Envägs och tvåvägskommunikation

Det finns flera kommunikationsteorier och Kaufmann och Kaufmann (2016) menar att det inte finns någon överordnad sådan. Enligt Fiske (1998) är Shannon och Weavers (1949) kommunikationsmodell den första inom kommunikationsteorin och har sedan sin uppkomst legat till grund för utveckling av andra kommunikationsmodeller som ämnar att beskriva hur kommunikation går till.

Figur 2. Egen tolkning av Shannon och Weavers (1949, s. 5) modell av envägskommunikation

Den grundläggande kommunikationsmodellen av Shannon och Weaver (1949) beskriver kommunikation som en linjär process. I Figur 2 illustreras Shannon och Weavers kommunikationsmodell, vilken startar med att informationskällan väljer ett meddelande som ska förmedlas till mottagaren. Sändaren transformerar meddelandet till en signal som förmedlas via en kommunikationskanal till mottagaren. Buttle (1995) exemplifierar modellen genom att förklara att vid verbal kommunikation är hjärnan informationskällan och rösten är sändaren. Både informationskällan och destinationen kan således ses som personer och sändaren, kommunikationskanalen och mottagaren som delar i det medium där personerna kommunicerar (Dennis & Valacich, 1999). Mottagaren gör om signalen till ett meddelande och förmedlar det till destinationen, det vill säga personen som avkodar meddelandet.

I Shannon och Weavers (1949) kommunikationsmodell finns även brus, vilket är allting som följer med signalen mellan sändare och mottagare som informationskällan inte avsett förmedla. Brus innefattar således alla signaler som tas emot av mottagaren men inte sänts av informationskällan. Bruset inrymmer allt som gör signalen mer komplicerad att avkoda och förstå på korrekt vis. Det kan exempelvis vara knaster eller förvrängningar av ljud under ett telefonsamtal, en obekväm stol som får mottagaren att tappa fokus eller tankar som är mer intressanta än källans budskap (Fiske, 1998). Följaktligen kan brus orsakas av själva meddelandet, mottagaren, sändaren eller kanalen som meddelandet sänds genom. Turner och Foss (2018) påvisar att ökningen av digital kommunikation och kommunikation på distans innebär att det krävs mer av den som vill förmedla ett budskap, eftersom det är svårare att behålla mottagarens uppmärksamhet då mer brus uppstår vid kommunikation på distans.

Shannon och Weaver (1949) använder inte begreppet feedback i sin kommunikationsmodell men Fiske (1998) menar att efterföljare har funnit det givande att inkludera. Kaufmann och Kaufmann (2016) poängterar att kommunikationsprocessen inte är enkelriktad i praktiken utan något som sker i båda riktningar. Tvåvägskommunikationen är intressant för vår studie eftersom exempelvis Brown, Trevino och Harrison (2005) menar att ett gott ledarskap identifieras av att ledaren brukar tvåvägskommunikation med sina medarbetare.

Figur 3. Egen tolkning av Schramms (1954, s.8) tvåvägskommunikationsmodell

En av de tidiga förespråkarna av tvåvägskommunikation är Schramm (1954). Schramms tvåvägskommunikationsmodell, se Figur 3, har likheter med Shannon och Weavers (1949). Exempelvis menar Schramm (1954) att kommunikationsprocessen involverar en sändare, ett meddelande och en mottagare. Schramms modell involverar dessutom feedback vilket skiljer modellerna åt, som tidigare konstaterat. Schramm menar, likt Shannon och Weaver (1949), att sändaren kodar ett meddelande och sänder det till mottagaren som avkodar meddelandet. Om avkodningen matchar kodningen har meddelandet fått ömsesidig mening.

