Från fallstudien om hur KTH hanterar datorer och möbler har vi fått en mycket mer komplex bild av organisationen än vad som uttryckts av anställda och via KTH:s hemsida. Vi har kunnat se mönster i att organisationsstrukturer och informationsflöden försvårar arbetet med att minska klimatpåverkan från datorer och möbler. Dessutom ligger stor del av problemet i att KTH är en offentlig myndighet och påverkas av lagen om offentlig upphandling. Med hjälp av litteraturstudien har vi kunnat hitta brister i KTH:s arbete som har klimatpåverkan och i detta kapitel kommer KTH:s arbete att analyseras och förbättringsområden att lyftas. Analysen kommer att koppla samman forskning inom datorer och möbler, med den forskning som gjorts kring andra organisationer och som kan implementeras i KTH:s verksamhet.
6.1 Datorer
Yao, M.A. m.fl. (2010) menar att datorers klimatpåverkan i användningsfasen beror av tre faktorer: enhetens energiprestanda, användningsmönster och produktens livslängd. Enhetens energiprestanda kan förbättras genom att ställa krav i upphandlingen. Att köpa in datorer som tillåter uppgradering av hårdvaran kan också vara ett sätt att förlänga livslängden. Den aktuella upphandlingen för datorer ställer inga specifika miljökrav på datorerna som köps in, men den tillåter varje enskild upphandlande myndighet att göra det. KTH ställer inga krav på att datorerna ska ha någon miljöcertifiering eftersom verksamheten som bedrivs kräver en stor variation i utbudet då forskare kan behöva ”specialdatorer”. Det är svårt för KTH att ställa krav på specifika miljöcertifieringar i upphandlingen som inte inskränker valmöjligheten, för att arbeta på ett mer miljövänligt sätt skulle interna riktlinjer kunna sättas upp där anställda som inte forskar enbart ska beställa datorer med exempelvis TCO-certifiering. TCO-certifiering är en hållbarhetscertifiering för IT-produkter som tar hänsyn till hela livscykeln. TCO ställer bland annat krav på socialt och miljömässigt ansvarsfull tillverkning, reducering av skadliga ämnen, och materialåtervinning. TCO tar även hänsyn till produktprestanda vilket innefattar låg energiförbrukning, lång livslängd genom slitstarka produkter och batterier som klarar många laddningar och går att byta ut (Krav som driver hållbar utveckling, TCO Certified. 2019). Det är idag möjligt att enbart köpa datorer med miljöcertifiering då leverantörerna enligt upphandlingen under hela avtalsperioden ska kunna erbjuda miljöcertifierade produkter som respektive tillverkare i leverantörens sortiment marknadsför på den svenska marknaden.
Den stora variationen av datorer kan liknas med stor flexibilitet vilket enligt Hellberg, D. och Negasi, N. (2018) tyder på att decentraliserade inköp är att föredra. En decentraliserad struktur kan dock enligt Green, J & Langley, D (2009) också skapa brister i tydlighet över roller och ansvar. KTH:s centralisering av datorinköp fungerar idag som en rådgivande beställningsenhet där GVS utför beställningar utifrån skolans specifika krav och behov. Enligt GVS har skolorna i sin tur egna interna regler och riktlinjer för hur inköp ska gå till, det är dock oklart vad dessa riktlinjer säger. Under studien har vi blivit hänvisade till flera olika personer och enheter på skolorna för att få svar på vad skolans egna riktlinjer säger vilket tyder på oklarheter i roller och ansvar. Det har försvårat vår insamling av information och lett till ett uteblivet resultat. Att ingen av skolorna har kunnat förse oss med sina inköpsriktlinjer för datorer tyder på att dessa inte är tillräckligt kända i verksamheten eller helt enkelt inte finns. Pérez-Valls, M. m.fl. (2017)
31 pekar på formalisering av återkommande processer som ett verktyg för att öka den ekologiska lyhördheten. En uppsättning tydliga skriftliga riktlinjer som alla skolor ska följa vid inköp av datorer hade kunnat möjliggöra att styra inköpen mot ett mindre klimatavtryck. Som Hellberg, D. och Negasi, N. (2018) påstår i sin studie kan även en centraliserad inköpsprocess öka effektiviteten och kostnadsbesparingar. Detta borde kunna tillämpas på KTH för att skapa en tydlig enhet för inköp med konkreta riktlinjer. Choi, B. m.fl. (2006) lyfter även fram transport som en av fem centrala processerna i en dators livscykel. Idag levereras datorerna till KTH vartefter de beställs vilket gör att det ofta levereras en dator i taget. Ett gemensamt centrallager på KTH hade inneburit att datorerna hade kunnat köpas in gruppvis vilket skulle kunna minska utsläppen från transporterna och även resulterat i kortare leveranstid för den anställda. Det skulle även möjliggöra ett mer standardiserat utbud av persondatorer med exempelvis TCO-certifiering, dessutom krävs ingen stor och kostsam lokal för datorer utan endast ett rum i en befintlig lokal. Även här kan en centraliserad inköpsprocess vara att föredra, där Hellberg, D.
