Möbler

Under det här avsnittet kommer KTH:s hantering av kontorsmöbler beskrivas utifrån inköp, användning och avfallshantering, med fokus på processer som har en miljöpåverkan.

Fallstudien baseras på det arbete som görs centralt under det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) och på ITM-skolan, samt hur samarbetet/informationen ser ut däremellan. Resultatet kommer presenteras utifrån intervjuer med anställda på GVS och ITM-skolan med kompletterande frågor via epost.

Figur 7. En bild över KTH:s skolors ansvar för möbler.

5.3.1 Inköp

Det gemensamma verksamhetsstödet (GVS) är endast en centralt rådgivande enhet när det kommer till inköp av kontorsmöbler. Varje skola har sin egen chef, budget, ekonomiska styrning och regler samt sköter sina egna inköp av kontorsmöbler, så GVS kan inte påverka skolans beslut, utan endast bidra som stödjande roll med rådgivning. Om det är stora projekt och skolan säger till att de vill ha hjälp av GVS så kan GVS vara beställare och inköpare av möbler. ITM-skolan följer kammarkollegiets hållbarhetsprincip och köper in standardmöbler för varje institution som oftast följer en färgkod och en specifik möbelserie, där priset inte är viktigast utan viktigast är att möblerna håller många år. Det är verksamhetscontrollern på varje institution på ITM som väljer vilka möbler som ska köpas in och oftast är det enskilda rum som behöver uppdateras med möbler. Det kan vara på grund av att en anställd slutar och den nyanställda har ett annat behov eller krav på möbler, eller att möbeln är trasig och det därför behövs en ny. När det är större projekt, oftast mer än 50 möbler, så använder sig ITM-skolan av GVS och KTH Sustainability Office för samarbete och rådgivning av inköp.

När det kommer till upphandling av möbler så använder sig KTH:s upphandlingsavdelning av kammarkollegiets ramavtal som bland annat har ett miljökrav som kräver att leverantörer ska kontinuerligt förbättra och ta hänsyn till miljöaspekter för att förebygga negativ miljöpåverkan för varor och tjänster (Kammarkollegiet, Upphandlingsdokument för möbler och inredning.

2019). Upphandlingsreglerna sätter gränser på grund av statliga avtal och förfaranden, t.ex. ville en extern hyresgäst på KTH bli av med sina möbler, men då kunde inte KTH köpa möblerna på grund av utformningen av lagen om offentlig upphandling (LOU) då de hade olika organisationsnummer. Diskussion finns på GVS om att köpa in begagnade möbler, men just nu går det inte med avtalets utformning. Statens inköpscentral har under slutet av år 2019 påbörjat en förstudie för cirkulära möbelflöden för statligt ramavtal för bland annat renovering och möbeluthyrning, (Avropa.se. 2019). Möjligheten finns då många företag säljer begagnade möbler, men nu kan enbart privata företag köpa dem.

27 När det sker inköp av möbler på skolorna och de uttrycker behov av hjälp från GVS, så kommer ofta GVS in i processen väldigt sent. GVS kan endast ge råd om att fler aspekter bör tas in innan man köper möbeln än dess funktion och pris, men då skolan vill ha möbeln snabbt och billigt, kan inte GVS göra annat än vara rådgivare. För att GVS ska kunna påverka valet av en mer hållbar och miljövänlig möbel i inköpsprocessen så måste det stå i KTH:s hållbarhetsmål som rektorn beslutat om.

GVS hanterar också en del av möbelinköpen, det innefattar grundutbildningsmiljöer, cirka 33 000 kvadratmeter med hörsalar och liknande. I de lokalerna har GVS koll på de möbler som finns via en inventarielista som hanteras av en utsedd person. GVS har även ett gestaltningsprojekt för möbler i en blåklassad fastighet, vilket betyder att det har ett högt kulturhistoriskt värde, där möbler ska passa med miljön och då köper man inte endast in de billigaste möblerna utan man har även tittat på kvalitet för att få hållbara möbler. Fokus är att möbler ska stanna i byggnaden och inte förflyttas till en annan byggnad, där har även avfallshierarkin följts (vilket kommer förklaras under: 5.3.3 Avveckling) och stolar har valts helt i trä utan klädsel för att förenkla återvinning och renovering.