Tvåvägskommunikation innebär till skillnad från envägskommunikationen att det finns möjlighet för mottagaren att kommunicera feedback tillbaka till sändaren av budskapet. Mottagaren blir istället sändare när processen sker i motsatt riktning (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Feedback definieras av Fiske (1998, s. 36–37) som “överföringen av mottagarens reaktion tillbaka till sändaren”. Feedback möjliggör för sändaren att anpassa sitt budskap till mottagaren genom den respons som mottagaren skickar tillbaka. Feedback är enligt Fiske enklare att förmedla vid kommunikation som sker ansikte-mot-ansikte. Vid kommunikation då sändare och mottagare kan se varandra är det möjligt för sändaren att förmedla ett meddelande med rösten och samtidigt ta emot feedback med ögonen (Fiske, 1998; Muhamedi & Ariffin, 2017; Braun et al., 2019), vilket beskrivs mer ingående i kommande avsnitt 3.2.2 Verbal och icke-verbal kommunikation. Feedback kan följaktligen möjliggöra vad Jacobsen och Thorsvik (2014) kallar effektiv kommunikation. Det innebär att personen som förmedlar ett budskap och personen som mottar budskapet tolkar dess innebörd på liknande sätt. Ytterligare ett sätt för effektiv kommunikation är då sändaren förmedlar budskapet genom bilder eller metaforer

(Jacobsen & Thorsvik, 2014). Att skapa gemensam mening och därmed kommunicera effektivt kan dock vara svårt eftersom innehåll i ett meddelande kan uppfattas olika (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Dennis och Valacich (1999) argumenterar att förståelse för hur kommunikationsprocessen går till är viktigt för att förstå hur användandet av olika kommunikationskanaler påverkar förmågan att kommunicera framgångsrikt.

För att kommunikation ska vara effektiv behöver båda parter förstår språket som kommuniceras och kanalen som budskapet sänds från måste användas (Jacobsen & Thorsvik, 2014). Därutöver måste meddelandet sändas vid rätt tidpunkt så det inte försvinner bland annan information (Lundqvist, 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2014). Som vi nämnde i avsnitt 3.1.1 Chefers arbetsuppgifter är det av vikt att chefen väljer rätt tidpunkt för kommunikation med medarbetare. Detta eftersom om medarbetaren som ska ta emot kommunikationens budskap inte är mottaglig är det bättre att vänta (Lundqvist, 2013; Jacobsen & Thorsvik, 2014). Vidare är det fördelaktigt att ha förståelse för mottagarens situation och anpassa budskapet efter mottagaren (Jacobsen & Thorsvik, 2014; Van Wart et al., 2017), som i studien innebär att chefen bör ha insikt i medarbetarnas arbetsdag. Detta menar vi är relevant för ledarskap på distans eftersom det kan vara svårt att avgöra lämplig tidpunkt att initiera kommunikation och om medarbetaren är mottaglig för det som ska förmedlas.

För att tydliggöra hur kommunikation i ett organisationssammanhang enligt teorin för tvåvägskommunikation kan se ut, har vi baserat på ovanstående formulerat ett exempel. Kommunikationsprocessen inleds med att en chef har en tanke eller idé som ska förmedlas till en medarbetare, det vill säga mottagare. Kodningen sker när chefen översätter tankarna till språk eller annan kod som andra personer kan förstå. När orden valts väljer chefen vilken kommunikationskanal - skriftlig eller verbal - som meddelandet ska kodas i. Kommunikationskanalen kan bland annat vara ett samtal ansikte-mot-ansikte, brev, telefonsamtal, mail, chatt eller videosamtal (Shulman, 1996; Kaufmann & Kaufmann, 2016; Tonnquist, 2016; Robbins & Judge, 2017). I vilken kommunikationskanal som kommunikationen bör ske beror på hur snabb återkoppling som krävs, om budskapet har känslomässigt innehåll, behovet av konfidentialitet samt om informationen behöver hämtas flera gånger (Jacobsen & Thorsvik, 2014; Braun et al., 2019). Avkodningen av meddelandet inleds då det når medarbetaren. Medarbetaren avkodar meddelandet genom att översätta budskapet och uttyda dess innebörd. Kaufmann och Kaufmann (2016) menar att missuppfattningar ofta uppstår i detta skede och poängterar vikten av att mottagaren kan tolka icke-verbal kommunikation korrekt. Avslutningsvis kan medarbetaren sända feedback tillbaka till chefen. Exempelvis kan medarbetaren ge feedback i skriftlig eller muntlig kommunikation som sänds tillbaka till chefen. Om chefen och medarbetaren kommunicerar ansikte-mot-ansikte är det även möjligt att ge feedback genom icke-verbal kommunikation, som kroppsspråk. Kommunikationsprocessen fortsätter fram till båda parter upplever att en ömsesidig förståelse uppnåtts. Under hela processen kan tidigare beskrivna störningar i form av brus försvåra att den gemensamma förståelsen nås (Jacobsen & Thorsvik, 2014).