Verksamhetsberättelse 2019
4 Ekonomisk uppföljning och analys
4.1 Driftredovisning Uppföljning och analys Driftredovisning verksamhet
Verksamhet Utfall
2017 Utfall
2018 Budget
2019 Utfall
2019 Avvikelse 2019 Politisk verksamhet -25 525 -31 130 -39 035 -36 574 2 461 Kommunledningsförvaltningen -154 701 -165 633 -161 749 -146 972 14 778 Avgifter, bidrag och
ersättningar -105 210 -108 301 -112 421 -110 606 1 815
Kommunövergripande 0 -2 623 -17 410 -12 374 5 036
Totalt -285 436 -307 686 -330 615 -306 526 24 089
Uppföljning och analys
Politisk verksamhet +2,5 miljoner kronor
Verksamhetsområdet omfattar kostnader för kommunfullmäktige och
kommunstyrelsen samt dess råd och beredningar. Utöver detta ingår även vissa insatser för att öka medborgarnas demokratiska engagemang och inflytande över Botkyrka som exempelvis dialogkommissionen och ungdomsfullmäktige.
Kostnaderna för verksamheten har ökat 5,4 miljoner kronor i förhållande till föregående år. Detta beror till största delen på den nyinrättade
dialogkommissionen samt utökat antal ledamöter i kommunfullmäktige.
I förhållande till budget för 2019 har verksamheten ett överskott på 2,5 miljoner kronor. Detta beror i huvudsak på att den nyinrättade
dialogkommissionen har haft en startsträcka innan olika förslag till åtgärder genererat kostnader.
Kommunledningsförvaltningen + 14,8 miljoner kronor
Kommunledningsförvaltningen är kommunstyrelsen tjänstemannaorganisation som har i uppdrag att styra, leda och utveckla kommunens verksamhet inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Förvaltningen ansvarar också för flertalet kommungemensamma verksamheter och funktioner.
I förhållande till föregående år har nettokostnaderna minskat med 3,9 miljoner kronor. Detta beror på ökade intäkter för kommunövergripande systemstöd på 17,2 miljoner kronor. Utöver detta har kostnaderna ökat med anledning av pris- och löneökningar samt att ansvaret för trygghets- och säkerhetsarbetet flyttats till kommunstyrelsen.
Nedan redovisas utfallet per avdelning. Eftersom flera avdelningar har ett
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 35(44)
budgetansvar som innefattar även övriga verksamhetsområden (politisk verksamhet, bidrag etc) så anges inom parantes avdelningens totala budgetavvikelse.
För att förbereda sig inför de effektiviseringskrav som förvaltningen har 2020 och de eventuella förändringar i organisationen som detta kan leda till har flera avdelningar avvaktat något med återbesättning av vakanser som uppstått.
Kommundirektör +1,4 (+1,4) miljoner kronor
I budgetramen för kommundirektören ingår, förutom löner, kostnader för kommundirektör och förvaltningskostnader, även kostnader för kommunens ledningsgrupp samt kostnader för regionala ändamål.
Överskottet mot budget beror till största del på minskade konsultkostnader.
Samordnings- och stödavdelning + 8,2 (+8,2) miljoner kronor
Avdelningen omfattar biträdande kommundirektör, samordnings- och utvecklingsenhet samt enheten för trygghet och säkerhet.
Överskottet mot budget beror på tillfälliga vakanser i samband med ny- och ersättningsrekryteringar av medarbetare. Även lokalkostnaderna visar ett överskott vilket beror på osäkerhet om verklig hyreskostnad på grund av ny internhyresmodell när budgeten upprättades.
Demokrati- och kansliavdelning +0,8 (+3,6) miljoner kronor
Avdelningen omfattar enheterna kommunkansli samt kommunarkiv och registratur. Avdelningen administrerar även den politiska verksamheten men kostnaderna för detta redovisas ovan.
Överskottet mot budget beror till största del på tillfälliga vakanser.
