Förutsättningar för HR-medarbetare att nå balans

Diskussionen om att uppnå balans mellan de olika sfärerna utgår från tre olika ansvarsområden; arbetstagarens ansvar, arbetsledningens ansvar samt arbetsmiljöns påverkan på arbetstagaren.

Mönstret vi kan se bland deltagarna i studien är att flextiden som finns på arbetsplatsen är ett hjälpmedel för arbetstagarna att uppleva en balans i vardagen. Däremot finner vi att det inte är kontrollen i sig som är avgörande för att balans ska uppstå. Möjligheten att få kontroll över sina arbetstider öppnar upp för de enskildas egna strategier att uppnå balans och är därför arbetstagarens ansvar att kunna hantera ett flexibelt arbete. Noon och Blyton (2007:90)

anser att kontrollen över arbetstiderna är den faktorn som är avgörande för att balansen ska uppstå. Vi kan konstatera att kontroll över sina arbetstider inte bara är nyckeln till att få balans i livet utan det minskar också riskerna för ohälsa och stress. Macan (1994) förespråkar också för kontrollen över arbetstider och dess påverkan att balans ska uppstå men tillägger i sitt resonemang att kontrollen av arbetstider minimerar ohälsa och stress bland arbetstagare. Detta stämmer överens med vår studie när vi frågar i vilka situationer intervjupersonerna upplever stress i arbetet. Alla intervjupersoner menar att de känner sig mer stressade i situationer när de inte kan behärska arbetssituationen som till exempel när de har en tid att passa eller arbetsuppgifter som behöver utföras samt svara på mail. Ytterligare faktorer som påverkar medarbetarna till stressade situationer är sjukfrånvaro, vabbning eller semester eftersom medarbetarna i dessa situationer upplever att arbetsuppgifterna hamnar efter. Vid dessa förhållanden tappar medarbetarna kontrollen över arbetssituationen och behöver därför ta sig tid för att komma ikapp för att minska stressen, därför arbetar de mer under vissa perioder. En av intervjupersonerna uttrycker sig följande på frågan i vilka situationer de upplever mest stress i arbetet;

Det är när man har en tid att passa, jätte mycket att göra och man hinner inte besvara mailet eller återkomma till den personen. När det blir väldigt mycket mail som man inte har besvarat då ringer telefonen och man har mycket på sin att göra lista, man hamnar efter. Det blir jag stressad av. Och samma sak om jag har vabbat eller om jag har varit sjuk eller haft semester och man ligger efter på så vis, det är stressande. Då behöver jag ta mig tid för att komma ikapp för att minska stressen och då klart får jag jobba fler timmar, då får jag jobba över för att minska min egen stress.

Det är inte endast medarbetarnas kontroll över arbetstiden som påverkar att balans uppstår. De intervjuade anser också att organisationens ledning är av betydelse för arbetstagarnas välbefinnande samt möjligheten att skapa balans. Vilket även visar sig i Bergs (1999) studie där arbetsledningens roll har betydelse för att uppnå balans bland arbetstagarna i högpresterande yrken. Vår undersökning utförs inte inom ett högpresterande yrke som till exempel industriarbetare, vi kan trots detta relatera Bergs studie till HR-avdelningen och arbetsledningens betydande roll att motivera arbetstagarna till att finna balans mellan de olika sfärerna. En av de intervjuade säger att det inte är organisationen i sig som underlättar för medarbetarnas balans utan det är deras chef som är tydlig med att arbetet inte ska gå ut över fritiden. Exempelvis att vid semester förväntar sig inte chefen att de ska vara nåbara och ställa upp för organisationen. Att chefen påpekar för sina medarbetare att fritiden inte ska domineras av arbetet har vi konstaterat under intervjuerna ha betydelse för medarbetarnas val att stänga av mobiltelefonerna på semestern och helgdagar, det är enklare när chefen har förståelse för de anställdas privatliv. Chefens uppmuntran till ledighet är en hjälp för medarbetarna att dela upp sina sfärer i tid och rum. Detta menar Allvin et al. (2006:123) att uppdelningen av tid och rum är ett sätt för att få balans så att inte sfärerna flyter in i varandra.

