Likheter och skillnader i val av kanal på distans och på plats

Temat Kommunikationskanaler som identifierades beskriver likheter och skillnader angående de kanaler som används för kommunikation på distans och på plats. Cheferna uttryckte att en likhet i kommunikation på distans och på plats var att IKT-verktygen som finns tillgängliga är desamma. De beskriver att skillnaden ligger i hur dessa verktyg används på distans och på plats. Liksom cheferna har även vi kunnat uttyda att samma IKT-verktyg finns tillgängliga på distans och på plats samt att vissa av verktygen inte används alls på plats. De IKT-verktyg som används brukas även i lägre grad på plats än på distans. Kraft (2019) lyfter att IKT-verktyg som ledare använder är mail, intranät, chatt och videosamtal. Alla dessa IKT-verktyg, samt röstsamtal, har vi sett används av cheferna vid de identifierade kommunikationstillfällena. På plats används dock inte videosamtal eller röstsamtal av cheferna för att kommunicera med medarbetare då båda parter är på samma plats. Detta eftersom det upplevs underligt att välja dessa kanaler när chefen ofta kan träffa medarbetarna fysiskt och kommunicera ansikte-mot- ansikte, vilket vi lyft tidigare i diskussionen.

Genomgående ser vi att cheferna främst väljer verbala kommunikationskanaler vid de flesta kommunikationstillfällen på distans och på plats. En anledning till att välja verbala kanaler, vilket innefattar både exempelvis ansikte-mot-ansikte och röstsamtal, är enligt Robbins och Judge (2017) för att kommunikationen sker snabbare än vid skriftlig kommunikation. De menar att det vid muntlig kommunikation även är möjligt att direkt få respons på det som sagts, vilket cheferna själva lyfte som anledning till att kommunicera muntligen. Det är på grund av kvickheten och responsen som Robbins och Judge (2017) menar att muntlig kommunikation värderas högt inom organisationer och anses vara mest effektiv, något som även förefaller överensstämma med chefernas uttalanden i vår studie. Vidare är skriftlig kommunikation mer svårtolkad än muntlig, vilket vi, cheferna och flera författare (Erskine, 2012; Braun et al., 2015; Muhamedi & Ariffin, 2017; Robbins & Judge, 2017) anser vara en ytterligare anledning till att muntlig kommunikation är att föredra vid flera kommunikationstillfällen.

Av de verbala kanalerna föredrog majoriteten av cheferna att kommunicera ansikte-mot- ansikte, både på distans och på plats. Flera författare (Erskine, 2012; Braun et al., 2015; Muhamedi & Ariffin, 2017; Robbins & Judge, 2017) påvisar att ansikte-mot-ansikte är den kommunikationskanal som bäst förmedlar information och samtidigt är mest effektiv. Vi ser därmed detta som en anledning till att ansikte-mot-ansikte är vanligare på plats eftersom det är en kanal som ofta är tillgänglig, till skillnad från distans. Anledningen till valet av kanalen var, som tidigare nämnts, på grund av dess förmåga att förmedla mer information genom icke-

verbal kommunikation som kroppsspråk och direkt feedback. Därutöver upplever cheferna att färre missförstånd uppstår. Vidare lyfter cheferna att en skillnad är att det på distans inte på samma sätt går att ta del av icke-verbal kommunikation och få direkt feedback, som tematiserades Icke-verbal kommunikation och direkt feedback. Detta stärks även av Erskine (2012), Kahai (2012) och Darics (2020) som uttrycker att det på distans är svårare att få gemensam förståelse samt fungerande samverkan och turordning i konversationer eftersom feedback inte är möjlig på samma sätt som vid ett fysiskt möte. Enligt MRT (Daft & Lengel, 1984, 1986) är ansikte-mot-ansikte den kanal som förmedlar mest information och vi ser därmed att vårt resultat stödjer teorin. Detta menar vi visas tydligt då cheferna både på distans och på plats helst väljer ansikte-mot-ansikte.