Planerings- och uppföljningsavdelning -1,3 (-0,2) miljoner kronor Avdelningen består av enheten för ekonomi- och verksamhetsstyrning, redovisningsenheten samt upphandlingsenheten.
Avdelningen ansvarar även för budgeten för vissa kommungemensamma åtgärder som exempelvis nya verksamhetssystem samt vissa bidrag. Dessa redovisas under respektive verksamhetsområde.
Sammantaget visar avdelningen ett budgetutfall som är i balans.
HR-avdelning +1,2 (+1,9) miljoner kronor
Avdelningen omfattar HR-enhet, löneenhet och enheten för arbetsmiljö och hälsa i fokus.
Överskottet beror till största delen på vakanser.
Kommunikationsavdelning +2,2 (+2,2) miljoner kronor
Avdelningen består av kommunikationsenheten, digitaliseringsenheten, IT-enheten samt medborgarcenter.
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 36(44)
Överskottet beror till största delen på vakanser.
Hållbar samhällsutvecklingsavdelning +2,1 (+2,1) miljoner kronor
Avdelningen ansvarar för att leda och samordna det strategiska arbetet för att utveckla Botkyrka som plats. Det innebär att i samarbete med alla
förvaltningar bidra till och planera för ett hållbart Botkyrka utifrån ekonomiska, miljömässiga och sociala perspektiv.
Överskottet beror på vakanser. Detta har i sin tur inneburit att vissa uppdrag inte kunnat fullgöras som exempelvis medborgarundersökningen.
Avgifter, bidrag och ersättningar +1,8 miljoner kronor
Verksamhetsområdet omfattar bidrag och medlemsavgifter till verksamheter som drivs i egna kommunala bolag, samarbete med andra kommuner, fackliga organisationer med mera. Bidrag till föreningssektorn ingår inte. De största mottagarna är Södertörns brandförsvarsförbund, Upplev Botkyrka,
Mångkulturellt centrum, Hågelbyparken samt överförmyndarverksamheten.
Tillsammans står dessa för 80% av budgeten.
Överskottet består av flertalet små avvikelser per mottagare.
Kommunövergripande +5,0 miljoner kronor
Verksamhetsområdet omfattar medel för införandet av nya verksamhetssystem, nytt kommunhus, digitaliseringsfonden samt sponsring.
Överskottet beror på förseningar i införandet av verksamhetssystem samt att 0,6 miljoner kronor avseende medel för nytt kommunhus bokförts under kommunledningsförvaltningen samt på ej utnyttjade medel från
digitaliseringsfonden. Av de 2 miljoner kronor som fanns i driftsbudgeten för digitaliseringsfonden beviljades 1,0 miljoner kronor men endast 0,6 miljoner kronor har utnyttjats.
Driftuppföljning intäkter och kostnadsslag
Enhet (Tkr) Utfall 2018 Budget
2019 Utfall 2019 Avvikelse 2019
Intäkter 133 522 158 626 158 510 -116
Personal -173 828 -200 067 -191 858 8 209
Övriga
kostnader -267 393 -289 174 -273 178 15 997
Totalt -307 699 -330 615 -306 526 24 089
Kommunstyrelsen visar ett överskott i förhållande till budget på 24,1 miljoner kronor för 2019 vilket motsvarar 7,3%.
Intäkterna för 2019 motsvarar i stort budgeterad nivå. I förhållande till 2018 innebär det en ökning med 25,0 miljoner kronor. I huvudsak beror detta på interndebitering av kommungemensamma IT-system till samtliga förvaltningar
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 37(44)
som infördes från 2019.
Personalkostnaderna är 8,2 miljoner kronor lägre än budget vilket i huvudsak beror på tillfälliga vakanser i samband med rekryteringar. Jämfört med föregående år har personalkostnaderna ökat med 18,0 miljoner kronor.
Förutom löneökningar beror detta främst på ökning av den politiska
verksamheten samt att trygghets- och säkerhetsarbetet flyttats över från andra nämnder.