5.3.2 Användning

Lokalerna som finns på KTH:s campus ägs av Akademiska Hus och KTH står som hyresgäst.

Den centrala delen av verksamheten inklusive GVS hyr lokalerna i förstahand och ITM och resterande skolor är andrahandshyresgäster. I de lokaler som ITM-skolan hyr ingår vissa inredningsartiklar såsom växter och konst, men möblerna ägs av skolan själv.

KTH har idag inget centrallager varifrån man kan förflytta och bevara funktionsdugliga möbler på grund av höga kostnader för lager i Stockholm. ITM-skolan har däremot lyckats ta över en lokal, med godkännande från skolans verksamhetschef, som tidigare enbart tillhörde en institution på ITM. Lokalen är ca 60 kvm och utnyttjas nu som ett lager för möbler för hela ITM-skolan. Det finns ingen databas eller liknande för att se vilka möbler som finns tillgängliga i lagret, utan vaktmästarna åker dit och rapporterar vad som finns. Sedan kan möblerna i lagret utnyttjas för att inreda ITM:s lokaler, och möbler som inte utnyttjas för stunden men är i bra skick kan bevaras i lokalen.

Det finns inte heller någon gemensam databas hos KTH idag som synliggör vilka möbler som finns i alla lokaler eller vilka möbler som köps in och avyttras. Det kan förekomma att möbler flyttas vilket gör att den tänkta helheten/miljön i byggnaden försämras då enstaka möbler ställs in i en annan lokal för att exempelvis uppfylla behovet av en till stol, men inte följer de andra möblernas design/färgkod. När en skola idag ska göra ett lokalbyte så måste möblerna flyttas med, då skolan äger möblerna i sina lokaler, vilket hade kunnat göras på annorlunda sätt om möblerna ägdes centralt eller hyrdes. I vissa fall när ITM ska göra ett lokalbyte så kan möblerna skänkas eller säljas till nästa hyrestagare och det är då verksamhetscontrollern som beslutar om detta. I vissa projekt får GVS förfrågan om vilka möbler som finns till förfogande, men ingen går in i inventeringslistan och kollar t.ex. hur många skrivbord som finns i en byggnad, det finns inget system för det. Bristen på ett gemensamt system för att synliggöra vilka möbler som finns gör även att det blir väldigt kostsamt när en arkitekt kommer in i processen och det tar lång tid att skapa enhetliga miljöer i lokaler.

28 När GVS beställer möbler till sina lokaler så kan man också begära möjlighet till omklädnad och reservdelar till möbler, vilket inte görs i lika stor utsträckning på skolorna, på grund av ekonomiska skäl då de har egna budgetar. GVS bedriver många projekt med hållbara och miljövänliga lösningar för möbler, men det visas inte upp till skolorna hur och varför arbetet gjorts. Det är främst bristen på kommunikation som gör att skolorna inte kan inspireras av tidigare projekt. KTH:s gemensamma utbildningsmiljöer (GVS/GRU) har ett större ombyggnadsprojekt i en blåklassad fastighet som startade år 2018 och kommer sträcka sig till 2027. Det är det gestaltningsprojektet som beskrivits under inköp av möbler. Där har projektledaren bett om en informatör som ska vara inkopplad till projektet men KTH:s kommunikationsavdelning arbetar endast med projekt och uppdrag som riktar sig utåt från KTH. Detta har lett till att den enda information som spridits är från projektledaren själv till referensgruppen, vilket skapar begränsar möjligheten till attitydförändringar ur en förvaltnings-synpunkt.

Den stora variationen mellan olika typer av möbler på KTH gör det även väldigt svårt att köpa in reservdelar till möbler och restaurera genom att klä om eller upprusta möbler. På ITM-skolan har vid några tillfällen leverantörer kunnat klä om möbler och när reservdelar behövts har man kontaktat leverantörer för att undersöka tillgången på reservdelar. I vissa fall har reservdelar gått på garantin och ibland så har ITM betalat för dem, men när det har varit äldre möbler har inget kunnat göras. GVS har även informerat skolorna om att det finns en aktör på avropa.se som kan ta emot beställningar för tapetsering/renovering av möbler, men det är inget ITM-skolan har använt sig av.