och Negasi, N. (2018) menar att centraliserade inköp kan öka standardiseringen.
De specifika krav som forskningsverksamheten ställer gör det svårt att helt centralisera inköpen av datorer, men för att få en bättre kontroll och överblick skulle en kompromiss kunna vara att användarna delas in i två grupper: Anställda som enbart använder sina persondatorer till enklare arbetsuppgifter med “standardprogram” och användare som kräver kraftigare program och mer specifika datorer för forskningsarbete. Där inköp och hantering av standarddatorer sköts helt av en central enhet medans specialbehov hanteras på skolnivå. Det är möjligt att en sådan indelning idag redan görs på KTH, men det är ingenting som har lyfts fram under studiens gång.
Yao, M.A. m.fl. (2010) visar att majoriteten av forskningen pekar på att det är användningsfasen som har störst klimatpåverkan för datorer. Utifrån våra intervjuer har det varit otydligt om KTH kommer med några rekommendationer för hur datorerna ska användas. När vi frågade en ansvarig för datorer på SCI-skolan om det gavs några rekommendationer kunde personen inte svara på det, men sa att ”Miljötänk på strömsparläge och stänga av datorer tror inte jag finns sådär jättemycket faktiskt”. Det tyder på att även om det finns rekommendationer eller riktlinjer för hur datorer ska användas är spridningen inom organisationen inte tillräckligt utbredd.
Alonso, R., Dessein, W., & Matouschek, N. (2006) menar på att högre grad av samordning kan förbättra den horisontella kommunikationen men försämra den vertikala då decentralisering ökar information till närmaste chef men är svår att samordna med resterande enheter i organisationen. Pérez-Valls, M. m.fl. (2017) menar även på att decentralisering skapar större delaktighet och lyhördhet hos de anställda, men där det är viktigt med hög grad av integration för att kommunikation och informationsflöden ska kunna säkerställas. Fallstudien har kunnat fastställa att trots KTH:s decentralisering så har informationsflöden varit bristfälliga och därför måste tydliga roller uträttas.
Bray M. (2006) pekar på att den viktigaste faktorn för en dators övergripande energiförbrukning är hur den används och menar att det är enkelt att reducera datorers energiförbrukning. Enligt Bary kan man genom att stänga av datorerna under natten och försätta dem i strömsparläge när de inte används reducera energiförbrukningen till mindre än hälften. Undersökningen som utfördes på ITM-skolan visade att 60% av personalen stängde av sina datorer när arbetsdagen var över. Picklum m.fl. (1999) visar i sin studie att utbildningsprogram för användarna kan vara
32 framgångsrika för att få anställda att stänga av sina datorer under natten vilket kan resultera i att 90 - 95% av alla datorer stängs av under natten. För att nå den typen av resultat krävs dock ett väldigt stort arbete och engagemang vilket kan vara dyrt och tidskrävande. Men Picklum m.fl. (1999) visar även på att enklare utbildningsmetoder i form av att skicka ut e-post och sätta upp lappar resulterade i att 70 – 80% av datorerna stängdes av under natten. Detta är något KTH själva lätt kan implementera i sin verksamhet för att skapa attitydförändringar hos anställda och därigenom minska energiförbrukningen. För att införa ett sådant utbildningsprogram är en central miljögrupp att föredra, där Atkinson, S., Schaefer, A., & Viney, H. (2000) menar på att det kan underlätta gemensamma projekt över och mellan divisionerna i en organisation.