Övriga kostnader har minskat med 5,4 miljoner kronor jämfört med 2018.
Bakom detta finns ökade lokalkostnader på grund av förändring
interndebitering av hyror samt minskade kostnader inom de flesta övriga områden, exempelvis tillfälligt inhyrd personal.
Prognosavvikelse
Prognoserna under 2019 har avvikit från slutligt utfall med mellan 5,8% i årets första prognos till 4,1% i årets sista prognos. Avvikelsen beror bland annat på försenade kostnader för dialogkommissionen samt att planerad förändring av avskrivningstider för ombyggnad i kommunhuset inte gav beräknad effekt.
Vidare har återbesättning av vakanta befattningar tagit längre tid än förväntat.
Under 2020 kommer strukturen för prognosuppföljningen att förtydligas i syfte att säkerställa prognoserna.
4.2 Investeringsredovisning
Uppföljning och analys fleråriga investeringsprojekt
Projekt budget Total prognos Total Totalt utfall budget - Avv tot prognos
totalt Avv Budget -
utfall
Budget
2019 Ack utfall Avv Budget 2019 - Ack utf
6402 Nytt
personalsystem
-6 400 -6 400 -2 035 0 4 3665 -3 466 -406 3 060
6403 Dokument- ärendehanterings-system.
-2500 -2 500 -567 -0 1 933 -2 925 -198 2 727
6404
Affärssystem KLF -5 858 -5 858 0 0 5 858 -608 0 608
Implementeringen av nytt personal- och lönesystem har förskjutits i tid på grund av överprövningar. Driftstart är planerad till februari 2020 och slutredovisning av investeringen planeras till mitten av 2020.
Nytt dokument- och ärendehanteringssystem har varit försenat men implementering beräknas ske under våren 2020 och slutredovisning av investeringen kommer att ske senare under året.
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 38(44)
Investeringen av nytt affärssystem är framskjuten och förberedelser för upphandling sker 2020. Införandet beräknas till 2021/2022.
Uppföljning och analys årliga investeringsprojekt
Projekt Budget 2019 Utfall 2019 Avvikelse Slutredovisat 3005
Digitalisering -2 278 0 2 278
3013
IT-investeringar -6 000 -1 065 4 935 juni 2019
3024 Inventarier
klf -300 0 300
3034 MBC Tumba Upprustning
-483 -367 116 dec 2019
3035 MBC Alby
upprustning -482 -661 -179 dec 2019
3205 IT
reinvsteringar -2 500 -606 1 894 dec 2019
Totalt -12 043 -2 698 9 345
IT-investeringar och IT-reinvesteringar är lägre än budgeterat eftersom inköp görs i form av tjänster istället för investeringar. Detta påverkar därför
driftbudgeten istället.
Utfallet på digitaliseringsfonden är 0 vilket beror på att fonden inte har egna utgifter utan överför budgetmedel till berörda nämnder. Under 2019 har 276 tkr överförts till andra nämnder. Projektet Taligenkänning vid
socialnämnden har inte startat varför beviljat belopp på 360 tkr kommer att begäras att ombudgeteras till 2020. Projektet Fysisk aktivitet med app för barn, utbildningsnämnden, har inte kunnat förbruka alla medel 2019 varför 38 tkr begärs som ombudgetering till 2020.
Under året har inga investeringsmedel använts för inventarier vid kommunledningsförvaltningen.
Medel för upprustning av medborgarkontoren i Tumba och Alby är de sista som gjorts för att anpassa medborgarkontoren till den nya organisationen som infördes 2018.
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 39(44)
5 Personalredovisning
5.1 Personalsammansättning 5.2 Uppföljning och analys
Anställningsförhållanden: Anställda, årsarbetare
Antalet snittanställda under året har ökat med 15 stycken vilket motsvarar nio fler årsarbetare, dvs nio heltidstjänster. Nämnden återfick organisatoriskt kommunens trygghets- och säkerhetsarbete 2019 vilket resulterat i en ny enhet för Trygghet och säkerhet med ca fem heltidsanställda. Under året har några medarbetare varit föräldralediga och några tjänster har varit delvis vakanta.