KTH har även ett E-handelssystem som heter WISUM, där bland annat återförsäljning av varor kan göras mellan skolorna på KTH. Det är dock inte något GVS använder sig av när det gäller möbler, då systemet anses vara för krångligt för att hantera möbler. ITM-skolan använder inte heller WISUM för återförsäljning av möbler, men i vissa fall har möbler getts bort till en annan skola och då är det ekonomiavdelningen som förflyttar möbeln i anläggningsregistret till den nya skolan. Inom ITM-skolan så byts dock möbler frekvent mellan lokaler och när större möbelbyten görs så kontaktas/beställs KTH:s hantverkare som har möjlighet att flytta med lastbilar.

5.3.3 Avveckling

GVS skriver av eller förflyttar möbler från inventarielistan för de möbler som slängs i sin egen verksamhet eller byter ägare. Det kan vara udda möbler som är svåra att placera, möbler som är slitna och inte fyller önskad funktion. T.ex. kan det vara en för stor skrivbordsskiva och om man vill göra skrivbordsskivan mindre måste man ha större volymer för att det ska vara lönsamt att få igång en produktion för att kunna återanvända möbler. Men om möbeln måste slängas så plockas delarna isär i den mån det är möjligt. Det som slängs på respektive skola sköter skolorna själva och inget protokoll förs på central nivå. ITM-skolan har två vägar de går när möbler ska slängas, när det är större mängder så kontaktas KTH:s hantverkare som hämtar möblerna och källsorterar möblerna på KTH:s återvinningscentraler. KTH hantverkarna är en tjänst som skolorna kan beställa och som internfaktureras. Men när det är mindre mängder av möbler som ska slängas så går ITM:s möbler i grovsoporna. ITM slänger sina möbler när de inte längre tillhör en serie eller finns någon nytta för möbeln i någon av ITM:s lokaler, och då lagret är begränsat kan inte alla funktionsdugliga möbler behållas och måste då slängas.

29 När det gäller större projekt på KTH och man beställer en entreprenad för arbetet, är det entreprenaden som hanterar avfallet enligt riktlinjer från KTH. Stora/kända entreprenörer källsorterar ofta avfallet som uppstår från möbler, men det är inget som KTH följer upp. Det är möjligt att beställa en mätning av avfall från entreprenören, men då det är en extra kostnad så görs detta inte. Mätning av avfall innebär hur stor mängd avfall som slängs och hur höga miljöfarliga utsläpp detta resulterar i. Om man inte har beställt att entreprenören ska slänga möbler, går oftast möbler på KTH som grovsopor och källsorteras då inte i brist av tid. Vilket inte bara försvårar återvinning utan tar också upp mer plats och kan ge en hög extra kostnad när grovsoporna inte får plats i behållarna.

När skolor har projekt som innefattar avyttring av möbler så kan GVS rekommendera mätning av avfall, men då skolan har sin egen budget så sparas pengarna till annat. Om KTH:s hållbarhetsmål har tillräckligt specificerade krav så kan skolan vara tvungen att följa dessa, då de är krav som kommer från rektor.

Enligt GVS slängs idag alldeles för mycket funktionsdugliga möbler på KTH, där bristen är att det inte finns något system för att hålla reda på vad som finns på KTH. Det finns inte heller ett helhetssystem för vad som köps till och avyttras från KTH. Förr när KTH styrdes centralt så hade de en procedur för detta, men nu när det är decentraliserat så har bara skolorna koll på sitt eget. ITM-skolan inventerar alla sina möbler varje år och skriver av de möbler som är slängda och noterar allt som finns kvar, men det finns inget system som kan visualisera vilka möbler som är tillgängliga för att användas och i vilka av ITM:s lokaler som möbler som inte används finns.

30