Tabell 1. Sjukfrånvaro utbildningskontoret januari-juli 2021.
Den totala sjukfrånvaron i utbildningskontorets verksamheter var 8,4% under januari-juli 2021. Vuxenutbildningen, som haft distansundervisning under hela perioden, har i princip ingen sjukfrånvaro alls. Gymnasiet, som haft delvis distansundervisning under perioden, har en relativt låg sjukfrånvaro på cirka 7%. Grundskolan, som har ungefär 40% av utbildningskontorets anställda i sina verksamheter, har också en relativt låg sjukfrånvaro på knappt 7%. Förskolan, som har drygt 35% av utbildningskontorets anställda, har en hög sjukfrånvaro på över 13% för perioden.
Långtidssjukfrånvaron utgör 34,5 procent av sjukfrånvaron ackumulerat under 2021.
Projektet med att hantera långtidssjuka inom utbildningskontorets verksamheter med stöd av HR-specialist fortsätter. Under 2021 har ytterligare sex medarbetares
rehabiliteringsärende avslutats, antingen genom att de avslutat sin anställning eller genom att de är åter i arbete. Det innebär att det endast finns åtta
rehabiliteringsärenden kvar av totalt 32 vid projektets början i november 2019. Av de åtta som återstår har fyra en plan för återgång i arbete och fyra är under medicinsk behandling eller utredning, och därför är plan för återgång i arbete inte aktuell ännu.
Förutom de åtta som återstår finns också 16 nytillkomna medarbetare med hög korttidsfrånvaro eller som haft heltids- eller deltidssjukfrånvaro.
Som en del av den horisontella satsningen för arbetsmiljö har ett pilotprojekt med hälsohjulet genomförts inom en förskoleenhet med stöd av en HR-specialist. Knappt ett tiotal medarbetare, som haft ett mönster av upprepad korttidsfrånvaro en längre tid, var med i projektet. Hälsohjulet är ett verktyg som hjälper till att skapa översikt och
utgångsläge för samtal om hur nöjd man är inom olika områden i livet: fysik hälsa, psykisk hälsa, arbetsglädje, kost, alkohol och tobak, stresshantering och återhämtning samt relationer och fritid. Utifrån nuläget satte medarbetaren mål för sin hälsa för att främja sin arbets- och livsglädje. Projektet var tänkt att pågå från mars till maj, men förlängdes p g a insikten om att förändringar i livsstil tar tid. Den utvärdering som var tänkt att göras i maj kommer istället ske i slutet av september efter sex månader och redovisas därför i årsrapporten. Det som hittills framkommit av testgruppen är att de tyckte att projektet var värdefullt och att det gav kunskap och insikter hur man kan arbeta vidare med balans mellan arbete och fritid. Cheferna tycker att det varit till hjälp att lyfta olika hälsoaspekter och ansvarsfrågor som annars kan vara svåra att komma åt.
ARBETSMILJÖ
Samtliga verksamheter upplever att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar tillfredsställande. Det är resultatet av den övergripande uppföljningen av sjukfrånvaro, tillbud och olyckor, skyddsronder, riskbedömningar och samverkan för januari-augusti 2021. Delar av arbetsmiljöarbetet har fått ett annat fokus eller behövt förändras under pandemin.
Tabellen nedan visar resultat från två system, Adato och Kia. I Adato syns
rehabiliteringsbevakningar, som kommer när en medarbetare varit sjukskriven i mer än 14 dagar eller varit sjuk tre gånger under ett år. Det är alltså en indikation på att något behöver hanteras. När den är hanterad görs den om till ett rehabiliteringsärende, och när medarbetaren är åter i arbete avslutas den. I Kia anmäls tillbud och olycksfall.
Här ingår exempelvis kränkningar och arbetssjukdomar. Antalet medarbetare är hämtat från systemet ledningsinformationssystemet Lis 2021-08-30 och är något lågt eftersom alla nya anställningar inför höstterminen ännu inte finns i systemet.
Tabell 2. Rehabiliteringsfall, tillbud och olyckor på utbildningskontoret perioden januari-augusti 2021.
Förskola Grundskola Gymnasium Vuxenutbildning Totalt
Antal månadsavlönade
Grundskolan har ett stort antal ohanterade rehabiliteringsbevakningar. Orsakerna till detta är flera: en stor del av tiden går åt till att hantera pandemifrågor, systemet upplevs som svårt och det saknas rutiner på strukturnivå för hur
rehabiliteringsbevakningarna ska hanteras.
Grundskolan har också ett stort antal rapporterade tillbud och olyckor. En fjärdedel av de rapporterade tillbuden och olyckorna under perioden avser coronarelaterade frågor.
Det kan vara till exempel smitta eller oro för smitta. Ungefär två tredjedelar av tillbud och olyckor är hanterade och avslutade, vilket är en förbättring sedan delårsrapport 1, då endast en tredjedel av tillbuden och olyckorna var hanterade och avslutade.