Resterande ökning kommer framför allt från den centrala HR-avdelningen vars uppgift är att stödja och leda kommunövergripande HR-relaterade frågor.
Kommunens projekt med SKR, Arbetsmiljö och hälsa i fokus som syftar till att sänka sjukfrånvaron har bemannats med fem årsarbetare. Vård- och
omsorgsförvaltningen har valt att tillsammans med HR-avdelningen på kommunledningsförvaltningen samarbeta kring HR-resurser som numera flyttats till kommunstyrelsen vilket motsvarar fyra årsarbetare.
HR-avdelningen utökats med en central rekryteringsgrupp med två medarbetare.
Anställningsförhållanden:
Anställda, årsarbetare 2016 2017 2018 2019
Antal anställda* 231 232 236 251
kvinnor 156 161 160 174
män 75 70 76 77
Antal tillsvidareanställda* 188 191 198 207
kvinnor 126 133 135 140
män 62 58 63 67
Antal visstidsanställda
månadsavlönade* 33 29 27 31
kvinnor 24 20 17 24
män 9 10 10 7
Antal visstidsanställda
timavlönade* 12 11 15 16
kvinnor 8 9 11 12
män 3 3 4 4
Årsarbetare 200 204 217 226
kvinnor 132 140 146 154
män 68 64 71 72
Tillsvidareanställda årsarbetare 167 174 185 191
kvinnor 107 119 124 128
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 40(44) Anställningsförhållanden:
Anställda, årsarbetare 2016 2017 2018 2019
män 59 56 61 63
Visstidsanställda årsarbetare
månadsavlönade 30 25 23 26
kvinnor 22 17 15 20
män 8 8 8 6
Visstidsanställda årsarbetare
timavlönade 3 4 9 9
kvinnor 3 4 6 7
män 1 1 2 2
Andel tillsvidareanställda av
månadsavlönade* 85,6% 86,7% 89,4% 87,8%
kvinnor 84,9% 87,0% 90,4% 86,3%
män 86,9% 86,0% 87,3% 91,2%
Andel visstidsanställda av
månadsavlönade* 15,2% 13,4% 12,2% 13,0%
kvinnor 16,3% 13,1% 11,7% 14,6%
män 13,1% 14,0% 13,3% 9,4%
*Snittantal under året
Anställningsförhållanden: Anställda, årsarbetare
Andel heltidsanställda ligger kvar på en hög stabil nivå om knappt 95 %, där könsskillnaden är försumbar.
Anställningsförhållanden: Heltid,
deltid (månadsavlönade) 2016 2017 2018 2019
Andel heltidsanställda av
månadsavlönade* 94,0% 94,1% 94,5% 94,9%
kvinnor 94,4% 94,5% 95,1% 94,9%
män 93,2% 93,2% 93,3% 95,1%
Andel deltidsanställda (75-99%)
av månadsavlönade* 2,9% 2,4% 2,0% 1,4%
kvinnor 2,2% 1,6% 1,5% 0,6%
män 4,2% 4,2% 3,1% 3,2%
Andel deltidsanställda (1-74%)
av månadsavlönade* 4,0% 3,6% 3,9% 3,8%
kvinnor 4,7% 4,0% 4,0% 4,5%
män 2,6% 2,6% 3,6% 2,3%
Sysselsättningsgrad (%)
månadsavlönade* 97,0% 98,0% 97,0% 98,0%
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 41(44) Anställningsförhållanden: Heltid,
deltid (månadsavlönade) 2016 2017 2018 2019
kvinnor 97,0% 98,0% 97,0% 97,0%
män 98,0% 98,0% 97,0% 98,0%
Personalstruktur: könsfördelning och åldersstruktur
Medelåldern för årsarbetarna är fortsatt cirka 45 år. Årsarbetarna har ökat med fyra procent där den största ökningen på 3,5 procentenheter ses i gruppen 50-59 år. Kvinnorna motsvarar 68 procent av förvaltningens årsarbetare och ökade med 1 dryg procentenhet från 2018 års andel på 67 procent.
