genomförts med rektorer från förskola, grundskola, fritidshem, särskola, gymnasium och vuxenutbildning.
I samtalen med rektorerna framgår att alla enheter har egna mallar eller årshjul för sitt SAM-arbete. I dessa mallar och årshjul finns arbetsplatsträffar (APT) samt
samverkansmöten inplanerade och genomförs cirka en gång per månad. Dessa möten kan ske mer frekvent om behov finns. Exempelvis har möten för samverkan genomförts varje vecka under pandemin. Rektor för fritidshemmet berättar även att ”mini-APT” för fritidshemmets medarbetare genomförs cirka 3-4 gånger per termin utöver ordinarie APT eftersom två av medarbetarna från fritidshemmet ej kan delta under första timmen av ordinarie APT på grund av fritids öppettider. Även medarbetarsamtal finns med i planeringen och genomförs på samtliga enheter med alla medarbetare under höstterminerna.
Det framgår i samtalen med rektorerna att de arbetar för ett öppet klimat på arbetsplatserna där medarbetarna känner sig delaktiga i och har inflytande i hur verksamheten på en arbetsplats kan utvecklas till det bättre. Ingen avvikelse
5. Systematiskt arbetsmiljöarbete
Kontrollmoment: Anmälan av risker och tillbud Resultat – iakttagelser
Samtal har genomförts med rektorer från förskola, grundskola, fritidshem, särskola, gymnasium och vuxenutbildning. Granskning har även genomförts av tio slumpvis utvalda ärenden från KIA, det digitala verktyg Strängnäs kommun använder för anmälan av risker och tillbud.
Upplevelsen hos rektorerna är att verksamhetens händelser anmäls i KIA med
undantag från en verksamhet där rektor upplever att det finns en risk att alla risker och tillbud inte anmäls. Denna misstanke har uppkommit då det inkommit få ärenden under sista tiden. Avvikelse.
I samtalen framgår att alla nya medarbetare får information om rutiner för anmälan av risker och tillbud i KIA. Några enheter har skriftliga rutiner för rapportering av tillbud och olyckor som ingår i det informationsmaterial ny personal tar del av. Övriga enheter ger muntlig information vid höstens första arbetsplatsträff (APT) eller muntlig
personlig information. Flertalet enheter upplever att kunskapen om rapportering i KIA behöver förbättras bland medarbetarna. Avvikelse.
I samband med granskning av de slumpvis utvalda ärende från KIA upptäcktes att två ärenden som rör olycksfall ej blivit anmälda till Försäkringskassan. Ansvarig rektor är meddelad och ser nu över om anmälan till Försäkringskassan är gjord men ej markerad i KIA. Om inte kommer anmälan göras i efterhand. Avvikelse. Övriga ärenden har påbörjats, följts upp och utretts inom rimlig tid.
Det har skett en förbättring i antal hanterade ärenden i KIA. En större andel av de ärenden som skapades i KIA perioden januari-juli 2021 har behandlats, jämfört med januari-mars 2021. Ingen avvikelse
Åtgärder
Ett arbete med att stärka strukturer och rutiner kring hur man rapporterar och följer upp i KIA har påbörjats i verksamheterna. Förskolan har regelbundna uppföljningar med personalavdelningen och extra stöd ges till enheter där det finns ett behov. I grundskolan har ett arbete inletts där personalavdelningen och intendent ska stötta verksamheterna i ärendehanteringen i KIA.
Där rektorer upplever ett behov av utbildning eller uppdatering av kunskaper i KIA för medarbetarna har specialist från personalavdelningen bjudits in till APT.
6. Bidragsbeslut
Kontrollmoment: Utbetalning av bidrag till fristående huvudmän Resultat – iakttagelser
Granskning har genomförts av fem slumpvis valda utbetalningar till förskola, grundskola/förskoleklass/fritidshem och gymnasieskola i april månad.
Utbetalningarna har jämförts med gällande bidragsbeslut och med barn-/elevregistret.
Samtliga utbetalningar till förskola och grundskola/förskoleklass/fritidshem har skett enligt bidragsbesluten. Ingen avvikelse. En utbetalning till gymnasier var helt korrekt. Två utbetalningar har skett enligt rätt prislista, men bidragsbesluten var inte uppdaterade. Detta korrigerades i samband med granskningen. Två huvudmän har fakturerat fel utifrån bidragsbeslutet, varav den ena uppdagades i samband med granskningen. Den andra huvudmannen hade redan blivit kontaktad av ansvarig handläggare för korrigering av fakturan innan ersättning betalas ut. Avvikelse.
I samband med granskningen har även bidragsbeslut för huvudmän som av Skolverket beviljats riksrekryterande utbildning eller särskild variant genomförts. I ett fall har huvudmannen inte inkommit med Skolverkets beslut och har därmed inte ett korrekt bidragsbeslut, vilket åtgärdats i samband med läsårsstarten.
Åtgärder
I samtal med ansvarig handläggare framkommer flera orsaker till att gymnasieskolor fakturerar felaktigt. Den främsta orsaken är att bidragsbesluten skickas till
huvudmannen och det är inte alltid som den som fakturerar för skolans räkning har fått beslutet till sig. Detta innebär onödig administrationstid för utredaren. Rutinen för bidragsbeslut till gymnasieskolor har från läsårsstart 2021/22 kompletterats så att bidragsbeslut även skickas med e-post till den aktuella skolan.