Tiden som utförs på arbetet är en stor del av livet, vilket gör att trivsel på arbetsplatsen gör det lättare att hitta en balans och tillfredsställelse i vardagen. Därför blir arbetsmiljön på arbetsplatsen en viktig del för arbetstagarens balans. Intervjupersonerna har olika

uppfattningar om vad ett gott arbete är, däremot skapar det goda arbetet tillfredsställelse. Det första och viktigaste kriteriet för ett gott arbete är enligt medarbetarna kvalifikation. Detta innebär att arbetstagarens kunskaper ska ligga inom dess kvalifikationsområde. En intervjuperson nämner att tillräcklig kunskap ska finnas inom deras arbetsområde men samtidigt är utmaningar också en viktig faktor för att känna tillfredsställelse. Det andra kriteriet som är av betydelse bland medarbetarna är samspelet mellan sina kollegor.

Deltagarna i studien nämner att uppbackning och trygghet av kollegorna är viktigt eftersom det kan uppstå situationer som är extra krävande i arbetet eller privatlivet. Därför har kollegornas stöd en betydande roll. Björkman och Lundqvist (1981) nämner dessa två kriterier för vad som anses vara ett gott arbete; kvalifikation och samspel mellan kollegor.

Vi kan alltså konstatera att de vi intervjuat har skilda åsikter om vad som skapar balans mellan de olika sfärerna samt vilka strategier de har för att uppnå balans. Däremot är frågan om vad som skapar obalans mer enhetligt bland intervjupersonerna. Det finns tre konflikter som kan uppstå mellan sfärerna. Den ena konflikten innebär att tiden inte räcker till på arbetsplatsen vilket oftast genererar till övertidsarbete. Den andra konflikten innebär att krav från den ena sfären gör det svårt att uppfylla förpliktelser i den andra sfären. Den tredje och sista konflikten som kan uppstå är då rollbytet skapar problem. I kombination med de olika konflikterna anser även de intervjuade att obalans uppstår då arbetslivet inkräktar på privatlivet, men också att fler timmar spenderas på arbetsplatsen vilket leder till ökad tillgänglighet för arbetsgivaren. Att skapa balans mellan de olika sfärerna grundar sig i möjligheten att kontrollera sina arbetstider. Detta anser vi endast utgör grunden och öppnar upp för medarbetarnas egna strategier till att uppnå balans.

4.6 Flexibilitet

Företaget vi utför studien på har ett flexavtal där medarbetarna har möjlighet att ligga 80 timmar plus utöver ordinarie arbetstid samt minus 30 timmar på flextiden per kvartal.

Möjligheten finns också att arbeta hemifrån, däremot med begränsningar. Arbetsgivaren har som önskemål att medarbetarna skall finnas på plats och vara tillgängliga för kunderna. Att hemarbete inte lämpar sig vid kundrelaterade arbetsuppgifter kan styrkas med Thulestedt (1996:2f) resonemang om hemarbete och dess nackdelar. Vid de tillfällen medarbetarna väljer att arbeta hemifrån sker detta vid överenskommelse med chefen. Samtidigt gör organisationens datasystem det svårt för medarbetarna att arbeta hemifrån då vissa program endast kan nås på arbetsplatsen. Som tidigare nämnt har teknikens utveckling bidragit till att individer kan arbeta på andra platser utöver arbetsplatsen. Vilket också medfört att gränsen medarbetarna får ökad koncentrationsförmåga vilket bidrar till ökad effektivitet. Samtidigt

kan de positiva aspekterna leda till något negativt för de på arbetsplatsen. Vissa arbetsuppgifter är inte lämpliga att utföra hemma, därför måste medarbetarna på arbetsplatsen täcka upp för hemarbetaren.