I åldersspannet 30-49 som representeras av 50 procent av årsarbetarna är det fler män än kvinnor.
Könsfördelning och
åldersstruktur 2016 2017 2018 2019
Årsarbetare 200 204 217 226
kvinnor 132 140 146 154
män 68 64 71 72
Andel årsarbetare <= 29 år 11,6% 10,3% 10,5% 9,1%
kvinnor 12,6% 12,6% 12,8% 11,3%
män 9,5% 5,2% 5,8% 4,3%
Andel årsarbetare 30-49 år 51,1% 53,3% 51,5% 50,0%
kvinnor 49,3% 49,5% 47,6% 47,7%
män 54,5% 61,5% 59,3% 54,9%
Andel årsarbetare 50-59 år 25,7% 25,0% 25,8% 29,3%
kvinnor 29,0% 28,6% 29,0% 31,2%
män 19,2% 17,1% 19,1% 25,0%
Andel årsarbetare >= 60 år 11,6% 11,5% 12,2% 11,7%
kvinnor 9,0% 9,3% 10,5% 9,7%
män 16,8% 16,2% 15,7% 15,8%
Medelålder månadsavlönade * 44,4 44,7 44,8 45,5
kvinnor 43,9 44,2 44,5 45,0
män 45,5 45,7 45,5 46,5
Utländsk bakgrund
Siffror saknas än så länge för 2019, kompletteras så snart de har redovisats från SCB.
Förvaltningen arbetar sedan 2014 med kompetensbaserad rekrytering med målsättning att säkerställa likabehandling i urvalsförfarandet. Det har hittills
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 42(44)
inte lett till att vi lyckats anställa flera medarbetare med utländsk bakgrund.
Personalstruktur: Utländsk
bakgrund 2016 2017 2018 2019
Andel anställda [1] med utländsk
bakgrund[2] 38 40 36
kvinnor 42 44 39
män 29 31 31
Andel chefer[3] med utländsk
bakgrund[2] 7 5 -
Andel medarbetare[4] med
utländsk bakgrund[2] 43 44 37
[1] Månadsavlönade anställda 2019-11-30 enligt AB 01
[2] Enligt SCBs definition av utländsk bakgrund- Utrikes födda samt inrikes födda med två utrikesfödda föräldrar
[3] Chef definieras här som anställd med personalansvar
[4] Medarbetare definieras här som anställd utan personalansvar Personalomsättning
Personalomsättningen fortsätter att vara högre än vad förvaltningen strävar efter både avseende nyrekryterade på 21 procent och personal som slutat på 20 procent. Personalomsättningen har ökat mest bland de under 29 år, bland de nyrekryterade står ökningen för knappt 16 procentenheter och på de unga som avslutat sin anställning i kommunen står ökningen för knappt 8 procentenheter.
Vi lyckats attrahera och rekrytera in drygt 21 procent i ersättningsrekryteringar.
Vid genomförda avslutsenkäter under året framkommer att främsta orsaken till att man väljer att sluta hos oss är att att man efterfrågar bättre ledarskap samt större möjlighet egen utveckling.
Personalomsättning 2017 2018 2019
Personalomsättning Nya 16,5% 20,0% 21,1%
<=29 7,7% 30,8% 46,2%
30-49 16,5% 22,5% 22,3%
Personalomsättning Nya50-59 16,2% 15,2% 15,3%
>=60 4,0% 1,9% 2,0%
Personalomsättning Slutat 19,1% 18,4% 20,1%
<=29 15,4% 15,4% 23,1%
30-49 23,3% 23,5% 21,4%
50-59 8,8% 7,6% 9,7%
>=60 8,0% 7,7% 13,7%
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 43(44)
5.3 Arbetsmiljö och hälsa Uppföljning och analys Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron har sjunkit med 0,8 procentenheter och pekar på en frisknärvaro om 96,2 % (jämfört med Botkyrka kommun som har en total sjukfrånvaro på 6,8 % och därmed en frisknärvaro på 93,2 %).