Däremot menar Pérez-Valls, M. m.fl. (2017) att en decentralisering ökar anställdas involvering och kunskapsspridning av miljöarbete men de belyser också att utbildningsprogram bör vara formella, dvs utryckas skriftligt, vilket är något som en central grupp lättare skulle kunna implementera.
Agamuthu, P. m.fl. (2015) lyfter fram vikten av att veta medellivslängden på elektronisk utrustning eftersom det är en utmaning att hantera bortskaffning på ett miljövänligt sätt.
Medellivslängden ger en uppskattning på när datorerna kommer att nå slutet på sitt användbara liv och kan därför användas för att planera hur bortskaffning ska hanteras i framtiden. En förutsättning för att kunna mäta livslängden är att veta när datorerna slutar att användas. Ett sätt för KTH att behålla kontrollen över vad som händer med datorerna när de inte längre används och för att få veta när datorerna slutar att användas, samt för att möjliggöra återanvändning av datorer när de lämnas tillbaka till KTH. På SCI-skolan finns det inga uttalade krav på vad de anställda ska göra med sina gamla datorer när de har fått en ny. På de skolorna som har centraliserat IT-stöd och har lokala IT-tekniker på skolan så lämnas datorerna in till teknikerna som ser till att de plockas ut ur anläggningsregistret och återvinns, annars har skolorna egna rutiner för detta som skiljer sig åt. I undersökningen på ITM-skolan som har valt att centralisera sin IT svarade dock endast 33,3% att KTH ställde krav på att de skulle lämna in sin gamla dator när de fick en ny, 23,3% svarade att KTH inte ställde några krav och 43,3% visste inte om det fanns några krav. Svaren tyder på att även fast det finns krav så är anställda inte medvetna om dem, vilket innebär att informationsspridningen är bristfällig. För att kraven ska få effekt bör de enligt Pérez-Valls, M. m.fl. (2017) uttryckas skriftligt. Även här går att diskutera om vilken organisationsstruktur som främjar informationsspridning och miljöarbete på KTH. Pérez-Valls, M. m.fl. (2017) menar på att en decentraliserad organisation och en funktionsöverskridande struktur uppmuntrat involvering och kunskapsspridning, men att det kräver en hög grad av integration och kommunikation mellan organisationens olika nivåer för att säkerställa informationsflödet. Fallstudien tyder på att integrationen och kommunikationen är bristfällig hos KTH, som idag har delad styrning av datorer, vilket leder tanken till att en ökad centralisering av styrningen kan vara att föredra.
Undre kartläggningen av KTH visade sig avsaknaden av ett system som stödjer mätning av livslängd eller utflödet av datorer. Idag finns enbart anläggningsregistret (inventarium) som visar hur många datorer som är i skolans ägo, men det stödjer inte mätning över hur många datorer som utrangeras och fungera inte heller som ett verktyg för att mäta livslängden. Enligt undersökningen av Stephan, A. m.fl. (2019) är mätningen av in- och utflöden av produkter något ett universitet kan dra stor nytta av för att beräkna sin miljöpåverkan och öka en cirkulär ekonomi. Miliute-Plepiene, J. & Youhanan, L. (2019) tar i sin bok upp avfallshierarkin som
33 belyser vikten av att återanvända produkter. Det finns en ambition att återanvända datorer på KTH men det saknas tydliga rutiner och samarbeten inom och mellan skolorna. På SCI-skolan finns det inget system för hur datorer ska återanvändas. Även de skolor vars IT har tagits över av GVS saknar ett gemensamt system. GVS hänvisar till att det är respektive avdelning som äger datorerna och att de själva har rutiner för hur datorer återanvänds. Det har införts en funktion i KTH:s e-handelssystem WISUM för intern vidareförsäljning av begagnade eller felköpta produkter. Det är dock sällan tjänsten används och när den gör det är det framförallt för felköp där förpackningen brutits och därför inte kan lämnas tillbaka till leverantören. Här krävs det högre benägenhet hos KTH att kommunicera om tillgängliga datorer som är i tillräckligt bra bruk för att kunna fortsätta att användas exempelvis när en anställd slutar vars dator är tillräckligt fungerande för att en annan anställd ska kunna ta över datorn. Ett alternativ för att förlänga livslängden på datorer är även att låta de anställda ta över datorerna när de inte längre exempelvis uppfyller de krav som KTH ställer på säkerhet. På så sätt skulle den anställde kunna undvika att köpa en ny dator för privat bruk vilket har positiva miljöeffekter. Dock försvårar det mätningen av utflödet och KTH förlorar kontrollen över vad händer med datorn när den inte längre används.