Uppföljningen visar också att samverkan skett minst en gång per månad i alla verksamheter. I grundskolan, på gymnasiet och på vuxenutbildningen har ledningen haft avstämning med skyddsombud varje vecka på enhetsnivå för en dialog om coronaläget.
Inom vissa verksamheter har behovet av digitala skyddsronder ökat när behovet av fysiska skyddsronder minskat. Inom grundskolan har intendentrollerna bidragit till att skyddsronder genomförts, dokumenterats och följts upp.
Av medarbetarenkäten från 2020 (som redovisades i årsrapporten 2020) framgår att utbildningskontorets medarbetare trivs på sina arbetsplatser och är motiverade (motivationsindex 4,37, ledningsindex 4,10 och styrningsindex 4,31 där 5 är max).
Resultaten inom alla dessa områden är högre än året innan. Medarbetarenkäten innehåller också frågor om kränkningar, diskriminering och trakasserier samt
arbetsmiljö. Även här är resultaten bättre än året innan med undantag av andelen som blivit trakasserade.
Medarbetarenkäten har skillnader såväl enheter som verksamheter emellan. Varje enhet sätter upp en plan utifrån sitt resultat. Sammanfattningsvis kan sägas att det finns ett behov att av fortsätta jobba för ökad systematik och uppföljning när det gäller arbetsmiljö. Pandemin har gjort att verksamheterna behövt hantera nya
arbetsmiljöfrågor, medan andra frågor fått mindre uppmärksamhet.
Analys
Den relativt låga sjukfrånvaron på gymnasiet och i grundskolan kan bero på att spridningen av andra smittor också minskat under coronapandemin. Det kan också förklaras av att en del av lärarna under delar av sin arbetstid har kunnat jobba hemifrån.
Den högre sjukfrånvaron i förskolan har flera orsaker. En är att medarbetarna följer rekommendationerna om att stanna hemma om man har förkylningssymtom och att det emellanåt tagit lång tid innan man fått tid för coronatest. Några medarbetare har varit långvarigt sjuka.
Förskolan har historiskt och även nationellt haft höga sjuktal. Under de senaste åren har det dock skett ett framgångsrikt och systematiskt arbete för att dels minska
långtidsfrånvaron, dels minska den upprepade korttidsfrånvaron. Under pandemin kan förskolan notera att några fallit tillbaka i hög korttidsfrånvaro. Det har varit svårt att arbeta på samma sätt som tidigare för att minska korttidsfrånvaron eftersom
rekommendationerna är strikta om att vara hemma vid symtom. Korttidsfrånvaron är med andra ord svårare att få grepp om för rektorerna.
Kanske är det samverkan och dialogen som förändrats mest under corona. Pandemin har gjort att den fackliga samverkan har intensifierats och skett med tätare intervaller än tidigare. I grundskolan, på gymnasiet och på vuxenutbildningen har ledningen haft avstämning med skyddsombud varje vecka på enhetsnivå för att resonera om
coronaläget. I grundskolan har fackliga representanter medverkat varje vecka vid rektorernas verksamhetsmöte. Representanter från arbetsgivare och fackliga
organisationer har tillsammans behövt jobba aktivt för att finna de bästa lösningarna för såväl barn, elever och medarbetare. Förhoppningsvis har den ökade samverkan bidragit med ökad tillit.
Förskolans hygienregler som införts under året förväntas ge effekter på sjukfrånvaron, men är inte möjliga att utvärdera förrän under 2022.
En framgångsfaktor är uppföljning och utvärdering av det systematiska
arbetsmiljöarbetet. Det ökar sannolikheten att verksamheten upptäcker saker som kan förbättras.
Samtidigt som uppföljningen visar att det finns ett behov av att arbeta mer strukturerat med rapportering, hantering och uppföljning av rehabiliteringsfrågor samt tillbud och olycksfall, har pandemin gjort att cheferna i verksamheten fått en ökad kunskap i systemen. Det har skett fler tillbud och olyckor under pandemin, och flera chefer har också för första gången behövt anmäla allvarliga tillbud och allvarliga olycksfall, i form av konstaterad covidsmitta, till Arbetsmiljöverket.
Barn- och utbildningsnämndens mål om att alla verksamheter tillhandahåller en stimulerande arbetsmiljö bedöms 2021 bli delvis uppnått.
Slutsatser
Det finns ett behov av att stärka strukturer och rutiner kring hur man rapporterar och följer upp i systemen som hanterar rehabiliteringsfrågor samt tillbud och olycksfall.
Detta arbete har pågått en tid inom förskolan och har också påbörjats inom grundskolan.
Det förebyggande och hälsofrämjande arbetet som exempelvis hälsohjulet kommer att fortsätta och utvärderas.
Barn- och utbildningsnämndens mål:
Andelen behöriga ökar i barn- och utbildningsnämndens verksamheter
Bedömning
Delvis uppfyllt
Sammanfattning av periodens viktigaste aktiviteter
Fortsatt arbete med utbildningskontorets kompetensförsörjningsstrategi, bland annat tillsammans med de fackliga parterna inom ramen för HÖK.1
Resultat