4. Granskningsresultat
4.2. Fastställande av plan för intern kontroll
Kontrollmål: Beslut kring och innehåll i plan för intern kontrollplan, enligt vad som stadgas i reglementet.
Av reglementet för intern kontroll framgår att varje nämnd i januari varje år ska anta en plan för intern kontroll. För kommunstyrelsens del ska planen antas i december året innan (§ 8). Nämnderna ska som underlag för planen göra dokum-enterade risk- och väsentlighetsbedömningar (§ 7). Båda dessa paragrafer gäller fr o m 2015.
Verifiering har skett via genomgång av internkontrollplaner för 2014 och 2015, utifrån dess innehållsmässiga standard och beslutshantering i respektive nämnd och i styrelsen. Detta material har kompletterats via intervjuer.
Kommentarer
Den interna kontrollgruppen har, under kommunledningsförvaltningens ledning, tagit fram en mall avseende plan för intern kontroll, som innehåller rutin/process-/system, kontrollmoment, riskkategori/beskrivning, kontrollmetod/frekvens, ansvarig, rapporteras till samt riskvärde (skala 1-164).
Vi kan konstatera att samtliga internkontrollplaner för 2015 är upprättade enligt ovanstående mall, vilket även gäller fem av de nio nämndvisa planerna för 20145. I nedanstående tabell redovisas när de olika nämnderna och kommunstyrelsen
antagit sina respektive planer för intern kontroll avseende 2014 och 2015.
Nämnd Antagen plan 2014 Antagen plan 2015
Tekniska nämnden Feb 2014 Mar 2015
Samhällsbyggnadsnämnden Feb 2014 Feb 2015
Miljö- och hälsoskyddsnämnden Feb 2014 Apr 2015
Kultur- och fritidsnämnden Mar 2014 Feb 2015
Utbildningsnämnden Feb 2014 Feb 2015
Arbetsmarknads- och
vuxen-utbildningsnämnden Jan 2014 Jan 2015
Socialnämnden Feb 2014 Feb 2015
Vård- och omsorgsnämnden Jan 2014 Feb 2015
Kommunstyrelsen (KS) för Klf Okt 2014 Sep 2015
KS (övergripande ansvar) Jan 2014 Jan 2015
4 Risk 1-16 grundar sig på genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Summan är beräknad genom att multiplicera konsekvensen (fyrgradig skala från försumbar 1 till allvarlig 4) med sannolikheten (fyrgradig skala från osannolik 1 till sannolik 4).
5 De planer som inte upprättats enligt mall avser tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden samt utbildningsnämnden.
Samtliga nämnder har antagit sin plan för intern kontroll 2014 på sitt första eller andra sammanträde för året, förutom kommunstyrelsen som tog sin plan avseende kommunledningsförvaltningen (Klf) så sent som i oktober 2014. I detta samman-hang bör observeras att tidplanen för fastställelse av plan för intern kontroll enligt reglementet gäller först fr o m 2015.
Vidare kan vi konstatera att samtliga nämnder har antagit sin plan avseende 2015 på årets första sammanträde, dvs antingen i januari eller februari, förutom tekniska nämnden (mars 2015), miljö- och hälsoskyddsnämnden (april 2015) samt kommun-styrelsen (september 2015).
Kommunstyrelsen fastställde i januari 2014 en plan för intern kontroll, utifrån sitt övergripande ansvar och uppsiktsplikten, samt genomförda risk- och väsentlighets-bedömningar. Planen innehåller 22 olika kontrollmoment, som fördelar sig mellan ekonomi 11 (50 %) och verksamhet 11 (50 %).
För 20156 har kommunstyrelsens plan ytterligare utvecklats och är numera i vissa delar även styrande för nämndernas interna kontrollplaner. Av totalt 30 olika kontrollmoment7 är åtta obligatoriska för nämnderna att ta med i sina planer för intern kontroll 2015.
I nedanstående tabell redovisas huruvida de olika nämnderna beaktat de obliga-toriska kontrollmomenten som fastställts i kommunstyrelsens övergripande plan, i sina respektive planer för intern kontroll 2015.
Kontrollmoment/nämnd Avux KoF SN TN SBN MoH VoO UN KS
Av sammanställningen framgår att samtliga nämnder har beaktat alla de obliga- toriska kontrollmomenten i sina planer intern kontroll 2015, förutom tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden samt miljö- och hälsoskyddsnämnden.
Dessa nämnder har endast tagit med i planen de kontrollmoment som bedömts vara relevanta och aktuella.
Efter en uppföljning och övergripande analys av kostnadsslagsredovisningen för 2015 (t o m okt), kan vi konstatera att hyra/leasing av personbil förekommer både inom tekniska nämndens, samhällsbyggandsnämndens samt miljö- och hälso-skyddsnämndens olika verksamhetsområden.
6Kommunstyrelsen antog den övergripande planen för intern kontroll i februari 2015, vilket ska jämföras med reglementets regler om att planen ska fastställas i december året innan.
7 De 30 kontrollmomenten fördelar sig mellan ekonomi 12 (40 %) och verksamhet 18 (60 %).
Mot denna bakgrund har vi genomfört en kompletterande granskning av ovan-stående kostnadsslag, vars resultat framgår av nedanovan-stående tabell.