Ansikte-mot-ansikte väljs därtill helst vid samma kommunikationstillfällen på distans och på plats. Vid tillfällen av mer tvetydig karaktär som Komplexa situationer, Individuella och känsliga samtal samt vid Relationsbyggande samtal vill samtliga kommunicera ansikte-mot- ansikte och vi kan uttyda att cheferna eftersträvar en tvåvägskommunikation (Schramm, 1954). Vid Avstämning av lös karaktär på distans finns ingen majoritet vid kanalval men ansikte-mot- ansikte lyfts vara det alternativ som föredras. Även på plats väljs helst denna kommunikationskanal av cheferna, vilket är en likhet, något som cheferna själva lyfter i temat Kommunikationskanaler. De beskriver att viktig information, till exempel angående arbetsplatsförändringar eller personlig information rörande medarbetaren, förmedlas genom ett fysiskt möte. Detta ser vi återspeglas i Allmän informationsspridning då chefen på Teknik- och kommunikationsföretaget samlade samtliga medarbetare för att dela viktig och känslig information. Vi menar därtill att vår studie visar liknande resultat som Braun et al. (2019) och Mintzberg (2011). De har båda funnit att ansikte-mot-ansikte är den kanal som föredras av ledare inom organisationer och att kanalen föredras över att kommunicera via IKT-verktyg. Andra författare (t.ex. Jacobsen & Thorsvik, 2014; Lätt, 2015; Kraft, 2019) menar däremot att mail är den kommunikationskanal som föredras och används i störst utsträckning av ledare. De menar att mail föredras på grund av att kanalen möjliggör delning av information. Det vi ser överensstämmer med vårt resultat är att mail främst används av cheferna vid Allmän informationsspridning då syftet är att dela information. Vi ser därtill att röstsamtal föredras av cheferna för kommunikation på distans då ansikte-mot-ansikte inte är möjligt. På plats bedömer vi att chatt eller mail väljs i näst högst utsträckning. Andrahandsvalet är således en skillnad. En anledning till skillnaden av valet av röstsamtal kontra mail togs upp vid diskussionen av Komplexa situationer på plats, exempelvis att då ett fysiskt möte inte är möjligt är röstsamtal inte heller är möjligt.

Ytterligare en skillnad angående val av kanal ser vi vara vid Snabba puckar. På distans väljs chatt, mail, röstsamtal eller sms, medan valet på plats är ansikte-mot-ansikte eller chatt. Anledningen till att ansikte-mot-ansikte inte väljs på distans ser vi vara på grund av att det sällan är möjligt att välja kanalen. En anledning till att röstsamtal inte väljs vid Snabba puckar på plats resonerade vi därtill om i diskussionen om 5.2.1 Komplexa situationer på plats, exempelvis att det inte är möjligt att välja röstsamtal när ansikte-mot-ansikte inte möjligt. Att sms inte väljs på plats ser vi kan bero på att kanalen sällan väljs oavsett distans. Om sms väljs

är det till stor del på grund av att den enskilda medarbetaren föredrar kanalen. Skillnaden angående att mail inte väljs på plats resonerar vi kan bottna i att de andra kanalerna som istället väljs, chatt eller ett fysiskt möte, är tillräckliga för att uppnå syftet med kommunikationen. Som tidigare diskuterat i 5.1.6 Relationsbyggande samtal kan mail och chatt ses som ungefärligt likvärdiga kanaler. En anledning till att chatt väljs före mail ser vi möjligtvis kan vara för att den upplevs snabbare, det vill säga att svar erhålls snabbare från medarbetaren. Vi ser även att skillnaden kan härledas till CET (Carlson & Zmud, 1994, 1999) som menar att ju mer en kanal används desto rikare uppfattas den. Således menar vi att om chatt används mycket på plats kan det möjligen leda till att kanalen väljs före andra kanaler, som mail.

Vårt resultat går därmed även emot Liu et al. (2018) som funnit att videosamtal är det IKT- verktyg som använts mest de senaste åren. Som tidigare konstaterat används inte videosamtal alls på plats eftersom parterna enklare kan kommunicera ansikte-mot-ansikte och på distans använder få chefer kanalen, trots att flera ser fördelarna med att använda video. Emellertid ser vi samma resultat som Kraft (2019), att videosamtal sällan används i praktiken trots att anses vara en viktig kanal för ledare att nyttja vid kommunikation med sina medarbetare. En anledning som vi funnit till att videosamtal inte används är till exempel ovana, som diskuterades i 5.1.1 Komplexa situationer. Den största avvikelsen från MRT (Daft & Lengel, 1984, 1986), det vill säga då kanalens förmåga att förmedla information inte matchar uppgiftens komplexitet, ser vi således vara när videosamtal väljs bort på distans. Detta trots att video kan förmedla extra information, som exempelvis icke-verbal kommunikation, något som cheferna anser behövs för att kommunicera mer effektivt. Vi ser att detta exempelvis framgår vid kommunikationstillfällena Komplexa situationer på distans och Individuella och känsliga samtal på distans. Vid dessa tillfällen föredras samtal ansikte-mot-ansikte och röstsamtal väljs då ett fysiskt möte inte är möjligt. Detta trots att det lyfts vara viktigt att missförstånd inte uppstår samt att cheferna är medvetna om att videosamtal förmedlar mer information i jämförelse med röstsamtal.

Vidare ser vi att cheferna helst väljer en kommunikationskanal som möjliggör feedback och således föredrar tvåvägskommunikation, vilket är viktigt för ett gott ledarskap (Brown et al., 2005). Det är främst vid kommunikationstillfället Allmän informationsspridning som vi kunnat se att envägskommunikation är mer framträdande och väljs i högre utsträckning. Enligt Kaufmann och Kaufmann (2016) är envägskommunikation vanligt vid allmänna tillkännagivanden inom organisationer och vi ser därmed valet av enkelriktad kommunikation som naturlig.

5.3.3 Likheter och skillnader i utmaningar på distans och på plats