Allvin et al. (2012) talar om två olika typer av flexibilitet. Dessa två kan delas upp i tid och rum. Tidsaspekten utgörs av medarbetarens möjlighet till flextid medan rum aspekten innebär möjligheten att utföra arbetet på annan plats. Det är dessa två variationer som Jonsson (2007:30f) definierar som flexibilitet. Utifrån denna uppdelning av tid och rum kan vi konstatera att intervjupersonernas flexibilitet är begränsad till tidsaspekten då hemarbete helst inte ska förekomma. Därför är deras flexavtal mer begränsad än vad vi trodde från början.

4.6.1 Flexibilitet är huvudsakligen bra

Det finns olika teorier om flexibelt arbete är positivt eller negativt, ändå har vi uppmärksammat i vår undersökning att deltagarna i studien var positiva till deras flexavtal inom organisationen samt att flexibilitetens utveckling har gynnat medarbetarna på olika sätt.

Deltagarnas uppfattning om det flexibla arbetet kan därför sägas emot Grönlunds (2004) studie om att flexibla avtal bidrar till konflikt mellan de olika sfärerna. En av deltagarna i studien anser att förtroendet för medarbetarna har ökat i samband med flexibilitetens utveckling, vilket leder till ett mer självständigt arbete. En av de intervjuade anser att tekniken bidragit till en ökad möjlighet att arbeta på en annan plats vilket också hjälpt medarbetarna till ett mer flexibelt arbete. Detta menar också Allvin et al. (2006:103) att teknikens utveckling har haft betydande påverkan för möjligheten att utföra arbetsuppgifter på olika platser.

Medarbetarna anser detta som uppfriskande och ett sätt att komma ifrån det öppna kontorslandskapet då det inte är den mest optimala arbetsmiljön enligt intervjupersonerna. Det finns även intervjupersoner som anser att teknikens utveckling bidragit till negativa effekter och ökad stress, detta kommer vi diskutera vidare om i kapitlet om stress.

Trots medarbetarnas positiva synsätt av flexibilitet är de omedvetna om de nackdelar flextid kan bära med sig. Den första svagheten vi finner med flexibelt arbete är att medarbetarna måste upprätthålla någon form av kontroll då stabilitet inte finns i flexibla arbetstider. Det märkbara bland våra intervjupersoner är att stort kontrollbehov finns för att inte riskera att hamna efter med arbetsuppgifterna. Kommer andra oplanerade uppgifter i vägen orsakar detta oftast stress. Deltagarna i studien måste ha en förmåga att kunna planera och prioritera vad som är viktigast för stunden samt arbeta övertid om situationen kräver det. Allvin et al. (1999) tar upp de nackdelar som finns med flexibiliteten. Han menar att brist på fasta arbetstider medför att arbetstagaren måste ha en känsla för struktur och planering. Detta för att upprätthålla någon form av kontroll då stabilitet inte finns i flexibla arbetstider. En deltagare i studien uttryckte sig att prioritering av arbetsuppgifter är en viktig strategi för att hinna ikapp med det arbetet som inte hunnits med under dagen, vilket kan leda till arbetstimmar. Däremot anser intervjupersonen att fler arbetstimmar utöver ordinarie arbetstid inte är något problem då möjligheten finns att ta ut den intjänade flextiden vid ett annat tillfälle. Intervjupersonen uttrycker sig följande på frågan hur de hinner med vad det ska på arbetet varje dag;

Ja dels får man ju försöka prioritera och göra det som är viktigast för dagen. Man måste avsätta tid och någon dag kanske sitta kvar och jobba över och jobba sent. Däremot så har vi ju flex så då kan man gå tidigare en annan dag.