Hyra/leasing av personbil TN SBN MoH Totalt
Antal granskade fakturor 20 20 10 50
därav rätt momsavlyft 1 5 0 6
därav felaktigt momsavlyft8 19 15 10 44
Vår uppföljande granskning visar totalt för nämnderna att på 88 % av fakturorna hade hela momsbeloppet felaktigt lyfts av. Detta visar att det obligatoriska kontroll-momentet, avseende hyra/leasing av personbil, även borde ha medtagits även i tekniska nämndens, samhällsbyggnadsnämndens samt miljö- och hälsoskydds-nämndens plan för intern kontroll 2015.
Vid kontakt med ekonomienheten på tekniska förvaltningen kan vi dock konstatera att genomgång har skett av aktuellt kostnadsslag under 2015 och i samband med detta har rättelse skett av felaktiga momsavlyft, vilket är positivt. Enligt uppgift kommer kostnadsslaget att ingår i aktuella nämnders plan för intern kontroll 2016.
Samtliga interna kontrollplaner för 2015 innehåller en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning, vilket enligt reglementet för intern kontroll är obliga-toriskt fr o m 2015. Redan i planen för intern kontroll 2014 hade fem av nio nämnder en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning (se not 5).
Däremot kan vi konstatera att under 2014 och 2015 är det endast utbildnings-nämnden som formellt har behandlat den till internkontrollplanen underliggande risk- och väsentlighetsanalysen, vilket skedde i form av ett särskilt beslutsärende på utbildningsnämndens sammanträde 2014-11-25. Reglementet för intern kontroll är dock inte tydligt på denna punkt, eftersom det endast stadgas att nämnderna som underlag för planen ska göra dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar.
Vi har även gjort en uppföljning av nämndernas planer för intern kontroll 2014 och 2015, när det gäller omfattning och innehåll. Denna uppföljning, som återfinns i bilaga 3, visar bl a på följande:
Antalet kontrollmoment per nämnd 2014 ligger i intervallet mellan 4 och 16.
Motsvarande intervall för 2015 är mellan 6 och 19.
Antalet kontrollmoment totalt för nämnderna uppgick 2014 till 87,som fördelar sig på kontrollmoment inom ekonomi 55 (63 %) och på kontroll-moment inom verksamhet 32 (37 %). Motsvarande siffror för 2015 är 116, som fördelar sig på kontrollmoment inom ekonomi 50 (43 %) och verk-samhet (57 %).
Andelen kontrollmoment inom ekonomi per nämnd 2014 ligger i intervallet mellan 43 % och 100 %. Motsvarande intervall för 2015 är mellan 0 % och 60 %.
Andelen kontrollmoment inom verksamhet per nämnd 2014 ligger i inter-vallet mellan 0 % och 57 %. Motsvarande intervall för 2015 är mellan 40 % och 100 %.
8 Enligt gällande lagstiftning får endast hälften av momsen lyftas av vid hyra/leasing av personbil.
Utifrån ovanstående uppföljning kan konstateras att ambitionsnivån, i form av antal kontrollmoment i planen för intern kontroll 2015, skiljer sig kraftigt åt mellan de olika nämnderna, även om antalet kontrollmoment på aggregerad nivå ökat mellan planerna för 2014 och 2015. Vidare kan vi på totalnivå konstatera en bättre balans mellan kontrollmoment kring ekonomi kontra verksamhet, för planer 2015 än för motsvarande planer 2014.
Vi bedömer att reglementet följs när det gäller fastställande av planer för intern kontroll samt innehållsmässiga krav på dessa. De avvikelser som konstaterats är tidpunkt för fastställande av planen, som endast en av nämnderna uppfyllt när det gäller planen för 2015. Den största tidsmässiga diskrepansen gäller när kommunstyrelsen i egenskap av facknämnd fastställer sin plan för intern kontroll avseende kommun-ledningsförvaltningen.
Följsamheten till kommunstyrelsens övergripande plan för intern kontroll när det gäller de obligatoriska kontrollpunkterna är god, förutom för tre av de nio nämnderna.
Vidare bedömer vi att ambitionsnivån mellan de olika nämndernas planer för intern kontroll i dagsläget är alltför olika, men att balansen mellan ekonomiska och verksamhetsmässiga kontroller i planerna har blivit bättre mellan 2014 och 2015. Lägre tillbaka var flera av nämn-dernas planer för intern kontroll enbart ”kameralt” inriktade.
Vi rekommenderar att vid nästa revidering av reglementet ta ställning till att ändra skrivningen i reglementet kring att fastställande av plan för intern kontroll ska ske i januari, till att istället vara det första sammanträdet på året. Detta eftersom flertalet av nämnderna inte har något sammanträde i januari, utan det första sammanträde normalt är under första halvan av februari. Det kommunövergripande planen för 2014 och 2015 har vidare antagits av kommunstyrelsen på januari-sammanträdet, i jämförelse med reglementet stadgande om december.
Vi rekommenderar även att kommunstyrelsen, i egenskap av fack-nämnd, fastställer sin plan för intern kontroll i anslutning till att övriga facknämnder fastställer sina planer.
Vi rekommenderar vidare att, kommunstyrelsen i egenskap av samordningsansvarig, verkar för ambitionsnivån i de olika nämn-dernas planer för intern kontroll blir mer likartad samt säkerställer att alla de obligatoriska punkterna i den kommunövergripande planen beaktas av samtliga nämnder i deras respektive plan för intern
kontroll.