Det finns många fördelar med att arbeta med vidareförsäljning av använda datorer, det förlänger livstiden och minskar behovet av nya enheter på marknaden vilket minskar tillverkningens negativa påverkan, sedan har det även ekonomiska fördelar. KTH har idag inte inkorporerat vidareförsäljning av datorer i sin dagliga verksamhet, men på tre av fem skolor finns ett pågående arbete för att göra det. Vissa datorer kan idag inte säljas vidare då det finns forskare som anser att hårddisken innehåller känsligt material och därför måste förstöras. Då även avvecklingen av datorer skiljer sig åt mellan forskare och standardanvändare talar det för en separering av hanteringen för de olika användargrupperna. Idag har GVS, samt tre av fem skolor på KTH upprättat avtal om vidareförsäljning med Inrego, vilket kan förlänga livstiden på datorer som inte längre används på KTH. För att avtalen ska få full effekt krävs det dock att datorer som inte längre används lämnas tillbaka till KTH. Inrego-rapporterna till GVS som vi har fått ta del av visar att om en upphämtning innehåller 40 datorer som kan säljas vidare till Inrego motsvarar det en inkomst för KTH på 14 954 kr och minskade koldioxidutsläpp motsvarande 980 kg CO2-ekvivalenter. Att GVS avtal enbart omfattar cirka 300 personer och det sker upphämtning ungefär varannan månad visar på att det kan ha betydligt större positiva effekter om flera skolor använder sig av detta avtal. Som Atkinson, S., Schaefer, A., & Viney, H. (2000) menar så kan en central miljögrupp producera gruppresultats-rapporter och främja en positiv extern bild av organisationen, samt underlätta gemensamma projekt över och mellan divisionerna. En sådan lösning kan vara att föredra för KTH för att öka vidareförsäljning och användandet av Inrego. Även Mendoza, J. F. m.fl. (2019) lyfter i sin undersökning att mätbarhet av miljöarbete kan hjälpa skolor att bevaka framsteg och då implementeringen mot en cirkulär ekonomi. Fallstudien har även visat att skolorna uttrycker att gemensamma uppsamlingsplatser för vidareförsäljning av datorer skulle underlätta skolornas arbete, då det kräver mindre administration ute på skolorna. Vilket tyder på att en central enhet för hantering är att föredra på KTH.
Agamuthu, P. m.fl. (2015) diskuterar återanvändningen av datorer utifrån vidareförsäljning och donation. Då ett universitet väljer att sälja vidare gammal elektronisk utrustning tjänar de ekonomiskt men väljer de att istället donera utrustningen till de som har det sämre ställt utökar
34 skolan sitt samhällsansvar och ökar på så sätt sin status. Som nämnts i fallstudien av datorer så har en institution på ITM-skolan initierat ett projekt där gammal fungerande labbutrustning och datorer ska skänkas till utvecklingsländer för utbildning och forskning. Projektet är i liten skala och omfattas endast cirka 20 datorer och mäts inte ur miljösynpunkt eller räknas med i KTH:s klimatarbete. Projektet liknar det projekt som Cools, P. m.fl. (2016) har analyserat och som har stor potential att skapa ett återanvändningsnätverk för att förlänga livslängden på datorer och därmed öka cirkulära flöden av datorer. Det går även här att föra en diskussion kring vilken organisationsstruktur som är bäst tillämpad för att sådana projekt lättast ska kunna implementeras storskaligt i KTH:s verksamhet, där man i de olika forskningsrapporterna i litteraturstudien är oeniga om vilken som är bäst. KTH har idag en decentraliserad struktur men har ändå inte lyckats komma längre i sitt arbete att skapa återanvändingsnätverk och därför kan strukturen behövas ses över. En mer centraliserad organisation kan dock minska engagemang och delaktighet hos de anställda, enligt Pérez-Valls, M. m.fl. (2017) och därför är en kombination kanske det bästa alternativet för KTH. En distinktion mellan användargrupperna utifrån datorbehov kan vara ett alternativ, där hanteringen av datorer för användare med grundläggande behov centraliseras helt inom inköp, användning och avveckling samtidigt som hanteringen av datorer för användare med särskilda behov sköts vid varje skola.