Ett flexibelt arbete medför osammanhängande arbetstider och kan leda till fler arbetade timmar utöver ordinarie arbetstid. De nackdelarna vi kan se med osammanhängande arbetstider är att sfärerna flyter ihop och får ingen tydlig gräns. Allvin et al. (1999) menar att de rörliga arbetstiderna är en nackdel för arbetstagare då arbetet inkräktar på fritiden. Denna nackdel är också märkbar på HR-avdelningen studien utfördes på. Detta kan konstateras genom att alla intervjupersonerna ligger plus på flexkontot. Det är mer ovanligt att medarbetarna ligger minus på flexkontot, de arbetar därför fler timmar än deras ordinarie arbetstid. Detta kan vi koppla ihop med vad Allvin et al. (1999) säger och att flexibelt arbete ockuperar fritiden genom fler arbetstimmar samt att individen har svårt att släppa arbetet mentalt vilket dem menar är en nackdel.

Sammanfattningsvis kan det konstateras att ett flexibelt arbete har både för- och nackdelar.

Intervjupersonerna är mer medvetna om de fördelar ett flexibelt arbete skapar då de kan reglera sin arbetstid efter deras behov. Trots att deltagarna i studien inte har uppmärksammar nackdelar med flexibelt arbete kan vi urskilja några av dessa nackdelar under intervju processerna. Dessa är att medarbetarna bör ha en känsla för struktur i arbetet samt att ett flexibelt arbete medför osammanhängande arbetstider. Nackdelarna existerar på intervjupersonernas arbetsplats, däremot blir dem diffusa då medarbetarna anser sig kunna hantera belastningarna genom planering och strukturering i arbetet.

4.7 Tillgänglighet

Flexibiliteten är en benägenhet hos individen att visa upp olika aktiviteter (Jonsson 2007:30f), till skillnad mot tillgänglighet som innebär att en individ ska vara öppen för andras önskemål, alltså krav utifrån. Tillgängligheten visar sig både i tid och rum. Tidsdimensionen visar sig genom de fasta arbetstiderna och övertid samt den rumsliga tillgängligheten som innebär kravet att befinna sig på arbetsplatsen (Bergman & Gardinger 2007). Tillgängligheten som finns bland intervjupersonerna utgörs i större grad av en rumsdimension och i mindre grad tidsdimension. Då medarbetarna främst inte ska arbeta hemifrån utan överenskommelse med sin chef blir därför kravet att infinna sig på arbetsplatsen högre och rumsdimensionen blir tydlig på HR-avdelningen. Tidsdimensionen är inte lika snäv för deltagarna då de har möjlighet till flexibla arbetstider.

Med hänsyn till det flexavtal som finns på HR-avdelningen är tillgängligheten under speciella förhållanden då de arbetar som rådgivare till en organisation med öppettider dygnet runt hela året. Uppstår det problem som berör någon av medarbetarnas yrkesområde måste de finnas tillgänglig för rådgivning. Tillgängligheten som existerar på HR-avdelningen är en kombination av arbetsgivarens krav samt medarbetarens fria vilja. Medarbetarnas arbetsuppgifter ska utföras inom en viss tid och är därför ett krav från arbetsgivaren.

Arbetstagarens så kallade fria vilja styrs av sunt förnuft då de är medvetna om konsekvenserna om vissa arbetsuppgifter inte blir klara. Bergman och Ivarsson (2010) menar

att arbetstagarens tillgänglighet är kopplad till arbetsgivarens krav samt en fri vilja hos arbetstagaren. De säger också att tillgänglighet är förenat till en lojalitetskänsla för arbetsgivaren. Bland de vi valde att intervjua har inte deras tillgänglighet i första hand med lojalitet att göra, utan istället arbetsgivarens krav i kombination med individens fria vilja. Att fullfölja sina arbetsuppgifter är ett sätt för arbetstagaren att minska stress relaterade situationer.