Den största minskningen ser vi i korttidsfrånvaron dag 1-14 för alla på förvaltningen. Bland kvinnor som står för en högre sjukfrånvaro, (4,3 %), än männen (2,6 %) har minskningen varit störst och sjunkit med 1,2
procentenheter.
HR-avdelningen bedriver sedan 2018 ett projekt tillsammans med SKR, Arbetsmiljö och hälsa i fokus, vars syfte är att arbeta mot minskad
korttidsfrånvaro. Bland annat har vi infört ett nytt sjukanmälningssystem med sjuksköterskor som tar emot sjukanmälningarna och bistår med rådgivning direkt vid första kontakten. I projektet ingår också ett chefsstöd som bistår enheter i kommunen som har hög sjukfrånvaro. Förvaltningen har en enhet som har åtnjuter chefsstöd på grund av hög korttidsfrånvaro.
Förvaltningen har en förhållandevis låg sjukfrånvaro och cheferna arbetat systematiskt med tidiga insatser vid fler än fyra tillfällen med korttidsfrånvaro under ett år.
Sjukfrånvaro 2016 2017 2018 2019
Total sjukfrånvaro i % av
ordinarie arbetstid 7,5% 5,2% 4,6% 3,8%
Dag 1-14 i % av ordinarie
arbetstid 2,8% 2,2% 2,2% 1,7%
Dag 15-90 i % av ordinarie
arbetstid 1,6% 0,6% 0,9% 0,7%
Dag 91- i % av ordinarie
arbetstid 3,1% 2,3% 1,5% 1,4%
Sjukersättning/aktivitetsersättni
ng i % av ordinarie arbetstid 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%
Kvinnor i % av tillgänglig
arbetad tid för kvinnor 10,0% 6,8% 5,5% 4,3%
Män i % av av ordinarie tid för
män 2,5% 1,6% 2,9% 2,6%
Ålder <29 i % av ordinarie
arbetstid <29 5,2% 3,4% 3,5% 3,4%
Ålder 30-49 i % av ordinarie
arbetstid 30-49 8,5% 5,7% 5,3% 4,4%
Verksamhetsberättelse, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2019 44(44)
Sjukfrånvaro 2016 2017 2018 2019
Ålder 50-59 i % av ordinarie
arbetstid 50-59 8,6% 6,1% 4,0% 3,3%
Ålder >60 i % av ordinarie
arbetstid >60 2,7% 2,4% 4,2% 2,7%
Hållbart medarbetarengagemang, HME
Kommunstyrelsen ligger kvar på föregående års resultat 71 (jämfört med kommunens resultat på 78) när det gäller det hållbara
medarbetarengagemanget. Vi kan se att medarbetarna bland annat saknar tydligt ledarskap och tydlig målstyrning. Det pågår bland annat ett arbete i förvaltningsledningen i syfte att klargöra tydligare målstyrning för hela förvaltningen.
Alla enheter på förvaltningen arbetar enskilt med sina resultat och tar fram handlingsplaner. Varje avdelning genererar handlingsplaner som bearbetas i förvaltningsledningen med ett långsikt syfte att stödja förvaltningen inför beslut om åtgärder som ska vidtas.
HME (hållbart
medarbetarengagemang) 2016 2017 2018 2019
Kommunledningsförvaltningen 74 74 71 71
Botkyrka kommun totalt 80 79 79 78
5.4 Kompetensutveckling Uppföljning och analys
Kommunledningsförvaltningen har tagit fram en kompetensförsörjningsplan för perioden 2021–2024.