6.2 Möbler
Som Dalhammar, C m.fl. (2019) nämner i sin undersökning så har statliga ramavtal för offentlig upphandling av möbler en stor förbättringspotential, för att öka användningen av begagnade och renoverade möbler. Där krävs det större ramavtal och uppdaterade upphandlingskriterier för att statliga myndigheter såsom KTH ska kunna köpa återvunna möbler, hyra möbler och öka vidareförsäljning av möbler. Ramavtal, statliga upphandlingar och Konkurrensverket försvårar många av de idéer och lösningar som finns på KTH idag. Bland annat har KTH inte kunnat köpa möbler från externa hyresgäster i KTH:s lokaler vilket hade varit en smidig och miljövänlig lösning för att undvika inköp av nya möbler och utsläpp i samband med transporter, då möblerna redan finns på KTH:s campus. Dessutom finns det redan flera företag på marknaden som säljer begagnade möbler, men idag kan endast privata företag köpa begagnade möbler. Ändrade regler kring området kan resultera i en ökad cirkuläritet för möbelflöden med återbruk av möbler. Även Witjes, S. m.fl. (2016) föreslår i sin studie ett ramverk som bygger på samarbete mellan upphandlare och leverantör under upphandlingsprocessen. Detta kan minska råmaterialutnyttjandet och i slutänden avfallet samt främja utvecklingen för hållbara affärsmodeller och övergången till en cirkulär ekonomi.
Statens inköpscentral har genomfört en förstudie för cirkulära möbelflöden och hur statliga myndigheter ska kunna anskaffa och avyttra begagnade möbler (Avropa.se. 2020). Vid ett möte med projektledaren för förstudien presenterades problematiken för statliga myndigheter att främst avyttra begagnade möbler och att projektet bedrivs för att få in begagnade möbler inom ramen för ramavtalen som idag bara omfattar nyproducerade möbler. Det är idag mycket lättare att ställa krav på nya möbler där man kan göra tester av exempelvis hållfasthet, om möbeln godkänns är det direkt överförbart till hela möbelserien. Med begagnade möbler blir detta mycket svårare då varje begagnad möbel är unik i sitt skick och att ställa kravs på dessa möbler är ett betydligt mer omfattande arbete. Målet med projektet är att skapa en fristående
35 försäljningsmodul som standardiserar köp, hyra och försäljning av begagnade möbler. Ett problem är också definitionen av vad en begagnad möbel är. Det finns idag företag som köper in möbler billigt och sedan påstår att de säljer begagnade möbler. Detta förstör syftet med försäljningen av begagnade möbler, som är att bland annat förlänga livslängden på möbler. Det behövs därför en tydligare definition, exempelvis att möbeln har en viss procent återvunnet material eller att den har haft minst en användare innan den säljs vidare. Om projektet lyckas att få in begagnade möbler inom ramavtalet för nyproducerade möbler så kan återtillverkning av möbler göras och på så sätt minska avfallet från möbler och främja en mer cirkulär ekonomi (Krystofik, M m.fl. (2018). Detta stärks också i studien av Sahni, S m.fl. (2010), som påstår att energi- och ekonomiska besparingar kan göras om man lyckas förlänga livslängden på möbelprodukter genom renovering och återtillverkning.
Från fallstudiens resultat via intervjuer och e-postkonversationer om hur KTH arbetar med möbler har en röd tråd i svaren varit att det är otydligt vilka som ansvarar för hanteringen av möbler från anskaffning till avyttring. Då KTH:s verksamhet är decentraliserad och varje skola köper in och äger sina egna möbler har detta försvårat vår insamling av information där vi har blivit hänvisade mellan anställda för att kunna få svar på de frågor vi ställt. Hellberg, D. och
Från fallstudiens resultat via intervjuer och e-postkonversationer om hur KTH arbetar med möbler har en röd tråd i svaren varit att det är otydligt vilka som ansvarar för hanteringen av möbler från anskaffning till avyttring. Då KTH:s verksamhet är decentraliserad och varje skola köper in och äger sina egna möbler har detta försvårat vår insamling av information där vi har blivit hänvisade mellan anställda för att kunna få svar på de frågor vi ställt. Hellberg, D. och