4.7.1 Hur påverkar tjänsteresor medarbetarnas tillgänglighet?

Medarbetarnas arbetsuppgifter på HR-avdelningen sker inom Värmlands Län vilket medför ett flertal dagsturer runt om i länet. Detta anser några av intervjupersonerna som tidskrävande på grund av att de förlorar värdefull arbetstid då timmar spenderas åt resande. Bergman och Gustafsson (2008) har i en kvantitativ studie undersökt hur tjänsteresor påverkar familjelivet då det är dessa typer av resor som kräver tillgänglighet i tid och rum. Det är dagsturerna medarbetarna upplever som påfrestande då dessa typer av tjänsteresor förekommer regelbundet. Vid de fåtal tillfällen det förekommer längre tjänsteresor med övernattning upplever intervjupersonerna det som en sporre i vardagen och en chans att komma ifrån familjelivet en stund och umgås med kollegorna. När vi ställde frågan om de brukar åka på tjänsteresor samt om de påverkar privatlivet svarade en deltagare;

Nej inte mycket för det är inte särskilt ofta. I alla fall inte med övernattning jag reser ganska mycket inom Värmland. Men det är ju dagsturer kan man säga. Det kan ju påverka att jag kan bli senare än vanligt hem men inte mer än så. Men tjänsteresor med övernattning sker inte särskilt ofta och det tycker jag bara är ganska trevligt när det väl händer.

Tjänsteresorna ställer högre krav på tillgängligheten. Hur tjänsteresorna påverkar medarbetarna kan konstateras ha betydelse för vart de befinner sig i livet, det vill säga deras familjeförhållanden. Deltagarna i studien som har småbarn är i större grad i behov av tillgänglighet till familjen. Däremot är intervjupersonerna med icke hemmavarande barn inte i samma behov av tillgänglighet till familjen utan kan fokusera mer på arbetet. Möjligheten att åka på tjänsteresor ser därför olika ut beroende på familjesituationen. I studien om tjänsteresor kom Bergman och Gustafsson (2008) fram till att männen var mer tillgängliga för arbetet till skillnad mot kvinnorna som upplevde sig mer tillgängliga för familjen. Vi utför vår studie på en kvinnodominerande arbetsplats och har därför fått en tydlig bild av kvinnornas tillgänglighet till arbetet och familjen. Det genomgripande i undersökningen är att de vill hålla isär tillgängligheten mellan de olika sfärerna. När de befinner sig på arbetsplatsen är de tillgängliga för arbetsrelaterade frågor samt när de är hemma vill de vara tillgängliga för familjen. Några av kvinnorna vi intervjuade med småbarn har medvetet tagit beslutet att vara ledig en dag i veckan för att spendera ytterligare tid med familjen. Bergman och Gustafsson (2008) säger att männen kan använda sin tillgänglighet i arbetet som ett konkurrensmedel, kvinnorna har inte samma möjlighet. Vi kan konstatera att det inte är könsskillnaderna som utgör ett konkurrensmedel, istället är det olika livsskeden som spelar roll för tillgängligheten till arbetet. Kvinnor kan vara lika tillgängliga för arbete som män dock spelar familjeförhållandet en stor roll. En av intervjupersonerna som inte har hemmavarande barn upplever sig mer tillgängliga för arbetet nu än tidigare då de hade småbarn. Intervjupersonen

beskriver tiden då barnen fortfarande bodde hemma som problematiskt att kombinera arbete med fritid och upplevde det svårare att få tiden att räcka till.

Jag tror det är olika vilket skede man är i livet. Är det så att man som jag är på sluttampen av något, vi har satt våra ungar till världen, vi har oss själva att ta hand om, jag har ingen problematik med det. När man sätter ungarna till världen är man oftast i karriären också, mellan 30-50, då kan det vara en problematik att få tiden att räcka till. Det många som går ner i tid för att ta vara på sina rättigheter.

Vi kan konstatera att flexibiliteten och tillgängligheten har skillnader vad det gäller tid- och rumsdimensioner. Flexibiliteten har en hög tidsdimension då medarbetarna kan bestämma sina arbetstider till största del själva. Tillgängligheten utgörs istället av en hög rumsdimension då deltagarna i studien främst ska befinna sig på arbetsplatsen om de inte är på uppdrag i länet. Medarbetarna upplever de regelbundna dagsturerna som påfrestande då dessa påverkar både arbetslivet och fritiden. Medan de längre tjänsteresorna som förekommer mer sällan anses som en trevlig aktivitet mellan kollegorna.